Comment gérer mes mails?

Vous en recevez, des mails, pas vrai?  Et de plus en plus, comme nous tous. Heureux les privilégiés que le chat professionnel n’a pas encore envahi!

Si vous laissez tous vos mails dans votre boîte de réception, voici ce qu’il se passe:

  • vous les parcourez
  • vous les laissez là en attendant de vous en occuper
  • vous les repassez en « non lu » pour vous faire penser qu’il y a une action à faire
  • il se peut que vous leur mettiez un drapeau/une couleur/une priorité
  • vous continuez à parcourir vos mails au fur et à mesure qu’ils arrivent
  • vous avez tendance à ne traiter que ceux qui prennent moins de 5 minutes (les autres « traînent »)
  • vous continuez à accumulez mails lus (mais rien n’est encore fait) et mails « inconnus » qui viennent d’arriver, ce qui vous oblige à  relire les connus (« ah oui, c’est vrai, il fallait que je … »)
  • sans arrêt, vous tentez de réattribuer une priorité aux mails déjà lus, à la lumière des nouveaux entrants
  • mais comme il n’y a pas que les mails qui soient sources de « choses à faire », ça se complique!
  • vous croulez sous l’overdose de mails et votre messagerie ralentit, ralentit…

Epuisant. C’est normal, vous les lisez deux fois, y pensez deux fois, tentez de décider deux fois.

Ce n’est pas une fatalité. Voici une technique qui a fait ses preuves:

  • consultez votre messagerie quand vous le décidez (bye bye, l’alarme)
  • attrapez votre cahier (ou gestionnaire de tâches)  pour être prêt à noter les actions à faire
  • pour chaque mail, l’un après l’autre, sans tricher, sans trier, décidez ce qu’il y a à faire (action en vue)
  • si l’action prend moins de deux minutes, répondez de suite puis classez ou jetez le mail
  • si elle prend plus de temps ou qu’il vous manque des informations ou encore que vous ne voulez pas vous en occuper de suite, notez l’action à faire sur votre cahier (ou gestionnaire de tâches)
  • glissez le mail dans un répertoire Action, que vous avez créé (ainsi, le message sort de votre inbox)
  • s’il n’y a pas d’action à faire, classez ou jetez directement le mail
  • passez au mail suivant
  • tous les mails donnant lieu à action sont maintenant sortis de votre boîte de réception (les autres aussi, remarquez)
  • à la fin de votre consultation, il vous reste simplement une liste d’actions à faire
  • vous les avez toutes sous les yeux (sur votre cahier ou gestionnaire de tâches)
  • là, enfin, vous pouvez « gérer » votre temps et vos actions.

Question: Et qu’est-ce que je fais des vieux mails qui sont là depuis des mois?  Il faudra que je dégage du temps pour faire le ménage (soupir).

Réponse: Patience, petit scarabée (oui, j’ose, je vous connais depuis longtemps, maintenant).Vous allez voir qu’on peut faire plus simple qu’un grand ménage et que cela vous prendra 2 minutes, pas plus.

21 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail

21 réponses à “Comment gérer mes mails?

  1. marie-claire

    Ah les mails… pfffff… c’est fou ce que ça s’accumule, et c’est épuisant en effet! Je suis scotchée de voir comme vous ME connaissez bien : mon fonctionnement est très précisément décrit! Ce qui laisse de l’espoir, c’est que le remède prescrit à un malade que l’on connaît bien est toujours plus efficace car bien ciblé… Donc je n’ai plus qu’à tester la technique indiquée pour résoudre le problème!!!

  2. Angel

    Tout à fait moi aussi ! J’avais déjà supprimé l’alarme, ça fait déjà du bien de ne pas sursauter toutes les 2 minutes devant l’arrivée intempestive de « nouveaux courriers » quand vous êtes sur autre chose ! Merci Laurence : Je teste dès demain le dossier « Actions », pour désencombrer ma « inbox » qui ne contient en effet que des dossiers « rouges » = repassés en non lu en attente de traitement 😉 et que je retrouve chaque matin + les petits nouveaux ! Question à laquelle je n’ai pas encore trouvé de solution : vous savez, ces mails que vos collègues ou chefs vous font suivre, pour info ou action, et dont l’objet n’a strictement rien à voir avec le contenu. ça m’énerve au plus haut point car c’est quasiment mission impossible de retrouver ensuite ce mail puisque l’objet n’est pas clairement explicite. Un cas intéressant ???

