En matière de rangement de papiers sur le bureau, avouons-le, nous manquons de logique. On fait des piles de ci et des piles de ça. Des « en attente que je me décide », des « je verrai ça plus tard », des « à classer quand j’aurai le temps », des « oh, ça, faut-pas-que-j’oublie ». Et ça se mélange à qui mieux mieux, comme un énorme troupeau de moutons.
En fait, sur notre bureau, pour traiter les papiers, sans rien perdre ni rien oublier, on n’a besoin que de 4 piles. Pas plus. Amateurs de jolies fournitures, vous pouvez marquer nettement vos piles en utilisant des banettes (ou corbeilles à courrier). Ca évite les débordements et c’est plus facile de s’y retrouver.
Pour vous faire comprendre la logique, chers lecteurs, je vous transforme en bergers, aujourd’hui.
Règle du jeu
On va partir de la gauche vers la droite. Vous allez imaginer que vos papiers sont des moutons qui jouent… à saute-mouton, bien sûr.
Le mouton doit toujours être dans un enclos (une pile/une corbeille). Jamais en dehors.
Vous êtes le berger: votre métier, c’est de prendre soin des moutons (autrement dit: traiter vos papiers sans stress et sans retard).
Notez, s’il vous plaît, que le mouton n’a pas vocation à moisir dans les piles. Ca va finir par sentir, sinon.
- PILE N° 1: A votre gauche. Là où tous les papiers arrivent. Tout le monde pose à cet endroit les papiers qu’il faudra traiter. Par exemple, à la maison: carnet scolaire à signer, catalogues à lire, factures, publicités, feuilles de soin à remplir… tout.
Les moutons restent là, dans leur enclos, sagement, en attendant que vous soyez prêt à vous en occuper.
Top chrono: ça y est, vous êtes prêt(e) à soigner vos moutons. - PILE N°2: venus de la première pile, ce sont les papiers que vous avez lus, pour lesquels vous avez pris la décision de faire quelque chose. Par exemple: remplir, signer, appeler pour vérifier, montrer à Chéri(e) ou à Chef…
L’action que vous avez choisi de faire doit être notée, si vous n’avez pas envie de la faire tout de suite. Si cette action n’est pas notée, vous aurez juste déplacé les papiers de la Pile N° 1 à la Pile N°2.
Et vous risquez d’oublier ce qu’il y a dans la pile et ce qu’il y a à faire pour chaque papier.
Puis, je vous le demande, faire sauter le mouton d’un enclos à un autre sans avoir décidé quoi en faire au juste, quel serait l’intérêt?
Là, dans cette deuxième pile, vous avez posé chaque mouton après avoir diagnostiqué de quoi il avait besoin. Pas le droit de le reposer dans l’enclos N° 1. Ni entre deux enclos, jeune berger débutant! - PILE N°3: les papiers qui sont en attente d’une réponse. Exemples de réponse, chez vous: de la sécurité sociale, de la compagnie d’assurance, de la mutuelle, d’une livraison de la Resuisse…
Dites-vous que cette pile concerne le mouton qui a besoin du vétérinaire. Vous l’avez appelé. Vous ne pouvez plus rien faire pour cette pauvre bête tant que l’homme de l’art n’arrive pas. - PILE N° 4: Complètement à droite. La joyeuse pile des « à classer ». Je l’ai déjà dit et je le répèterai sûrement encore (c’est l’âge, chers lecteurs, vous verrez, vous aussi…): ce n’est pas grave si vous avez un énorme tas de « à classer », sans rien d’autre à faire que classer. Mais, par contre, c’est embêtant si, au milieu des « à classer », il y a des « faut encore que je fasse ça ».
Ici, dans cet enclos N° 4, nous ne voulons que des moutons tondus, en bonne santé, sur lesquels il n’y a plus rien à faire.
Les papiers/moutons partent donc de la gauche (Pile N°1) et se trouvent répartis dans les 3 autres piles en fonction des décisions que vous prenez sur chacun.
