Pourquoi ils y arrivent et pas moi? (parce que: la Règle des 5 niveaux)

classeurPourquoi mon collègue comptable, la délicieuse assistante de mon chef et ma belle-mère arrivent-ils à ranger tous leurs documents, tout de suite, dans des classeurs?

Pourquoi, malgré mes bonnes résolutions, ne suis-je capable que de faire des tas de papiers en attente d’être « trouillotés » sur un coin de mon bureau?

Ah ah, ça vous intrigue, pas vrai? Quelle est la différence entre eux et moi (ou vous, disons)?

Leur discipline? Leur faible charge de travail? L’attention démesurée (et quasi pathologique) qu’ils portent à cette tâche inintéressante qu’est le classement? Fi donc, pas de mesquinerie sur ce blog, gentes dames et messieurs!

La vérité toute nue: ils se sont entraînés à « ranger tout de suite ». Et pas vous. Et cet entraînement a fait qu’ils ne se sentent plus soumis à la règle, pourtant universelle, dite des « 5 niveaux ».

Je vous décompose le truc pour mettre en évidence cette règle.

Imaginons que je veuille ranger cette unique feuille dans un classeur. Voici ce qu’il se passe si je compte le nombre de gestes nécessaires:

UN: j’attrape le classeur

DEUX: je l’ouvre

TROIS: je manipule le levier qui tient le classeur fermé

QUATRE: je manipule les intercalaires jusqu’à trouver celui qui me concerne

CINQ: j’empoigne la perforatrice (si je sais où elle est – sinon, ajoutez N gestes)

SIX: je perfore (comme je peux, si on ne m’a pas  montré comment faire des trous bien centrés)

C’est déjà pénible, hein?

SEPT je re-manipule les intercalaires

HUIT: je re-manipule le levier

NEUF: je ferme le classeur

DIX: je le re-mets à sa place

Soit DIX (DIX!) gestes pour une simple feuille de papier!  N’est-ce pas énorme? Ridicule, presque? Et encore, je vous épargne le nombre de gestes phénoménal qu’il faudrait effectuer pour faire rentrer cette **** de feuille dans cette **** de pochette transparente perforée si je me suis mis en tête qu’il fallait protéger toutes les feuilles du classeur.

Vous commencez à apercevoir où je veux en venir?

A chaque fois que vous devrez faire plus de 4 ou 5 gestes pour prendre ou ranger quelque chose, au quotidien, vous ne le ferez pas. C’est simple: ça ne vaut pas le coup (l’effort)  pour le commun des mortels.

C’est ça, la REGLE DES 5 NIVEAUX.

Ca ressemble à la gravité: on la subit quotidiennement sans s’en rendre compte. Cette règle est valable pour tout, tout le temps. Dans l’arborescence de votre disque dur, dans vos placards, à la maison comme au travail. D’aucuns disent même que les enfants et les hommes y sont encore plus sensibles, hm, hm.

D’où l’intérêt de simplifier vos rangements et classements pour augmenter les chances qu’ils perdurent dans le temps. Il s’agit de faire le moins de gestes possibles  (déplacement, manipulation, clic de souris, …) pour les objets ou documents du quotidien.

Evidemment, elle ne s’applique plus s’il y a un enjeu particulier (conservation de documents contractuels, protection particulière d’un objet…) ou si vous êtes super entraîné. Comme nos comptables, assistantes et belles-mères.

28 Commentaires

Classé dans Comment classer des documents, Comment s'organiser au travail, S'organiser à la maison

28 réponses à “Pourquoi ils y arrivent et pas moi? (parce que: la Règle des 5 niveaux)

  1. Corélie

    Voilà le mystère éclairci !!! Je rajouterai à cette longue liste de gestes nécessaires pour une unique feuille à classer, qu’il faut que j’aille dans mon bureau qui n’est pas dans la maison et où je ne mets presque plus les pieds depuis que je travaille à l’extérieur !!! Le classement serait donc devenue une cause perdue d’avance ? Allons, ce serait oublier que je lis ce blog régulièrement pour essayer de me corriger ! Bonne journée Laurence !

