Lors de l’article Les FBI de l’organisation: cloisonner vie professionnelle et vie privée, Stéphane, l’auteur talentueux du blog Zen et Efficace nous avait expliqué, dans un commentaire, qu’il utilisait la technique du mind mapping pour ses listes de tâches qui, du coup, ne sont plus des listes, mais des cartes.
Vu l’intérêt des lecteurs de ce blog pour sa technique, Stéphane a gentiment proposé de nous détailler tout ça. Merci!
« Une mind map c’est…
Aussi appelé cartes heuristiques ou cartes mentales en français, les « mind maps » sont des outils vraiment puissants pour extraire, organiser et mémoriser l’information.
Je ne vais pas vous faire ici une leçon de méthodologie sur le mind mapping car mon utilisation est superficielle. Superficielle, mais partout: pour détailler les tâches d’un projet, pour la prise de notes en séances, pour aborder et comprendre un nouveau domaine et en organiser l’information.
Le mind mapping utilise le fait que notre cerveau ne travaille pas avec des listes, mais il fait des connexions entre les choses, selon différents critères. Un exemple: un enfant sachant ce qu’est un chien reconnaitra un Berger Allemand comme tel, même si c’est la première fois qu’il en voit un. C’est parce qu’il sait ce qui caractérise un chien. Il peut ainsi ranger ce qu’il voit dans la bonne case «chiens».
Ainsi lorsque vous faites une mind map avec pour sujet central le chien, libre à vous de démarrer en séparant les tailles de chiens, ou les chiens selon la longueur des poils. C’est vous qui décidez.
Ce qui est important est de trouver une manière de structurer l’information qui vous convienne. D’ailleurs, c’est pour cela que je fais des mind maps de manière digitale: je sais rarement la forme que prendra celle-ci en la démarrant et la voie informatique me permet de la réordonner tout au long du processus de création.
Couvrir vos besoins
J’insiste souvent sur le fait qu’un outil n’a pas de valeur intrinsèque: il n’est ni bon, ni mauvais en soi. Il se contente de couvrir vos besoins de façon plus ou moins adéquate. Un exemple: si je vous donne la meilleure fourchette du monde, mais que vous devez manger une soupe… cela ne vous aidera probablement pas.
Les mind maps ne font pas exception: tout dépend de vos besoins et ils doivent être clairs.
Moi, je cherchais un logiciel pour mon iPad. Il devait être ergonomique, c’est-à-dire permettre la création, la personnalisation et l’édition facile des mind maps.
La sauvegarde était importante pour ne jamais perdre d’information.
J’ai trouvé mon bonheur: iThoughtsHD.
Bourré de possibilités graphiques, ergonomie excellente, sauvegarde automatique sur Dropbox dans un format choisi pour être lu sur mon ordinateur de travail par un logiciel adéquat. Autrement dit: si on me vole mon iPad, je peux continuer à utiliser mes cartes instantanément et sans le moindre problème.
J’étais donc paré pour faire mes mind maps, même si à cette époque, je n’imaginais pas m’en servir pour gérer mes tâches.
Listes de tâches
J’ai commencé à gérer des tâches de manière classique: en alignant les tâches, les unes en dessous des autres. D’abord dans un carnet avec un stylo, puis rapidement sur un fichier Word, à l’aide de simples listes à puces. Puis j’avais besoin de filtrer et d’ordonner : date d’échéance, projet, type de tâche… alors j’ai fait des tableaux et dès lors il était logique de passer sous Excel. Mais cela ne me convenait pas réellement.
J’ai ensuite testé beaucoup d’applications sans vraiment trouver mon bonheur pendant longtemps. Un des problèmes récurrents était la perte de la vision d’ensemble. Dès que vous commencez à avoir un certain nombre de tâches, il est impossible de tout conserver sous les yeux et d’être efficace, car la majorité des tâches deviennent alors des distracteurs. Comme mes journées n’ont que 24 heures, je passais mon temps à naviguer d’une liste à l’autre pour savoir où mettre les priorités. Je passais trop de temps à gérer mes listes de tâches et pas assez à effectuer les tâches elles-mêmes.
Puis un jour, j’ai décidé de transformer mes listes de tâches en carte de tâches.
