Catherine me dit: « Bonjour Laurence,
Une de mes collègues et moi-même sommes fana de votre blog. Et de vos livres (merci, vous êtes adorables). Nous sommes à la recherche d’une bonne solution pour faire circuler l’information dans une petite équipe de 8 personnes.
Les notes de service émanant de la hiérarchie arrivent dans les boîtes mails de tout le monde, là pas de problème,…
Mais vous savez, il y a les brochures et les revues qu’on reçoit et qui intéresseront peut-être l’un ou l’autre collègue et qu’il ne faut donc pas tout de suite jeter. Elles sont importantes dans la mesure où nous travaillons dans une institution culturelle et qu’il y a toujours de bonnes idées à prendre chez les autres.
Nous avons déjà essayé plusieurs choses :
– le bac en plastique dans lequel une pile de trucs périmés s’entassent. Certains paraphaient le document une fois qu’ils l’avaient lu, d’autres…
– les empiler sur le frigo, puisque tout le monde y met le nez au moins une fois par jour : bonjour l’hygiène au milieu du marc de café, des grains de sucre, …
– les fixer avec un aimant sur un tableau blanc. Mais cela ne marche qu’avec des documents légers…
– je ne veux pas non plus polluer notre réunion d’équipe déjà trop courte, …
Auriez-vous l’idée du siècle ?
Un grand merci d’avance. »
Ca, c’est un défi pour nos Organisonautes, me suis-je dit en recevant le mail de Catherine. Que feriez-vous à sa place?
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Evelyne, vous avez raison de souligner qu’il faut d’abord avoir une idée de ce que chacun recherche, avant d’estimer que les informations pourraient intéresser l’une ou l’autre.
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Bonjour,
définir chacun vos centres d’interêts (quelles bonnes idées cherchez-vous ?) et charger l’une d’entre vous de les repérer pour le compte de la collectivité. S’il y en a, copier l’info et la passer à la personne concernée, sinon, jeter.
La « corvée » peut être déléguée entre vous à tour de rôle.
renouveler la définition de ce que vous cherchez régulièrement en fonction de vos propres actu, et des évolutions de vos projets respectifs.
La délégation, la coopération …. ça marche plutôt bien en général.
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Je mettrais ce genre de document soit à plat sur une table (système D), soit dans un porte-revue transparent, au mur ou « façon sucette », bien à la verticale, placé en évidence là on l’on fait sa pose café.
Dans mon labo, une partie des revues « toutes disciplines » sont placées ainsi, bien en vue, dans la cafèt, et du coup on les lit ou on les survole plus facilement.
Pour partager les infos, sinon, se répartir les tâches : une revue par personne et une réunion hebdomadaire, par exemple, dans laquelle chacun a 5 minutes pour faire le « pitch » du document dont il a eu la charge pour informer les autres du contenu.
On fixe un jour et une heure pour ladite réunion, pour toute l’année, ce qui permet d’en « zapper » une de temps en temps tout en sachant que c’est récurrent.
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Dans l’agence où je travaillais, nous avions des revues et brochures pro (pas en très grande nombre, je dirai une dizaine en tout par mois) : afin qua chacun puisse les consulter, ma chef avait mis des portes-revues muraux (dans une zone à fort passage) pour les proposer à la lecture. A chacun de prendre et remettre (consultation au bureau). Et lorsque les suivants arrivent, archivage dans la bibliothèque si intéressant, sinon : poubelle.
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Je pense que scanner prend beaucoup de temps !
Peut-être tout simplement créer un classeur ou un porte-documents intitulé « Brochures d’actualité » et le laisser dans le coin cuisine, la table à manger et/ou tout coin accessible à tous. A charge de la personne chargée de l’administration de le mettre à jour tous les mois et aux salariés de jeter un oeil de temps en temps. Si une info s’avère pertinente, la personne photographie avec son telephone et ajoute le document à ses fichiers.
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Bonjour,
Les cas de figures varient selon les personnalités. J’ai connu plusieurs versions : agrafer à réception les noms des potentiels intéressés … mais faut-il que tout le monde joue le jeu. Parfois, les revues ne reviennent jamais et plusieurs semaines plus tard.
Deux propositions me semblent intéressantes : photocopier le sommaire et la diffuser par mail aux potentiels intéressés et l’inscription aux newsletters. Pourquoi pas créer des newsletters propres à la société afin de faire vivre la communication interne ? Pourquoi pas créer un répertoire informatique commun avec des articles disponibles scannés et à disposition de tous ? … J’en conviens, cela prend du temps…
Bonne journée à toutes et à tous
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Deux questions se posent : faut-il vraiment conserver un support « papier » ? Faut-il tout conserver ad vitam aeternam (puisque « c’est plein de bonnes idées ») ? Le plus simple serait peut-être de mettre ces documents à disposition de tous (le frigo n’est pas mal, à condition de trouver un support plus hygiénique, en effet) pendant une à un mois. Ensuite, il faut quelqu’un pour juger s’il faut conserver l’objet et le classer. Pour les journaux et brochures, je trouve que le principe des porte-revues (boîtes à pans coupés) est pratique. Et puis, il est probable qu’éliminer les documents obsolètes (après un an, je pense) est évident. Entre temps, chacun aura eu le temps, s’il tient à un article ou une page, de scanner la chose et de la ranger précieusement dans un répertoire de son ordinateur.
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bonjour,
la médiathèque où je travaille (18 personnes) s’est abonnée à plusieurs newsletters. Il est ensuite très simple de diffuser les infos dans les boites mails. Pour les documents papier, nous avons chacun une banette empilable, réunies dans un endroit passant. Une fiche de circulation permet de diffuser le document aux personnes intéressées et une colonne « vu » permet à ceux qui n’ont pas le temps d’en prendre connaissance, de passer leur tour, le document reviendra tôt ou tard vers eux. C’est assez simple, mais efficace.
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Chez nous, chacun a une bannette pour le courrier en interne. Si un document intéresse plusieurs personnes, la chef de service y colle un post-it avec les noms des personnes concernées et le dépose dans la bannette de la première sur la liste.
Après l’avoir lu, chacun raye son nom sur le post-it et dépose dans la bannette de la personne suivante.
La dernière remet le document à la secrétaire, qui archive ou jette, c’est selon!
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Je me souviens que nous avions eu le même souci… Il me semble qu’alors nous agrafions à réception une fiche avec le nom de toutes les personnes de l’équipe. Une fois lu, nous parafions, dations (sur la fiche) et transmettions au suivant sur la liste, ou un autre si le suivant était absent. Et ainsi de suite jusqu’à ce que tous l’aient eu entre les mains.
Chaque personne, quand elle l’a entre les mains, décide de le lire, d’en copier un article qui l’intéresse, ou non.
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Bonjour,
Le « Guide de la Secrétaire de A à Z » (Dorothée Bazin et Anne Broilliard, éditions Dunod, 1998) préconise de photocopier le sommaire des revues et de le faire circuler (plutôt que de faire circuler les revues elles-mêmes qui ne reviennent jamais). À l’ère du scanner, vous pourriez peut-être scanner ce sommaire, le diffuser par mail et classer les revues. Chacun saurait où chercher si un article précis l’intéresse.
Bonne journée
Josiane
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