L’art de la to-do list vraiment utile

couv_bd_G55828_Savoir_s'organiser(1)On sait tous plus ou moins faire ce qu’on appelle une to-do list (liste des choses à faire). Mais pourquoi est-ce que cela ne marche pas mieux que ça? Pourquoi nous fait-elle peur quand elle est conséquente, pourquoi ne parvient-on à en éliminer qu’une partie  et comment faire pour penser aux choses à faire au bon moment, au bon endroit, ni avant ni après?

Parce que, Messieurs-dames, une to-do list est pleine de pièges. Je vous montre?

PIEGE NUMERO 1: il y a to-do et to-do

En anglais, ça veut bien dire « à faire » (en français, ça sonne comme Doudou Liste, mais on n’est pas un peu hors sujet, là?). Or, je vous le demande, qu’est-ce qui est « à faire »?

Des Actions, pardi. En aucun cas « Dossier Cherclient » ou « Anniversaire Bastien » ne sont des actions. Ce sont tout au plus des mots-clefs,  « pour vous faire penser à… » (là! le piège!). Si votre to-do list contient de ces mots-clefs, ne soyez pas surpris(e) d’avoir du mal à passer l’action. C’est trop flou, trop compliqué, trop gros… ingérable. Vous avez sûrement remarqué que les seuls items que vous parvenez à  cocher avec satisfaction sont les actions. Les autres  (les mots-clef) traînent, traînent… Il vaut mieux réfléchir à ce que vous entendez, au juste, par « Dossier Cherclient »:

  • le rappeler?
  • aller voir Brigitte votre collègue pour qu’elle vous fasse un compte-rendu rapide de sa dernière conversation avec lui?
  • reprendre son dossier pour y voir plus clair?

Justement, à propos de clarté, voyez si vous êtes capable d’écrire clairement quelle est l’action que vous feriez si vous deviez vous y mettre maintenant.Et c’est cette action qui devra figurer sur votre Doudou liste, pardon To-do list.

Ca n’a l’air de rien, mais remplacez donc » Dossier Cherclient » par l’action précise que vous avez l’intention de faire en premier. Vous verrez, ce sera bien plus facile de jongler avec votre emploi du temps. Et les actions qui suivent la première? Soit vous pouvez vous en occuper dans la foulée, et c’est très bien. Soit vous ne pouvez pas et il vous faudra alors noter la deuxième action à la suite de votre liste, etc.

PIEGE NUMERO 2: je confonds ma liste avec mon agenda

Honorine nous l’illustrait magnifiquement. Elle nous dit

  • qu’elle fait en effet une liste d’actions (avec une mind map, mais cela n’a pas d’importance pour ce piège)
  • puis qu’elle répartit ces actions sur son agenda, en fonction de ce qu’elle prévoit de sa disponibilité.

Piégée, notre Honorine. Tout se décale, les journées ne se déroulent pas comme prévu. Résultat: sensation de ne rien maîtriser, d’être insatisfaite.

Pourquoi? Parce qu’il y a en réalité deux types d’actions.

  • Celles qui ont une date butoir impérative: zou, à écrire directement sur l’agenda.
  • Celles qui sont à faire dès que possible: sur une liste continue, non limitée dans le temps.

Comme nos journées sont pleines d’imprévus, il nous faut d’abord réaliser les actions à date-limite (prioritaires, par définition), puis remplir le temps qui nous reste avec les actions de la liste continue. Parfois, on a le temps + l’énergie et on « dépote ». Parfois, ce n’est pas le cas et on n’arrivera à faire que quelques unes des actions listées. Pas grave, pourvu qu’on avance tout de même.

PIEGE NUMERO 3: je crois que ma liste suffit

Lesanimauxdumercredi nous en parlait savamment. Elle nous dit

  • que sa liste d’actions est bien pleine
  • qu’elle aimerait savoir comment s’en servir pour penser aux choses quand c’est le moment de les faire.

Il lui manque un système de codage qui lui permette, dans un contexte donné, de repérer super vite tout ce qu’elle a l’intention de faire dans ce contexte. Ainsi,  non seulement elle ne se fera pas polluer par la vue des autres actions (là! le piège!), mais elle est aussi sûre de pouvoir regrouper intelligemment ses actions, et donc de gagner du temps.

