S’organiser en voyage d’affaire – Avant de partir

Contrer la loi de Murphy

La loi de Murphy (dite loi de d’emmerdement maximum) s’ applique à la puissance 10 à l’étranger. Pour la contrer, un maître mot : anticiper.

Plus vous réfléchirez à l’avance à ce qui va (et risque) d’arriver, plus vous serez prêt.

Exemples :

Emportez vos médicaments de base pour ne pas perdre de temps à en chercher sur place (sans parler des dosages différents d’un pays à l’autre qui peuvent entraîner des effets secondaires auxquels vous ne pensiez pas).
Je me souviens de mon président, avec qui j’étais aux Etats-Unis pour un voyage de prospection. Il  a passé trois jours dans le brouillard, assommé par les médicaments locaux, pour avoir voulu soigner un simple rhume attrapé dans l’avion. Sale coup pour son efficacité !

Personne n’est à l’abri d’une défaillance d’ordinateur portable ou de clef USB. Il vaut mieux que vous ayez une version papier de votre présentation en diaporama. Et que vous la connaissiez bien !


Vos bagages

Ils peuvent être perdus par la compagnie aérienne. Deux parades qui ont fait leur preuve :

  • prévoir une tenue de rechange dans votre sac en cabine (vous n’aurez pas le temps de faire du shopping avant votre 1er rendez-vous)
  • faire livrer votre matériel de présentation (surtout s’il est lourd) directement à votre hôtel ou sur le lieu de la réunion.


S’informer

Plus vous aurez d’informations utiles avant de partir, plus vous serez opérationnel sur place : habitudes relationnelles et culturelles, fêtes locales, temps de trafic, plans d’accès d’un point à un autre, etc.

Pensez à consulter Google Maps et les blogs des expatriés français : ce sont des mines d’information.


Préparer son absence … et son retour

Les retours de déplacement posent souvent problème : les mails se sont accumulés, les papiers aussi et il faut tout de même exploiter rapidement les informations récupérées du déplacement. Dédiez quelques heures, avant le départ, à la gestion des tâches qui risquent d’apparaître en votre absence. Informez précisément collaborateurs et assistants sur la marche à suivre.


Pour les notes de frais, emportez une enveloppe pour y déposer à la volée tous les justificatifs. Cela évitera les fouilles archéologiques (poches, porte-document, manteau, valise …) au retour.

Bon voyage !

 

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