Comment ranger ses documents informatiques

File Cabinet by d o l f iCamille me dit: « J’ai une question concernant l’organisation … virtuelle!

Comment faire pour ranger tous ses documents Word, de notes, ainsi que tous ses dossiers ?

Je commence souvent des documents Word comme notes pour des projets. Ou bien ´je crée des dossiers pour mettre ces documents, pour les ordonner … et au final, j’oublie où sont les choses, je n’arrive pas à vite trouver le document qui m’intéresse, et surtout, impossible de synthétiser et traiter ces notes !

J’espère que vous pourrez m’éclairer. »

Camille, il y a plusieurs questions dans votre question:

  • Question N° 1: le classement des notes et dossiers pour les retrouver.
  • Question N°2: l’exploitation des notes.

Question N°1: comment classer pour retrouver

Le premier conseil que je vais vous donner est valable pour tous les classements, physique ou numérique.

Au moment de classer un document, posez-vous la question suivante:

A quelle occasion en aurai-je besoin? Pour faire quoi?

Et non pas « avec quoi ça va? »,
Pas plus que « je le mets là, à la va-comme-je-te-pousse-et-inch’Allah-je-me-souviendrai-bien-de-ce-qu’il-y-a-dedans-et-où-je-l’ai-mis ».

Dès que vous vous posez cette question « à quelle occasion en aurai-je besoin?« , cela donne une réponse du style:

  • « j’en aurai besoin pour faire XXXX » ou
  • « j’en aurai besoin au moment où XXXXX »

Et voici vos titres de document et de dossiers qui se dessinent

Exemple: plus de dossier « Communication » fourre-tout. Mais plutôt un dossier qui s’appellerait « Pour faire mes présentations » et un autre dossier qui s’appellerait « Pour réaliser les opérations de communication ».

Ainsi, vos titres sont plus spécifiques et indiquent une intention: à quoi ça sert, dans quel but je le garde.

Le mot « pour », que je vous propose d’utiliser abondamment dans vos titres, indique cette intention et vous oblige à réfléchir à l’usage que vous voulez faire de ces documents.

Deuxième conseil pour le classement des documents: votre arborescence ne doit pas contenir plus de 4 à 5 niveaux de profondeur. Au-delà, on se perd.

Question N°2: comment exploiter mes notes

Premier conseil: pour exploiter vos notes numériques, il vous faut des mots clés (et/ou des étiquettes). Soit vous les indiquez dans les caractéristiques de vos documents Word, soit vous utilisez un système comme Evernote, dont on me dit grand bien.

Deuxième conseil: tous vos titres de notes doivent contenir

  • le nom du projet auxquelles elles se rapportent,
  • une date (de création du document, par défaut)
  • cette notion d’intention: je prends des notes dans quel but? Pour préparer quoi?

Donc, par exemple un titre de document Word pourrait avoir cette forme là:

« Salon Entrepreneurs (projet); mai 2012 (date); notes pour préparer le salon (intention). doc »

On s’en moque que le nom semble un peu long.

Je le préfère long et explicite que court et ambigu.

Cet article sur le classement complète bien celui-ci.

Voici également 6 conseils pour mieux classer ses documents.

Comme d’hab’, chers Lecteurs Organisonautes (trademark Olivier), partagez donc vos techniques dans les commentaires.

14 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail, S'organiser à la maison

14 réponses à “Comment ranger ses documents informatiques

  1. Yann MARTIN

    Bonjour,Juste un mot pour vous signaler que le lien « lire la suite » n’aboutit à aucune page.CordialementYann

    Date: Sat, 17 Nov 2012 11:07:25 +0000
    To: yannmd@hotmail.com

  2. Chantal PETRACHI

    Bonjour,

    Le lien URL ne fonctionne pas la page est introuvable .

  3. Marie-Claire Escalie

    Bonjour Laurence,

    Par l’intitul allche, j’ai cliqu sur Lire la suite et j’ai obtenu : « Introuvable Dsol, cette page est introuvable. Voulez-vous lancer une recherche… »

    Dommage!

    Bonne journe, Marie-Claire.

    ________________________________

  4. C’est résolu: le voici aujourd’hui.

  5. Au point de vue technique, préférer le tiret bas _ au point virgule que les systèmes informatiques n’aiment pas.
    Dater les fichiers à l’américaine AAAA-MM-JJ pour qu’ils se classent correctement (sinon décembre viendra avant mai).
    Reproduire sur l’ordinateur le classement qu’on aurait fait si on avait un dossier papier à la place, y compris le classement vertical…
    Séparer les dossiers de référence (inactifs ou froids) des dossiers de projets (actifs ou chauds).