Prenons un exemple de codage des actions (il figure entre parenthèses, avec sa signification):

  • vider le premier carton de la chambre d’ami (Δ  = maison)
  • appeler plombier pour réparation (W = au travail)
  • demander à (JB = personne) où il en est du Dossier Cherclient

Je vous ai mis entre parenthèses un exemple de code/pictogramme/signe, que vous devrez inventer pour vous-même, et qui vous indique soit un lieu (maison), soit un moment (travail) soit une personne (JB) dont vous avez besoin pour passer à l’action. Ainsi, une fois à la maison, par exemple, vous n’avez plus qu’à parcourir des yeux votre liste et vous concentrer sur les actions qui portent le logo « maison ». Si votre liste est numérique (gestionnaire de tâches), utilisez donc de la couleur ou placez un caractère spécial devant les actions pour faciliter le tri.

J’attire votre attention sur le cas du plombier: même si elle est d’ordre privé, l’action doit comporter le logo (W) puisque vous appellerez cet homme de l’art aux heures ouvrables.

PIEGE NUMERO 4: je fais des listes… mais ne les relis pas

M’est avis que vous créez des listes un peu partout, sur toute sorte de supports (le piège!). Choisissez un seul et unique support, à votre goût (cahier, gestionnaire de tâches) et tenez-vous y. Multiplier les listes de choses à faire, comme vous l’avez vous-même constaté, ne sert qu’à engendrer davantage de confusion.

Vous n’avez qu’une seule liste et ne la relisez jamais? Demandez-vous pourquoi:

  • vous n’arrivez pas à vous relire? Préférez les listes électroniques aux listes papier.
  • vous ne savez plus à quoi ces actions correspondent? Pensez à mettre un peu plus de détails pour ne plus vous y perdre.
  • vous détestez secrètement ces directives, même si vous en concevez l’intérêt? Tant qu’il n’y a pas trop de choses à faire, ma foi, … continuez à privilégier l’improvisation si c’est votre choix et que votre mémoire vous le permet.

D’autres lectures édifiantes sur le sujet?

 

24 Commentaires

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24 réponses à “L’art de la to-do list vraiment utile

  1. Honorine

    Bonjour Laurence,
    Trouver une réponse à ma question de l’autre jour me touche beaucoup ! Merci. 🙂
    Malgré tout, la répartition de mes tâches par jour (il s’agit de ma « Doudou liste » personnelle, actions à faire à la maison, que j’attaque le soir en rentrant du boulot) est plutôt positive, car cela fait partie du « saucissonnage de l’éléphant » (pour ceux qui ne connaissent pas : pour avaler un éléphant, on commence par un petit bout …) et me permet de rendre la liste moins effrayante. Et si ce n’est pas fait le lundi, je reporte au mardi, ce n’est pas grave. Et je répartis dans la semaine en fonction du degré d’urgence et de mes disponibilités (je rentre tard du boulot, j’emmène un schtroumph à son cours de musique, …).
    Par contre, je tombe sans doute dans la piège numéro 4 : je ne la relis pas assez (tout électronique et lisible qu’elle est). Du coup je n’ai plus l’oeil sur tout et ce qui n’était pas urgent ou pas prioritaire le devient sans que je l’ai vu venir !
    D’ailleurs, après avoir relu dans la semaine l’article invité de Stéphane sur la Doudou liste en mind map, j’ai un peu amélioré mon système en ajoutant un code de deux couleurs avec deux intensités : jaune intense = long, prioritaire, jaune pâle = long, pas prioritaire, vert intense = court, prioritaire, vert pâle = court, pas prioritaire. C’est beaucoup plus visuel, je trie plus facilement, et je peux attaquer un type ou l’autre selon le temps que j’ai devant moi. Et je regroupe les actions dans des branches par paquet du style « au bureau (de la maison) avec connexion internet », « avec les enfants », « bricolage », « rangement », …
    Sans doute aussi devrais-je relire régulièrement la liste pour éliminer des choses impitoyablement, … car je suis sans doute trop perfectionniste et trop ambitieuse.
    Petit à petit, j’améliore tout cela, avec votre aide très bienvenue !