  2. Nyoute

    J’avoue, au « C’est déjà pénible, hein? » j’ai ri car c’est exactement ce que je me disais.
    Moi qui emménage dans mon nouveau chez-moi bientôt je vais m’attacher à appliquer cette règle des 5 niveaux pour organiser mes rangements.

    Encore merci pour toutes vos astuces !

  3. Ahhhh comme vos messages du lundi matin ont le don de me mettre de bonne humeur !!! C’est vrai…d’un coup je me sens moins seule face à mes tas de « trucs » à classer 😉
    Mille mercis et bonne semaine
    Yannick L

  4. Nicky

    Bonjour Laurence
    Super ! vous m’avez-vue là, derrière mon écran ? mais je cherche rarement longtemps, dans mon « b » je m’y retrouve.. ma collègue range illico dans les classeurs, elle passe plus de temps à chercher et souvent ne se souvient plus du document ; perso l’ayant sur ma pile et faisant régulièrement son
    inspection, j’ai eu le temps de le « photographier », et je le garde en mémoire.. idem à la maison, tant que la mémoire marchera ce sera bon, (je mets toujours mes papiers au même endroit)
    Par contre, sur mon pc, je vais reprendre l’arborescence suggérée dans un autre article, car faisant du scrap, les documents numériques et digitaux prennent une importance non négligeable ! (je ne parle même pas des bidules réels pour lesquels ils faut ruser tant il y en a !)
    Malheur à moi lorsque, pour me donner bonne conscience et pour m’y retrouver, je fais du rangement ; là contrairement aux maniaques qui se sentent rassurés, moi je suis carrément paumée.. et je galère à chercher
    même si sur le moment je suis contente d’être moins encombrée !

    Encore tous mes voeux pour 2013, merci pour tous vos conseils et continuez de nous « secouer » !!

  5. Frisette

    ah bon votre belle mère est super entraînée au rangement? Trop drôle cette dernière phrase!
    Moi pour cette règle je suis au point. Mais mon mari commence vraiment à saturer – pour ne pas dire autre chose- de mon rangement draconien et hyper rigoureux! Comment faire pour inciter l’autre à ranger comme vous et à lui faire adopter vos techniques quand le rangement est sujet de discorde? L’un étant 10 fois plus maniaque que l’autre? Moi 10 fois plus que lui! LOL!!!
    En tout cas Laurence, je vous suis depuyis longtemps et j’aime votre blog, vos conseils…Je ne laisse presque jamais de com’… Belle et heureuse année 2013.

  6. Mais réduire le nombre de gestes, finalement, a peut revenir à empiler dans des casiers triés des feuilles et attendre la fin de semaine pour ranger… J’ai l’impression que pour beaucoup, ce serait un prétexte inavoué à la procrastination.

  7. En bref il n’y a pas de formule magique juste une discipline qu’on doit appliquer a tous les jours

  8. marie-claire

    Pour moi, la question est plus simple -mais, bizarrement, la réponse n’est pas plus facile pour autant!-, car ce n’est pas : « pourquoi ils y arrivent et pas moi? » mais « pourquoi j’y arrivais (pendant 20 ans!) et je n’y arrive plus? ». Pourquoi j’arrivais « à ranger tous mes documents, tout de suite (ou presque, disons dans la semaine), dans des classeurs »… euh, non, jamais utilisé de classeurs, trop compliqué l’histoire du levier et des troutrous : j’utilisais donc des chemises à élastiques contenant des sous-chemises… il y a peut-être mieux (dossiers suspendus? ou?), mais enfin, ça fonctionnait, et je savais où trouver quoi, ce n’est pas si mal et ce n’est plus le cas!
    Alors, « pourquoi, malgré mes bonnes résolutions, ne suis-je capable que de faire des tas de papiers » depuis plusieurs années?… Parce que ma vie a été chamboulée par des événements suffisamment graves pour me faire perdre pied, parce que j’ai passé quelques années à faire face aux urgences vitales en stockant tout le reste, parce qu’une dépression a suivi… et, quand j’ai émergé, repris contact avec une vie plus « normale »… c’était un tel souk que je n’ai pas su, et ne sais toujours pas, comment en sortir!
    CQFD : en fait, tant que les choses sont faites à mesure, sans gros passif accumulé, avec un système d’organisation à parfaire éventuellement, mais fonctionnel… c’est possible, et même plus facile qu’on ne pourrait le croire, même si on n’est pas un modèle du genre « comptables, assistantes et belles-mères »… Par contre, quand un tsunami est passé par là…………. la méthode à appliquer est sans doute toute autre? car les armes qu’on utilisait dans le passé ne suffisent plus.

