Question des lecteurs: comment faire un retro-planning?

Brice me dit

« Je voudrais vous demander conseil dans la planification en elle même : comment faire un planning ou retro/planning efficace par projet ?
Et comment calculer efficacement et au plus juste le temps nécessaire à la réalisation d’un/e projet/tâche/action ??

Cette année gros challenge pour moi, mon supérieur me demande de planifier au mieux, au plus juste, au plus réaliste et en même temps productif ; mes projets de l’année (qui sont très nombreux ! des projets de 1 jour, 2 semaines ou parfois 2 mois !) en tenant évidemment compte des urgences, des petits à côté, etc… Comment planifier tout çà !??

Et une autre question me vient en tête… La liste d’actions, c’est super !
Mais en notant l’action, faudrait-il noter le temps qu’on estime nécessaire pour l’effectuer ?

J’espère ne pas m’être enflammé avec toutes ces questions !
Bonne journée Laurence ! Et un grand merci pour vos réponses.
Brice »

Brice, vous êtes prêt? C’est parti.

Phase de réflexion et recherche

Avant de démarrer quoi que soit sur un projet, il faut y réfléchir. Pour ça, le couple papier/crayon convient bien. On va écrire tout ce à quoi on pense au sujet de ce projet.

Voici les principales questions à se poser (ou à voir avec votre supérieur avant de commencer):

• à quoi ce projet va-t’il servir?
• quel est le résultat souhaité, exactement?
• quelle est la date-limite (s’il y en a une)?
• de qui vais-je avoir besoin pour travailler sur ce projet?
• est-ce que quelqu’un l’a déjà fait? Aurai-je besoin de son expérience à un moment? Quand?
• comment et quand vais-je communiquer à mon  supérieur où j’en suis?
• ai-je toutes les compétences pour faire? Sinon, comment procéder?
• ai-je bien toutes les informations nécessaires? Qui peut me les fournir? Quand?
• puis-je prendre toutes les décisions jusqu’au bout du projet ou dois-je les demander? A qui?

Chacune de ces questions est importante. Vous voyez déjà ce qui se dessine.

Soit vous avez toutes les réponses à vos questions et vous n’avez plus qu’à trouver l’action de démarrage qui va vous lancer puis vous pencher directement sur la planification (voir ci-dessous).

Soit il y a des questions pour lesquelles vous n’avez pas de réponse et il vous faut les trouver dès que possible (avec l’aide de votre supérieur, au besoin). Dans ce cas, votre action de démarrage est quelque chose comme « aller voir Jean-Pierre dès que possible pour lui demander comment il a fait ».

Repérage d’emploi du temps

Muni de toutes les informations nécessaires à votre projet, prenez votre agenda et partez de votre date-limite. Repérez les événements placés entre aujourd’hui et votre date-limite. Certains vont avoir un effet sur votre emploi du temps: les vacances scolaires, les salons professionnels, formations, réunions, d’autres projets déjà planifiés… Ce sont des jours sur lesquels vous ne pouvez pas compter pour « produire ».

Découpage et planification des étapes

Pour arriver au résultat souhaité, il va y avoir des étapes -clefs, qui doivent se dérouler dans l’ordre. Placez la date-limite de chaque étape-clef sur votre agenda.

Chaque étape-clef se compose d’un certain nombre de sous-étapes. Listons-les  et attribuons-leur un temps.

Pour ce faire, tenez compte de votre vitesse de travail et de votre emploi du temps pour ce qui vous concerne.

Au premier paragraphe, il y avait cette question « est-ce que quelqu’un l’a déjà fait? Aurai-je besoin de son expérience à un moment? Quand? ». Si vous éprouvez des difficultés à allouer un temps à certaines sous-étapes (parce que vous ne les avez jamais réalisées, par exemple), l’expérience des autres peut vous être utile à ce moment-là.

Comme il va y avoir des imprévus, des modifications de dernière minute et que vous n’avez pas qu’un seul projet à mener à bien, prévoyez large. Si vous pensez mettre deux heures pour réaliser une certaine tâche, notez plutôt quatre heures.

Si vous devez faire appel à un collègue pour l’une ou plusieurs de vos sous-étapes, ajoutez 30% de temps en plus par rapport au temps que vous mettriez. Pourquoi? Parce que vos collègues n’attendent pas les bras croisés que vous daigniez leur donner du travail. Ils en ont déjà, merci bien.

Si vous devez faire appel à un prestataire extérieur, ajoutez 50% de temps en plus. Pourquoi? Pour la même raison que vos collègues mais, en plus, on suppose qu’il y aura des allers-retours de validation qui allongent les délais.

Tenez compte aussi de l’agenda de votre supérieur et indiquez-lui les jours où vous souhaitez faire des points avec lui.

Gérer son temps

Maintenant, vous avez votre rétro-planning. Il est composé des dates-limite des étapes-clefs, des sous-étapes et du temps alloué à chacune.

Ce qui vous donne la date de démarrage. C’est à ce jour-là que vous devez entamer votre première action. Chaque jour ou chaque semaine, vous reprenez votre rétro-planning et vous demandez quelle est l’action que vous pouvez au moins faire pour faire avancer votre projet. Il en faut au moins une par jour, en tout cas. Mais il peut y en avoir bien plus, évidemment. Ici, l’objectif est de pouvoir mener de front plusieurs projets, d’où l’intérêt d’avancer action par action, sur chaque projet, et pas forcément de façon séquentielle. Ceci pour vous permettre de lisser votre charge de travail.

Pour répondre à votre deuxième question, Brice, il n’est pas nécessaire de chronométrer les actions proprement dites.

Ce qui est important, c’est de prévenir dès que possible toutes les autres personnes impliquées, même si vous n’avez prévu leur implication que dans un mois.

Un projet qui se déroule absolument comme prévu, c’est rare…

Mon expérience et celle de nombreux autres chefs de projet, me fait dire qu’on se trompe souvent sur les temps alloués à certaines tâches, à moins qu’elles soient vraiment très standardisées. C’est normal. Au fur et à mesure du déroulement du projet, on ajuste, on ajoute, on enlève, on décale…

A la fin du projet, il est bon de se poser et de réfléchir à comment capitaliser sur ce nouveau savoir-faire. On appelle ça le retour d’expérience et c’est bien utile.

Pour compléter cet article, il y a quelque temps, j’expliquai comment s’organiser avec de multiples projets à Mamiouche. Vous aimerez peut-être y jeter un coup d’oeil.

Chers lecteurs,  sans doute avez-vous d’autres astuces ou techniques pour aider Brice? A vos claviers.