La méthode pour classer ses papiers sans se décourager

En manque d’inspi me dit:

« Pour ma part, le rangement des papiers se fait ainsi :
Boîtes d’archives étiquetés et par thème par année pour certains (banque 2012-2015 par exemple, etc).Mon problème est que je classe dans des pochettes assez régulièrement, mais « pas dans l’ordre ».
Les papiers les plus importants ont leur propre pochette (bulletin de paie de monsieur, bulletin de paie de madame, etc) et une pochette « factures diverses à classer » reprenant par exemple la facture reçue avec la livraison des capsules de café d’il y a 3 mois.
Bref, ces pochettes se remplissent, mais je ne trouve pas (plus ?) la force de les ranger par date (oui oui, par date : le bulletin de paie de janvier doit être sous le bulletin de paie de février)… Mes boîtes d’archives sont limite au bord de l’explosion et je n’ai malheureusement pas de place où les stocker (la minuscule cave est remplie aux 3/4 par les 2 malles « ma vie-mon œuvre » de nos 2 enfants)
J’admets être un peu désemparée !« 

1/ Le bureau des légendes (ou plutôt la légende des bureaux, dans notre cas)

Il court de nombreuses légendes sur la durée de conservation des documents.

Ca donne: « Combien de temps doit-on garder ses relevés de comptes? 10 ans, tu crois? Mais, quand c’est dématérialisé, on s’en moque un peu,non? Combien de temps doit-on conserver ses attestations d’assurance? Des années, c’est sûr, parce qu’il faut pouvoir prouver… » Etc.

Stop aux ouï-dire et supputations.

LA DUREE – OFFICIELLE- DE CONSERVATION DES DOCUMENTS se trouve ICI.

D’où il ressort que conserver ses relevés de compte ou talons de chéquiers plus âgés que 5 ans est au mieux inutile et, au pire, sérieusement encombrant. Chère En manque d’inspi, à votre recyclage, donc.

2/Catégoriser, oui, mais comment?

Il nous semble logique de faire la distinction entre papiers Importants (feuilles de paie, par exemple) et Moins Importants (euh… le reste?).

Il y a moyen de faire plus efficace. Puisque  classer sert à retrouver (sinon, quel pourrait bien être  l’intérêt?), au moment fatidique de classer un document, posez-vous la question suivante:

A QUELLE OCCASION EN AURAI-JE BESOIN?

Votre réponse servira de titre à votre dossier.

Prenons les exemples dont nous parle En manque d’inspi:

Exemple N° 1:

A quelle occasion aura-t’elle besoin de ses feuilles de paie? A la retraite. D’où un dossier Retraite Madame et un dossier Retraite Monsieur.

Allons plus loin: nous savons que Monsieur et Madame ont engendré des enfants et nous imaginons que Madame a perçu des indemnités journalières lors de son congé maternité (avec les justificatifs évidemment). Où classer ces justificatifs de la Sécu? Eh bien, dans le dossier Retraite Madame. Parce que c’est au moment de la retraite qu’on aura besoin de justifier de ces « trous » dans sa carrière. Par conséquent, les justificatifs d’IJ ne devraient pas être placés dans un -éventuel- dossier CPAM/AMELI/SECU (où ils voisineraient avec les relevés de remboursement des frais de santé).

Continuons: Madame a un employeur généreux qui lui propose un plan d’épargne retraite auquel il abonde. Où mettre des papiers correspondants? Dans le dossier Retraite Madame, également.

Grâce à cet exemple, on s’aperçoit qu’on ne classe pas forcément par expéditeur (ici, la Sécurité Sociale et l’Organisme choisi par l’employeur) mais qu’il peut être plus utile de classer par contexte (ici, la Retraite).

Exemple N°2:

La facture de la livraison des capsules de café. A quelle occasion notre Peu Inspirée Lectrice en aura-t’elle besoin? Je vous le demande. Quand ? Pour faire quoi? Ah? Vous non plus, vous ne voyez pas? En effet. Si l’on ne trouve pas la réponse à cette question (attention: « au-cas-où-si-jamais… » n’est pas une vraie réponse), vous pouvez jeter sereinement ledit papier.

Ah bon? On peut jeter comme ça? Froidement? Pourquoi? vous demandez-vous, dubitativement.

Parce que, de toute façon, vous ne le retrouverez pas. Rétorqué-je illico (forte de mes 15 ans d’expérience avec des  Ecureuils de tout poil).

Vous ne retrouverez pas ce fichu papier (ou alors, au bout d’un temps infini), parce que que vous l’avez

• soit mis n’importe où/empilé/dissimulé/enterré/enfoui/tromboné avec autre chose/laissé tomber derrière un tiroir…
• soit classé avec d’autres qui n’ont aucun rapport, genre « divers », « fourbis », « trucs à classer », « machins en vrac », « à voir », « pas urgent »…

D’où ma conclusion: si vous ne savez pas à quelle occasion vous aurez besoin d’une information, vous pouvez « prendre le risque » de la jeter. En revanche, si vous savez, créez le titre de la catégorie par rapport à votre réponse. Exemples: « pour sortir avec les enfants », « pour faire des loisirs créatifs », « pour justifier de nos revenus », « pour… »etc.

3/ L’ordre du classement

En manque d’inspi, votre envie de bien faire me va droit au coeur. Vous souhaitez classer les documents par ordre chronologique et c’est une très bonne idée. Mais pourquoi diable vouloir placer le plus récent SOUS les plus anciens?

Simplifiez-vous la vie en posant tout simplement le petit nouveau sur le dessus.

J’ajoute que cette technique va aussi vous permettre d’apurer les dossiers « brioche », autrement dit ceux qui gonflent un peu trop.

Comment? A chaque fois qu’une nouvelle facture (que vous voulez conserver, s’entend) arrive, vous la poserez sur le dessus. Puis, d’un geste ferme, vous empoignerez la plus vieille facture (celle qui est tout en dessous) et vous la jetterez. En somme, quand l’une entre, l’autre sort. C’est ainsi qu’on maintient une quantité raisonnable de papiers dans des pochettes qui ne débordent pas.

4/ Bonus: les souvenirs d’enfant

En tant que mère de famille, les « ma vie, mon oeuvre » des enfants, ça me parle.  Et ça m’aurait drôlement encombré aussi, si je n’avais pas réfléchi à un moyen d’optimiser tout ça.

En fait, il faut deux catégories de souvenirs d’enfant:

• Catégorie N°1: ce que nous voulons conserver d’eux, en tant que parents. Attention: 18 dessins de bonhomme-bâton, c’est trop. Choisissez le meilleur.
• Catégorie N°2: ce qu’on imagine qu’ils voudraient garder pour eux et qui partira avec eux quand ils quitteront le nid familial.

Mon conseil:  si la catégorie N°2 gonfle un peu trop, on peut procéder à un tri annuel avec chacun d’entre eux. Le mois d’août est parfait pour ça. Après de longues vacances, on peut prendre un peu de recul (et il fait moins froid à la cave). On réévalue ensemble ce que chacun souhaite garder et ce qui peut être jeté au motif  « qu’il/elle a fait de sacrés progrès en quelques mois, c’est à peine croyable! »

Je crois que les articles ci-dessous complètent bien ma réponse à En manque d’inspi. Peut-être aimerez-vous aussi les lire?

• Empêcher les objets en général de déborder partout
• Où je vous explique pourquoi je préfère quand c’est long et explicite que court et ambigu
• Vous pensez qu’il faut d’abord dégager de la place dans la cave, au grenier et dans votre cagibi avant de pouvoir ranger votre chambre et votre salon?