Bien sûr, dès que l’action est faite, ou la livraison reçue, ou la réponse arrivée, le papier se déplace avec ses petites pattes vers la droite, la pile des « à classer ». Ou bien vous le jetez, si vous n’en avez plus besoin.
Oui, vous avez le droit de jeter des moutons, c’est pas des vrais.
Mais, Laurence, où je mets les papiers à garder comme
- le planning des cours de tennis de Bastien, ou le planning de l’équipe au travail
- les jours de livraison de mes paniers bio,
- les numéros d’urgence ou de mes collègues…?
Vous avez un frigo, non? Je plaisante, bien sûr!
Vous pouvez soit les afficher (panneau de liège dans la cuisine, pan de mur au-dessus du bureau) ou les dissimuler joliment dans un porte-vue dans un tiroir. Faites en sorte que tout le monde autour de vous sache où est le porte-vue.
Bergers, bergères, à vos moutons… euh papiers.
Vous aimez jouer? Vous aimerez peut-être lire Les objets jouent aux chaises musicales
Le cahier: superbe remplaçant de mon cerveau ou FBI?
Vous aimez les paraboles? Vous devriez lire comment la chimie peut vous aider.
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S'organiser c'est facile 
Bonjour Laurence,
J’aime beaucoup la façon dont tu illustre ton article avec l’exemple des moutons ! Ça fait du sens 🙂
En tout cas, cet méthode de classement me plait beaucoup, c’est pourtant simple mais ça reste efficace.
Merci beaucoup,
Nils
Du blog : http://productif-zen.com
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Je relis cet article – éternellement d’actualité -. J’ai une question, que je pose ici… sans être sûre de la classer au bon endroit 😉 ! Que pensez-vous de la numérisation des documents? Personnellement, j’ai tendance à numériser, ce qui me permet de moins chercher tel ou tel papier… mais je n’ose pas pour autant jeter le document original (papier), donc ça ne résout rien! Évidemment, dans l’absolu, avoir tous les documents administratifs en version numérique seulement, ce serait un sacré désencombrement… mais la formule est-elle suffisamment sûre?…
Merci par avance de votre avis éclairé.
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J’adore votre humour :))
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Aaaaaah …. Pourquoi pas !! 😉
Merci Zita !
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Zita, le coup du plateau, je le sens bien…
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Pour Bé: J’entrevois peut être l’intérêt de créer dans votre salle à manger (c’est à dire où vous poser votre courrier en arrivant) un petit coin bureau: par exemple une petite table, ou au pire un plateau à large bord sur la table de salle à manger, pour que tout votre courrier ne pas dispersé, et soit facile à transporter dans votre bureau quand vous décidez d’y aller…
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Là, je me sens particulièrement concernée, par les moutons, bien sûr 😀
Regardez mon nom de famille…
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Merci Pascale pour le clin d’œil ! C’est une bonne idée et je sens qu’elle va occuper mon imagination (entre un projet et un article de blog, je verrai s’il me reste un peu de temps!). Les trieurs de courrier sont en général assez moches et les moutons tellement doux (mais peu disciplinés!).
Laure de A TOUS LES ÉTAGES
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Je rejoins Myriam sur « le but c’est de les vider pour voir le bois apparaître ». En effet je m’aperçois que je suis plus motivée par le vide et le beau que par les tâches à réaliser. Du coup, quand je manque de motivation, je visualise l’espace qui sera vide et beau.
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pour rebondir sur l’idée de la routine pour papiers, j’ai une routine pour les choses à faire autre que le ménage). j’ai transformé un grand cadre photo en semainier : j’y écris mes rdv et autres actions à faire dans la semaine à l’aide de crayons à tableau blanc. plus pratique que le tableau blanc en lui même aussi impersonnel que fragile à l’usage, il s’intègre à mon coin bureau qui se trouve dans ma pièce principale. associé à mon algenda papier. quand j’ouvre un courrier, un mail de promo et qu’une échéance ou un jour précis est demandé, je note sur l’agenda papier. ensuite, le samedi ou le dimanche, je transcris sur le semainier les choses à penser et à faire cette semaine. mes rdv, les courriers à poster, et même le jour de promo du magasin avec en rappel le produit dont j’ai besoin disponible ce jour là. un simple coup d’oeil sur le semainier et je sais si je suis dispo pour une urgence, une sortie impromptue …pour la semaine en cour et surtout il n’est pas trop tard le soir pour remettre ses chaussures et son manteau pour poster le courrier qu’on a oublié de prendre avant de partir le matin, puisque ‘en rentrant j’ai ce rappel visuel.