Attention, outil puissant
iThoughtsHD est un puissant logiciel. De nombreuses mises en forme et mises en page sont possibles. On peut dessiner à main levée sur le iPad et transformer le résultat en image à utiliser dans une mind map, on peut mettre en gras, italique, souligner, justifier ou aligner à gauche ou droite, jouer sur la taille de la police, joindre des fichiers, écrire des compléments d’information pour les tâches, associer une ressource ou un taux de complétion à la tâche. Bref, tout ce qu’il faut pour faire de la gestion de projet ou des cartes artistiques.
C’est à la fois sa force, car cela permet d’évoluer dans ses pratiques et de s’adapter lorsque les besoins évoluent, mais c’est également un piège dans lequel il faut faire attention de ne pas tomber: lorsque «tout» est possible, on a tendance à s’éparpiller.
Ma ToDo Map
Moi j’aime la simplicité. Souvent, la simplicité est synonyme d’efficacité. Mes cartes sont donc simples.
Ma ToDo Map est organisée en semaines qui s’ouvrent sur des jours du lundi au vendredi (+week-end) dans lesquels j’ai des tâches :
- Un code couleur simple sert à différencier et prioriser les tâches:
Notes: le crapaud est une technique de productivité de Brian Tracy.Quelques icônes me donnent des indications complémentaires sur la tâche :
En pratique, voilà ce que cela peut donner:
Mais bien sûr, en démarrant votre lundi 31, vous prendrez soin de «replier» les jours suivants de manière à ne pas être distraits par les tâches qui ne sont pas encore d’actualité:
Au fur et à mesure de vos journées, vous aurez le loisir d’effacer les tâches terminées, de les requalifier en changeant la couleur ou l’énoncé, ou encore de les faire glisser vers une date ultérieure si tout ne se déroule pas comme prévu (ce qui est souvent le cas).
Voilà comment je travaille. Tout ce que j’ai à faire est dans une unique carte: plus de 400 tâches. Professionnelles ou privées, court, moyen et long terme, idées, projets, rappels, tâches en attente… Tout est dedans! J’espère que cet article vous aura donné une ou deux idées intéressantes et je me réjouis de partager avec vous en commentaire. »
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Merci Cathie, c’est corrigé 😉
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Bonjour,
Non, je ne viens pas commenter les mind maps, je pense que ça ne conviendrait pas à mon cerveau.
Je viens juste pour suggérer à Laurence de désactiver les liens hypertexte de cet article qui ont visiblement été parasités durant ces bientôt 10 dernières années. Celle du premier paragraphe « Zen et Efficace » ainsi que celle après le deuxième bloc de schéma « crapaud est une …. » le site coquin de redirection n’était je pense, pas prévu 😉 et je ne sais pas si on peut vous contacter Laurence, autrement que par un commentaire.
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Wahou! je le teste ce WE !
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@No : Le nombre de niveaux que j’ai dans la liste est apparu naturellement, au gré de mes besoins. J’ai p.ex. l’habitude de détailler les étapes concrètes d’une tâche un peu longue (ou d’un petit projet) que je sais ne pas pouvoir faire d’une traite. Cela aide à ne pas devoir se creuser la tête pour retrouver ce qu’il fallait faire et où j’en étais resté. C’est particulièrement utile lorsque l’une des actions intermédiaire échappe à mon contrôle et nécessite d’attendre une réponse ou une action d’une autre personne. Le tout est alors temporairement en stand-by.
Ceci dit, et c’est valable également pour les picto : cela doit ajouter de la valeur à votre fonctionnement, sinon c’est le cosmétique et la cosmétique coute (temps et énergie, voire argent). Dans mon cas, tout est pensé pour accélérer la gestion de la liste, pas pour être joli.
Je connais des personnes qui scotchent sur le bureau le lundi matin une page A4 avec leurs tâches de la semaine, écrites à la main, et tracent/ajoutent à la main au fur et à mesure. A chacun de trouver la méthode qui lui convient le mieux… mais pour cela il faut tester d’autres méthodes que celles que l’on maîtrise.
@valydelille : Désolé que la première partie de l’article ne vous éclaire pas sur ce qu’est le mind mapping. Si sa relecture reste toujours obscure, de nombreux sites sur le net sont complètement dédiés à cette méthodologie et je suis sûr que vous trouverez votre bonheur.
