Comment je gère tout ce que j’ai à faire

Jadis, je cherchais toute sorte de méthode pour m’aider à « gérer » tout ce que je devais faire, à la maison, au travail, en famille,… En fait,  je compliquais les choses en pensant m’organiser.

D’abord, je faisais des tas. Tas des « urgent », tas des « ça peut attendre » (mais, zut, parfois ça devenait urgent dans mon dos!), tas des « quand j’aurai le temps ».

Au travail, je confondais boîte de réception et liste de tâches à faire. De sorte que je privilégiais toujours la messagerie pour « me faire penser à faire les choses ». Du coup, tout ce qui provenait d’une autre source (téléphone, réunion, idée de génie en provenance de mon cerveau..) était en grand danger d’être oublié.

Ah, et puis, je faisais des listes, aussi. Mais, avec tout ça, et même avec une guirlande de post-it autour de mon écran, en plus, c’était frustrant et fatigant. Je n’étais jamais sûre de faire la bonne chose au bon moment. Et j’oubliais tout ce qui n’était pas urgent. Ou alors, je m’en souvenais lorsque ce n’était pas le moment . Insomniaques, vous me suivez?

Depuis, je me suis grandement détendue sur le sujet.

Deux sortes de tâches à faire

Finalement, il n’existe que des tâches à date-limite et des tâches « à faire dès que possible ».

Et parmi ces dernières, certaines deviennent à un moment donné (ou sont d’emblée) des urgences. La seule chose que j’avais à faire, c’était noter ces tâches à un endroit infaillible et soulager ainsi mon cerveau. (Voir ici quoi noter au juste). Le matériel? Un agenda pour les « à date-limite » et un simple cahier pour les « dès que possible ».

Se tenir à jour
Très régulièrement, il me fallait jeter un oeil sur le cahier. Facile à faire puisque je notais aussi dessus très régulièrement.

Chaque soir, je pouvais repérer de quoi mon lendemain serait fait: un cocktail d’ incontournables tâches en provenance de l’agenda + de tâches que je choisissais parmi ma liste selon l’urgence, mon humeur ou mon énergie.

Et si je ne peux pas tout faire dans la journée?

Bien sûr, je travaillais d’arrache-pied à en réaliser le plus possible.

Mais, à la fin de la journée, il en restait.
Ce qui a fini par me sembler normal, puisque j’avais toujours plus de choses à faire que de temps pour les effectuer.

Ce système tout simple avait l’avantage de centraliser mes actions, de me permettre de les avoir à tout instant sous les yeux et donc de pouvoir décider en connaissance de cause du moment opportun pour les faire.

De plus, les urgences me sautaient aux yeux. Bien plus que lorsqu’ elles étaient enfouies dans des piles. Et je n’oubliais plus rien. Le bonheur. Le zen. Vous voulez essayer?

16 Commentaires

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16 réponses à “Comment je gère tout ce que j’ai à faire

  1. Sinou

    Soupir. Le problème c’est qu’à la fin de la journée il y en a plus sur le cahier que la veille. J’ai beau annoter, dater, surcharger, stabiloter… au bout d’un moment toutes les urgences finissent par s’écraser… se tasser mis à part qques unes. Le reste devient un énorme amas gris, un noeud, un stress à lui seul…

  2. Plus ta charge de travail est importante, plus ta liste est longue, normal.
    Je ne serais pas surprise que tu aies tout le temps une couche de tâches (entre 20 et 30) qui restent à faire, puisque c’est une liste continue.
    Ne pas oublier toutefois que:
    – si tu comptais sur un mélange post-it + mémoire, tu oublierais des trucs. Là non.
    – tu ajoutes des tâches, certes, ce qui augmente le tas. Mais tu travailles, aussi, ce qui fait descendre le tas.
    – je suis trrrès pointilleuse sur la notion d’urgence: une urgence, c’est à faire impérativement aujourd’hui.
    – tu n’es pas censée avoir de date sur ton cahier (ton agenda sert à ça)
    Je suis curieuse de savoir comment tu fais pour annoter. Ou plutôt, qu’est-ce que tu notes qui t’amènerait à surcharger ton cahier…

  3. Sinou

    J’ose même pas proposer d’envoyer un scan de mon cahier… 😉
    (même pas des morceaux choisis)

  4. Bonjour
    Je me retrouve TOTALEMENT dans toutes les mauvaises habitudes mentionnées: post it, piles, stress, oublis….
    Mais quel soulagement de savoir ENFIN par quel bout prendre le problème du courrier et affaires courantes: Mon bureau, qui ressemblait auparavant à un paysage hostile et encombré d’arbustes rampants et tentaculaires, est…miraculé!
    MERCI

  5. Merci à vous pour le rire que vous venez de provoquer chez moi à la lecture de votre commentaire! Miraculé, dites-vous? Ste Laurence des Papiers vous remercie! :))

  6. Charlotte

    Bonjour!
    Tout d’abord un grand merci car je suis … bordélique et je … procrastine à souhait, j’ai lu et relu votre blog. Votre livre est en commande (j’habite à l’étranger!)

