Comment utiliser mon gestionnaire de tâches?

Si vous utilisez Outlook , vous possédez un gestionnaire de tâches.

Il se peut qu’il vous couine dessus pour vous rappeler les choses à faire, il passe en rouge toutes les date-limites que vous avez ratées, vous pouvez attribuer des couleurs à certaines tâches, attribuer celles-ci à des projets.

Bref, un superbe outil d’organisation au premier abord. Sauf que:

  1. c’est parfois difficile de l’articuler avec les mails et l’agenda
  2. il a beau devenir tout rouge, il arrive un moment où vous ne l’écoutez plus
  3. cette longue liste de to-do vous déprime, vous craignez d’en rajouter
  4. c’est sûr, ce serait bien de la synchroniser avec votre smartphone, mais…

bref, peu nombreux sont les élus à qui leur gestionnaire de tâches sert vraiment.

Pour que ça marche, il faut les mêmes précautions d’usage que pour utiliser un cahier de tâches à faire.

A savoir:

  • quel que soit l’élément déclencheur (mail, appel téléphonique, idée de génie…) ne noter que la toute première tâche à réaliser, la plus petite
  • noter uniquement ce qui n’a pas de date-limite (sinon, c’est pour l’agenda)
  • ne noter que les tâches que vous vous engagez à faire, pas les « ce serait bien si… »
  • noter tout, tout, … tout, en somme

Utilisez les codes couleur disponibles mais pas forcément de la façon suggérée par l’outil.

Utilisez-les plutôt pour définir des contextes dans lesquels vous passerez à l’action. Exemple: rouge = à faire à la maison. Vert= à faire avec mon chef. Ce ne sont que des exemples, à vous de les adapter à votre propre vie.

Ceci vous permettra de faire le tri dans une loonnguue liste d’actions.

J’attends avec impatience (et je ne suis pas la seule, croyez-moi) les commentaires et conseils de ceux d’entre vous qui utilisent leur gestionnaire de tâche intensivement.

9 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail

9 réponses à “Comment utiliser mon gestionnaire de tâches?

  1. Claire

    J’ai deux employeurs, trois métiers et j’ai repris un cursus universitaire.
    Le dimanche, je prends une feuille pour noter par métier + la fac, ce qui doit être fait avant la fin de la semaine.
    Si quelque chose n’a vraiment pas pu être fait dans la semaine, je le reporte en tête de rubrique sur la feuille de la semaine suivante.

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  2. Pauline

    J’ai une petite astuce. D’abord je synchronise mon gestionnaire avec mon smart phone. Ensuite je crée plusieurs catégories de listes. Il y a la todo list pro, la todo list perso, et des listes pense bête comme ma valise-type pour les week ends, ma valise-type pour aller au ski… Quand je prépare ma valise je me promène dans la maison avec le téléphone et je coche les objets quand ils sont dans la valise. Au voyage suivant je décoche. Je n’oublie plus rien !

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  3. Ca, c’est la ceinture noire de l’organisation. Superbe.

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  4. Moi

    il y a une méthode décrite en anglais seulement (copyright, brevet ?) : Total Workday Control using Outlook de Michael Linenberger.
    Outlook est justement un lieu central : de nos jours, de nombreuses tâches arrivent vial des mails. Outlook permet d’automatiser la création de tâches en limitant la ressaisie

    principes :
    1) se baser sur les dates de début : date à laquelle on souhaite commencer la tâche ou la passer en revue (toujours un jour de semaine fixe, le lundi matin pour moi)
    2) 3 niveaux de priorité :
    – haute = l’urgent à faire dans la journée (s’en débarrasser dès le matin pour avoir l’esprit tranquille après) => limiter à 5 : suis-je prêt à travailler tard / ne pas me coucher tant que la tâche n’est pas terminée ?
    – normale = l’important : tâches à faire dans les 10 jours à venir
    – basse = au delà de l’horizon : tâches à faire au delà de ces 10 jours
    3) la barre des tâches (à droite, à partir d’outlook 2007) :
    – Toujours visible, même depuis mails et agenda
    – à filtrer pour n’afficher que les tâches non terminées à date de début inférieure ou égale à aujourd’hui (taper « aujourd’hui » comme valeur)
    4) les autres vues sur les tâches : non filtrées pour tout voir / gérer les tâches
    5) choisir des dates de début ultérieure => les tâches disparaissent de la barre des tâches, et réapparaissent automatiquement le moment venu :
    – priorité haute ou normale : le jour que j’ai choisi pour commencer la tâche
    – priorité basse : le jour de ma revue hebdomadaire

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  5. Herman STASSEN

    Souci … la zone « Catégories », qui a l’avantage d’être customisable, n’existe plus en 2010 quand on veut créer une nouvelle tâche, alors qu’elle y était en 2003. Étonnont, vu que pour les tâches récupérées de 2003, 2010 fait bien apparaître une colonne « catégories ». Mais où se cache-t-elle donc dans 2010 ???

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  6. Joseph

    Bonjour,
    alors, moi j’avais Outlook pour la messagerie et les tâches, et l’agenda. Dans l’organisation où je travaillais, la messagerie était utilisée à qui mieux mieux (je dirais plutôt à qui pire pire) et l’agenda était plutôt bien utilisé. J’ai essayé d’utiliser Outlook pour les tâches (essentiellement professionnelles), mais j’avais énormément de travail, sur plusieurs projets, transverses ou pas et j’ai fini par trouver que gérer toutes mes tâches dans cet outil était bien trop chronophage…
    Je suis donc revenu à une organisation papier (« to-do list » hebdomadaire dans un cahier, avec des actions « verbe » – très efficace – sur laquelle je notais la date de réalisation une fois l’action « barrée » de ma liste).
    + utilisation des rappels du calendrier d’Outlook pour des tâches récurrentes mais à fréquence mensuelle ou plus, éloignées du quotidien (rapport d’activité, déclaration du temps de travail, réunion de pilotage, renouvellement de contrat…).
    Les outils c’est bien, mais ça doit rester utile !
    Voilà !

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  7. Joseph, je vous suis à 100%. Ce n’est pas tant l’outil que la méthode qui compte.

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  8. Praxède

    Bonjour Laurence, avez-vous publié une actualisation de cet article, sur les méthodes plus « modernes » (= fin 2016) de gestion des tâches, y compris Outlook qui a dû bien évoluer depuis 2010 ? Cela serait top 🙂 Merci beaucoup.

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  9. Praxède, la technique que j’indique dans cet article est valable pour n’importe quel gestionnaire de tâches, quelle que soit sa date de sortie sur le marché ou son numéro de version 😉

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