Organiser les mondes parallèles

Au travail, en équipe, vous avez besoin d’organiser vos mondes parallèles.

Objectif : retrouver plus vite l’information que vous cherchez, quel que soit son support

Conseil de base: veillez à ce que vos dossiers physiques et numériques portent le même nom.  Un nom clair, facile à comprendre par tout le monde (vous voulez que vos collègues vous appellent quand vous êtes en vacances? Non, je m’en doutais). Ainsi, un document relatif au projet X, qu’il s’agisse d’un mail, d’un document texte ou d’une brochure sera forcément au bon endroit. Bien étiqueté: Projet X.

Erreurs à éviter

• appeler un dossier physique « prospects » et le même dossier numérique « contacts ». C’est vrai, c’est proche. Mais ça peut ne pas être exactement la même chose.
• oublier de se mettre d’accord avec les autres membres de l’équipe sur la nomenclature : celui que vous appelez CherClient ne devrait pas pouvoir s’appeler ClientChéri par votre voisine d’openspace.

Comment on fait

• provoquez une réunion sur le thème : « allez, on s’organise pour gagner du temps » et ressortez avec une nomenclature qui convient à tous.
• vous renommerez les dossiers, si nécessaire, au fur et à mesure que vous vous en servez. Inutile de passer une demi-journée à « tout remettre à plat », vous n’avez pas le temps.

Vous aimerez sans doute lire également:

Quelques conseils sur le classement des documents.

Et un gros plan sur le classement des documents sur votre PC.

La technique infaillible pour mettre de l’ordre dans son PC en moins d’une minute chrono. Promis.