Mon facteur est un farceur – ou avec quelle fréquence regardez-vous vos mails? (Réponse au quizz N° 2)

Un peu d’arithmétique, pour ce quizz là.

Du coup, on ne tombe pas tous sur les mêmes valeurs, suivant que l’on se base sur une stricte semaine de 35 heures ou bien qu’on considère que jeter un oeil sur sa messagerie le dimanche matin ne peut pas faire de mal…

En tout cas, on tourne autour de la réponse B (24 000 consultations de messagerie par an).  C’est énorme !

Vous me rétorquerez, avec raison, qu’une bonne partie de votre charge de travail, si vous évoluez dans le secteur tertiaire, vient par le biais de votre messagerie. C’est vrai.

Cependant, les pièges, vous les connaissez:

1- votre messagerie est aussi votre principale source de distraction, que ce soit amusant (« regarde la dernière video des petits chatons qui tombent dans la piscine! ») ou barbant (« mince, encore des consignes contradictoires par rapport à la semaine dernière! »). Et je n’envisage même pas Fesse Bouc;

2- vous mettez plusieurs minutes à revenir à votre niveau de concentration précédent, juste avant l’interruption. Et ces quelques minutes s’allongent, s’allongent, au fur et à mesure de la journée. Fatigue, vous pensez? En tout cas, votre productivité n’y gagne pas, c’est sûr.

3- comme vous ne pouvez pas toujours vous en occuper tout de suite, de ces messages, vous les laisser « stagner » dans votre boîte de réception en attendant d’y revenir. A force, vous vous surprenez à le détester, ce puits sans fond. Et paradoxalement, vous allez le voir régulièrement, comme on surveillerait du lait sur le feu: de peur que ça déborde!

4- D’autres pièges sont envisagés dans cet article-là.

Imaginez maintenant que vous soyez assis chez vous, confortablement installé dans votre canapé.

Aujourd’hui, votre facteur, ce farceur, a décidé de vous apporter votre courrier, non en une fois comme d’habitude, mais en plusieurs fois, comme ça lui vient. Et à chaque passage, il agite une petite clochette, pour vous faire savoir qu’il a déposé une lettre (ou une publicité ou une facture) dans votre boîte aux lettres.

Au début, vous vous levez à chaque fois, pour aller chercher le courrier. Mais bon, au bout d’un moment, ça commence à bien faire d’être interrompu tout le temps, comme ça, pendant que se déroule votre série préférée à la télévision.

Vous vous dites « je vais attendre un peu avant d’aller prendre connaissance de mon courrier ».

Exactement. Je vais attendre un peu.

A partir de maintenant je vais décider d’aller voir mon courrier quand ça m’arrange, avec la fréquence qui m’arrange.

Encore faut-il supprimer la fichue clochette, OK? L’alarme, le signal, le truc qui couine et/ou qui clignote.

Allez, vous pouvez le faire, même pas peur.

Le zen au travail commence ici. Et se continue ci-dessous…

Des conseils pour gérer vos mails.

La technique de l’ardoise magique appliquée à votre messagerie.

Pourquoi, 9 fois sur 10, ça ne sert à rien de tripoter votre smartphone à tout bout de champ.

C’est urgent? Mouais, à voir.

Tout droit du fond des âges, l’éminent Pavlov et ses chiens (si, si, ça a un rapport, vous verrez).

4 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail

4 réponses à “Mon facteur est un farceur – ou avec quelle fréquence regardez-vous vos mails? (Réponse au quizz N° 2)

  1. Je lis les journeaux tous les matins comme le roi.

  2. Steff

    Bonjour Laurence,

    Ah les emails et moi, une grande histoire d’amour. Il m’est absolument impossible de quantifier le nombre de fois que je vais regarder. Mais paradoxalement je peux rester plusieurs heures voire plusieurs jours sans chercher à y aller (quand je suis occupée essentiellement ailleurs).
    Ceci étant dit, j’ai mis au moins une grosse stratégie de classement de mes emails (à l’image de mon classement informatique de papiers) puisqu’actuellement je suis en arrêt. Cela me permet de faire le ménage dans beaucoup de choses.

    Dans ma boîte de réception personnelle (j’utilise gm*l), on ne trouvera que les nouveaux emails. Le reste est traité ou archivé dans la journée. J’ai même un dossier « en cours » où je mets les emails qui ont été traités mais qui méritent que je vérifie que la boucle soit bouclée pour les archiver (attente d’une nouvelle réponse, réception d’un article…).
    Sinon j’ai tout fait par système de Libellés, et sous-libellés puisqu’on peut en plus attribuer aisément plusieurs libellés pour un même message. Je retrouve généralement en 2 minutes ce que je cherche grâce au champ de recherche qui est adapté, et avec le libellé des messages qui s’affichent, je sais où aller, tout de suite.

    Oui j’ai une tendance à ne pas effacer mes emails, je conserve tout, mais j’archive (notamment les discussions personnelles, qu’il est assez « amusant » ou « déroutant » de relire dans un autre contexte bien plus tard… et aussi de par mon métier j’aime bien avoir des « preuves écrites »^^). Après j’ai quand même fait un gros nettoyage de ce qui était complètement inutile, il y a peu de temps.

    Pour la boîte du boulot, c’est un peu pareil, et comme je suis partie, j’ai pris les dossiers perso et je n’ai laissé que le pro à disposition des collègues (vu que la boîte reste accessible de toute façon et que dans mon travail ça peut servir aux autres qui ont parfois tendance à jeter trop vite leurs emails importants, pour certaines !). De toute façon je communique beaucoup professionnellement par email (étant une phobique du téléphone, ça m’aide un peu !). Et bien sûr j’ai pensé à mettre le petit message de renvoi pour que je ne sois pas inondée pendant mes quelques mois d’absence, même si je reçois des emails de syndicats qui ne tiennent pas compte de mon message d’absence !

    Depuis que je ne travaille plus je suis donc devenue une spécialiste du filtre, paramètres en tout genre, etc.
    J’utilise ma boîte perso à 15% (1558 Mo soit plus d’un Go quand même). Je sais que j’ai encore des trucs à jeter mais comme le gros du tri a été fait, ce sera plus facile. Quand j’ai le temps je passe un coup de scanner dans les dossiers qui me semblent mériter un dépoussiérage.
    L’avantage des emails, c’est que le capharnaüm reste virtuel, ça ne fait pas comme les objets accumulés sur la table du salon 😉 , on peut laisser tomber le rangement illico si besoin est !!

    NB : je n’ai pas de petite clochette sur le pc qui me dit « vous avez un email », puisque j’y vais spontanément !

  3. Bon, j’avoue, accros à ma boite mail mais cela fait partie de mon travail de consultante indépendante. Une petite tendance à archiver :D, je vais recourir à la technique de l’ardoise magique.
    Merci, Laurence, vous avez le don de parler des choses rébarbatives avec une légèreté et un humour incomparable (j’adore le « Fesse Bouc ») tout en donnant des conseils fort précieux.

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