Quand les objets se rangent tout seuls

Enfin… pas tous les objets. Et puis, c’est juste une démonstration.  A visée commerciale. N’empêche: à regarder, c’est magique.

 

 

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S’affirmer en tant que femme au travail (dans un environnement majoritairement masculin)

C’est le titre de la conférence/atelier que j’anime le samedi 10 mars, de 11h00 à 12h30 à la médiathèque François Mitterrand des Ulis (91).

En ce qui me concerne, c’est évidemment du vécu: de l’aéronautique à l’édition de logiciels, en passant par la radioprotection, j’ai toujours évolué dans un environnement professionnel majoritairement masculin. J’ai appris (par essais et erreurs, on peut bien le dire) à m’affirmer.

Mais je ne suis pas la seule. C’est pourquoi j’aurai le plaisir de co-animer cette conférence avec Karine Bocchialini, Directrice adjointe de l’Institut d’Astrophysique Spatiale et enseignante-chercheuse.

Je crois que nous aurons beaucoup de choses à nous dire, ce samedi-là… nous vous attendons nombreux et nombreuses.

L’entrée est libre et gratuite.

Si vous venez en voiture, je vous suggère de vous garer au parking souterrain gratuit de la Place de la Liberté.

 

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Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list

Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list parce que:

  • vos actions à faire sont mélangées avec d’autres informations, ce qui rend difficile leur identification,
  • malheureusement, les objets des mails reflètent rarement leur contenu: il vous faut alors vous souvenir de ce que vous deviez faire au juste pour chacun d’entre eux, ce qui vous oblige à fournir un effort de mémoire supplémentaire,
  • vous êtes distraits par les nouveaux mails qui arrivent pendant que vous vous débattez avec les anciens.

Mais alors, que faire?

Lire ou relire

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C’est comment chez vous? Ce qui arrive quand je fais de la place pour les travaux

Je m’étais toujours dit que, quand mes filles quitteraient la maison, je pourrai remettre les lieux au goût du jour et raviver un peu ma maison. Rien de grande envergure: juste les plafonds, les murs et le sol de certaines pièces. Le genre de choses qu’on ne peut faire que quand les enfants ont fini de coller, oui, de coller-à-la-vraie-colle des posters sur les murs et de moucheter la moquette avec de la peinture acrylique parce que certaines sont en école d’art, n’est-ce pas, ou que d’autres se font des « make ups » de folie pour leurs fans sur Facebook avec des produits de maquillage de professionnelle des effets spéciaux *. Bref.

Le projet

Dégager de la place pour les travaux. OK, facile. Vider les meubles, vider la bibliothèque, tout déplacer. Ca ne devrait pas être trop dur; ce n’est pas comme si j’étais conservatrice et que je n’évaluais pas régulièrement mes possessions.

Aujourd’hui, mon salon ressemble à ça

Faux, madame l’organisatrice professionnelle!

La dure réalité

C’est en déplaçant tout ça que je me suis rendue compte que je vivais malgré tout dans l’illusion.

Mais qu’est-ce que c’est que tous ces objets dont je ne me sers jamais? Une fois sortis de leur contexte (comprendre: sortis de leur rangement bien douillet), ils semblent bien moins attractifs, vieillots, redondants. Ils sont maintenant exposés à la vue, encombrant pesamment le dessus des placards de la cuisine, les plans de travail,etc.

Mais de combien de grands plats « d’apparat » ai-je vraiment besoin?

 

Et, quelle horreur! Ils me font penser à ce que j’ai éprouvé en contemplant avec mes frère et soeur le contenu des placards de mes parents quand ils sont partis en maison de retraite: « Ah? Ils avaient tout ça? On ne l’aurait jamais cru, ils ne s’en servaient jamais… »

Des verrines moches, des bougeoirs…

 

Dans les cartons, en bas, des MILLIERS de verres (en tout cas, c’est l’impression que j’ai eu quand j’ai dû tous les emballer)

 

Ah et j’ai trop de plantes aussi. Mais ça, pas touche! On n’en a jamais trop (comme dirait Ecureuil 1er en parlant de ses livres).

