Gérer facilement les papiers au bureau (2/2)

Cet article est la suite de celui-ci.

Une manipulation = une place

Si on ne doit manipuler chaque document qu’une seule fois, il nous faut donc assigner une place à chaque document qu’on décide de garder.

D’où l’importance du système de classement sur votre bureau.

Matériel: chemises cartonnées et corbeilles

1. Corbeille “Action”

Cela concerne les documents qui nécessitent une action de plus de deux minutes.

Technique:

  • vous notez l’action sur votre liste d’actions (on y reviendra).
  • puis vous placez le papier dans la corbeille Action jusqu’à ce que vous soyez prêt à vous en occuper

2. Chemises “Projet”

Elles sont destinées aux projets qui se déroulent en plusieurs étapes, sur lesquels vous travaillez en ce moment. Tout papier  qui se rapporte au projet X (et qui ne nécessite pas d’action de votre part) est placé dans la chemise baptisée Projet X. Vous aurez vraisemblablement plusieurs chemises de ce genre sur votre bureau.
Vous remarquerez que ça simplifie la tâche de vos collègues en votre absence qui passeront moins de temps à chercher sur votre bureau les documents du dossier X .

3. Chemise ou corbeille “ à lire” (aucune urgence)

Elle peut contenir des articles, des journaux professionnels, des études …

Note 1: Essayez de ne pas garder la revue professionnelle en entier, mais de découper seulement le ou les articles qui vous intéressent. Ca prend moins de place à stocker et c’est plus léger à transporter.
Note 2: Un article complet  « Comment arriver à lire tout ça? » est prévu juste après celui-ci.

J’ai déjà parlé à plusieurs reprises (ici par exemple) de la liste des choses à faire.

C’est le point le plus important de l’organisation.
Pour rester en phase avec nos priorités, on a besoin d’un outil  qui

  • nous empêche de nous disperser
  • nous permet de constater l’avancement de notre travail
  • nous rappelle ce qu’on doit faire au bon moment.

C’est la liste de vos actions. Appelons-la CAHIER, mais il est bien entendu qu’il peut s’agir  d’un smartphone, de votre gestionnaire de tâches Outlook, ce qui vous convient à vous. Pas de feuilles volantes, toutefois, ni de Post-it ®.

Le CAHIER

Sur cette liste d’actions, on ne note, comme son nom l’indique que des tâches à faire, celles qui n’ont pas de date-limite.

Les gribouillis de réunion ou de conversation téléphonique doivent être effectués sur un autre support (ou dans une partie à part de votre cahier).

Tout comme vos idées géniales. Si elles ne sont pas encore au stade de “tâche à faire”, vous devriez les noter ailleurs.

Chaque item est bien séparé des autres.


Repérer les urgences

Un simple coup de surligneur devant la tâche à faire suffit amplement pour vous signaler “c’est une urgence ».
Quelque chose qui était « juste à faire » ce matin peut devenir une urgence dans l’après-midi. Selon les métiers, les urgences bougent beaucoup dans une journée.

Toute tâche effectuée est cochée. Ca permet de mesurer l’avancement et ça donne du courage.
Attention
, cochée ne signifie pas rayée. Si vous rayez toutes les tâches au fur et à mesure de leur exécution, votre liste devient illisible, peu confortable à l’oeil et pour tout dire … de moins en moins engageante.

La tâche à faire doit être précise et aussi unitaire que possible. Exemple : vous prévoyez un déplacement.

Je ne noterais pas “préparer déplacement”, simplement, car c’est trop vague.

Ma liste ressemblerait plutôt à ça :

    • prévenir Smith de ma venue
    • demander à Fred de me réserver le même hôtel que la dernière fois
    • emporter le dossier Projet

et pourquoi pas également :

  • passer chez le teinturier!

Chaque soir, revoyez ce que vous avez fait dans la journée et remettez à jour les priorités pour le lendemain.

Comme ça, vous savez donc par quoi commencer en arrivant le matin.

14 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail

14 réponses à “Gérer facilement les papiers au bureau (2/2)

  1. Bon, maintenant, yapluka… mais mon bureau est tellement encombré qu’il va falloir démarrer par un grand vide, ce qui est… contre ma nature (qui a horreur de vide, ça va de soi ;-).
    Petite précision : mon bureau est à la maison… Je pense que dans un open space, j’aurais trop honte de le laisser ainsi !
    Merci pour cet article : j’avais déjà cette notion, de ne manipuler qu’un fois chaque papier, mais pour être honnête, je n’y parviens pas. Le système des corbeilles va sans doute m’aider…

  2. je fais ça pour des choses à faire dans le ménage, une liste avec toutes des petites tâches qui attendent et devraient être faites, maison et jardin, sur une feuille A4 épinglée au tableau en liège sur ma porte, et je barre au fur et à mesure ça va de aspirer l’escalier, en passant par des courses, des coups de téléphone, travail au jardin, détartrage de la cafetière et nettoyage du frigo… en fin de journée on voit qu’on a bien avancé et les petites choses peuvent se caser plus facilement entre ou pendant d’autres choses!

