L’art de la to-do list vraiment utile

On sait tous plus ou moins faire ce qu’on appelle une to-do list (liste des choses à faire). Mais pourquoi est-ce que cela ne marche pas mieux que ça? Pourquoi nous fait-elle peur quand elle est conséquente, pourquoi ne parvient-on à en éliminer qu’une partie  et comment faire pour penser aux choses à faire au bon moment, au bon endroit, ni avant ni après?

Parce que, Messieurs-dames, une to-do list est pleine de pièges. Je vous montre?

Note: cet article constitue une réponse aux commentaires des articles « Il faut que je me bloque du temps pour… » et « Comment trop planifier vous fait perdre du temps« .

PIEGE NUMERO 1: il y a to-do et to-do

En anglais, ça veut bien dire « à faire » (en français, ça sonne comme Doudou Liste, mais on n’est pas un peu hors sujet, là?). Or, je vous le demande, qu’est-ce qui est « à faire »?

Des Actions, pardi. En aucun cas « Dossier Cherclient » ou « Anniversaire Bastien » ne sont des actions. Ce sont tout au plus des mots-clefs,  « pour vous faire penser à… » (là! le piège!). Si votre to-do list contient de ces mots-clefs, ne soyez pas surpris(e) d’avoir du mal à passer l’action. C’est trop flou, trop compliqué, trop gros… bref, ingérable. Vous avez sûrement remarqué que les seuls items que vous parvenez à  cocher avec satisfaction sont les actions.

Les autres  (les mots-clef) traînent, traînent…

Il vaut mieux réfléchir à ce que vous entendez, au juste, par « Dossier Cherclient »:

  • le rappeler?
  • aller voir Brigitte votre collègue pour qu’elle vous fasse un compte-rendu rapide de sa dernière conversation avec lui?
  • reprendre son dossier pour y voir plus clair?

Justement, à propos de clarté, voyez si vous êtes capable d’écrire clairement quelle est l’action que vous feriez si vous deviez vous y mettre maintenant.Et c’est cette action qui devra figurer sur votre Doudou liste, pardon To-do list.

Ca n’a l’air de rien, mais remplacez donc » Dossier Cherclient » par l’action précise que vous avez l’intention de faire en premier. Vous verrez, ce sera bien plus facile de jongler avec votre emploi du temps. Et les actions qui suivent la première? Soit vous pouvez vous en occuper dans la foulée, et c’est très bien. Soit vous ne pouvez pas et il vous faudra alors noter la deuxième action à la suite de votre liste, etc.

PIEGE NUMERO 2: je confonds ma liste avec mon agenda

Honorine nous l’illustrait magnifiquement. Elle nous dit

  • qu’elle fait en effet une liste d’actions
  • puis qu’elle répartit ces actions sur son agenda, en fonction de ce qu’elle prévoit de sa disponibilité.

Piégée, notre Honorine. Tout se décale, les journées ne se déroulent pas comme prévu. Résultat: sensation de ne rien maîtriser, d’être insatisfaite.

Pourquoi? Parce qu’il y a en réalité deux types d’actions.

  • Celles qui ont une date butoir impérative: zou, à écrire directement sur l’agenda.
  • Celles qui sont à faire dès que possible: sur une liste continue, non limitée dans le temps.

Comme nos journées sont pleines d’imprévus, il nous faut d’abord réaliser les actions à date-limite (prioritaires, par définition), puis remplir le temps qui nous reste avec les actions de la liste continue. Parfois, on a le temps + l’énergie et on « dépote ». Parfois, ce n’est pas le cas et on n’arrivera à faire que quelques unes des actions listées. Pas grave, pourvu qu’on avance tout de même.

PIEGE NUMERO 3: je crois que ma liste suffit

Lesanimauxdumercredi nous en parlait savamment. Elle nous dit

  • que sa liste d’actions est bien pleine
  • qu’elle aimerait savoir comment s’en servir pour penser aux choses quand c’est le moment de les faire.

Il lui manque un système de codage qui lui permette, dans un contexte donné, de repérer super vite tout ce qu’elle a l’intention de faire dans ce contexte. Ainsi,  non seulement elle ne se fera pas polluer par la vue des autres actions (là! le piège!), mais elle est aussi sûre de pouvoir regrouper intelligemment ses actions, et donc de gagner du temps.