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Tout est bon pour créer une habitude « vertueuse »: les matériaux, l’imagination…
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La commode-mouton !!! terrible !
Mes bannettes à moi sont en bois de bouleau, elles viennent d’ikéa. Les bannettes en plastique je ne supporte pas. Pour que je range il faut que ça soit beau, propre et chaleureux, rien à faire.
Là le but c’est de les vider pour voir le bois apparaitre (on peut se dire aussi qu’il faut des moments de repos pour que l’herbe repousse pour les moutons).
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C’est trop mignon.
Mais vous ne croyez pas si bien dire, Pascale.
J’ai en effet collaboré il y a quelques années avec une agence de design pour créer des banettes originales, pour la maison, qui donnent envie de s’y mettre.
On a exploré:
– les banettes douces, à câliner (et pas les machins en plastique dur qui rappellent trop le bureau)
– les banettes qui avertissent quand il y a trop de papiers dedans (elles pourraient bêler, tiens)
– les banettes à niveau pour voir où on en est
etc, etc.
Je ne sais pas ce que le client de l’agence a mis en oeuvre finalement, au bout de l’étude.
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Laure de A TOUS LES ÉTAGES,
En tant que spécialiste déco, peut-être pourriez-vous nous trouver/inventer des bannettes qui s’inspireraient de cette étagère mouton http://www.prairymood.com/mobilier-eco-design/commode-mouton-en-carton-recycle.html,
Histoire de bien mémoriser la méthode et de mettre un peu de fun dans les papiers!
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Pascale, vous avez raison. On laisse les moutons s’attrouper tranquillement et, moment venu, quand on le décide (une fois par semaine, pas moins), on les « attaque »! 😉
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laurence, c’est bien parce que j’ai horreur de ça que je le fais tout de suite!
vous imaginez si je devais gérer 4 bannettes remplies de papiers, je ne m’en sortirais jamais! 😉
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Bé, le mieux serait d’ouvrir le courrier pas trop loin d’une corbeille à papier (poubelle). Ca fera ça de moins à « traiter ». Pour votre bureau, vous pouvez vous inspirer de ces articles.
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Et pour reboucler sur votre article sur les routines https://sorganiser.wordpress.com/2012/02/13/cest-lundi-cest-ravioli-ou-pourquoi-jaime-les-routines/,
il faudrait décider d’un moment routinier pour traiter les bacs.
Cela peut être par exemple le matin avant d’aller travailler, ou le dimanche, ou … Il faut tâtonner pour trouver le moment qui va bien.
Je trouve çà rassurant de savoir que tel jour les bacs seront traités, cela évite de s’en soucier, çà libère l’esprit.
Je pense qu’il faut noter dans notre agenda ce jour que l’on a choisi pour penser à le reprogrammer ailleurs s’il y a un empêchement.
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En fait, mon problème je crois, n’est pas tant DANS QUOI je mets mes papiers, mais OU … Parce que même si ça semble logique, mettre le bureau (le meuble) dans le bureau (la pièce) n’est pas toujours très PRATIQUE …
Alors je me disais, un trieur là où je dépile mon courrier (salle à manger car c’est la 1ère table que je trouve en entrant chez moi), ça serait peut-être mieux que 4 banettes sur un bureau … mais dans un bureau où je ne vais jamais … Loin de yeux, loin de …. l’action ! 😉
A méditer, mais en tout cas, faut que j’essaie cette histoire de moutons !
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Virginie, c’est exactement ce que les bohêmes, bordéliques, débordés, allergiques au papier… voudraient bien réussir à faire. Mais c’est duuur!;)
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Matchingpoints: à essayer aussi au travail, bien sûr.