  3. Bonjour, j’ai découvert votre excellent blog il y a quelques jours et je me régale avec tous vos articles. La série sur la procrastination m’a particulièrement interpelée.
    Pour la gestion des mails, j’utilise déjà la technique que vous préconisez.
    Je viens juste de créer un dossier actions et de noter la tâche dans mon carnet. A voir comment cela fonctionnera. En tout cas, avoir une inbox vide est plaisant. 🙂

  4. Ca fait partie du « dressage » des interlocuteurs, l’objet explicite. Pas facile! Ca et la fameuse règle: un mail= un sujet (et un seul).
    On peut, si on le souhaite, éditer le mail comme nouveau et corriger son objet (bien évaluer si ça vaut le coup ou si cela comporte un risque de confusion) On peut aussi avoir des répertoires par grands thèmes dans lesquels on classe les mails après lecture. Du coup, on y applique NOTRE logique. Cela facilite la recherche.

  5. Vous nous tiendrez au courant, Claire?

  6. Pas de souci. 😉
    L’organisation est le prochain objectif auquel je m’attaque cette année. 🙂

  7. Bonsoir Laurence,

    Un petit retour après quinze jours de pratique.
    Les mails que je décide de traiter plus tard vont toujours dans le répertoire « actions ».
    En revanche, je ne note pas la tâche dans mon carnet car je consulte assez régulièrement mon courrielleur. Je consacre toujours quelques minutes dans la journée à ce dossier.

  8. Tant mieux, si ça fonctionne bien comme ça. Personnellement, j’apprécie d’avoir à un même endroit (cahier, par exemple) l’ensemble de mes tâches à faire, qu’elles proviennent de mails, de courriers papier, de conversations téléphoniques ou d’idées de génie…

  9. Angel

    bonsoir. Mon retour à moi est également très positif ! J’ai allégé la gestion de mes mails en mettant aussitôt dans le dossier « Actions » les tâches à faire plus tard ou les réponses à recevoir. Du coup ma Inbox est hyper à jour ! puisque tous les autres mails qui ne nécessitent pas ou plus d’action après lecture sont eux aussi aussitôt classés dans les dossiers clients correspondants !Par contre je ne note pas systématiquement les tâches dans mon cahier, je trouve que ça fait double emploi et ça m’oblige ainsi à consulter systématiquement le contenu de mon dossier « Actions » pour avoir à l’oeil les tâches non traitées qui s’y trouvent et le nettoyer régulièrement pour éviter qu’il ne s’encombre.
    Par contre, Laurence, je n’arrive pas du tout à appliquer ce système pour les mails de ma boîte personnelle. Elle est régulièrement saturée.J’arrive à jeter les mails commerciaux, mais pour les mails privés (nouvelles, photos) je n’ose rien jeter pour garder une trace. Les plus vieux datent de 5 ans ! Avez-vous testé quelque chose qui marche ?

  10. Angel, vous pouvez créer un répertoire, hors de votre boîte aux lettres (si c’est Outlook que vous utilisez), dans lequel vous placerez tous ces mails-là. Ainsi, ils sortent de votre boîte de réception et ne l’encombrent plus.

  11. Ce que vous faites dans un cahier, je le fais dans un petit carnet que j’ai partout avec moi. Avant de me coucher, je passe en revue tout ce que j’ai noté.
    Je reporte sur un grand cahier ce qui me paraît pertinent (même système que le cahier Oxford que vous recommandez). Je m’attelle aux tâches retenues dès le lendemain.

    @ Angel, j’utilise Thunderbird, une alternative à Outlook.
    Il offre la possibilité d’archiver les messages que l’on souhaite conserver ainsi, il n’encombre plus l’inbox et sont consultables à l’envi.