Chers lecteurs, que vous évoque cet article? A quelle occasion revoyez-vous d’un oeil neuf vos objets, même s’ils sont pieusement rangés dans des placards qui ne débordent même pas?

*Mais non, Petite Dernière, je ne parle pas de toi, voyons. Mais enfin, si tu me lis, j’aimerais bien que tu me dises quel est ce truc noirâtre que tu as vraisemblablement projeté au mur. Pas du faux sang, j’espère?

 

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7 astuces pour faire le tri dans ses placards et choisir sa méthode pour ranger sa penderie

Sur le web, ce lundi:

Un article de Gaël Le Bellego sur le site de Biba. Une petite révision ne nuit pas en cette fin janvier, pas vrai?

Un article drôlement bien fait qui compare les différentes méthodes possibles pour ranger sa penderie, et ce de façon très détaillée et complète.

 

Pour aller plus loin, si vous débutez dans la lecture de ce blog et que le rangement vous interpelle:

 

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Question des lecteurs: comment faire un retro-planning?

Brice me dit

« Je voudrais vous demander conseil dans la planification en elle même : comment faire un planning ou retro/planning efficace par projet ?
Et comment calculer efficacement et au plus juste le temps nécessaire à la réalisation d’un/e projet/tâche/action ??

Cette année gros challenge pour moi, mon supérieur me demande de planifier au mieux, au plus juste, au plus réaliste et en même temps productif ; mes projets de l’année (qui sont très nombreux ! des projets de 1 jour, 2 semaines ou parfois 2 mois !) en tenant évidemment compte des urgences, des petits à côté, etc… Comment planifier tout çà !??

Et une autre question me vient en tête… La liste d’actions, c’est super !
Mais en notant l’action, faudrait-il noter le temps qu’on estime nécessaire pour l’effectuer ?

J’espère ne pas m’être enflammé avec toutes ces questions !
Bonne journée Laurence ! Et un grand merci pour vos réponses.
Brice »

Brice, vous êtes prêt? C’est parti.

Phase de réflexion et recherche

Avant de démarrer quoi que soit sur un projet, il faut y réfléchir. Pour ça, le couple papier/crayon convient bien. On va écrire tout ce à quoi on pense au sujet de ce projet.

Voici les principales questions à se poser (ou à voir avec votre supérieur avant de commencer):

  • à quoi ce projet va-t’il servir?
  • quel est le résultat souhaité, exactement?
  • quelle est la date-limite (s’il y en a une)?
  • de qui vais-je avoir besoin pour travailler sur ce projet?
  • est-ce que quelqu’un l’a déjà fait? Aurai-je besoin de son expérience à un moment? Quand?
  • comment et quand vais-je communiquer à mon  supérieur où j’en suis?
  • ai-je toutes les compétences pour faire? Sinon, comment procéder?
  • ai-je bien toutes les informations nécessaires? Qui peut me les fournir? Quand?
  • puis-je prendre toutes les décisions jusqu’au bout du projet ou dois-je les demander? A qui?

Chacune de ces questions est importante. Vous voyez déjà ce qui se dessine.

Soit vous avez toutes les réponses à vos questions et vous n’avez plus qu’à trouver l’action de démarrage qui va vous lancer puis vous pencher directement sur la planification (voir ci-dessous).

Soit il y a des questions pour lesquelles vous n’avez pas de réponse et il vous faut les trouver dès que possible (avec l’aide de votre supérieur, au besoin). Dans ce cas, votre action de démarrage est quelque chose comme « aller voir Jean-Pierre dès que possible pour lui demander comment il a fait ».

Repérage d’emploi du temps

Muni de toutes les informations nécessaires à votre projet, prenez votre agenda et partez de votre date-limite. Repérez les événements placés entre aujourd’hui et votre date-limite. Certains vont avoir un effet sur votre emploi du temps: les vacances scolaires, les salons professionnels, formations, réunions, d’autres projets déjà planifiés… Ce sont des jours sur lesquels vous ne pouvez pas compter pour « produire ».