  2. Honorine

    Complément : les dates limites sont bien dans l’agenda (celui de Thunderbird, avec rappel avant la date limite, à intervalle choisi en fonction de ce que la date limite suppose de faire avant, de 10mn à plusieurs jours …) et non dans la Doudou liste. J’ai tout de même lu 3 de vos livres ! 😉

  3. Filo

    je suis admirative du système d’organisation d’Honorine!
    Pour ma part, je n’utilise que rarement des listes, mais je trouve qu’il est indispensable de « clôturer » sa liste. Parce que c’est très facile de rajouter rajouter, dans un cercle vertueux, mais hum, les journées n’ont définitivement que 24 heures, et quand on se retrouve avec cette liste-à-n’en-plus-finir, c’est décourageant!
    Alors que la liste précise et concentrée « médecin-poste,envoyer recommandé-chercher les courses telle heure » donne plus le sentiment d’avoir fait tout sans rien oublier.
    L’autre piège, qui va dans le chapitre n°4, c’est d’oublier sa liste quelque part…. 😉

  4. Emmanuelle

    Hummmm… pour moi, la « to do list » est multiple :

    1- les petites tâches de la maison à faire dans la journée (lessive, plats à préparer, etc) : sur le tableau noir de la cuisine (ouverte, la cuisine, on y passe donc souvent), j’écris quand ça me vient à l’esprit, j’efface quand c’est fait (c’est vierge au moins une fois dans la journée, en principe). Sur le tableau, je fixe aussi les menus de la semaine (au cas où « quelqu’un » ait envie de faire la cuisine à ma place ou au cas où il faudrait me relayer à l’improviste)

    2- les petites tâches urgentes de « dans la journée » qui s’ajoutent et sont relativement rapides : un post-it dans l’agenda, je barre, je jette en fin de journée (normalement), car cela va souvent avec les trajets maison-école-boulot (je passe à la pharmacie en rentrant du travail avant d’avoir récupéré les enfants, si je peux)

    3- les tâches qui sont prévisibles, a moyenne échéance, sans date fixe : j’ai un cahier pour le boulot (avec une colonne par type de tâche recherche/admin/enseignement), et une liste électronique pour la maison (devis électricien, prendre rendez-vous chez l’ophtalmo pour Numéroter, etc)… je barre mais ça ne s’arrête jamais, sauf au bout du cahier…

    4- les tâches qui sont liées à un événement et qui reviennent périodiquement (quoi faire avant le départ en vacances, par exemple). Là aussi, la liste est informatisée, liée à la « NPO-list » (liste des choses à ne pas oublier d’emporter) et mise à jour et imprimée un à deux jours avant le départ, on coche et on garde pendant les vacances (pour le côté NPO)

    Dans mon agenda figurent les « dead lines » avec un rappel une semaine avant le cas échéant, et les réunions, rendez-vous et autres machins ultra-fixes. Ledit agenda est sur g*** et lié à mon téléphone (avec des codes couleur perso, chaque enfant, et chacun des versants du boulot) et sur papier « au cas où ».

  5. C’est cet art des listes, lu dans vos livres, qui me sauve la vie chaque jour !
    Intégré au Bullet journal que j’utilise depuis quelques mois, ça devient redoutable :).

    Hum… un problème cependant… ça ne marche qu’au boulot ;-( !!!! À la maison, c’est une catastrophe, rien ne fonctionne : ni le cahier, ni les applis, ni la liste ! À croire que je mets mon cerveau en veille… Les choses sont faites, hein, mais pas comme/quand il faudrait.

  6. babim

    Ce que j’aime dans les listes… c’est quand on raye par ce que c’est fait!!!
    AAAhhhh la satisfaction, et le cœur léger : – )

    – Ici, je fonctionne par petites listes sur papier dans la maison pour le petit quotidien.
    – liste à imprimer pour départ en vacances (à faire dans la maison et pour les valises)
    – agenda partagé avec Mr via le smartphone.
    – et depuis peu evernote sur nos tél. organisé par catégories: bricolage, courses alimentaires, contacts et besoin de rdv (médecin, dentiste, garagiste…), qu’on complète au besoin. On synchronise le soir à la maison (pas de forfait internet sur nos tél). Bien pratique ce système, parce qu’on peut noter dès qu’on a l’idée (elle n’a pas le temps de s’envoler!) et comme on jongle entre deux maisons, il faut être précis.
    Bonne semaine à tous!
    (les bonnes idées voyagent: je viens de recevoir un mail de ma belle-sœur sur le tri des mails, suite au lien proposé ici-même la semaine dernière!)