  9. victoria

    Vous avez raison, Laurence : 5 niveaux sont bien suffisants, mais pas que…
    Pour ma part, je me rends très bien compte que si je n’y arrive pas, c’est au moins : 1/ je veux faire trop bien (excès de perfectionnisme), 2/ j’ai bien trop de « choses/sujets » sur le feu (excès de créativité???)
    Parce que si vous voulez tout savoir, mon métier de base c’est … la comptabilité 😉

  10. Bonsoir Marie-Claire, je confirme ce que vous écrivez: quand votre vie est chamboulée par un tsunami, ranger devient secondaire, ou alors cela demande une énergie énorme mais qu’on n’a plus, parce qu’on l’a mise tout entière ailleurs…C’est ce qui m’arrive. C’est là que le blog de Laurence m’aide à ne pas trop perdre pied. Heureusement que vous nous aidez à nous remettre au boulot, Laurence, pour que les conséquences du tsunami ne soient pas trop dévastatrices sur l’état de notre logement et sur notre situation administrative. Merci.

  11. Brigitte

    Mon Dieu Marie-Claire, j’ai l’impression que vous me connaissez ! Apparemment, nous avons vécu un traumatisme qui a abouti à la même « pagaille » et à la même difficulté (ou pas envie) d’y remédier. Je nous souhaite bon courage… il faudra bien que nos anciennes habitudes reviennent et que le rangement reprenne ses droits. Il permettra sans doute aussi de mettre de l’ordre dans nos têtes. Plus que jamais je suis persuadée que quand la maison est en ordre, la tête l’est aussi ! Très amicalement.
    PS : Et merci à vous Laurence pour tous vos bons conseils. Depuis que je connais votre site, je ne passe pas une soirée sans y faire une petite visite.

  12. L histoire de ma vie …, alors je fais des tas … et un jour je les jette.

  13. marie-claire

    Merci pour votre message, Bérengère. « Ranger devient secondaire », oui… disons que c’est une question de hiérarchie des priorités! On se dit, à juste tire, que « l’essentiel n’est pas là »… mais au final, on se rend compte que ce sont des « détails matériels » qui ont leur importance : de ceux qui sont transparents tant qu’ils fonctionnent!…

  14. marie-claire

    Merci, Brigitte, pour vos encouragements… qu’on peut partager, si je comprends bien! Bien d’accord avec vous : nos maisons sont le reflet de ce qui se passe dans nos vies et dans nos têtes… et vice-versa!
    Par contre, je crois qu’il ne s’agit pas juste de reprendre « nos anciennes habitudes » : ce serait facile, une fois qu’on va mieux… mais ça ne suffit pas, c’est bien là la difficulté! Nos « anciennes habitudes » fonctionnaient dans le contexte d’un rangement assez régulier, face à un niveau de désordre modéré… mais sont inadaptées à résorber un chaos qui s’est installé sur plusieurs années. Là, il faut une stratégie nouvelle…
    Amicales pensées à toutes les submergées… et à Laurence qui nous apprend à nager… quel que soit la force du courant?!