Concernant la gestion des tâches à faire grâce à un agenda… je n’y crois pas. J’ai souvent vu les agendas des personnes fonctionnant comme cela être des calepins bourrés de ratures, tipex et post-its en tout genre. Pas très motivant… De plus, je pense qu’il est impossible d’avoir une vision d’ensemble des tâches à faire avec un agenda. Finalement : un agenda ne sert pas à cela : il sert à gérer votre temps. Pas vos tâches.
Quant au temps de gestion de ma ToDo Map, je peux vous rassurer, c’est (pour moi du moins) 5 à 10x plus rapide que le papier. Maintenant, je conçois que pour d’autres ce soit l’inverse.
Finalement je vous rejoins sur le dernier point de votre commentaire : Ne pas se fier à l’informatique (j’ai des systèmes de sauvegardes car je sais qu’un jour j’en aurai besoin). Faire marcher son cerveau est obligatoire : pour moi et dans le contexte qui nous occupe aujourd’hui, cela revient à dire 1. Comprendre parfaitement son fonctionnement et ses besoins et 2. Choisir l’outil qui les couvre de la manière la plus efficace.
@mymette : comme Laurence, j’attends avec intérêt votre compte-rendu sur le 16 mars 🙂
@anilita : oui, c’est ça : des ToDo Listes améliorées. J’en suis arrivé à cette méthode pour dépasser certaines barrières que les ToDo listes avaient et qui me freinaient.
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Mymette, on attend votre compte-rendu avec impatience…
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Exactement Victoria: quand j’ai découvert le mind mapping, j’ai eu la même réaction que vous. Et je me suis empressée de proposer cette technique à mes enfants: j’aime autant vous dire que la Révolution ou la guerre de 14-18 en mind map, ça change tout!
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Laurence, j’ai consulté le site petillant.com. que je n’ai pu que survoler par manque de temps, mais j’y reviendrais… Et là : ah si on m’avait parlé de cette méthode pour apprendre mes cours!!! Du coup, j’ai bien l’intention d’approfondir le sujet, et d’en parler aux étudiants qui m’entourent. Mais pourquoi donc aucun enseignant n’explique cette méthode aux élèves !
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C’est une très bonne question, Parcsamontpellierec. Il y a juste 5 ans, le format XML n’existait pas encore. C’est le souci avec le format de toutes les données, en fait: aucun standard de fait et aucune pérennité. Et puis ça va s’accélérer encore, certainement.
Dès lors, j’ai envie de dire: je privilégie les fonctionnalités et l’aisance d’usage. En n’excluant jamais le bon vieux couple papier/crayon. C’est encore ce qui vieillit le moins vite!
Maintenant, les informaticiens parmi nous, qu’en pensez-vous?
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Bonjour Laurence, je lis avec beaucoup d’intérêt tous vos articles, et surtout ceux qui causent d’organisation grâce à des logiciels informatiques.
Je voudrais apporter une nouvelle dimension qui pour moi est très importante dans le test de ces logiciels : la possibilité de sauvegarder et exporter les données saisies dans un format le plus « universel » possible (fichier CSV ou XML).
Je m’explique par un exemple concret : je cherche actuellement à stocker mes recettes de cuisine, dans les critères de choix, la possibilité d’exporter dans un format re-exploitable est pour moi un des « top critères » à prendre en compte. Car je ne veux pas prendre le risque de tout perdre ou tout copier-coller si un jours je veux changer de logiciel.
C’est sans doute une déformation professionnelle (je travaille dans le secteur informatique), mais je pense que c’est un point important à aborder.
Qu’en pensez-vous ? ce critère fait il parti de vos principaux critères de choix d’un logiciel ?