Découpage et planification des étapes

Pour arriver au résultat souhaité, il va y avoir des étapes -clefs, qui doivent se dérouler dans l’ordre. Placez la date-limite de chaque étape-clef sur votre agenda.

Chaque étape-clef se compose d’un certain nombre de sous-étapes. Listons-les  et attribuons-leur un temps.

Pour ce faire, tenez compte de votre vitesse de travail et de votre emploi du temps pour ce qui vous concerne.

Au premier paragraphe, il y avait cette question « est-ce que quelqu’un l’a déjà fait? Aurai-je besoin de son expérience à un moment? Quand? ». Si vous éprouvez des difficultés à allouer un temps à certaines sous-étapes (parce que vous ne les avez jamais réalisées, par exemple), l’expérience des autres peut vous être utile à ce moment-là.

Comme il va y avoir des imprévus, des modifications de dernière minute et que vous n’avez pas qu’un seul projet à mener à bien, prévoyez large. Si vous pensez mettre deux heures pour réaliser une certaine tâche, notez plutôt quatre heures.

Si vous devez faire appel à un collègue pour l’une ou plusieurs de vos sous-étapes, ajoutez 30% de temps en plus par rapport au temps que vous mettriez. Pourquoi? Parce que vos collègues n’attendent pas les bras croisés que vous daigniez leur donner du travail. Ils en ont déjà, merci bien.

Si vous devez faire appel à un prestataire extérieur, ajoutez 50% de temps en plus. Pourquoi? Pour la même raison que vos collègues mais, en plus, on suppose qu’il y aura des allers-retours de validation qui allongent les délais.

Tenez compte aussi de l’agenda de votre supérieur et indiquez-lui les jours où vous souhaitez faire des points avec lui.

Gérer son temps

Maintenant, vous avez votre rétro-planning. Il est composé des dates-limite des étapes-clefs, des sous-étapes et du temps alloué à chacune.

Ce qui vous donne la date de démarrage. C’est à ce jour-là que vous devez entamer votre première action. Chaque jour ou chaque semaine, vous reprenez votre rétro-planning et vous demandez quelle est l’action que vous pouvez au moins faire pour faire avancer votre projet. Il en faut au moins une par jour, en tout cas. Mais il peut y en avoir bien plus, évidemment. Ici, l’objectif est de pouvoir mener de front plusieurs projets, d’où l’intérêt d’avancer action par action, sur chaque projet, et pas forcément de façon séquentielle. Ceci pour vous permettre de lisser votre charge de travail.

Pour répondre à votre deuxième question, Brice, il n’est pas nécessaire de chronométrer les actions proprement dites.

Ce qui est important, c’est de prévenir dès que possible toutes les autres personnes impliquées, même si vous n’avez prévu leur implication que dans un mois.

Un projet qui se déroule absolument comme prévu, c’est rare…

Mon expérience et celle de nombreux autres chefs de projet, me fait dire qu’on se trompe souvent sur les temps alloués à certaines tâches, à moins qu’elles soient vraiment très standardisées. C’est normal. Au fur et à mesure du déroulement du projet, on ajuste, on ajoute, on enlève, on décale…

A la fin du projet, il est bon de se poser et de réfléchir à comment capitaliser sur ce nouveau savoir-faire. On appelle ça le retour d’expérience et c’est bien utile.

Pour compléter cet article, il y a quelque temps, j’expliquai comment s’organiser avec de multiples projets à Mamiouche. Vous aimerez peut-être y jeter un coup d’oeil.

Chers lecteurs,  sans doute avez-vous d’autres astuces ou techniques pour aider Brice? A vos claviers.

 

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Allez, c’est ta dernière chance avant la sortie

Je manifeste parfois mon indulgence d’une façon étrange. J’ai tendance à vouloir donner une dernière chance aux choses avant de cesser notre relation, si je peux dire.

Dans ma penderie

Ainsi, comme beaucoup de femmes, j’ai plus de vêtements qu’il n’est absolument nécessaire (parce que ça compte, la variété, non?). Mais, à côté de ça, je déteste posséder des habits que je ne porte pas.