  12. Excellente approche … Pour ma part j’utilse en plus de la boite mail, que je n’aie pas toujours sous la main des services qui sont capables de mail2.
    Evernote, par exemple est capable de recevoir un mail et de le classer. Du coup je transfère les mails a lire plus tard, les mots de passe, les coordonnées, … L’objet est le tag donc ils se classent tous seuls. Ses services existent pour les notes, les taches, les photos, les blog, …. Si vous en connaissez d’autres … Je suis preneur !

  13. potier

    dites moi comment faire pour vider cette boite du courrier envoyé qui me bloque l ordi je suis novice en la matière et je n y comprends pas grand chose

  14. Potier, vous pouvez peut-être essayer de la vider, cette boîte de courriers envoyés?

  15. Rosalie

    Potier vous devez avoir à gauche de chaque mail une petite case carrée ; il suffit de la cocher (un clic de souris dedans) et ensuite de cliquer sur « supprimer ».
    Bloquée depuis deux semaines par un bras plâtré (heureusement c’est le gauche), je ne peux pas faire grand chose alors j’en ai profité pour faire un grand ménage dans le disque dur.
    Et c’est là que je dis aussi MERCI LAURENCE pour m’avoir aidée à vaincre ma tendance à la procrastination. Quand cela m’est arrivé, mes moutons étaient bien sagement dans leurs bergeries respectives et la maison était au top… ce qui n’est plus le cas après 15 jours d’inactivité. Mais avec les méthodes Laurence, je vais vite rattaper ce retard.
    Encore merci Laurence !

  16. Bon rétablissement, Rosalie. Les moutons n’ont qu’à bien se tenir!

  17. Bon rétablissement, Rosalie. Les moutons n’ont qu’à bien se tenir!

  18. Marquisecoco

    Bonjour Laurence, c’est incroyable comme à chaque fois que je viens sur votre blog, je suis happée par un nombre impressionnants de billets qui m’interpellent… Aujourd’hui, je suis arrivée par hasard – ou par ma préoccupation du moment – sur cet article, et j’ai 2 questions…
    1/ Vous parlez de noter les choses à faire sur un cahier ou un gestionnaire de tâches… ??? Qu’est-ce que ce gestionnaire ? S’agit-il de l’application sur Outlook que je ne maîtrise pas bien ou d’autre chose ?
    2/ Une fois le mail lu et l’action notée, comment retrouver facilement le mail qui n’est plus dans la boite de réception, quand j’en serai à faire l’action demandée ?
    Aïe aïe aïe, l’organisation est un vaste sujet – on le voit bien sur votre blog – et devenir organisée est un vrai travail !!! Merci encore pour vos précieux conseils.

  19. Bonjour Marquisecoco, Je suis tout à fait d’accord avec vous: quoi faire des mails une fois les actions notées (sur des post-it par exemple) – ce qui est en effet un très bon système à mon avis?
    Ma solution: je me suis créé des sous-dossiers (outlook), par thèmes, et de plus je met un drapeau pour les mails liés à une action. Et ça me permet de les retrouver à postériori (par exemple quand j’ai a répondre que le sujet a été traité).
    Dites moi si vous essayez ce que vous en pensez. Merci.

  20. Marquisecoco

    Merci Bertrand, je vais tester votre méthode 🙂

  21. vincecontact

    Bonsoir,
    Sympa votre blog !
    Je suis assez d’accord avec vous, pour ma part j’ai développé plusieurs astuces pour gagner du temps avec mes mails.
    J’utilise comme vous la règle des 4D (Delete, Do, Delegate, Differ)
    J’utilise aussi par exemple des signatures qui ressemblent déjà à des mails tout rédigés (prêt pour être personnalisé), par exemple http://outlookgpsfastoche.fr/creer-signature-feignant/
    J’invite aussi à consulter ses mails pas trop souvent dans la journée (3-4fois max … mais c’est difficile) afin d’éviter de couper en permanence ce que vous entreprenez…ect
    Bonne soirée,
    @+
    Vincent

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