Voici mes astuces d’organisation pour vous libérer l’esprit et être plus disponible mentalement pour votre travail quand vous êtes… au travail. Et, de même, vous faciliter la vie quand vous êtes à la maison.
Au travail, plus efficace
On se vide la tête » à la volée »
Il est illusoire de prétendre isoler hermétiquement notre vie privée de notre vie professionnelle. Ne serait-ce que parce que certaines des tâches « personnelles » sont à réaliser pendant les heures de bureau ! De plus, on ne peut pas empêcher notre cerveau de « clignoter », par association d’idée, lorsque notre collègue nous parle de son petit dernier ou de ses prochaines vacances.
Dès lors, inutile de culpabiliser. Il suffit d’avoir sur soi de quoi noter (le dictaphone ou la fonction Notes de notre téléphone portable font très bien l’affaire) pour inscrire instantanément tout ce qui nous passe par la tête et qui commence par « il faut que je … ». Cela soulage notre cerveau, qui redevient alors disponible.
A intervalle régulier (plusieurs fois par jour, s’il le faut), on passe en revue ce qu’on a écrit (ou susurré) et on décide si c’est le bon moment de faire l’une ou l’autre de ces tâches.
Bien entendu, tout ce qui est assorti d’une vraie date-limite sera noté sur notre agenda. A ce propos, il vaut mieux un seul et unique agenda plutôt qu’un pour ma vie privée et l’autre, « public » pour ma vie pro (à appliquer et synchroniser selon le type d’agenda utilisé par votre entreprise, évidemment). Il faut qu’on puisse voir à la fois l’heure de début de la formation et l’heure de rendez-vous chez l’orthophoniste de Chouchou.
Faire le contraire de ce que font les autres
Au lieu de démarrer sa journée par la lecture de ses mails, on travaille pendant environ une demi-heure sur ses propres priorités/urgences. Après quoi, on peut procéder à la lecture de ses mails, le plus important est déjà fait. On est paré pour attraper au vol toutes les urgences qui ne vont pas manquer de surgir.
Les pauses, ce n’est pas du luxe
Démarrer plus tôt le matin, si vous le souhaitez, mais conserver une pause déjeuner « décente ». Pas de sandwich devant l’écran, pour « rattraper ». Il y va de votre santé et de votre énergie. Et dans le courant de la journée, ne pas négliger les pauses avec les collègues. En effet, optimiser son temps, c’est bien. Mais passer pour un robot froid et inhumain (reproche souvent fait aux managers femmes) n’est bon pour personne.
L’art des réunions
Etre ferme sur les horaires : une réunion démarre à 9 heures, pas quelque part entre 9 h 08 et 9 h 21. On ne prend pas 5 minutes du temps de tous les participants présents pour « mettre à jour » le retardataire. De même, respectez et faites respecter les heures de fin de réunion.
Et si tout le monde se mettait enfin d’accord en interne pour que les réunions durent 50 minutes et non plus 1 heure? Ca nous laisserait le temps d’aller chercher un café ou d’aller aux toilettes, voire d’appeler le pédiatre ou encore de jeter un oeil à nos MS Teams et autres Outlook (au lieu de le faire en réunion, hm?).
Le classement non plus, n’est pas un luxe
Mettre au point un système de classement des documents efficace pour éviter de perdre du temps en recherches successives. Pour ce faire, voici deux astuces :
A moins que vous ne soyez archiviste ou documentaliste, n’hésitez pas à jeter des documents que vous savez inutiles dès que vous les recevez. Cela fera toujours ça de moins.
Puis, veillez à l’intitulé de vos dossiers et documents. Vous devriez pouvoir savoir ce que contient tel ou tel répertoire sans avoir à l’ouvrir, et sans avoir besoin du moteur de recherche, rien qu’en lisant son titre. Imaginez par exemple qu’un stagiaire vienne travailler avec vous: pourrait-il s’y retrouver sans vous demander votre aide?
A la maison, plus détendue
Comment ne pas rapporter du stress chez soi?
Pourquoi ne pas utiliser la même astuce du carnet/dictaphone ? Ce n’est pas parce qu’on a décrété « il ne faut plus que j’y pense … » que ça marche ! Il vaut mieux se « vider la tête ».
Comment optimiser son temps pour être plus disponible pour sa famille (et passer moins de temps aux diverses corvées)?
