Les FBI de l’organisation : les to-do lists quotidiennes

Des listes? Mais oui, j’en fais, des listes. Plein même. Mais ce qui me chagrine, c’est que

  • je les perds
  • je ne sais plus à qui correspond le numéro de téléphone que j’ai noté à toute vitesse
  • je me prévois plein de choses à faire mais la journée ne se déroule jamais comme prévu
  • ce n’est pas parce que je l’ai marqué que j’ai davantage envie de le faire
  • je suis obligée de les recopier d’un jour sur l’autre
  • certaines tâches ont des dates-limite, d’autres non, je m’embrouille avec mon agenda
  • il y a de tout, dans mes listes.

Un contenu hétérogène

Exactement. Il y a de tout dans vos listes. Des mots-clef (anniversaire Bastien), des actions (rappeler Belle Maman), des pense-bêtes (0682526410), des gribouillages réalisés pendant une conversation téléphonique… pas l’idéal pour s’y retrouver. Et pas très motivant non plus!

Sur quoi notez-vous?

Il y a aussi la question du support : le bord du journal, les post-it, les dos de chéquier, votre agenda, un cahier, des bloc-notes, des cahiers de brouillon récupérés, des feuilles de brouillon coupés en quatre…

Avec tout ça, vous avez la recette idéale de la FBI. Bonne idée de noter, bien sûr. Mais Fausse Bonne Idée de noter n’importe quoi, n’importe où, avec des objectifs différents.

MAIS ALORS, COMMENT LISTER UTILE?

Penser ACTION

Si vous voulez vous organiser, il vous faut penser en termes d’action. Quelle est la toute première action à faire pour que « Anniversaire Bastien » ait lieu dans de bonnes conditions?

  • préparer le gâteau?
  • dégager le garage pour qu’ils puissent y danser?
  • lui demander ce qu’il veut comme cadeau?
  • vérifier que la date idéale ne coïncide pas avec le championnat départemental de foot?
  • lui demander qui il veut inviter?

Une de ces actions est la première à réaliser. C’est celle-là qu’il vous faut noter.

Sur quoi? Un seul support.

Si vous êtes « high tech », sur votre smartphone, dans une liste de tâches. Au travail, ça pourrait être dans le gestionnaire de tâches de votre messagerie.

Si vous êtes « low-tech », sur un cahier. Un vrai cahier, robuste, rigide, qui vous plaît et qui sera dédié uniquement à l’inscription et au suivi de vos tâches. Mon préféré est ici.

Je parle bien de ces tâches sans date-limite, à faire dès que possible. Parce que celles qui sont assorties d’une échéance, vous les notez sur votre agenda.

Et là vous verrez que:

  • vous n’oublierez plus rien: vous n’êtes plus obligé de faire les choses « tant que j’y pense »
  • à tout moment, vous avez sous les yeux tout ce que vous avez à faire: c’est plus facile pour gérer ses priorités
  • Peu importe la provenance des tâches (mails, téléphone, réunion, voire … votre tête), tout est centralisé à un seul endroit
  • vous avez enfin le plaisir serein du choix de vos activités au lieu d’attendre que tout arrive en bout de date-limite pour vous en occuper
  • comme vous notez toute sorte de tâches, vous pouvez tirer parti de chaque instant de votre emploi du temps.

Bannissez donc les listes sauvages et quotidiennes au profit d’une liste unique qui deviendra vite votre deuxième cerveau. A vous le zen!

7 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Bordélique?, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, FBI (Fausses Bonnes Idées), S'organiser à la maison

7 réponses à “Les FBI de l’organisation : les to-do lists quotidiennes

  1. Pascale

    Laurence,

    J’aime bien votre site car il me redonne du courage lorsque je suis débordée par la procrastination.

    J’ai une question au sujet de cet article. Je note déjà mes tâches sur un cahier. Moi, c’est un petit classeur format A5 avec des feuilles de couleur. C’est bien pour ne pas oublier de tâches mais pas suffisant pour me pousser à les faire.

    Alors j’ai voulu appliquer votre idée de noter la 1ère action à faire plutôt que la tâche entière. Mais beaucoup de ces tâches demandent de la réflexion pour déterminer la 1ère action. Alors comment faire pour noter rapidement une 1ère action ? Il ne s’agit pas de trouver la meilleure 1ère action, mais pouvoir identifier rapidement une 1ère action, qui permette de se mettre en action. Auriez-vous une idée ?

    Merci d’avance,
    Pascale

  2. Pouvez-vous nous donner une idée de l’une de ces tâches à faire qui vous compliquent la vie, Pascale? Pour qu’on s’en serve comme exemple?

  3. orangette

    Moi j’ai un exemple : préparer un déménagement……. Help !
    Bon c’est peut-être un exemple compliqué et qui ne correspond pas à la vie de tous les jours, mais c’est typique du truc pour lequel on ne sait pas par quel bout commencer malgré toutes les listes préétablies qui existent. Faut-il commencer par ce qui me stresse le plus ou par ce qui va prendre le plus de temps ou…

  4. Peut-être voudrez-vous aller jeter un oeil sur cet article, Orangette? Sinon, le chapitre 9 de « s’organiser c’est facile » vous donne une méthode complète pour déménager (plus plein d’autres trucs et astuces d’organisation, évidemment)

  5. Laure

    Bonjour et merci pour ce blog et vos guides.
    Mais Voila que je me pose des questions sur la liste UNIQUE : Voila depuis peu je suis devenue auto-entrepreneur et en plus je reste maman au foyer… Bref je me demande s’il est judicieux dans mon cas de faire une seule liste pour les tâches « maison » et les tâches « boulot » car il y a toujours un des deux domaine qui en pâtit! Ne vaudrai-il mieux pas faire 2 listes ?
    Quoique je ne sais pas si ça changerait grand chose ?

  6. Vous travaillez et vivez au même endroit? Vous alternez coups de fil et lessives? Si comme beaucoup de « mompreneurs » (beurk quelle moche expression!), c’est votre cas, il vous faut un seul cahier. Aucun domaine ne peut en pâtir si vous faites comme ça. parce que, à tout moment, vous avez sous les yeux toutes vos tâches. A vous de choisir celle qui est la plus pertinente à l’instant T: prospecter, aller chercher les enfants ou travailler sur mon site web? Ca dépend de l’heure, des circonstances… mais en tout cas, vous êtes sûre de ne rien oublier.

  7. Laure

    Oui, merci de votre réponse (rapide en plus!), je le comprend d’autant mieux après avoir lu l’article : »Le cahier: fidèle outil d’organisation ou FBI? »
    Où vous expliquez comment utiliser cet outil. Ma conclusion c’est que je procrastine (encore ?!) car j’ai peur (de pas réussir à gérer les 2 domaines, en même temps (sur une même journée)). Bon allez je retrousse mes manches et je m’y met. Merci

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