  7. Laetitia Davies

    Bonsoir, moi j’utilise l’appli gratuite ‘wunderlist’ ou le site internet. On peut creer autant de listes qu’on veut, les partager, mettre des alarmes, changer les taches de listes ou d’endroit dans une même liste, mettre des priorités et ajouter des notes. Voila le lien: https://www.wunderlist.com

  8. Waou quel article !
    J’adore faire des listes… qui se perdent au fond de mon sac. Je viens donc d’investir dans un petit carnet, et pour revenir sur ce que dit Filo : je cloture a la fin du mois (oui, l ideal serait la semaine…) et je recommence en notant déjà ce qui n’a pas été fait le mois dernier.
    Je retiens en tous cas l’idée du vodage avec des petits symboles (quelques autres exemples ?)
    Sur ce sujet lequel de vos livres serait le plus pertinent ?
    Merci !

  9. Ah merci ! Je crois qu’il faudrait que je fasse attention au point 4 aussi : relire sa liste ! je ne le fais pas très souvent… Pour l’oubli de poster une lettre – non mais suis-je la seule, enveloppe dans la main et timbrée!!!!! qui arrive au bureau sans l’avoir déposée au passage dans les 3 (3! ) boîtes jaunes situées sur le chemin ???? Bref j’ai maintenant 1 corde à mon arc : je délègue (quel bonheur indescriptible) à la nounou qui elle n’oublie JAMAIS rien (je la soupçonne très fort d’être un clone de vous, Laurence).

  10. Étienne H

    Attention à propos de « wonderlist » ! Si j’ai bien vu, cela fonctionne comme un piège pour vous espionner ; en effet il faut ouvrir un compte et cela ne fonctionne que connecté, bonjour la confidentialité et le matraquage publicitaire. Et très difficile à désinstaller !

  11. Celine V

    Bonsoir, grâce à votre « grand livre pour s’organiser », je tiens une liste d’actions à mener, consultée plusieurs fois par jour, sur un cahier tout simplement. Je suis -presque- sûre de ne rien oublier! Ça marche bien au travail, un peu moins à la maison où je tente de compenser par des routines… Mais j’améliore le système de jour en jour.
    Merci pour vos articles pétillants et très utiles qui me donnent des pistes pour avoir à nouveau la sensation de maîtriser le flot de choses à faire.

  12. Mimie

    Quel bel article.
    Comme Emmanuelle, je fais plusieurs listes.
    Dans un cahier, je note les choses à faire qui ne sont pas urgentes ou qui n’ont pas vraiment de date limite. ça devient petit à petit une liste d’idées et de projets plutôt que de choses à faire. Mais au moins, quand j’ai d’un coup une idée, je sais où la noter.
    Dans mon agenda, je note chaque semaine les choses que j’ai l’intention de faire dans la semaine. Je coche au fur et à mesure et je reporte ce qui n’a pas été fait à la semaine suivante. C’est mon pense-bête.
    Chaque jour je prends un post-it vierge où je note ce que je dois faire dans la journée. Là, je note les petites choses obligatoires du quotidien (passer à la pharmacie, étendre lessive…) ainsi qu’une ou deux tâches de la semaine. ça m’aide beaucoup à organiser ma journée.
    Il va sans dire que j’ai toujours mon agenda avec moi et que je le consulte très souvent. Et que je rajoutte très souvent des notes diverses.
    Biensûr les vrais rendez-vous ou autre avec une vraie date limite sont notés dans mon agenda et je note les actions à faire dans ma « to do list de la semaine » au bon endroit suivant le temps dont j’ai besoin. Par exemple, s’il y a une fête d’anniversaire prévue, je note dans mon agenda environ deux semaines avant « acheter cadeau, prendre RDV au coiffeur ».
    ça fait plusieurs années que je fais comme ça et je dois dire que c’est rare que j’oublie les choses obligatoires (mais je note vraiment vraiment beaucoup de choses). Evidement, la « liste des projets et rêves » ne diminue pas bien vite !