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Il y a aussi le site petillant.com
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Merci pour ce super article très détaillé. En effet le Mind Mapping est un outil visuel qui permet de visualiser ses idées et ses projets d’une manière visuelle et arborescente. Il peut également s’utiliser en groupe dans le management au quotidien. Pour en savoir plus sur les usages et les applications voici un blog spécialisé dans les outils et les méthodologies visuels. http://www.signos.fr/blog-signosfr/
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heureusement qu’il y a des illustrations parce que sinon je n’aurais rien compris..
j’ai l’impression que ça reste des to do list améliorées…
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DepuisDepuis que j’ai lu un article à ce sujet et que j’utilise un logiciel de mindmapping, je ne peux plus me passer des « mindmaps », en particulier dans leur version électronique, et surtout pour faire mes listes « à faire ». Comme Stéphane, une partie de ma liste est sous forme des jours de la semaine (avec trois blocs correspondant à trois plages horaires chaque jour), mais l’autre partie est plutôt sous forme de projets en cours : lorsque je fais le planning de la semaine, je vais y piocher des tâches à faire dans la semaine. En revanche, je fais très « basique » pour la mise en forme, sans couleur. J’ajoute simplement du gras pour ce qui est plus important, est des « marqueurs » (numéros très visibles ou drapeaux) pour ce qui doit sauter aux yeux. J’ai une liste « to do perso » et « to do professionnel », ouvertes toutes les deux pratiquement en permanence, donc accessibles en même temps, mais séparées (horaires de bureau / maison).
Le logiciel que j’utilise est xmind, version gratuite, qui existe pour Windows, Mac et Linux.
Pour répondre à certains commentaires, l’intérêt est clair : on peut modifier la liste à loisir, en fonction des avancées (tâche qui devient moins ou plus urgente, qui change de contexte, …).
Je fais -hélas- des ToDo listes beaucoup trop longues et je reporte les tâches d’un jour à l’autre. Quand j’utilisais papier-crayon, je devais régulièrement recopier la liste pour la faire présentable. Avec un logiciel de mindmapping, on déplace un bloc complet facilement, bien plus facilement qu’avec des blocs de paragraphes dans un traitement de texte. Je supprime ce qui est fait, j’ajoute une tâche nouvelle à l’emplacement adéquat, je reporte une tâche à plus tard. Faire une carte ne prend pas plus de temps que taper dans un traitement de texte. Touche tabulation pour insérer un sous-sujet depuis le sujet où on se trouve, … c’est facile, rapide, intuitif. Je n’ai aucun I-truc, juste un ordi portable.
Comme Stéphane, j’utilise des cartes pour prendre des notes lorsque je lis un document professionnel, pour réfléchir à un sujet nouveau, pour définir les tâches qui composent un projet. En fait, travailler avec sous forme d’une arborescence est pour moi une découverte, et même un soulagement : je crois que c’est comme cela que cela « fonctionne » dans ma tête. Je suis libérée de la structure linéaire d’une liste et cela me convient à merveille. Et cela ajoute un côté ludique à ma « liste-boulet » ! (chouette, je vais aller effacer l’item « mettre un commentaire sur le blog de Laurence Einfalt » dans ma ToDoPerso !).
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Alors là je dis bravo !! Et un grand merci. Voilà bien un article qui est un véritable argumentaire pour le mind-mapping.
De mon coté j’ai organisé à paris le 16 mars, une formation au mind-mapping « parent-enfant » en demandant à une personne que je connais et qui est formatrice de venir nous faire ça ici car nous sommes plusieurs à avoir envie d’apprendre à nous en servir. Nous y allons en famille, mes deux fils et mon mari. Il me tarde vraiment d’être au 16 mars. Par contre, j’avoue que si j’ai organisé cette journée c’est que je suis comme Capucinette, je n’y arrive pas, bien que l’idée me parle, je ne parviens pas seule à générer une carte comme celle que vous nous proposez là au dessus et qui est vraiment géniale. Comme si ma structure mentale m’empêchait de penser de cette façon. J’espère que la journée de formation sera pour moi un déclencheur car je sens que cette technique ne peut être que bénéfique, je sens que j’en ai besoin. Au pire, je reviendrai ici pour vous dire si ça été aussi salutaire que je l’espère 😉 en tout cas, merci d’avoir pris le temps et la peine de nous donner les clefs de la carte des Todos… je la trouve super. je me l’imprime car je vais essayer de la mettre en œuvre en attendant le 16/03….
