La méthode pour classer ses papiers sans se décourager

En manque d’inspi me dit:

« Pour ma part, le rangement des papiers se fait ainsi :
Boîtes d’archives étiquetés et par thème par année pour certains (banque 2012-2015 par exemple, etc).Mon problème est que je classe dans des pochettes assez régulièrement, mais « pas dans l’ordre ».
Les papiers les plus importants ont leur propre pochette (bulletin de paie de monsieur, bulletin de paie de madame, etc) et une pochette « factures diverses à classer » reprenant par exemple la facture reçue avec la livraison des capsules de café d’il y a 3 mois.
Bref, ces pochettes se remplissent, mais je ne trouve pas (plus ?) la force de les ranger par date (oui oui, par date : le bulletin de paie de janvier doit être sous le bulletin de paie de février)… Mes boîtes d’archives sont limite au bord de l’explosion et je n’ai malheureusement pas de place où les stocker (la minuscule cave est remplie aux 3/4 par les 2 malles « ma vie-mon œuvre » de nos 2 enfants)
J’admets être un peu désemparée ! »

1/ Le bureau des légendes* (ou plutôt la légende des bureaux, dans notre cas)

Il court de nombreuses légendes sur la durée de conservation des documents.

Ca donne: « Combien de temps doit-on garder ses relevés de comptes? 10 ans, tu crois? Mais, quand c’est dématérialisé, on s’en moque un peu,non? Combien de temps doit-on conserver ses attestations d’assurance? Des années, c’est sûr, parce que il faut pouvoir prouver… » Etc.

Stop aux ouï-dire et supputations.

LA DUREE – OFFICIELLE- DE CONSERVATION DES DOCUMENTS se trouve ICI.

D’où il ressort que conserver ses relevés de compte ou talons de chéquiers plus âgés que 5 ans est au mieux inutile et, au pire, sérieusement encombrant. Chère En manque d’inspi, à votre recyclage, donc.

* Le Bureau des légendes est une très bonne série de Canal+.

2/Catégoriser, oui, mais comment?

Il nous semble logique de faire la distinction entre papiers Importants (feuilles de paie, par exemple) et Moins Importants (euh… le reste?).

Il y a moyen de faire plus efficace. Puisque  classer sert à retrouver (sinon, quel pourrait bien être  l’intérêt?), au moment fatidique de classer un document, posez-vous la question suivante:

A QUELLE OCCASION EN AURAI-JE BESOIN?

Votre réponse servira de titre à votre dossier.

Prenons les exemples dont nous parle En manque d’inspi:

Exemple N° 1:

A quelle occasion aura-t’elle besoin de ses feuilles de paie? A la retraite. D’où un dossier Retraite Madame et un dossier Retraite Monsieur.

Allons plus loin: nous savons que Monsieur et Madame ont engendré des enfants et nous imaginons que Madame a perçu des indemnités journalières lors de son congé maternité (avec les justificatifs évidemment). Où classer ces justificatifs de la Sécu? Eh bien, dans le dossier Retraite Madame. Parce que c’est au moment de la retraite qu’on aura besoin de justifier de ces « trous » dans sa carrière. Par conséquent, les justificatifs d’IJ ne devraient pas être placés dans un -éventuel- dossier CPAM/AMELI/SECU (où ils voisineraient avec les relevés de remboursement des frais de santé).

Continuons: Madame a un employeur généreux qui lui propose un plan d’épargne retraite auquel il abonde. Où mettre des papiers correspondants? Dans le dossier Retraite Madame, également.

Grâce à cet exemple, on s’aperçoit qu’on ne classe pas forcément par expéditeur (ici, la Sécurité Sociale et l’Organisme choisi par l’employeur) mais qu’il peut être plus utile de classer par contexte (ici, la Retraite).

Exemple N°2:

La facture de la livraison des capsules de café. A quelle occasion notre Peu Inspirée Lectrice en aura-t’elle besoin? Je vous le demande. Quand ? Pour faire quoi? Ah? Vous non plus, vous ne voyez pas? En effet. Si l’on ne trouve pas la réponse à cette question (attention: « au-cas-où-si-jamais… » n’est pas une vraie réponse), vous pouvez jeter sereinement ledit papier.

Ah bon? On peut jeter comme ça? Froidement? Pourquoi? vous demandez-vous, dubitativement.

Parce que, de toute façon, vous ne le retrouverez pas. Rétorqué-je illico (forte de mes 15 ans d’expérience avec des  Ecureuils de tout poil).