  13. Honorine, vous avez raison: il faut essayer et adapter les conseils et méthodes à notre propre vie. Et un beau jour, hourra, ça marche! 😉

  14. Filo, vous êtes accro au cochage de liste! Ca se comprend, remarquez. C’est tout de même jouissif cette liste barrée… Oui, oublier sa liste quelque part, c’est aussi un piège. Que l’on rencontre souvent 😉

  15. Emmanuelle, votre système doit drôlement bien fonctionner. Vous êtes ceinture noire en organisation, pas de doute! Il y a peu de personnes, qui, comme vous, affrontent l’idée d’avoir une liste continue de choses à faire « qui s’arrête à la fin du cahier ». Et pourtant, l’essayer, c’est l’adopter 😉

  16. Almée, redoutable, c’est le mot :). A la maison, un peu d’improvisation ne peut faire de mal. Sauf si on a une famille nombreuse, un jardin, des animaux, qu’on est membre d’une association… auquel cas, un bon système d’organisation sauve la vie 😉

  17. Babim, la synchronisation au sein du couple… vaste sujet :). On voit que vous maîtrisez…

  18. Laetitia, merci pour le lien. Wunderlist est très souvent plébiscité, de même que Todoist et Remember the milk.

  19. Marion, voici d’autres exemples de codage:
    – vous travaillez à deux endroits : un code pour chaque lieu
    – vous êtes plutôt du matin: un code pour ces tâches qui demandent de la concentration pour vous indiquer qu’il vaut mieux les faire le matin
    – votre chef JP est rarement au bureau et vous le croisez très brièvement dans la journée: un code JP vous permettra d’un coup d’oeil de voir avec lui toutes les tâches qui impliquent son apport.
    – vous prenez souvent le TGV (comme moi): le code TGV me permet de savoir quoi faire pendant ces quelques heures ou je suis coincée, au calme.
    -etc…

  20. Lesanimauxdumercredi, ne me parlez pas de ces maudites enveloppes, que j’oublie systématiquement de poster alors, que, comme vous, j’ai l’embarras du choix!
    Oui, je dois bien l’avouer, j’ai cloné quelques specimens, pour aider (mais non, pas complexer!) certains lecteurs de ce blog 🙂

  21. Merci de votre retour, Céline V. Pétillants? J’aime bien… 😉

  22. Mimie, continuez à noter, c’est la meilleure façon d’avoir un cerveau disponible. A votre place, je ferais deux listes différentes: l’un pour les « vrais » projets (l’anniversaire dont vous nous parlez, par exemple) et l’autre pour les « un de ces jours, je… » (les rêves). Je piocherais dans cette dernière de temps en temps et comme ça, je n’encombrerais pas ma liste de base avec des tâches sur lesquelles je ne me suis pas encore vraiment engagée.

  23. Honorine

    Le commentaire de Mimie et votre réponse, Laurence, m’ont fait réaliser que le plus gros défaut de ma liste est de mélanger des choses vraiment « à faire » et des choses non obligatoires, ou plutôt non prioritaires aujourd’hui. Il s’agit bien d’actions (installer Anki sur l’ordi des enfants, essayer telle recette, …) mais qui pour certaines ne sont que des idées, des envies, des rêves. Toutes ces idées m’intéressent et mériteraient que je les réalise, mais je ne peux pas toutes les faire malheureusement (j’attends toujours qu’on m’offre du temps supplémentaire, bien rangé dans une jolie boîte fermée par un superbe ruban …).
    Je vais désormais les coder (ampoule) quand je les inscris dans ma liste, puis j’irai les placer dans une liste spécifique « idées et rêves ». Sans oublier, comme vous le dites très bien Laurence, de relire cette liste de rêves et d’aller y piocher. Et peut-être même de lui consacrer des moments dédiés, à savourer tout particulièrement.
    Un jour je serai ceinture noire, comme Emmanuelle !!!

  24. Emmanuelle

    Arf, si seulement j’étais ceinture noire… je suis plutôt du genre submersible, en fait.
    Pour les courriers à poster, au boulot, on peut mettre son courrier perso dans la bannette « courrier au départ », du moment qu’on l’affranchit. Du coup, je mets les courriers prêts à poster avec les clés de mon bureau, dans ma besace de travail…
    Et j’achète les enveloppes prétimbrées par 200 pour ne pas courir après les timbres (dont j’ai un carnet dans mon portefeuille au cas où)

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