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Myriam, on se sent avancer, avec cette image de saute-mouton…
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Hm… c’est un poil risqué, tout de même. Les raisons sont là.
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pas de moutons pour moi: les papiers sont traités dès leur arrivée et rangés dans mon classeur immédiatement.
je ne suis pas super woman hein, c’est juste que si ce n’est pas fait tout de suite, bannette ou pas bannette, ce ne sera jamais fait (pas pratique pour les factures!).
avant de ranger ces fameux papiers, je note dessus au crayon ce que j’ai fait et à quelle date (et je recycle les enveloppes pour faire mes liste).
bon comme je suis seule, je ne suis pas débordée non plus!
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Nous venons de découvrir votre blog – c’est très intéressant. Nous avons tous besoin de mettre de l’ordre sur notre bureau !
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Euh, mais les voies romaines comme la via domitia par exemple, c’était pourtant pas des chemins de transhumances ? ou aussi ?
Aujourd’hui j’ai mis mes 4 bannettes sur mon bureau. J’avais déjà bien essayé ces piles, mais là dans le bon ordre et avec des moutons, ça marche beaucoup mieux !
Et avec le sens du saute mouton, c’est très parlant pour la gestion du temps. J’ai l’impression que si on le prend par la gauche, pile 1, du coup on est libéré de ce sentiment d’être débordée en permanence.
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Aaah ! ça semble si simple !
Une question quand même :
Un trieur de documents à la place des banettes : alternative ou FBI ?
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Pour prouver que nos routes actuelles (enfin, celles de nos amis italiens et de nos éleveurs savoyards) suivent le tracé des antiques chemins de transhumance… Comme quoi, on en revient toujours à nos moutons!
Laure de A TOUS LES ÉTAGES
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Laure, vous avez raison: difficile de décorer sans ranger. Et un rangement moche et mal conçu… c’en est presque douloureux! Merci de vous abonner, ça fait plaisir. Enfin, pour ma curiosité (et celles des lecteurs, j’en suis sûre): pourquoi diable la transhumance sous la République romaine??
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JOoo, en fait vos moutons passent de la banette N°3 (en attente de retour) à la banette N°2 (maintenant, il faut que je passe à l’action: relancer). Ce n’est pas un problème. C’est tout à fait normal. Plus vous avez de choses en cours avec des intervenants extérieurs, plus vous faites ces aller-retours. Veillez à ne remettre dans la N° 2 QUE les moutons pour lesquels vous avez bien noté l’action à faire (le tondre? le soigner? l’enguirlander?). Sinon, ils sautent dans tous les sens et s’agglutinent les uns aux autres!
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Je découvre ce blog et je suis déjà fan: j’ai parcouru rapidement un certain nombre d’articles (j’y reviendrai quand j’aurai mis un peu d’ordre dans ma tête) mais celui-ci me mets particulièrement en joie. Rien ne me parle mieux que les moutons: lorsque j’étudiais encore, j’ai commis un mémoire sur la transhumance sous la République romaine (bon, OK, personne ne l’a lu sauf le prof, mais ce n’est pas une raison pour rire!)… mais c’était avant ma seconde vie de conseil en agencement & décoration. Je rencontre dans mon travail beaucoup de personnes dont le principal problème est le rangement, alors je crois bien que nous sommes complémentaires: trouver le bon meuble pour le bon endroit, la bonne astuce pour optimiser le temps… l’organisation de la maison est affaire de déco mais aussi de psycho! Je m’abonne de ce pas.