Prenons un exemple de codage des actions (il figure entre parenthèses, avec sa signification):

  • vider le premier carton de la chambre d’ami (Δ  = maison)
  • appeler plombier pour réparation (W = au travail)
  • demander à (JB = personne) où il en est du Dossier Cherclient

Je vous ai mis entre parenthèses un exemple de code/pictogramme/signe, que vous devrez inventer pour vous-même, et qui vous indique soit un lieu (maison), soit un moment (travail) soit une personne (JB) dont vous avez besoin pour passer à l’action. Ainsi, une fois à la maison, par exemple, vous n’avez plus qu’à parcourir des yeux votre liste et vous concentrer sur les actions qui portent le logo « maison ». Si votre liste est numérique (gestionnaire de tâches), utilisez donc de la couleur ou placez un caractère spécial devant les actions pour faciliter le tri.

J’attire votre attention sur le cas du plombier ci-dessus: même si elle est d’ordre privé, l’action doit comporter le logo (W) puisque vous appellerez cet homme de l’art aux heures ouvrables.

PIEGE NUMERO 4: je fais des listes… mais ne les relis pas

M’est avis que vous créez des listes un peu partout, sur toute sorte de supports (le piège!). Choisissez un seul et unique support, à votre goût (cahier, gestionnaire de tâches) et tenez-vous y.

Multiplier les listes de choses à faire, comme vous l’avez vous-même constaté, ne sert qu’à engendrer davantage de confusion.

Vous n’avez qu’une seule liste et ne la relisez jamais? Demandez-vous pourquoi:

  • vous n’arrivez pas à vous relire? Préférez les listes électroniques aux listes papier.
  • vous ne savez plus à quoi ces actions correspondent? Pensez à mettre un peu plus de détails pour ne plus vous y perdre.
  • vous détestez secrètement ces directives, même si vous en concevez l’intérêt? Tant qu’il n’y a pas trop de choses à faire, ma foi, … continuez à privilégier l’improvisation si c’est votre choix et que votre mémoire vous le permet.

D’autres lectures édifiantes sur le sujet?

6 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, S'organiser à la maison

6 réponses à “L’art de la to-do list vraiment utile

  1. @Astrid, en effet le concept de « next action » développé par D. Allen est d’une grande utilité, de même que la notion de contexte, qui permet d’avoir une liste unique mais de faire un tri pertinent dans les actions. Son ouvrage de référence « Getting things done » est bien évidemment cité dans mes guides quand cela s’applique.

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  2. astrid

    C’est très bien comme rappel, mais 100 % inspiré de la méthode Getting Things Done (GTD) de David Allen. Dommage de ne pas la mentionner quelque part.

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  3. tatanneg

    Merci 10.000 fois Laurence pour cet article clair et qui sent l’expérience ET l’efficacité à plein nez ! Je me demande comment vous faites pour deviner mes listes (mais où donc est la 10ème, celle sur laquelle il y avait des trucs importants-mais-pas-urgents ?), mes désespoirs du soir ou de fin de semaine ou de début de vacances….
    Merci donc et un salut amical à tous et toutes les désorganisés/ désorganisées mais pas désespérés/désespérées !

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  4. flonflon

    On peut placer l’index à la fin du cahier. Ainsi, quand la première page écrite est remplie, il suffit de continuer la suite sur la page précédente: il n’y a donc plus à lui prévoir des pages disponibles.

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  5. Merci Cécile, pour votre expérience. Même plus peur! :))

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  6. Cecile

    Ah ah le nombre de listes sans fin que j’ai pu préparer me fait toujours rire !!

    Cela m’a pris des années mais j’ai fini par arriver à un système qui tient pour l’instant.

    D’abord TOUJOURS la règle apprise ici, la plus petite prochaine action 😊 et seulement celle là.
    Ensuite le support… J’ai finalement opté pour un BuJo, bullet journal. Pas de décoration au grand désespoir de ma fille, je ne m’autorise à recopier que celles des trois actions les plus importantes du jour que je n’ai pas faite (et ça arrive de moins en moins…. Je revisite mes pages pour les autres !), mais surtout le grand changement c’est de passer un moment matin et soir pour décider de ce que je dois faire, faire le point sur ce que j’ai fait. Je n’ai plus l’impression d’être submergée ! Et a part pour l’index, je n’essaie pas de prévoir et laisser des pages dispo, c’est tout au fil de l’eau.
    Ce que j’ai apprécié, c’est qu’il a suffit d’un carnet, et que je n’ai pas eu besoin de tout structurer avant de commencer je me suis lancée et mes besoin de personnalisation sont apparus au fur et à mesure et la méthode est tellement flexible que c’est sans problème.
    Un BuJo, mon agenda Google (l’agenda papier que j’adore…est impossible a gérer pour moi !), et je ne me sens plus débordée ni apeurée devant mes listes 😊

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