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Décidément Valydelille, vous me faîtes toujours autant rire! Je pense que c’est une question de « génération » : pourtant je suis une jeune grand mère encore dans la vie active. Mais déjà pour créer un blog j’ai du mal, c’est comme si j’avais loupé une marche de l’escalator 😉 alors moi, je suis toujours avec mes listes papier, même pas sur agenda, parce que je ne l’ouvre pas suffisamment! Comme le dit si bien Stéphane, l’efficacité n’est qu’un outil au service de son bien être (elle me plaît beaucoup cette phrase). Alors, comme je l’ai appris de Laurence, quand on a du retard, le secret est de ne surtout pas essayer de le rattraper, mais de continuer sa route tout en essayant de l’absorber sur du long terme. C’est valable pour tous les retards…
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bonjour, vous allez dire que je suis arriérée mais… j’ai toujours pas compris ce qu’est le mind mapping … en place de la définition vous me sortez : c’est une carte heuristique ou carte mentale. traduction svp ? dans vos exemples je vois des listes de listes, c’est ça le mind mapping ? en quoi est-ce différent d’autres listes ? sur mon agenda (papier) j’ai aussi les tâches à faire dans la journée ou dans la semaine. et ça ne me prend que le temps d’écrire une phrase pour le jour J, voyez-vous, je gagne du temps, moi mes jours et mes semaines sont pré-imprimés sur mon carnet papier :P. j’imagine bien le temps que vous passez à enregistrer dans votre téléphone, pardon iphone, les tâches qui prennent moins de 5 minutes à faire, que vous auriez pu faire à la place des 3 heures que vous passez à enregistrer ou à retrouver vos données. à force de se fier à l’informatique et aux applications en tout genre, on oublie l’essentiel : faire marcher son cerveau. c’est pourtant bien le meilleur outil que l’on possède.
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Merci à toutes et tous pour vos retours, vos questions. J’ai l’impression avec cet article d’avoir été utile, et c’est toujours agréable 🙂
Quelques réponses à des questions venues en commentaires :
@decoatouslesetagesleblog : la carte n’est que le reflet des choses que vous estimez avoir « en cours » alors je dirais que tout dépend d’où vous partez. Ensuite, il s’agit d’intégrer les nouvelles tâches au fur et à mesure qu’elles entrent dans votre vie. L’investissement en temps est initial, ensuite c’est un outil que l’on utilise. Pour ma part, lorsque j’ai crée la liste, j’avais des tâches dans plusieurs endroits et je me suis retrouvé avec plus de 1000 ( !) tâches à faire. Je n’avais pas conscience d’avoir autant de choses en cours. J’ai travaillé à filtrer pour ne conserver que l’essentiel. L’important. Ce qui m’apporte de la valeur à long terme. Mais sans la carte, je n’avais pas conscience d’avoir autant de choses en suspens.
@cappuccinette : Le mind mapping est un outil. Il doit donc satisfaire un de vos besoins. Je l’utilise par exemple pour comprendre un domaine. Puis, lorsque j’ai une compréhension globale du sujet qui me suffit, je laisse tomber la carte qui a rempli son office. Pour les tâches en cours, la carte a une portée plus….permanente. Mais dans les deux cas, l’outil m’aide à faire mieux ce que je dois faire. Avant de penser à l’habitude, je me questionnerais sur la valeur ajoutée d’utiliser du mind mapping pour une situation précise.
@odile et @ Nyoute. Il existe plein d’outils pour faire des mind map. Simplement avec une feuille et un stylo (ou plein de stylos de couleurs). Vous pouvez utiliser Word ou PowerPoint et dessiner des mind maps. Il existe des quantités de logiciels, dont de nombreux gratuits et pour toutes les plateformes possibles et imaginables. Il existe même des manières d’opérer directement depuis un site internet avec votre navigateur internet. Google vous donnera toutes les options possibles, mais il faudra tester pour savoir lesquelles remplissent le mieux vos besoins.