  15. hazard

    « Pourquoi ils y arrivent et pas moi? (parce que: la Règle des 5 niveaux) », parce que je sais faire des choses que, eux, ne savent pas faire !
    Quant au commentaire/témoignage de Marie Claire, il semble qu’il parle à nombre d’entre nous. Un peu comme si nous avions oublié que la vie est faite de hauts & de bas…
    Dans les moments de « bas », soyons un peu compatissants envers nous- même. Puis, lorsque l’on commence à remonter la pente, testons les méthodes de Laurence : https://sorganiser.wordpress.com/2010/07/26/desencombrer-avec-la-methode-penicilline/ + https://sorganiser.wordpress.com/2011/03/18/3-questions-qui-aident-a-desencombrer-plus-un-exercice-de-campeuse/
    Juste 10 minutes par jour. La montagne de vêtements propres commence à poindre son nez ? je plie 10 vêtements (pas repassés, ça ne fait rien : en les pliant ils se repassent tout seuls!,), puis les range. Juste 3 fois de suite, ça fait déjà 30 vêtements de moins dans la pile…
    Pour ce qui est du rangement des papiers, commençons bien l’année : 1 enveloppe kraft 2013. puis par durée de conservation :
    http://vosdroits.service-public.fr/F19134.xhtml
    Tout ce qui est 2012 et avant dans une autre enveloppe.
    Demain, on range 2012… courage

  16. Magmag

    Chez nous, notre méthode est simple, voire simpliste, mais bon, elle nous convient…Tous nos papiers sont classés par catégories dans des chemises cartonnées à élastiques, c’est très joli, et très pratique, mais on s’est vite rendus compte que c’était fastidieux dès lors qu’il y avait + de 2 ou 3 papiers à ranger, et qu’il fallait tout ouvrir quasiment tous les jours, et qu’en + on y mettait des documents qu’il fallait eux-même trier régulièrement. Donc on a mis une corbeille juste au dessous, et on y glisse tous les docs à trier. Quand la corbeille est pleine, environ 1 à 2 fois par an, on trie, une partie des papiers va à la poubelle, l’autre dans les chemises cartonnées.
    Ceci dit, à certains moments de la vie, effectivement, le tsunami est tel qu’il est difficile de réagir, j’ai connu ça aussi, courage à ceux qui le vivent.

  17. D’façon, j’ai toujours DETESTE les classeurs. Spa pratique pour un sou sauf pour de l’archivage longue durée à mes yeux. Et puis j’aime pas faire des trous dans les feuilles.

    Pour Marie-Claire: pour la vie qui nous fait des bosses et nous prend tellement d’énergie que le rangement devient secondaire (et entassement… hem…), j’y suis passée aussi et j’en sors. En étant réconciliée avec l’imperfection (mais ouiiiiiiiiii le perfectionnisme se soigne!) donc en ayant revu à la baisse la quasi totalité des niveaux d’exigence pour toutes ces tâches dites « ménagères ». En privilégiant l’objectif sur les idées reçues et les transmissions familiales, les fokon yaka, les « une bonne épouse fait ci/ne fait pas ça ».
    L’ouvrage co-écrit par notre hôtesse, « s’organiser, tout simplement » vaut vraiment la dépense et l’effort 🙂

  18. léna

    Quand c’est le chaos comme le laisse entendre marie claire, ma méthode est de commencer aujourd’hui, l’an 1 d’une nouvelle vie!
    Sans se poser trop de questions, on met en carton de déménagement tout le bazar de l’ancienne vie, (on récupère tout de même les fiches de paye et les documents notariés) on ferme les cartons, on les étiquette, du genre « tiroir gauche du bureau » « étagère du haut de la penderie ». Et on les remise sagement. On ne jette pas encore, des choses importantes peuvent s’y trouver.
    Et on démarre tranquillement avec les papiers du jour et un des systèmes efficaces de Laurence. Un jour, si on en meurt d’envie, on peut ouvrir un carton et décider de ranger-donner-jeter mais pas plus d’un à la fois.
    J’avais imaginé ça pour mon homme lorsque son entreprise avait été rachetée et qu’il avait perdu son travail. Fallait pas toucher à sa tonne de paperasse! Difficile pour moi qui suis plutôt organisée et comptable!!! C’était il y a quinze ans, il a démarré une nouvelle vie et n’a jamais eu besoin d’ouvrir un seul de ses cartons, lourds de papiers tellement importants…
    Merci pour votre blog très inspirant!