Vous ne retrouverez pas ce fichu papier (ou alors, au bout d’un temps infini), parce que que vous l’avez

  • soit mis n’importe où/empilé/dissimulé/enterré/enfoui/tromboné avec autre chose/laissé tomber derrière un tiroir…
  • soit classé avec d’autres qui n’ont aucun rapport, genre « divers », « fourbis », « trucs à classer », « machins en vrac », « à voir », « pas urgent »…

D’où ma conclusion: si vous ne savez pas à quelle occasion vous aurez besoin d’une information, vous pouvez « prendre le risque » de la jeter. En revanche, si vous savez, créez le titre de la catégorie par rapport à votre réponse. Exemples: « pour sortir avec les enfants », « pour faire des loisirs créatifs », « pour justifier de nos revenus », « pour… »etc.

3/ L’ordre du classement

En manque d’inspi, votre envie de bien faire me va droit au coeur. Vous souhaitez classer les documents par ordre chronologique et c’est une très bonne idée. Mais pourquoi diable vouloir placer le plus récent SOUS les plus anciens?

Simplifiez-vous la vie en posant tout simplement le petit nouveau sur le dessus.

J’ajoute que cette technique va aussi vous permettre d’apurer les dossiers « brioche », autrement dit ceux qui gonflent un peu trop.

Comment? A chaque fois qu’une nouvelle facture (que vous voulez conserver, s’entend) arrive, vous la poserez sur le dessus. Puis, d’un geste ferme, vous empoignerez la plus vieille facture (celle qui est tout en dessous) et vous la jetterez. En somme, quand l’une entre, l’autre sort. C’est ainsi qu’on maintient une quantité raisonnable de papiers dans des pochettes qui ne débordent pas.

4/ Bonus: les souvenirs d’enfant

En tant que mère de famille, les « ma vie, mon oeuvre » des enfants, ça me parle.  Et ça m’aurait drôlement encombré aussi, si je n’avais pas réfléchi à un moyen d’optimiser tout ça.

En fait, il faut deux catégories de souvenirs d’enfant:

  • Catégorie N°1: ce que nous voulons conserver d’eux, en tant que parents. Attention: 18 dessins de bonhomme-bâton, c’est trop. Choisissez le meilleur.
  • Catégorie N°2: ce qu’on imagine qu’ils voudraient garder pour eux et qui partira avec eux quand ils quitteront le nid familial.

Mon conseil:  si la catégorie N°2 gonfle un peu trop, on peut procéder à un tri annuel avec chacun d’entre eux. Le mois d’août est parfait pour ça. Après de longues vacances, on peut prendre un peu de recul (et il fait moins froid à la cave). On réévalue ensemble ce que chacun souhaite garder et ce qui peut être jeté au motif  « qu’il/elle a fait de sacrés progrès en quelques mois, c’est à peine croyable! »

Je crois que les articles ci-dessous complètent bien ma réponse à En manque d’inspi. Peut-être aimerez-vous aussi les lire?

 

6 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Astuces pour s'organiser, Bordélique?, Comment classer des documents, Comment ranger, Conseil en organisation personnelle, Désencombrer, Home organiser ou home organizer, Oser jeter, S'organiser à la maison

6 réponses à “La méthode pour classer ses papiers sans se décourager

  1. Romain

    ah bin voui Laurence ! excellent j’adore !
    Pour les fiches de paie, pas de souci, dès qu’elle arrive hop je cherche pas 1000 ans : elle va dans sa pochette avec ses copines depuis 12 ans minimum… ses fiches de paie en ont pour longtemps encore et le paquet commence à bien gonfler ….
    Mais vous allez rire : les souvenirs d’enfants (bien que je n’ai pas de petit sanglier, ni de petite biche) sont les miens de quand j’étais gamin…. je garde par exemple « au cas où je veuille montrer à mes neveux un jour, ou que je veuille avec mes cousins un jour que je ne vois qu’une fois par an » bin ça reste là dans le carton / placard et ça attend que ça sorte au jour …. pffff ! ça en fait des bricoles !
    Et souvent je me dis pour les factures, je vais garder pour comparer l’évolution des prix, des frais de livraison, de ci, de ça, de quelle heure…. quelle perte de temps me direz-vous ? et quelle utilité rajouterez-vous … eh bien j’en conviens, c’est long et ne sert à rien, sauf à me faire chercher tout et n’importe quoi et toutou qui attend pour sortir…
    Donc dès 2020 (demain quoi….) je me remets à mon objectif laissé en stand-by en 2019, qui est je RANGE, je VIDE, j’EXPEDIE….
    Même chose pour les mails : on ne les relit jamais….

