Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • En vacances, déconnectez!

Ne consultez pas vos mails (vous vous souvenez? Vous avez justement paramétré votre messagerie pour que vos interlocuteurs sachent que vous n’êtes pas là!).

Profitez-en donc pour vous libérer de vos laisses électroniques. Allons,  quelques jours par an, ce n’est pas la mer à boire (j’aurais pu trouver une autre métaphore, c’est sûr…).

  • En profiter jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Ravie de vous retrouver, chers lecteurs!

15 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Comment classer des documents, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Se former à l'organisation personnelle

15 réponses à “Au bureau, une rentrée en douceur

  1. CATHY

    Bonjour Laurence
    J’ai pris connaissance de votre blog il y a quelques mois et depuis, je suis accro !
    J’essaye de faire des progrès car je suis plutôt écureuil, mais ça vas mieux, notamment grâce à vous . Mon problème c’est de faire le papillon : je commence une chose, puis je pense à autre chose et j’abandonne l’activité que j’étais en train de faire, total : à la fin j’ai l’impression d’avoir rien fait alors que je n’ai pas arrêté. Bravo pour votre blog, continuez ainsi, vous donnez beaucoup de courage à de nombreux lecteurs et lectrices, j’aime bien votre style de « parler vrai » et non de la belle théorie.

  2. lil

    Ravie de vous retrouver également! Même si vous ne m’avez pas vraiment quittée puisque j’ai lu votre S’organiser, tout simplement la semaine dernière, avec mise en pratique immédiate d’un certain nombre de conseils… Entre le blog et le livre, ça change la vie! Bientôt, j’aurai un repas de midi à emporter presque tous les jours et je saurai gérer mon budget 🙂

  3. Rom

    Bonjour Laurence et bon retour parmi nous ! 🙂
    je viens de lire ce nouvel article et suis d’accord sur tout ! il faut reprendre en douceur et c’est valable pour la vie privée également … je vais m’en inspirer pour les mails perso mais ça n’aura pas la même valeur que sur le plan pro
    je vous remercie pour vos précieux conseils que j’applique plus ou moins, faudra que je me remette à la lecture de ceux-ci d’ailleurs …
    un peu tous les jours c’est l’idéal !

  4. Pascale C.

    Laurence,
    Votre message de sagesse devrait être publié dans toutes les entreprises!
    Ce serait le premier pas de la rentrée pour la qualité de vie au travail (et pour l’efficacité!).

  5. Rosalie

    Ravie également de vous retrouver Laurence, et impatiente de découvrir de nouveaux conseils et astuces oh combien judicieux.

  6. marie toupie

    Heureuse de vous retrouver! Et pleine de bonnes resolutions!
    Oserais je admettre que ma vie de bordelicus procrastinatus est en train de changer depuis que je vous lis?
    Bises !

  7. fij

    Heureuse de retrouver les fondamentaux que j’essaie d’appliquer au quotidien c’est toujours salutaire en rentrant de vacances. Mais j’ai toujours un problème pour inscrire mes actions échéancées/datées dans mon agenda car elles sont toujours très mouventes (entre le souhaité, l’attendu, le possible et le validé tout est emmelé) sans compter que les priorités changent tous les jours. Pour garder de la distance salutaire je préfère inscrire dans ma liste d’action et réviser les prio / dates d’échéance quasi quotidiennement, au lieu de modifier mes inscriptions dans mon agenda quotidiennement. Ce n’est pas non plus hyper satisfaisant… si vous avez des idées, elles sont les bienvenues.

  8. jeanne

    Tout cela me donnerait presque envie de rentrer !!!!!!

  9. Fij, si vous m’en dites un peu plus sur votre activité, en mail privé, je pourrai peut-être réfléchir avec vous à une solution qui vous satisferait?

  10. Pascale C, oh oui, mes citations en lettres d’or au fronton des entreprises des zones industrielles! Quel rêve! :))

  11. Rom, j’aime bien l’idée que vous dégustiez les articles de ce blog. Du reste, je déguste vos commentaires à tous, là, avec un petit thé…

  12. Lil, et puis après, vous écrirez sur ce blog un article d’invité pour nous expliquer tout ça, OK ?

  13. Cathy, merci pour votre commentaire. Si vous êtes papillon, il faut peut-être que vous vous parliez à vous-même. Du genre « j’ai dit que je voulais débarrasser le bureau. Juste le bureau. Rien d’autre. Qu’est-ce que je suis en train de faire devant l’étagère, là? On n’avait pas dit le bureau? » Je sais, ça a l’air un peu bizarre quand c’est écrit… Mais si vous ne faites pas quelque chose dans ce genre-là, vous suivez votre « chemin mental » qui vous emmène vers les distractions… 😉

  14. Anfofi

    Alors mon contrairement à fij j’ai un problème avec les tâches inscrites dans mon cahier. J’ai essayé plusieurs méthode soit tout mettre bout à bout mais même si il n’y a pas d’échéance fixe, certaines sont plus urgentes que d’autres et je ne peux donc pas les réaliser dans l’ordre de ma liste. Du coup je me retrouve avec des tâches sur plusieurs pages et au bout d’un moment certaines se perdent car j’oublie de les retranscrire et j’oublie aussi de regarder les premières pages lorsque je commence à en avoir 3-4 après. J’ai ensuite essayé de me faire un onglet par projet/dossier mais ce n’est pas très satisfaisant non plus car on perd la vision d’ensemble. J’ai testé la liste des tâches sous Outlook et ce n’est pas très satisfaisant non plus. Au final je refais une liste tous les jours que je jette en fin de journée quand j’ai établie celle du lendemain mais du coup je perd tout l’historique et surtout j’ai l’impression de perdre beaucoup de temps.

  15. Concernant les bonnes résolutions, j’aurai ajouté « demander à vos interlocuteurs de prendre soin de rédiger un titre explicite à leur mail »… On essaie souvent de faire court, et cela en devient énigmatique…

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