  19. Un peu comme Mag Mag, des pochettes à élastiques, et je balance les plus vieilles avec délectation chaque année: impôts/EDF, GFD/ banque.. ne gardant que peu de choses comme doc à vie , actes notariés, sauf pour les maisons que je ne garde que 5 ans après revente, et bulletins de salaires, contrats en cours, pas les relevés, sauf le dernier, mais l’original du contrat.

    Une pochette pour la scolarité de chaque enfant ainsi que pour leur dossier santé. Une pochette pour les garanties que je déplume tous les ans, je pense avoir fait le tour.

    Tout ce qui est payé par chèque ou CB garde sa trace dans votre banque, qui doit elle garder des archives, donc au cas où… EDF/GDF/ teléphones proposent des factures en ligne et votre banque elle même ne souhaite plus vous envoyer des relevés. Garder trop encombre pour rien.

    J’essaie de ranger avant chaque départ en vacances, ça me motive, entre deux une corbeille suffit amplement si on trie au jour le jour en jetant les pubs….

  20. marie-claire

    Merci à toutes pour vos commentaires : les astuces de Hazard, l’éloge de l’imperfection de Rachel, le stockage de l’ancien bazar « comme si on déménageait » de Léna pour s’occuper du bazar du jour… Voilà de quoi bien redémarrer… sans oublier l’indispensable livre de Laurence, bien sûr!

  21. Magmag, la technique de la corbeille dont on surveille le niveau est tout à fait suffisante pour la plupart d’entre nous. Je la recommande aux jeunes qui quittent le nid familial, par exemple, lorsque je ne veux pas qu’ils soient dégoûtés du classement à tout jamais par un excès de perfectionnisme rangeur….

  22. Rachel Oo, Marie Claire, Bérengère, Brigitte, merci de partager vos expériences avec nous et … encore merci pour vos adorables commentaires 🙂

  23. Léna, c’est la technique de l’ardoise magique et elle marche tellement bien que c’est un vrai bonheur. Lecteurs, suivez donc les conseils de Léna.Pensez, en plus, à noter la date du jour sur le carton où vous mettez les objets. Lorsque vous aurez constaté qu’il s’est écoulé… quelques années, vous serez plus enclin à voir ces papiers comme de vrais candidats au recyclage.

  24. Valérie

    Merci pour ce super-blog que je découvre… Chez moi, les papiers sont immédiatement rangés dans une boîte archive en plastique noire, une par année (étiquette), le « papier » le plus récent est sur le dessus. Donc: UN, je prends la boîte, DEUX, je l’ouvre, TROIS, je glisse le papier, QUATRE, je referme la boîte, CINQ, je la replace sur l’étagère à côté de ses copines… Certains types de papiers ont leur boîte perso: feuilles de paie, documents concernant l’appartement ou la voiture dont l’usage s’étale sur plusieurs années…

  25. Pistouche

    Même chose que Valérie, sauf que je n’ai qu’une seule boîte, en fait un rangement en carton du format d’un classeur. Tous les papiers à garder y vont et sont entassés de manière chronologique. Une fois par an, je prends mon courage à deux mains pour les trier et les ranger dans des classeurs.

  26. Ahhhhhhh Mais la voilà l’explication !!! 1 000 mercis, je vais mettre ça en application.

  27. Vous m’avez inspirée Laurence, voici ma version de la gestion de l’administratif au quotidien: http://jpxpasjaicouture.canalblog.com/archives/2016/03/15/33501393.html
    Merci

  28. Avec plaisir, Marielido! Du beau dans l’organisation, ça me ravit 😉

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