Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list

Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list parce que:

  • vos actions à faire sont mélangées avec d’autres informations, ce qui rend difficile leur identification,
  • malheureusement, les objets des mails reflètent rarement leur contenu: il vous faut alors vous souvenir de ce que vous deviez faire au juste pour chacun d’entre eux, ce qui vous oblige à fournir un effort de mémoire supplémentaire,
  • vous êtes distraits par les nouveaux mails qui arrivent pendant que vous vous débattez avec les anciens.

Mais alors, que faire?

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10 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle

10 réponses à “Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list

  1. « Les objets des mails reflètent rarement leur contenu ». Oooh oui, et ça me fait râler !
    Merci pour les liens, et pour les bonnes idees qu’ils contiennent. En outre, j’ai appris que stocker trop de mails n’était pas du tout ecolo car cela depense une energie folle dans les data center : une raison de plus de vider 😉 !

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  2. Emmanuelle

    Tiens, c’est amusant car justement, il m’arrive de m’en servir de pense-bête.
    Je mets [TO DO] en tête de message et une tâche courte immédiatement dans le titre (donc j’ai tout sous les yeux)…
    L’objet du mail ressemble donc à [TO DO] Imprimer le cours de demain. Il n’y a rien dans le corps du mail.
    Ensuite, soit on met un filtre sur la boite et tous les « to do » sont dans une boite dédiée, soit on fait une recherche sur TO DO et on les trouve rapidement… avantage : où que je sois, j’y accède, pour « noter » et pour vérifier… inconvénient : effectivement, cela peut être noyé dans la masse si l’on ne prend pas la précaution d’étiqueter.

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  3. Corinne Provinciale du sud

    Ma boite mail est une horreur , je n’ose pas jeter les mails de peur de « rater quelque chose » et je suis débordée ! Je vais aller lire les conseils ! Merci

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  4. Ma boite mail me déprime. Tant de mails « importants » que je n’arrive pas à la vider …ni à trier d’ailleurs!!!
    Je vais créer le répertoire « avant le 12 février 2018 » dès cet après-midi mais je me posais la question, ce répertoire, on le place dans les dossiers (à gauche) du coup ?
    Merci du tuyau en tous cas!

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  5. Sosobio

    J’avais 500 mails dans ma boite mail, j’en ai maintenant 20, quel plaisir !!!

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  6. Emmanuelle

    Béatrice, oui, en général, les répertoires se créent à gauche dans votre mailer… mais à mon avis, il est contre-productif de s’en servir d’échéancier, c’est plutôt (dans mon cas) un moyen de « pousser » une tâche que j’ai à faire à (très) brève échéance et que je dois différer (au hasard, j’ai une réunion ou un cours, et je sais que je dois faire 2 ou 3 choses absolument avant le lendemain)… les mails seront « sur le dessus de la pile » et me remettront les choses en tête immédiatement quand je sortirai de ma réunion (ou je fais une recherche TO DO avant de fermer)… je pourrai traiter la chose rapidement, même s’il est tard et que j’oublie de rouvrir mon cahier de tâches…
    Si l’on veut gérer un échéancier ou des tâches « longues » ou à moyen/long terme, il vaut mieux utiliser des outils dédiés tels que Trello, ou un agenda qu’on dédie aux tâches en parallèle de celui des rendez-vous.
    (pardon Laurence, si je déborde sur vos prérogatives…)

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  7. Filo

    IL n’y a que moi qui ouvre sa boite mail une fois le matin, et basta?
    Je trouve qu’on a déjà pléthore de bidules électroniques qui sonnent et bippent et rappellent fermement tout un tas d’échéances, sans compter l’inénarrable post-it….la To-do dans la boite mail, pour moi c’est vouloir se brosser les dents et faire la cuisine en même temps….;)

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  8. Emmanuelle, vous ne débordez pas du tout. Toutes les astuces sont bonnes à prendre, comme on le sait tous 😉

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  9. J’adore votre comparaison, Filo 😉

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  10. Sosobio, on se sent « Maître de l’Univers! », n’est-ce pas? Bon, de ses mails, en tout cas… 😉

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