Laure de A TOUS LES ÉTAGES
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En tant que veto, la parabole me parle!! mais justement, est ce une vocation, j’ai tendance à ne m’occuper que de la pile 3 (du coup les autres piles gonflent) : Cette pile 3 prend parfois pas mal d’énergie: oui j’ai appelé un « homme de l’art » d’un autre type: plombier, chauffagiste, informaticien etc et je crois que bientôt l’animal sera ou guéri (ou dead!) et non, en fait il s’avère qu’il (le mouton) aura besoin de sa piqure quotidienne ou de sa perf longue durée, du coup mon bureau ressemble à une infirmerie de moutons éclopés (dossiers en cours, attendant l’issue, fatale ou non) et encombrant longuement mon bureau et mon esprit
Outre le problème de l’indispensable double sauvegarde (vécu aussi) je trouve que scanner tout prend pas mal de temps aussi non? en tout cas j’admire très sincèrement ceux qui s’astreignent à une telle discipline de façon durable, gardent la maîtrise de leur grand troupeau il y a des surhommes et des surfemmes sur cette terre (des superbergers quoi)
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Ah Marie-Claire, si vous devancez mes sujets, alors! 🙂 Mais oui, vous avez raison. Et ça ne s’arrête pas là: je n’ai pas fini de vous faire jouer à saute-mouton…
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@Laurence : Merci :-).
Si cela peut vous aider j’ai constaté que « plus il y en a », plus c’est difficile à maintenir.
A l’inverse, « moins il y en a », et plus on est motivé à ranger. C’est généralement la première étape lorsque je coache quelqu’un : comment peut-on le « désengorger du trop plein » pour lui permettre d’avoir l’énergie/la motivation/le temps de mettre de l’ordre dans sa vie.
C’est pas évident de commencer, mais après c’est de plus en plus facile 🙂
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Clair & synthétique : excellent programme!
Finalement, ça pourrait aussi s’appliquer aux mails, non?! La pile 1 étant la boîte de réception…
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bonjour à toutes,
pour le scanage et le classement sur le pc, ok, mais quand le disque dur de ce même pc (ou même l’externe) tombe en panne sans résurection possible, il ne reste que les yeux pour pleurer ( c’est du vécu). donc pensez à doubler vos sauvegardes. si l’un des 2 supports disparait, il est facile de réinjecter une nouvelle sauvegarde sur le nouveau support et donc toujours avoir 2 moyens de stockage. pour l’histoire des moutons, j’ai du mal à de pas les laisser tous ensembles dans l’enclos 1, même avec 3 autres enclos disponibles 😦
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La pile 4 n’existe guère chez moi car classer un papier prend généralement moins d’une minute alors je le fais dès je l’ai en main. Si le classement s’avère plus laborieux (création d’un dossier, tri, à scanner …), je le laisse dans la pile 2 et je reporte l’action à faire dans mon agenda.
Mais je reconnais que la pile 4 a son utilité quand on veut remettre de l’ordre dans de la paperasse accumulée sans rangement approprié 😉
J’ai beaucoup aimé l’idée de me prendre pour une bergère :-))
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Stéphane, vous faites partie de ces êtres admirables qui ont le courage/la discipline de ranger (ou scanner) de suite les papiers à conserver. J’en vois qui sont jalouuuux!;)
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Ce n’est pas plus compliqué que le bridge ou la crapette, Lenaetcie !;)
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Bonjour 🙂
Pour ma part, je suis encore plus drastique.
La pile 1, c’est une bannette chez moi. très efficace la banette. Je ne pourrais plus m’en passer.
La pile 2 et la pile 3 sont classées dans un classeur avec un petit code et reporté dans ma ToDo list. Je considère « attendre » comme une activité. Je met une tâche à une date ultérieur où, s’il ne s’est rien passé, « attendre » n’est plus une option.
La pile 4 n’existe pas chez moi ; je scanne et je classe dans l’ordinateur. C’est facile, rapide et cela ne prend pas de place, du coup, je ne me pose pas trop de questions : les factures, les modes d’emplois, les dessins d’enfants, les cartes postales, les prospectus de vacances,…
Du coup, plus j’avance, plus je suis un « paper-less worker ». Je travaille avec de moins en moins de papier, je n’imprime presque plus, je me fait envoyer en électronique tout ce qu’il est possible d’avoir (factures, impôts, assurances)… Et mon bureau est « zen-et-efficace »
Merci pour l’article, l’approche « berge » est très sympa 😉
Stéphane
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Je veux bien jouer au jeu des moutons, j’ai lu la règle mais il va falloir que je la relise plusieurs fois et oui en matière de papiers, je suis un cas désespéré je crois. Je suis devenu amnésique pour les papiers, oui cela existe.
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