  6. pH|Re

    Je confirme qu’Evernote c’est génial. C’est devenu mon deuxième cerveau.
    J’y stocke mes facture, les pages que je trouve intéressantes au cours de mes pérégrinations sur le web, ….

    -On peut y mettre des pièces jointes, des listes de cases à cocher,
    -il fait la reconnaissance de caractère dans les images,
    -on met des étiquettes,
    -son moteur de recherche est puissant,
    -stockage dans le nuage et application desktop, web et sur smartphone/tablettes : les données sont disponibles partout où on a une connexion.
    Cerise sur le gâteau : gratuit pour 60Mo de données par mois.

    disclaimer : je suis simple utilisateur, je n’y gagne rien.

  7. J’ai pas mal entends parler d’Evernote aussi.
    Sinon merci pour les conseils !! J’aime beaucoup l’idée des noms des documents et fichiers, ça va vraiment m’aider je pense !

  8. nathalie

    question subsidiaire : comment ranger ses mots de passe ? au bureau j’ai fini par les scotcher sur le bord de l’écran, c’est très pratique, mais je ne me résous pas à adopter cette technique pour le code qui donne accès à mon compte bancaire.
    J’ai essayé la feuille volante dans un dossier (s’envole…), une page de mon filofax (se déchire et s’envole à force d’être tournée), les notes sur le bureau de l’ordi (ça finit par encombrer mon fond d’écran et ce n’est guère discret non plus).
    Là j’ai renoncé à utiliser les services en ligne de la banque (c’est peut être la solution…)

  9. Nathalie, pour les mots de passe et codes en tout genre, nous sommes nombreux à utiliser la fonction Liste de notre téléphone portable, ou la fonction carnet d’adresses de l’un de nos outils à disposition (papier ou numérique).

  10. MadmoizelNo

    Je réponds un peu tard mais il me paraît intéressant de préciser que les gestionnaires de mots de passe offrent de nombreux avantages. Le principe de base : vous n’avez qu’un seul mot de passe à connaître par coeur pour ensuite accéder à tous les autres. C’est pratique et sécurisé. Personnellement après en avoir testé plusieurs j’ai choisi d’utiliser la version gratuite de lastpass et elle me suffit largement !

  11. Sharra

    pour les mots de passe, j’ai deux techniques.
    – pour les sites pas trop importants (vente en ligne, communautés…) j’ai un mot de passe de 6 caractères comprenant une majuscule et un chiffre, que je complète avec 2 caractères en rapport avec le site concerné. Par exemple SO pour « s’organiser » 😉
    – pour les sites plus sensibles (banque en ligne…) j’ai des mots de passe uniques, écrit sur une feuille dans une pochette transparente de classeur, rangée au fond d’un de mes dossiers suspendus. Il faut vraiment le savoir 😉 je connais par cœur ceux que j’utilise le plus.

    Pour les doc électroniques, j’ai un dossier « DOCUMENTS » avec des sous-dossiers explicites, du genre « Sécurité sociale » contenant des fichiers tels que « relance_demande_carte_vitale_août_2002 ». on peut avoir autant de dossiers qu’on le souhaite, alors pourquoi se priver ? 😉
    J’ai aussi un dossier « FAMILLE » contenant toutes nos photos, dans des dossiers mensuels.

    Tout est évidemment en triple exemplaire (2 pc et un disque dur externe)

  12. Merci Sharra, de partager vos techniques avec nous.

  13. Mélodie

    Bonjour,

    Comme dit plus haut, je recommande également vivement de mettre les dates sous la forme AAAA MM JJ, ainsi, cela reste bien dans l ordre chronologique.

    Merci Laurence pour tous vos conseils

  14. Cathie

    Pour mes mots de passe, je m’invente une petite phrase en rapport avec le site et je prends la première lettre de chaque mot en alternant majuscule et minuscule.
    Exemple pour sorganiser : « Que tout Est bien En ordre Chez moi » deviendra QtEbEoCm. Puis je m’envoie un mail avec sorganiser en objet et Q**b**C* en corps de texte.
    Je range ce mail dans un dossier qui s’appelle inscription site. Comme ça, même si je me connecte d’un lieu public, je consulte le mail « sorganiser » et je trouve Q**b**C* chaque étoile correspondant à une lettre et la phrase étant cohérente avec le site, je me rappelle très vite que c’est : Que tout Est bien En ordre Chez moi

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