Organiser les mondes parallèles

Au travail, en équipe, vous avez besoin d’organiser vos mondes parallèles.

Objectif : retrouver plus vite l’information que vous cherchez, quel que soit son support

Conseil de base: veillez à ce que vos dossiers physiques et numériques portent le même nom.  Un nom clair, facile à comprendre par tout le monde (vous voulez que vos collègues vous appellent quand vous êtes en vacances? Non, je m’en doutais). Ainsi, un document relatif au projet X, qu’il s’agisse d’un mail, d’un document texte ou d’une brochure sera forcément au bon endroit. Bien étiqueté: Projet X.

Erreurs à éviter

  • appeler un dossier physique « prospects » et le même dossier numérique « contacts ». C’est vrai, c’est proche. Mais ça peut ne pas être exactement la même chose.
  • oublier de se mettre d’accord avec les autres membres de l’équipe sur la nomenclature : celui que vous appelez CherClient ne devrait pas pouvoir s’appeler ClientChéri par votre voisine d’openspace.

Comment on fait

  • provoquez une réunion sur le thème : « allez, on s’organise pour gagner du temps » et ressortez avec une nomenclature qui convient à tous.
  • vous renommerez les dossiers, si nécessaire, au fur et à mesure que vous vous en servez. Inutile de passer une demi-journée à « tout remettre à plat », vous n’avez pas le temps.

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1 commentaire

Classé dans Apprendre à s'organiser, Comment classer des documents, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Les autres et moi

Une réponse à “Organiser les mondes parallèles

  1. Mélodie

    Merci Laurence ! Je cherche justement des astuces pour nous organiser entre collègues. Nous avons une borne d’accueil où nous recevons du public et il est parfois compliqué de se passer l’information (nous sommes 10 répartis sur la semaine à cet accueil). Les cahiers, ça fonctionne pas toujours….

    J'aime

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