8 conseils pour s’organiser en voyage d’affaire

  1. Valider le contenu des rendez-vous
    Comme vous envoyez plusieurs jours à l’avance un ordre du jour à vos interlocuteurs (n’est-ce pas ?), pour valider au préalable contenu et déroulement de l’entretien, profitez-en donc pour passer en revue le matériel qui sera mis à votre disposition sur place (video projecteur, accès internet …).
    Tant qu’à faire,  demandez aussi un nom de contact supplémentaire qui pourrait vous aider sur la partie logistique en attendant l’arrivée de votre interlocuteur , ou si vous n’arrivez pas à joindre celui-ci.
  2. Prévoir entre 2 et 4 rendez-vous par jour
    En planifier plus, c’est dangereux, car la fatigue se fait vite sentir, entre le décalage horaire et la tension inhérente à l’environnement moins connu et à l’enjeu.
  3. Mens sana in corpore sano
    On n’oublie pas qu’on a un corps qui a besoin de se restaurer et de récupérer. Alors, sauf à vexer ses hôtes, on garde la sortie en boîte de nuit et les essais gastronomiques pour le dernier jour!
  4. Se déplacer « utile »
    On se renseigne sur les déplacements et le temps qu’ils prennent, en privilégiant les plus fiables et les plus reposants (même si c’est moins pittoresque).
  5. En avance, pourquoi ?
    Prévoyez d’arriver en avance à chaque rendez-vous. Si tout se passe bien, on utilise ce temps pour prendre un verre d’eau, se détendre ou réfléchir à l’entretien à venir. Et s’il y a eu des embouteillages, on ne sera pas en retard pour autant.
  6. Profiter des inévitables temps d ‘attente
    Ainsi, si votre interlocuteur vous fait patienter à l’accueil, mettez ce temps à profit pour faire une tâche interruptible, pas passionnante mais utile : pourquoi ne pas saisir les coordonnées de vos contacts sur votre portable?  Mais attention ! Ne téléphonez pas : si la personne que vous venez voir arrivait, vous seriez obligé d’interrompre votre conversation ou de la faire « poireauter ».
  7. Se créer un bureau virtuel
    Dans un porte-document, on peut créer un « bureau virtuel » avec :
  • des compartiments pour les documents à distribuer,
  • des chemises cartonnées pour regrouper les notes prises et les documents récupérés,
  • les chargeurs de portable et de téléphone,
  • le minimum de fourniture de bureau (mini agrafeuse, surligneur …) etc…

tout ça pour être sûr de tout retrouver en un temps record.

Et enfin, penser aux suites de rendez-vous
Faites là-bas comme ici : finissez votre  rendez-vous par une liste claire des actions attendues de part et d’autre.
Cela vous permet d’anticiper sur les tâches à faire, de retour dans votre entreprise.

Avez-vous des trucs et astuces de « baroudeurs » d’affaire à partager ?

5 Commentaires

Classé dans Astuces pour s'organiser, Coach en organisation, Comment s'organiser au travail

5 réponses à “8 conseils pour s’organiser en voyage d’affaire

  1. caplain

    Bravo pour vos articles je viens « piocher » regulierement…. cette fois c’est à mon mari que vos services ont été utiles il a apprécié bien que lui même très organisé il y a trouvé des « trucs » pour s’améliorer Merci

  2. Merci pour vos encouragements.

    Il paraît que ce sont les personnes les plus organisées qui raffolent des conseils pour le devenir encore plus !

  3. Anne-Gaëlle

    Bonjour,
    J’avais lu cet article il y a quelques temps et j’y ai repensé la semaine dernière pendant un déplacement professionnel de plusieurs jours, où j’ai passé mon temps à éparpiller mes dossiers, mon téléphone et tout le reste. Je me suis dit qu’il me fallait absolument un porte-document où je puisse tout centraliser, à savoir mon netbook, des dossiers parfois volumineux et du petit matériel de bureau qui resterait dans le porte-document (histoire que je ne doive pas réfléchir avant chaque déplacement : tiens si j’emmenai mon agrafeuse…)
    Avez-vous des conseils et surtout des modèles de porte-document qui permettent de se créer un bureau virtuel fonctionnel ?
    MERCI

  4. Anne Gaëlle, il y a de quoi en faire un article: c’est chose faite. Il sortira du four sous peu.

  5. peline

    Bonjour
    Merci pour l’article ! C’est vraiment très simple et efficace. Et pour le choix d’une destination originale et adéquate aux besoins, je recommande aux voyageurs d’affaires de bien se renseigner sur le lieu et accéder à une large sélection pour choisir, il y a des guides spécialistes dans l’organisation des évènements professionnels comme Bedouk.fr où vous pouvez trouver plusieurs types de lieux(château, hôtels, abbaye…)

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