Pour faire court, voici quelques maîtres-mots :
1- an-ti-ci-per. Par exemple, la rentrée des classes peut se préparer dès le mois de juin (photos d’identité, fournitures scolaires de base …), les cadeaux de Noël peuvent être achetés toute l’année etc. Et si vous regardiez vraiment votre agenda?
2- partager. Vous ne devez plus être la/le seul.e à savoir faire fonctionner les diverses machines de la maison, à savoir confectionner un repas équilibré et à posséder le numéro de téléphone de Mamie et du docteur Schlumberg.
3- mettre au point des règles-slogans à faire respecter toute l’année, aussi simples à mémoriser que le fameux « c’est lundi, c’est ravioli » de Chatiliez. Ca donne : « c’est mercredi, c’est rangement de chambre » ou « c’est dimanche, c’est lessive de jeans ».
4- réduire son effort. Par exemple : tant qu’à cuisiner, doubler ou tripler les quantités : on congèle le surplus.
Pour mémoire, faire quelque chose avec les membres de la famille n’est pas forcément synonyme de loisir à tout prix. Sinon, c’est vous qui supportez la pression pour faire les corvées, seule, en vous dépêchant pour que la famille en entier ne rate pas les horaires dominicaux de la patinoire. Or, cuisiner, jardiner, ranger la maison, faire un concours de nettoyage de baignoire … tout cela peut se faire en famille. Ce qui compte c’est de passer du temps ensemble, peu importe pour quoi faire, finalement.
Note: je suis en train de donner le dernier coup de collier au manuscrit de notre 5ème guide pratique.
C’est pourquoi le contenu et le planning de vos prochains webinaires arriveront seulement dans quelques jours. D’ailleurs, un grand merci aux participantes de ceux du 1er trimestre 2022: elles m’ont donné plein d’idées.
Photo Katja Rooke via Unsplash
WordPress:
J’aime chargement…
Articles similaires
S'organiser c'est facile
Vie pro / vie privée: mais où avez-vous la tête?
Voici mes astuces d’organisation pour vous libérer l’esprit et être plus disponible mentalement pour votre travail quand vous êtes… au travail. Et, de même, vous faciliter la vie quand vous êtes à la maison.
Au travail, plus efficace
On se vide la tête » à la volée »
Il est illusoire de prétendre isoler hermétiquement notre vie privée de notre vie professionnelle. Ne serait-ce que parce que certaines des tâches « personnelles » sont à réaliser pendant les heures de bureau ! De plus, on ne peut pas empêcher notre cerveau de « clignoter », par association d’idée, lorsque notre collègue nous parle de son petit dernier ou de ses prochaines vacances.
Dès lors, inutile de culpabiliser. Il suffit d’avoir sur soi de quoi noter (le dictaphone ou la fonction Notes de notre téléphone portable font très bien l’affaire) pour inscrire instantanément tout ce qui nous passe par la tête et qui commence par « il faut que je … ». Cela soulage notre cerveau, qui redevient alors disponible.
A intervalle régulier (plusieurs fois par jour, s’il le faut), on passe en revue ce qu’on a écrit (ou susurré) et on décide si c’est le bon moment de faire l’une ou l’autre de ces tâches.
Bien entendu, tout ce qui est assorti d’une vraie date-limite sera noté sur notre agenda. A ce propos, il vaut mieux un seul et unique agenda plutôt qu’un pour ma vie privée et l’autre, « public » pour ma vie pro (à appliquer et synchroniser selon le type d’agenda utilisé par votre entreprise, évidemment). Il faut qu’on puisse voir à la fois l’heure de début de la formation et l’heure de rendez-vous chez l’orthophoniste de Chouchou.
Faire le contraire de ce que font les autres
Au lieu de démarrer sa journée par la lecture de ses mails, on travaille pendant environ une demi-heure sur ses propres priorités/urgences. Après quoi, on peut procéder à la lecture de ses mails, le plus important est déjà fait. On est paré pour attraper au vol toutes les urgences qui ne vont pas manquer de surgir.
