Si je le vois, j’y pense. Et si j’y pense, je le fais. Ah bon?

yeuxPour s’organiser au travail, on a tous essayé plusieurs méthodes spontanées. L’une d’entre elles repose principalement sur notre vue.

Si vous êtes du genre à utiliser vos yeux pour vous organiser, peut-être faites-vous ceci:

  • des guirlandes de post-it autour de votre écran, sous votre clavier, sur votre cahier… partout,
  • vous repassez en gras  (non lus) les emails une fois que vous les avez lus, pour vous faire penser qu’il faudra faire quelque chose avec eux,
  • variante: vous placez des couleurs ou des drapeaux sur les emails nécessitant une action,
  • vous faites des piles de documents par genre. Par exemple, Pile n°1:“ce que je dois faire aujourd’hui”, Pile n°2: “les pas très urgents mais il ne faudra pas que je les oublie” et Pile n°3: « les quand j’aurai le temps”…

Certes, ces techniques fonctionnent… jusqu’à un certain point. Hélas, plus vous gérez d’informations moins cela marche.

email

Tout se passe comme si vous aviez la certitude que « Si je le vois, j’y pense et si j’y pense, je vais le faire« . Or, non.

Parce que:

1- Sans pour autant passer à l’action, vous augmentez votre »tourbillon mental« : « ah, oui, j’avais dit qu’il fallait que je le fasse! Oh mince, ça aussi! »

2- Les priorités changent tout le temps. Et c’est normal.

3- Vous n’avez qu’une vision partielle de ce qui vous attend: ce qui est sous votre nez. Le reste, parfois tout aussi important, est ailleurs: sur des listes, dans votre tête, sur une carte de visite, parmi vos notes de réunion…

4- Vous vous redites plusieurs fois les mêmes choses au sujet des mêmes informations: cela finit par être épuisant.

5- Vous savez bien que tous ces signaux finissent par devenir invisibles.
Soit parce qu’ils sont là depuis trop longtemps (ou disparaissent mécaniquement, chassés par les nouveaux messages), soit parce que vous ne pouvez pas (ou n’avez pas envie de) passer à l’action. Mais le pense-bête visuel, lui, reste là.

bureau désordre

SOLUTION

  1. Extrayez une action de chaque email ou papier tant que vous l’avez sous les yeux.
  2. Notez-la sur votre cahier ou votre gestionnaire de tâches si vous ne voulez pas/ne pouvez pas la faire immédiatement.
  3. Puis sortez l’email ou le papier de son emplacement de départ.
  4. Vous aurez maintenant sous les yeux une liste unique des choses à faire, quelle qu’en soit la provenance.

boite reception

AVANTAGES

  1. Plus besoin d’avoir les informations d’origine à la vue pendant des jours et des jours. Votre environnement redevient clair, vos idées aussi.
  2. Cette liste unique vous permet d’avoir une vision complète de tout ce que vous avez à faire. Vous pouvez maintenant choisir quoi faire en toute connaissance de cause et selon les priorités du moment.
  3. Vous voici l’heureux propriétaire d’une boîte de réception qui contient seulement les messages que vous n’avez pas encore lus: quel soulagement!

Pour aller plus loin:

7 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Arrêter de procrastiner, Astuces pour s'organiser, Bordélique?, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, S'organiser à la maison, Se former à l'organisation personnelle

7 réponses à “Si je le vois, j’y pense. Et si j’y pense, je le fais. Ah bon?

  1. Bonjour,
    encore un billet d’actualité ici ! Après « s’organiser c’est facile », j’ai investi dans « S’organiser tout simplement » (bcp plus ardu…). Mis en oeuvre ce matin au travail (ampoules, 3PA) : en une heure mon bureau est clean, la liste de choses à faire pas si longue, je n’ai pas trainouiller sur mes blogs préférés avant maintenant… Pas mal ! Merci !

  2. Bonjour, merci pour ce rappel avant ma rentrée prévue officiellement jeudi et avec un nouveau temps de travail (de 50% je passe à 90%) et de nouvelles missions avec un fort enjeu pour ma responsable…alors il va me falloir de la rigueur, de la rigueur et encore de la rigueur ! Bonne rentrée à tous.

    PS : est ce qu’il est necessaire de reserver vos interventions prochaines dans le 91 ? Merci.

  3. Sandrine, bonne chance pour vos nouvelles responsabilités.
    Les conférences à la médiathèque des Ulis sont à entrée libre. A bientôt, peut-être?

  4. Les animauxdumercredi, en voilà une rentrée qui s’annonce bien! Bravo!

  5. tetillon

    TROP NULLE EN INFORMATIQUE POUR COMPRENDRE LE CLASSEMENT DES EMAILS (INBOX ??? KESAKO!!!) HELAS…..
    IL ME FAUDRAIT DES COURS ACCELERES POUR ACCEDER A CES INFORMATIONS.
    J AI TOUT DE MEME COMPRIS SUPERFICIELLEMENT « EN GROS » LE PROCEDE sa demarche et son utilité!!!!!!!
    merci

  6. Tetillon, l’inbox n’est rien d’autre que la boîte de réception de votre messagerie.

  7. Je dois rire en lisant cet article. J’étais en train de nettoyer ma boîte mail, dans laquelle j’avais plus de 200 messages « non lus » parce qu’ils contenaient des « infos importantes », des « choses à faire absolument »…

    Dans ces choses à faire : lire cet article!!!! Eh oui, j’avais gardé le mail en me disant : « ah! ça, ça me concerne!!!! » Hihihihihihi, je ne croyais pas si bien dire!

    Donc, je vais essayer d’appliquer ce chouette conseil, une seule liste de tâche, et éliminer ou classer les mails dès réception!

    Merci!

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s