    Une petite question : les taches avec une date limite sont inscrites sur mon agenda. ok. Cela veux dire que si j’ai une tache à faire avant le 30 juin, je vais la lire le 30 juin. S’il faut 3 jours pour y travailler, regrouper des docs etc… je suis en retard.
    Ou alors je n’ai pas bien saisi la méthode?

    Et encore merci, vivre organisé est un tel confort de vie en général!

  7. Si vous avez une tâche à faire pour le 30, ça veut dire qu’elle doit être finie le 29 au soir, je dirais. A vous d’anticiper pour la noter au jour le plus propice dans votre agenda, Charlotte. Ca peut être le 29, si vous pensez avoir le temps de le faire ce jour-là. Ou le 28 si vous vous rendez compte que le 29 est déjà bien plein. Ou le 26 si vous voulez y travailler en plusieurs fois.

  8. Charlotte

    Merci Laurence des précisions!
    Je n’avais pas noté qu’il fallait écrire la tache à laquelle on pense la faire et non la date d’échéance.
    Dans mon cas, si j’écris la tâche à faire le 27 (et qu’il faut que ce soit fait le 30), je suis capable de ne pas le faire le 27, et … d’oublier. Mais là c’est moi qui doit travailler sur ma procrastination, travailler dans l’urgence est une dopamine pour moi!
    Si je peux me permettre de vous soumettre une astuce qui fonctionne bien chez moi :
    Lorsque je fais mes listes, je débute la tâche par un tiret. Quand je relis ma liste et que je décide de faire ceci ou cela le jour même, ou si c’est devenu urgent, je transforme le tiret en carré. Il ne me reste qu’à cocher le carré durant la journée!
    Peut être avez vous un avis sur ma méthode?

  9. Oui, très bonne idée, si cela vous pousse à agir.

  10. Sandra

    Bonjour Laurence !
    J’ai découvert votre site ce matin… et j’ai lu plusieurs de vos articles durant tout l’aprèm ! (tout en travaillant un peu tout de même :p)
    Je suis une procrastinatrice, un écureuil, et tout ce que vous voulez d’autre 🙂 mais, à l’inverse de certains, je me retrouve dans mon « bordel »… au déplaisir de certains 🙂
    Je vous écrit donc pour vous remercier pour toutes vos astuces !
    et pour vous dire que j’étais sur le point d’abandonner la méthode « Agenda + cahier » !! Méthode que j’avais commencée il y a 5 mois, par hasard. Alors merci de m’avoir confirmé l’intérêt d’une telle méthode !

    Je gère le tout sur mon iPhone, et si ça intéresse quelqu’un, l’application « Go Tasks » joue le rôle de « Cahier » à merveille ! Pour l’Agenda, j’utilise tout simplement l’Agenda du téléphone.
    Bonne Continuation et au plaisir de vous lire !

  11. Je suis contente de voir que ce blog a confirmé vos bonnes pratiques. Si vous vous retrouvez dans votre bazar et que vous mettez moins d’une minute à retrouver n’importe quel document ou objet … vous êtes organisée! Et toc pour les maniaques des boîtes et autres contenants qui camouflent…

  12. Anonyme

    Merci de toutes ces précieuses informations/aides !!
    Je vais tenter de les mettre en pratique. C’est un véritable apprentissage. Et se déshabituer aux anciennes et souvent mauvaises habitudes demande un réel effort !
    MERCI !! 🙂

  13. Lolie

    Bonjour,
    A mon tour de m’y mettre !
    Avec 4 enfants en bas âge, bordélique de nature, je n’ai jamais été aussi motivée qu’en ce moment (l’agenda 2013, vert fluo pour toujours je retrouver, mais sous peu, il ne sera forcément plus jamais perdu 😉 , déjà dans le tiroir), et vos articles ainsi que toutes les questions « bêtes » des autres que je me pose forcément aussi (!!), m’aident beaucoup.
    A suivre…

  14. Zahra

    Bonjour ,
    Je suis chanceuse de trouver votre site , je suis bordélique et ça me coûte très cher : pénalités de retard de paument pertes de chèques et j’en passe et des meilleures
    Je suis très intéressée par un rendez vous avec vous
    Merci d avance
    Zahra

  15. Aurélie

    Bonjour Laurence,
    MERCI !
    Je teste votre méthode depuis environ 2 semaines… Toutes les choses urgentes avec une date limite sont traitées en temps et en heure (via les rappels de mon Iphone).
    Le problème vient des choses à faire dès que possible. La liste se remplit mais je n’ai pas eu le temps de traiter une seule ligne… Est-ce normal?

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