Les pauses, ce n’est pas du luxe
Démarrer plus tôt le matin, si vous le souhaitez, mais conserver une pause déjeuner « décente ». Pas de sandwich devant l’écran, pour « rattraper ». Il y va de votre santé et de votre énergie. Et dans le courant de la journée, ne pas négliger les pauses avec les collègues. En effet, optimiser son temps, c’est bien. Mais passer pour un robot froid et inhumain (reproche souvent fait aux managers femmes) n’est bon pour personne.
L’art des réunions
Etre ferme sur les horaires : une réunion démarre à 9 heures, pas quelque part entre 9 h 08 et 9 h 21. On ne prend pas 5 minutes du temps de tous les participants présents pour « mettre à jour » le retardataire. De même, respectez et faites respecter les heures de fin de réunion.
Et si tout le monde se mettait enfin d’accord en interne pour que les réunions durent 50 minutes et non plus 1 heure? Ca nous laisserait le temps d’aller chercher un café ou d’aller aux toilettes, voire d’appeler le pédiatre ou encore de jeter un oeil à nos MS Teams et autres Outlook (au lieu de le faire en réunion, hm?).
Le classement non plus, n’est pas un luxe
Mettre au point un système de classement des documents efficace pour éviter de perdre du temps en recherches successives. Pour ce faire, voici deux astuces :
A moins que vous ne soyez archiviste ou documentaliste, n’hésitez pas à jeter des documents que vous savez inutiles dès que vous les recevez. Cela fera toujours ça de moins.
Puis, veillez à l’intitulé de vos dossiers et documents. Vous devriez pouvoir savoir ce que contient tel ou tel répertoire sans avoir à l’ouvrir, et sans avoir besoin du moteur de recherche, rien qu’en lisant son titre. Imaginez par exemple qu’un stagiaire vienne travailler avec vous: pourrait-il s’y retrouver sans vous demander votre aide?
A la maison, plus détendue
Comment ne pas rapporter du stress chez soi?
Pourquoi ne pas utiliser la même astuce du carnet/dictaphone ? Ce n’est pas parce qu’on a décrété « il ne faut plus que j’y pense … » que ça marche ! Il vaut mieux se « vider la tête ».
Comment optimiser son temps pour être plus disponible pour sa famille (et passer moins de temps aux diverses corvées)?
Pour faire court, voici quelques maîtres-mots :
1- an-ti-ci-per. Par exemple, la rentrée des classes peut se préparer dès le mois de juin (photos d’identité, fournitures scolaires de base …), les cadeaux de Noël peuvent être achetés toute l’année etc. Et si vous regardiez vraiment votre agenda?
2- partager. Vous ne devez plus être la/le seul.e à savoir faire fonctionner les diverses machines de la maison, à savoir confectionner un repas équilibré et à posséder le numéro de téléphone de Mamie et du docteur Schlumberg.
3- mettre au point des règles-slogans à faire respecter toute l’année, aussi simples à mémoriser que le fameux « c’est lundi, c’est ravioli » de Chatiliez. Ca donne : « c’est mercredi, c’est rangement de chambre » ou « c’est dimanche, c’est lessive de jeans ».
4- réduire son effort. Par exemple : tant qu’à cuisiner, doubler ou tripler les quantités : on congèle le surplus.
Pour mémoire, faire quelque chose avec les membres de la famille n’est pas forcément synonyme de loisir à tout prix. Sinon, c’est vous qui supportez la pression pour faire les corvées, seule, en vous dépêchant pour que la famille en entier ne rate pas les horaires dominicaux de la patinoire. Or, cuisiner, jardiner, ranger la maison, faire un concours de nettoyage de baignoire … tout cela peut se faire en famille. Ce qui compte c’est de passer du temps ensemble, peu importe pour quoi faire, finalement.
Note: je suis en train de donner le dernier coup de collier au manuscrit de notre 5ème guide pratique.
C’est pourquoi le contenu et le planning de vos prochains webinaires arriveront seulement dans quelques jours. D’ailleurs, un grand merci aux participantes de ceux du 1er trimestre 2022: elles m’ont donné plein d’idées.
Photo Katja Rooke via Unsplash
Partagez!
WordPress:
Articles similaires
Poster un commentaire
Classé dans Apprendre à s'organiser, Astuces pour s'organiser, Bordélique?, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, S'organiser à la maison
Tagué s'organiser au bureau, s'organiser au travail, S'organiser à la maison, s'organiser en famille, s'organiser pour ne plus etre deborde