    Merci pour vos précieux conseils que je prends toujours plaisir à lire !

    Bon réveillon ce soir et soyez sages comme mon chien !

    Romain

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  2. Marie

    Beaucoup de bon sens, comme toujours, saupoudré d’humour, bien sûr, ça passe mieux!!
    Tout de même… oui, ranger les justificatifs d’indemnités journalières dans le dossier retraite, logique… à condition d’anticiper et bien connaître ce qui nous sera demandé en fin de carrière!! C’est assez rare, à moins d’avoir une profession en rapport!

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  3. delphineranja

    Merci Laurence pour cet article qui tombe à pic !!! Je vais continuer mon tri/ classement /archivage…cette semaine et j’avais besoin de cette piqure de rappel.
    Je vous souhaite une excellente année 2020!
    Bien à vous.

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  4. zarifa

    Merci pour vos précieux conseils toujours très judicieux à appliquer. Voilà comment je procède pour mes papiers : j’ai un gros trieur à 8 onglets récupéré dans les fournitures scolaires usagées de mes fils où j’entrepose les papiers en attendant le rangement de fond : il y a un onglet par membre de la famille, un « santé » pour moi, un « auto-assurances », un « financier » pour impôts, bulletins de paie , un « matériel et maison » pour les factures de fluides et les achats de matériel…
    Une fois par mois je retrie ces documents : dans une boîte métallique classeur pour chacun de mes enfants, dans des pochettes thématiques pour ce qui me concerne et comme vous le proposez, je mets le plus récent dessus, et au mois de janvier, j’ai le plaisir d’éliminer la couche la plus ancienne en fonction des durée de « garde » préconisées.
    Ceci dit, je garde par exemple mes relevés bancaires durant 10 ans et cela m’a été bien utile au moment de mon divorce pour retrouver la trace de certains versements d’argent issu de « bien propre » sur le compte commun ; l’établissement bancaire peut délivrer des copies mais c’est très cher et encore faut-il savoir ce qu’on cherche exactement. Je me suis aussi plusieurs fois bien trouvé d’avoir gardé des factures d’achat pour revendre un objet ou pour faire jouer une garantie. Sur les fluides, c’est intéressant de comparer sur plusieurs années l’évolution : je me suis ainsi rendue compte d’une fuite d’eau qui causait une augmentation peu conséquente mais bien réelle. Bref, je pense qu’il faut conserver les papiers au minimum 3 ans et d’ailleurs, quand on ne m’en envoie plus je les imprime régulièrement (par exemple, une facture de box téléphonique tous les 3 mois) : je n’ai guère confiance dans le stockage numérique et je crains que cela ne devienne une service payant à moyen terme.
    Voici donc quelques considérations personnelles, l’essentiel étant que chacun trouve une organisation qui lui convienne !
    Au plaisir de lire les propositions des autres !

    Aimé par 1 personne

  5. Romain

    Bonsoir Zarifa
    pas mal du tout cette technique de classement et conservation des documents bancaires mais ça doit quand même prendre assez de place non ?
    Lors d’un incident il y a quelques années, il m’a été demandé de fournir une facture d’un objet que je détenais depuis longtemps et qu’un membre de ma famille possédait avant moi… évidemment aucun de nous ne l’avions et même ladite facture avait été conservée, nous ne l’aurions probablement plus… pendant plusieurs décennies ce n’était pas envisageable
    Mais l’idée de conserver pendant 3 ans minimum est une bonne chose, je vais réfléchir à cette méthode.

    Très bonne soirée.

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  6. Filo

    Garder les factures des « consommables » me parait bien encombrant, sauf objectif particulier (combien de …en un an, le prix aura-t’il augmenté etc…)après tout, quand on achète le pain ou qu’on fait les courses, on ne garde pas les tickets de caisse. Plus compliquées, les factures d’entretien de la voiture, nécessaires en cas de revente (sauf que certains ne les demandent pas!) et qui s’allongent quand la voiture est vieille. Mais c’est un cas particulier qui est sensible chez nous….
    En tout cas, merci Laurence, pour la piqure de rappel, janvier c’est le mois pour trier le fourbi administratif afin de démarrer du pied l’année!
    Je vous souhaite une très heureuse et joyeuse année remplie de bonnes choses (et de lecteurs sympas!) 😉

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