  3. Outil anti-procrastination efficace pour ceux et celles qui empoignent le taureau par les cornes, comme on dit.

  4. JoOO

    Merci pour ce coaching bienvenu au moment précis où je décide enfin de ranger mon bureau (la pièce!) : objectivement, pour un oeil extérieur, il n’y a sans doute pas tant que cela à ranger mais…c’est vrai que c’est épuisant
    exemple de difficulté rencontrée : j’ai rangé mon premier tiroir..super!
    J’ai continué : débarrassé un plan de travail bien encombré, jeté pas mal de choses et comme je n’ai pas eu le temps (il faut bien faire autre chose que ranger dans la vie, et je me force à limiter cette activité sous peine de saturation déprimante) je me suis retrouvée avec 3 chemises de projets, …posées par terre (pour garder le plaisir du plan de travail plus net), à trier..plus tard, quand j’aurai le temps de vider l’armoire, et faire de la place pour mes 3 chemises dans ce nouvel endroit!
    Mais çà, c’était il y a quinze jours et depuis beaucoup de projets se sont encore étoffés et de nouveaux documents sont arrivés..;
    Alors oui, une manipulation par papier, çà marche pas mal pour les actions immédiates (factures à payer, docs juridiques à conserver etc) mais les « en-cours », les « utiles plus tard » dont je me ressers vraiment mais parfois plusieurs mois plus tard, ils campent dans mon bureau jusqu’à ce que j’ai le temps de les utiliser à bon escient, et c’est vrai que parfois ils perdent toute utilité! mais pas toujours loin de là, et çà çà complique tout: difficile de donner une date de péremption aux projets en gestation
    Dieu que c’est laborieux quand on n’a pas « l’instinct du rangement » et une si grande propension à se disperser!
    Un petit tour dans le désert me ferait sûrement du bien pour lutter contre l’accumulation de tout!
    En attendant je reste accro à vos conseils

  5. Pascale

    Laurence,

    Au sujet de la liste d’actions, j’applique une idée que j’ai relevée dans un de vos précédents posts: noter pour chaque objectif la 1ère action à réaliser.

    Exemple:
    – Déplacement. 1ère action : prévenir Smith.
    – Mutuelle. 1ère action: relire courrier reçu
    – ….
    Si je note des détails, c’est uniquement ce que je risque d’oublier.

    Cette façon de noter m’évite la procrastination. Quand je parcours ma liste d’objectifs, je vois tout de suite les 1ères actions. Il me suffit de réaliser une 1ère action (c’est le plus dur) et ensuite les autres actions de l’objectifs s’enchaînent presque automatiquement.

    Autrement dit, la liste d’action me sert à me souvenir des actions à faire ET à m’aider à les réaliser.

    Pascale

  6. ROUAULT

    Bonjour Laurence,
    J’ai acheté le fameux cahier [European Book de Oxford] cet après-midi…
    Ma question : il y a 4 onglets dans ce super cahier : Est-il sage de classifier les choses à faire par rubrique (travail – maison – détente – administratif, par exemple) ? ou bien n’est-ce pas une source d’oubli d’une catégorie de tâches ?
    Comment utilisez-vous la pochette « calendrier à compléter » format A5 au début du cahier ? (stabilo ? bic ? crayon de bois ? et pour noter quoi (il y a si peu de place) ? est-ce que je m’en sers comme « voir agenda » ?…
    Je veux bien votre éclairage !
    J’en profite pour vous remercier de toutes ces infos utiles qui me donnent envie de clarifier mon quotidien et donc ma vie ! Plus je prends le taureau par les cornes pour aller à l’essentiel et plus je me sens libre (moins stressée, plus disponible pour ce qui compte vraiment : saisir ce que je veux faire de ma vie !).

    Nathalie – Boulogne-sur-mer (62)

  7. N’est-ce pas que ça marche? 😉

  8. Nathalie, ne vous fatiguez pas à répartir vos tâches entre les 4 intercalaires. Décidez que devant le premier intercalaire, vous ne mettrez que des actions, tout contexte confondu. Si vous l’utilisez à plein, vous avez votre cahier presque tout le temps sous les yeux. Ce qui vous permet de repérer les tâches que vous pouvez et voulez faire très facilement.
    Les autres intercalaires serviront à prendre des notes, gribouiller, réfléchir…
    Personnellement, comme j’ai un agenda qui me convient, je ne me sers pas de la petite pochette/agenda qui est devant.

  9. Pascale

    Oui, noter la toute 1ère action m’aide vraiment. C’est dynamisant, réjouissant, cela me donne davantage confiance, et je gagne du temps car moins d’écriture et relecture de notes. J’ai vraiment adopté cette idée suggérée dans votre blog.