@Virginie : pour moi l’efficacité n’est qu’un outil au service de son bien-être, de son zen personnel. Alors tant que vous être zen….ne changez rien 😉
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Mouais. Idée est intéressante mais le mind mapping me semble plus utile pour brainstormer que pour l’usage que vous en faîtes car dans votre exemple les 1er et 2eme niveaux paraissent inutiles. Du coup une simple liste associée à un code couleur pour indiquer les notions priorités ferait très bien l’affaire. De même les pictos me laissent perplexes car :
– autant faire la tâche rapide tout de suite au lieu de perdre du temps à la planifier, avec tout ce que ça implique
– une tâche est urgente ou ne l’est pas, peu importe ses conséquences
– un appel ou un déjeuner sera forcément associée à du networking, qu’il y ait un picto ou pas.
Votre avis ?
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J’ai découvert cet outil l’an dernier et il m’a libéré de la verticalité de ma feuille de papier ! Je m’explique : avant je prenais ma feuille A4 dans le sens vertical, je listais mes idées et j’avançais tant bien que mal (plutôt mal !) dans ma réflexion. Maintenant, dans la même situation, je tourne ma feuille à l’horizontal, je note LE sujet (un seul) au milieu et mes idées s’organisent autour dans une anarchie visuelle organisée qui m’offre une grande liberté de pensée, de créativité et me permet de voir et d’aborder beaucoup plus facilement tous les tenants et les aboutissants de mon sujet. Rien ne m’empêche ensuite d’affiner, modifier, déplacer …
Je pratique avec une feuille et crayon parce que j’aime ça et en même temps je comprends tout à fait l’intérêt d’un logiciel pour une meilleure efficacité … moi, je suis plus Zen, qu’Efficace 🙂
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@AM: j’ai l’impression que vous avez intégré la croyance sociale iqui veut qu’une tâche non rémunérée n’est pas un véritable travail. Vous n’êtes pas salariée mais vous FAITES un travail: secrétariat, accompagnement, – et pour les cours de piano: grand travail intellectuel. Accordez à ce que vous faites sa véritable valeur, comptez vos heures de bénévolat comme des heures de travail. Vous le valez bien!
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Bonjour Laurence,
Je ne suis pas bien organisée mais je me soigne grâce à vos conseils! J’ai mis en place le petit carnet avec toutes les choses à faire et oublie ainsi bcp moins de choses. Je fais souvent de gros coups de nettoyage ou rangement mais ai du mal à m’organiser au quotidien. Je ne travaille pas mais aide dans différentes associations (secrétariat entre autre), cours de piano….et suis toujours en train de courir! Par contre, certains jours, je peux trainer en pyjama jusqu’à midi passé.. Puis-je vous demander de faire un petit billet pour les mamans qui restent à la maison, qui ont peu de contraintes horaires mais quand même pas mal de tâces à effectuer?
Merci beaucoup! et bonne semaine!
AM
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Merci pour ces explications. J’avais lu l’article précédent sur le sujet puis essayé d’utiliser cette application Ithoughts car je suis aussi à la recherche d’une solution qui me satisfasse mais elle m’avait laissé perplexe. Avec cet article, je comprends mieux effectivement la puissance de l’outil
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Laurence , merci pour cette piqure de rappel (ZEN ! ) Je viens d’inscrire le blog Zen et efficace dans les rares adresses que je veux consulter , dans ma « barre personnelle ».
Bonne journée !
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Passionnant ! Y’aurait-il un équivalent pour les non-utilisateurs de I-Truc ?
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Bonjour,
je trouve votre article très interessant. Ce logiciel m’a l’air plutôt simple, mais n’ayant ni smartphone, ni tablette, existe-t-il en version pc ?
Odile.
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Je ne suis plus en activité. Mais effectivement cette « organisation » doit bien aider… Merci
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Bonjour et merci pour cet article intéressant sur le mind-mapping. J’ai plusieurs fois essayé cet outil, mais j’avoue que j’ai toujours beaucoup de mal, comme s' »il ne correspondait pas à mon fonctionnement mental. Une question d’habitude peut-être ?
J’ai quand même une question : ça ne prend pas trop de temps de réaliser une telle carte heuristique, vu le nombre de tâches à y intégrer ?
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Merci de ces explications, mais ne risque-t-on pas de passer plus de temps à faire la carte des « to do » âches qu’à les exécuter ? Passer à l’action est parfois la meilleure des organisations !… Et en tous cas, ça libère de la place dans la liste des choses qui restent encore « à faire ». Bonne semaine. Laure de A TOUS LES ÉTAGES
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