Gérer facilement les papiers au bureau (1/2)

Où l’on se rend compte que tout repose sur la décision.

De toute façon, il n’y a que 5 choses à faire avec le papier.

1- En faire quelque chose ici et maintenant

2- Le placer dans une corbeille “Action” ou “Projet X” ou “à lire” pour en faire quelque chose plus tard

3- Le rediriger vers quelqu’un d’autre

4- Le classer

5 -Le jeter

Pour que ça fonctionne bien, sans accumulation, il faut prendre l’engagement de ne manipuler chaque feuille qu’une seule fois.  Refusez de le reposer tant que vous n’avez pas pris de décision à son sujet.

Pourquoi?

Les personnes qui ont beaucoup de documents sur leur bureau voient et manipulent le même papier des dizaines de fois, se redisent la même chose à son sujet plusieurs fois (souvent quelque chose comme : “il faudra que …”). C’ est très consommateur d’énergie. En fait, c’est littéralement épuisant. Sans que vous vous en rendiez compte, le désordre vous “pompe” votre énergie. Et même si personne ne venait rien ajouter à vos piles, vous auriez quand même l’impression d’être débordé.

L’astuce:  il s’agit de prendre des décisions, le plus vite possible dès réception du document. Difficile?  Dans 99 % des cas, vous savez quoi faire avec ce papier ; attendre quelques heures ou quelques jours de plus n’y changera rien.

Alors, voici une check-list pour décider que faire des papiers :

– Faut-il agir à propos de ce papier?

– Si c’est juste une information, dois-je le garder maintenant que je l’ai vue?

– Si je le jetais et découvrais que j’en ai besoin plus tard, pourrais-je facilement le remplacer?

– D’ici que j’en ai encore besoin, sera-t-il obsolète?

– Est-il assez récent pour être utile?

– Une version plus récente va-t-elle prochainement arriver sur mon bureau?

– Y-a-t-il une raison juridique à le garder?

Mais ce n’est pas tout. Une fois la décision prise, où mettre ledit papier pour le retrouver quand on en aura besoin? Je vous proposerai des astuces dans le prochain article, vous pouvez y compter.

Un commentaire?

20 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail

20 réponses à “Gérer facilement les papiers au bureau (1/2)

  1. Plein de bons conseils comme à l’accoutumée !
    Une autre question que je me pose avant de jeter un document c’est si je peux retrouver facilement ce document sur le net ou dans mes mails. Si oui, je jette !
    Merci !!

  2. Rhaaaaaaaaaaaaaaaa vu l’état de mon bureau, j’attends impatiemment le prochain article alors !
    Merci pour ce site motivant !

  3. Josine

    J’attends avec impatience! Encore mille fois merci pour ce coaching quasi quotidien, vous ne pouvez pas imaginer combien vous nous encouragez chaque fois que vous postez un article, grâce à vous nous progressons, même si c’est parfois à très petits pas, mais nous progressons!
    Bonne journée à vous, Josine

  4. Lulu 974

    Eh Bien Voilà….. je commence à mettre vos conseils en pratique de plus en plus rapidement en fait j’essaie à chaque post et ça marche… Merci Laurence ! A la maison cela risque d’être un peu plus compliqué, mais je garde espoir.

  5. Et ton conseil pour gérer le « à lire » ? Car j’en ai une pile qui s’accumule depuis 1 an…

  6. Dans un premier temps, tu peux aller voir cet article. Et puis te pencher sur cette version light de collectionite (serait-il possible qu’on n’ait pas parlé des quotas, David?). Et pour tout ce que tu auras gardé malgré tout, je ferai un article spécial d’après de nombreuses discussions que j’ai eu à ce sujet.

  7. David Klein

    Tu as raison, je crois que je vais prendre la pile et faire un classement vertical vers la poubelle 🙂

  8. Pas tout de suite! Je viens de finir mon article pour répondre à ta question 🙂

  9. Je suis ravie de lire que vous essayez et que ça marche. Bravo, Lulu, vous agissez et ça crée un cercle vertueux. 😉

  10. Excellent! Si vous vous sentez progresser, mon but est atteint. Yes! Merci Josine de nous en faire part.

  11. Merci de le préciser, Judith. C’est tout à fait utile.

  12. Oh là! La pression! Pourvu qu’il vous plaise, le prochain 😉

  13. Merci pour vos conseils,…il n’y a plus qu’a s’y mettre !!! dur dur, avec tous ces papiers qui trainent, les dessins d’enfants qui se glissent au milieu du boulot, et le temps qui file …

  14. A croire que je pensais à vous, Pauline, quand j’ai écrit cet article

  15. Ju

    Question de novice à petit budget: où trouver du matériel de classement à moindre coût ? Site internet ? Astuce? Merci d avance.

  16. Lulu 974

    Bonjour, moi j’ai pris des contenant tous transparent en plastique que j’ai récuperé chez moi. Cela peut aller de la boite de coton tige au contenant alimentaire. Le fil conducteur est la couleur. Pour le classement tous le monde connait les boites de lessives habillées de papier où vous mettez les anciens classeurs des enfants… que vous récupérez.

  17. Christelle

    Oui, c’est justement ce que je pensais!
    Le fait de recevoir la newsletter « rappelle à l’ordre » régulièrement et stimule notre envie (pour ne pas dire le besoin de faire du tri)
    Merci

  18. Il faut privilégier le robuste. Par exemple, j’aime bien les cagettes de clémentines, que je recouvre de Vénilia, les boîtes à chaussures assez solides, les porte-revues en bouleau du Mondial Suédois. Les magasins de type Office Dépôt proposent des classeurs à des prix intéressants par rapport aux grandes surfaces ordinaires. On peut utiliser les boîtes de lessive, qu’on recoupe en biais, toute sorte de petites boîtes transparentes (celles des coton-tige, des bâtonnets de surimi…), de bocaux … Et il vous reste les magasins de seconde main, Troc de l’Ile, Emmaus, vide-grenier et autres, dans lesquels vous trouverez des paniers et corbeilles de toute sorte pour 0,50 euros…

  19. Merci pour les conseils judicieux et si motivants ! J’attends avec impatience la suite et je relis les anciens textes . Toute ma sympathie . A bientôt.

  20. merillou

    bonjour j’ai toujours l’impression que vous êtes derrière moi, devant moi où à mes cotés et que vous voyez tout ce qui me préoccupe alors merci pour tous ces conseils car je suis très magasine et comme disait ma Mère on ne sait jamais ça peut toujours servir… comme son déambulateur qu’elle m’avait mis de côté…bonne journée à vous

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