Valérie me dit: « Comme beaucoup, je découvre votre blog et le trouve hyper intéressant (merci, comme c’est gentil!). Je l’ai découvert en recherchant des méthodes d’organisation au travail.
Pourriez-vous m’aider ? Je travaille en bibliothèque et je gère plusieurs dossiers en même temps : les animations actuelles, les animations futures, les dossiers de demandes de subventions… en outre, je dois prévenir la hiérarchie, les collègues (TP, 80%, 50% sans compter les absences en arrêt maladie) in situ et celles dans les annexes. Bref, beaucoup d’infos à transmettre, à demander l’avis de… Et me souvenir de l’avoir fait !
Jusqu’à présent je fonctionne avec des papiers volants mais ça vole… et ça se disperse. J’ai essayé le classeur avec onglets, pas pratique à transporter…
Quel type d’organisation vous inspire mon travail ?
Bien cordialement,
Valérie«
Pour schématiser, Valérie, vous avez trois types de choses à « gérer »: les informations relatives à vos projets, vos actions et les informations « transversales ».
Les informations liées à vos projets
Exemple de projet: l’animation du 22 janvier prochain.
Exemple d’informations liées à ce projet: les échanges par mail que vous avez eu avec deux intervenants potentiels pour cette date-là.
Votre organisation: dès qu’un projet se dessine (suite à une réunion, à une idée que vous avez eue, etc.), créez immédiatement
- Une chemise cartonnée avec le nom du projet écrit en gros
- Un dossier dans vos mails, portant le même nom
- Eventuellement un dossier sur votre disque dur, portant le même nom (si vous savez que vous créerez ou enregistrerez différents documents Word, Excel, Powervirgule ou autre)
Ainsi, vous avez maintenant vos emplacements tout prêts à recevoir les différentes informations sous forme papier ou numérique.
Vos actions
A chaque étape de vos projets, vous avez des actions à faire.
Exemple: informer Brigitte que vous avez choisi tel intervenant et lui transmettre son devis.
Pour ne rien oublier, je vous recommande de posséder deux outils, au format papier ou numérique, à votre guise. Ces deux outils sont
- un agenda
- une liste d’actions. Elles ne sont pas liées à une date-limite impérative mais il faut quand même les faire dès que possible.
Vous avez raison de noter un maximum de choses. Encore faut-il les noter sur l’un ou l’autre de ces outils, si ce sont bien des actions. Et cocher, une fois que c’est fait: c’est tellement jouissif!
Je vous recommande de vous déplacer avec votre agenda et votre cahier lorsque vous allez voir un(e) collègue.
Les informations « transversales » ou « de référence »
Une information transversale n’est pas liée à un seul projet mais, au contraire, elle sert à plusieurs d’entre eux.
Exemple d’information transversale: l’emploi du temps de Carole, qui est en temps partiel. Or Carole est impliquée dans quelques uns de vos projets. Ou encore le planning des animations du 1er trimestre, tel qu’on l’a décidé en réunion.
Ce type d’informations doit être placé dans un endroit spécifique, facile d’accès: une chemise, un affichage sur votre mur, un porte-vue, un dossier sur votre disque dur… où vous voulez, mais pas mélangé avec le reste.
Si j’étais vous, je placerais au même endroit toutes les informations transversales, avec mes contacts, mes codes d’accès, bref tout ce dont quelqu’un qui prendrait mon poste aurait besoin pour s’y retrouver.
Feuilles volantes et autres Post-it
Je n’ai rien contre les notes adhésives et les feuilles volantes. A condition de les identifier comme appartenant à l’une des trois catégories ci-dessus. Et donc, plusieurs fois par jour, il s’agit de les placer (ou de les transcrire si ce sont des actions) au bon endroit.
Ce qui nous amène au…
Rangement du bureau
Cet article à base de métaphore ovine est toujours d’actualités. A vos moutons, Valérie!
Et pour finir, ceci, pour qu’on ne médise plus jamais des moutons.
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Oui, notre Librarian est une source inépuisable d’excellentes idées! Merci.:) Et on attend votre débrief avec impatience, Valérie.
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Bonjour, Tout d’abord merci Laurence. J’ai bien lu votre article et je met en place petit à petit (entre les dossiers courants) vos propositions. MEs collègues attendent le résultat avec impatience.
Merci aussi à Librairian de partager son expérience, cela me fait du bien de savoir que je ne suis pas seule à galérer dans ce métier et qu’il y a des solutions : )
A bientôt pour un débrief ; )
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bonjour, je suis bibliothécaire aussi, et c’est également le casse-tête organisationnel car dans notre métier, il y a une partie administrative, « fonds documentaires », « action culturelle » (avec pleins de sous parties), et pour ma part une partie « sécurité du bâtiment » et « formation du personnel ». Mais il peut aussi y avoir pleins d’autres items. Parfois, on travaille en équipe, parfois en binôme, parfois seul.
J’utilise pas mal Evernote pour suivre mes dossiers où je note toutes les tâches à faire sur un item. J’ai aussi une partie « future » où je note tous les grands projets à mettre en oeuvre plus tard. Je m’astreins à n’ouvrir ma mesagerie que 2 fois par jour, pour ne pas papillonner. Dans ma messagerie, j’ai un dossier « today » où je mets les mails pour action rapide ou les réponses à apporter sans délai, un dossier « à garder » pour toute les infos … à garder (genre « il faut dorénavant remplir le champs unimarc 902$a pour les DVD » – spéciale dédicace aux bibliothécaires qui comprendront) et un dossier « hiérarchie » où je garde copie des échanges avec mes supérieurs. A chaque fois que je fais qq chose, je me pose la question « qui dois je informer ? ». Pour l’organisation de tout le service, nous avons un calendrier annuel où les chefs notent les souhaits de congés de chacun. On a aussi un « calanim » un calendrier annuel des animations . On peut ainsi voir quelles périodes sont les plus propices pour prendre des congés ou prévoir une animation.
Evidemment j’ai un agenda, papier. Une page par jour, 5€ chez hema. Voilà en gros mon organisation au boulot. Dans la réalité, il faut bien admettre que ça ne fonctionne pas aussi bien que sur le papier quand on est une bordélique-née !
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Je trouve super ce concept de réponse pratique et concrète à une question 😉 Ca donne des idées pour mon organisation ! Merci !
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