    Maintenant j’aimerais être un peu plus organisée dans l’exploitation de ces listes d’action, j’aimerais m’y référer plus souvent. Il me semble que je n’ai pas encore assez confiance que cela marche… Bon, cette semaine, je vais regarder chaque jour ma liste (les points que j’ai mis en urgent).,

    Merci encore de partager avec nous vos bonnes idées et de répondre à nos questions.

  10. Redon

    Bonsoir,
    Un grand merci pour tous vos conseils… ils me concernent presque tous !
    Je suis enseignante en primaire depuis peu et je suis noyée sous les papiers. C’est simple pour moi une période (entre deux vacances scolaires) génère un gros classeur de papier ! Et je ne sais comment les ranger ! Y a -t-il des enseignantes sur la liste ? Comment vous organisez-vous ? Sans compter tous les livres que j’achète pour me rassurer et que j’aimerai lire mais je ne trouve pas le temps. Si je lis ce genre de livre le soir, mon cerveau travaille toute la nuit !
    Marie (une procrastineuse qui essaie de se soigner …)

  11. Enseignants, enseignantes, un tuyau pour Redon?

  12. leclerc

    Bonjour, je suis une maman d’un jeune enfant, enseignante et qui découvre votre blog très intéressant. Pour Redon, je ne lis des livres pour le travail pratiquemment que pendant les vacances, surtout les grandes, sinon avec quelques collègues, nous échangeons des notes de lecture. Pour la documentation, des bacs par niveau et un bac pour les devoirs et à chaque période de vacances ..rangement. A bientôt

  13. Marsault

    Bonjour Laurence
    En ce temps de rentrée, j’essaie d’adapter au mieux mon organisation pro, qui allait pas trop mal jusqu’il y a quelques mois, mais qui ne suffit plus du tout avec la prise d’un nouveau poste en début d’année et de nouvelles responsabilités…
    Je retrouve bien dans votre article la notion action / projet que j’applique aussi bien au réel (papier) qu’au virtuel (mail). Mais je suis face à un dilemme, et j’aurais bien besoin d’un petit conseil : quand vous dites « Tout papier qui se rapporte au projet X (et qui ne nécessite pas d’action de votre part) est placé dans la chemise baptisée Projet X », cela veut dire qu’un papier qui nécessite une action est dans la corbeille « Action » et donc il n’est pas (encore) dans la chemise « Projet » tant que l’action n’est pas accomplie.
    En ce qui me concerne, dans ma corbeille « action » j’ai malheureusement pas de mal de retard dû à une grosse charge de travail (et à mon organisation perfectible), et il se peut que les papiers ou mails « actions » y restent un certain temps, si ce n’est un temps certain 😦 .
    Du coup, quand je prends la chemise (ou le sous-dossier mail) « projet » correspondant, je n’y trouve pas le papier ou le mail (forcément important) avec l’action à faire… Vous auriez un conseil, éclairé et plein de bon sens comme vous en avez le secret, à me prodiguer ?
    En désespoir de cause, je tenterais la copie pour avoir 1 exemplaire dans la corbeille action + 1 exemplaire dans la chemise projet, mais cela préfigure du gaspillage de papier et une perte de temps car du tri en plus à la sortie…
    Sinon, pour remplacer le cahier « actions », je teste depuis plusieurs semaines un tableau « Kanban » (version informatique « maison » car plus adapté à mes tâches), avec cases colorées pour remplacer les post-it, c’est simple et plutôt assez efficace pour ne rien oublier et visualiser ce qui avance, les échéances, etc, surtout pour quelqu’un comme moi qui a toujours beaucoup trop de tâches « en cours »… un point (encore un !) à améliorer…
    Si l’action figure dans mon tableau Kanban, pensez-vous que je puisse le mettre directement dans la chemise « projet » sans risque de perte ?

    Enfin, j’ai commandé votre nouveau livre que j’attends avec impatience ! J’espère y trouver plein de bons conseils en plus du blog que je lis toujours avec un grand intérêt, et avec le sourire (merci pour les traits d’humour !).
    Marie-Noëlle

  14. Marie Noëlle, non seulement le mail ou le papier qui va donner à action est dans la corbeille (ou le répertoire) Action, mais en plus, il faut noter cette action sur un cahier. De façon à être sûre de 1/ rien oublier 2/ retrouver super vite le papier ou le mail en question. Et si celui-ci reste un certain temps dans la corbeille (ou répertoire Action), ce n’est pas grave. C’est même très naturel. Il restera là jusqu’à ce que vous fassiez l’action. Dans votre dossier (ou répertoire) Projet, il n’y a que des informations déjà « traitées », dont les actions sont faites + les documents de référence relatifs à ce projet (budget, tableau de bord, listes…). Vous trouverez tout ce qu’il vous faut dans le livre que vous avez commandé, surtout utile si vous avez une forte charge de travail, justement!

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