Les FBI de l’organisation : trieurs et règles automatiques

Voix féminine : »C’est vrai que je n’aime pas la paperasse, mais j’ai trouvé la parade : je place chaque feuille (parfois les enveloppes aussi) dans une section d’un trieur tout neuf que j’ai acheté pour m’organiser. J’ai donc une section « à payer », une section « à classer », une section « maison » , une section … euh je ne sais plus pour celle-là, et une section « divers » : c’est là que je mets tout ce dont je ne sais pas quoi faire. »

Voix masculine : » J’ai trouvé comment contrôler le flux des mails qui arrivent sans arrêt : j’ai mis en place des règles de tri par expéditeur. Comme ça, ils sont classés automatiquement, avant que je les lise, et je n’ai plus qu’à aller vérifier tous les jours mes 8 répertoires. »

Mesdames et Messieurs, je vais passer pour une rabat-joie. Il s’agit là de FBI. Oui, de Fausses Bonnes Idées de l’organisation. Vous pensez que le tri  » a priori » vous facilite le travail et vous donne une sensation de contrôle sur ce qui vous arrive? Hélas, rien n’est plus faux.

En triant avant d’avoir agi :

  • vous repoussez à plus tard les décisions à prendre.
    Elégamment, je vous l’accorde, mais tout de même. Cette expo, j’y vais ou pas ? Hop, dans le trieur et on verra plus tard. Cette proposition de changement d’opérateur, je donne suite ou pas ? Hop, dans le trieur le temps que je me décide.
  • vous courez le risque de ne pas voir passer une « bombe à retardement ».
    Vous savez? cette date-limite cachée au milieu d’un courrier, cette invitation à laquelle il faut répondre avant le…
  • vous n’avez pas une vision globale de tout ce que vous avez à faire, ce qui vous empêche de planifier votre temps.
  • vous vous imposez une discipline plus lourde que si vous n’aviez qu’une « boîte aux lettres » (c’est comme si vous possédiez N boîtes au lieu d’une)
  • pour vos mails, vous raisonnez par expéditeur et non en tenant compte de vos projets.
    Si Anne, ma collègue et Pierre, mon fournisseur, travaillent avec moi sur un projet donné, il vaut mieux que leurs mails soient classés, après lecture,  au même endroit, non?
  • vous ne voyez plus les papiers, ils sont cachés.
    Vous me direz, c’était le but. Je comprends bien l’intérêt, certes. Néanmoins, loin des yeux, loin de … l’action aussi. Ce n’est peut-être pas prudent, finalement, de les cacher!

L’anti-FBI (autrement dit la Bonne Idée)

Pour tout ce qui arrive sous forme de papier: une corbeille unique. C’est-à-dire une à la maison + une au bureau.

Pour les mails: un nombre nécessaire et suffisant de boîtes de réception de mails. Pas trop.

Vous aurez juste à

  1. Parcourir le contenu de ces boîtes à la fréquence qui vous arrange.
  2. Prendre chaque document (ouvrir chaque mail) et décider quoi en faire avant de passer au document suivant. Tant que votre décision n’est pas prise, ne reposez pas le document. Restez dessus encore une fraction de seconde, le temps d’évaluer de façon réaliste ce que vous pensez en tirer.
  3. Placer le papier ou le mail à la poubelle, ou le placer dans une pile/corbeille/répertoire « à classer » ou bien encore une pile/corbeille/répertoire « action à mener ».

Là, vous savez quoi faire (tout est au même endroit) et plus rien ne vous encombre inutilement.


5 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Comment classer des documents, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, FBI (Fausses Bonnes Idées), S'organiser à la maison

5 réponses à “Les FBI de l’organisation : trieurs et règles automatiques

  1. Moi

    Et le 43 folder ? : trieur à 43 emplacements :
    1 pour chaque jour du moi (31)
    1 pour chaque mois de l’année
    Pour les papiers ne pouvant pas être traités de suite
    => reste plus qu’à choisir à quelle date le papier doit être traité :
    – Journée pour le mois en cours
    – mois pour les mois suivants

    avantage : oblige de passer en revue chaque mois pour classer dans les jours :
    – oblige à faire le ménage
    – évite les oublis

  2. Très utile, c’est vrai. Mais cela demande une telle discipline que je ne le recommande jamais aux personnes que je forme. Et numériquement, ce n’est guère pratique…

  3. Je suis pas d’accord de catégoriser le trieur comme un FBI, oui à la corbeille unique ce dont je dispose mais aussi oui au trieur avec 12 feuillets pour classifier par mois (genre les billets d’opéra à acheter en septembre et en janvier quand la billeterie ouvre, à classer les ordance avec les examens annuels à faire etc….) on regarde à chaque début de mois ce qu’il y a et on le planifie dans le planning.
    C. N.

  4. Joly Serenity, vous savez vous en servir et vous avez la « discipline » d’aller y voir régulièrement. Pas la plupart des gens. Ce qui en fait une FBI, sauf pour les organisés comme vous 😉

  5. je suis d’accord avec tous les FBI ( meubles chaussures, perroquet, meuble à roulettes), j’ai trouvé ça excellent ! ( d’ailleurs du coup je me félicite de ne pas avoir craqué sur un joli perroquet).
    En revanche, concernant, je fais partie des procrastinatrices qui ont besoin de saussissonner ( oui, j’ai parcouru le blog!) leurs tâches ( et la paperasse en fait partie). et en fait, le trieur m’aide pour cela, car les onglets reprennent les thèmes des classeurs ( qui correspond à ce que vous appelez des sur-chemises je crois, ex « maison », « comptes »), et je trie mes papiers en trois étapes, quand j’ai 2 mn je fais juste une chose à la fois parmi ces 3 points, et ça marche :

    1- au fur à mesure de la réception du courrier, je rassemble la paperasse dans une grande boite ( « inbox » de GTD)
    2- je vide la boite en totalité en glissant chaque papier dans l’onglet correspondant du trieur  » maison », « comptes », « voiture »
    3- je reprends tout le contenu de chaque onglet, et je les place dans le classeur correspondant, à la bonne place ( divisé en intercalaires qui correspondent aux chemises dans votre exemple, « électricité » par exemple) en gardant l’idée de diviser tout cela en tâches simples, je peux me contenter de juste « classer » un onglet seulement, ou plusieurs…

    voilà, c’était juste une petite expérience personnelle qui peut peut être aider! Le trieur n’est pas forcément à proscrire, à mon humble avis ( mais effectivement le vider plus ou moins fréquemment doit faire partie du processus) le gros soucis ( comme c’est écrit quelque part dans le blog) c’est pour les écrits ‘affectifs’, photos, idées, inspirations, projets, loisirs etc….

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