En effet, quel serait l’intérêt à garder des tenues non utilisées?

  • Occuper de la place sur une tringle?
  • Me flageller parce que cette robe m’a coûté cher?
  • M’entraîner au pliage à la japonaise?
  • Me donner une (illusoire) sensation d’abondance?
  • Représenter (sans pour autant me permettre de la vivre) ma vie rêvée?

Par conséquent, j’ai un coin de ma penderie qui est réservé aux « Dernière chance avant la sortie ». J’y dépose les vêtements que je n’ai pas portés depuis longtemps et m’oblige à trouver une façon de les utiliser.

Si, au bout de quelque temps (c’est variable, je ne suis pas pour les contraintes excessives, tout de même), je n’ai pas réussi à les combiner, les retoucher moi-même, bref, ils n’ont pas saisi cette dernière chance, tant pis. Ils sortent de chez moi (Ebay ou Relais, dans mon cas). Bien entendu, je suis de bonne foi: si je parviens à trouver un usage à ces vêtements, je me réjouis de les faire revenir avec leurs congénères portés.

Sur ma table de nuit

J’agis de même pour les livres. Les accumuler, comme ça, sans même y toucher, me semble du gâchis (et, en tout cas, de l’encombrement poussiéreux).

J’ai donc un tas des « A lire, sinon… ». Sinon, je vous rassure, rien de grave.

Simplement, je me rappelle qu’il s’agit là de leur dernière chance d’être lus et que si je la laisse passer, ça peut signifier qu’ils n’étaient peut-être pas si importants que ça, finalement. Alors, je les aiderai à partir (délicat euphémisme pour désigner un recyclage).

Ce tas me sert aussi à me discipliner: pas de nouveau livre tant que je n’ai pas donné d’abord leur chance à ceux qui sont empilés.

Ailleurs aussi?

Il me semble qu’on peut faire de même avec les livres de recette par exemple, les équipements de cuisine, le matériel de travaux manuels…

Qu’en pensez-vous, chers lecteurs? Utilisez-vous aussi une technique de ce genre pour maximiser vos possessions ou freiner vos acquisitions?

 

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Question des lecteurs: où mettre toutes les informations que je reçois?

Lyvia me dit

« ... J’ai cependant une petite question : j’ai un agenda et un Cahier d’actions.
J’ai trouvé intéressant d’utiliser mon Cahier d’actions de la manière suivante :
– page de GAUCHE la liste en continu pour le PERSO
– page de DROITE la liste en continu pour le PRO
Comme çà j’ai une vue d’ensemble, le pro et le perso, mais aussi je ne peux regarder que le pro ou que le perso !

Ma question est la suivante : J’ai plein d’infos qui arrivent au fur et à mesure de la journée (en général au travail, mais ce peut être pour les 2), si ce sont des choses à faire, je les notes dans ma liste d’action, cependant des fois ce ne sont que des informations, des notes à garder, etc… Que dois-je en faire ?! Où les noter pour les conserver, toujours les avoir à porté de main si besoin ??

Et deuxième question : Ces mêmes informations au fur et à mesure de la journée, elles peuvent se rapporter à différents projets/dossiers que je traite.
Alors jusque là, je les notais sur un carnet, puis un post it, puis là, etc… donc pas efficace du tout ; et je suis un peu perdue sur la manière de fonctionner pour tout çà ! »

 

D’abord, Lyvia, votre découpage de cahier  Gauche/Droite  Perso/Pro me semble une bonne idée.

D’autres solutions sont possibles, mais si celle-là vous convient bien, on garde.

Ensuite, oui, trois fois oui, pour l’écriture des actions à faire à partir d’une information reçue.

Pour votre question concernant les informations qui vont servir (ou pas) à différents projets/dossiers, voici ce que je vous propose:

Quand une information tombe entre vos mains expertes, posez-vous la question magique

A quelle occasion en aurai-je besoin? Pour faire quoi?

Cas N° 1: Pff, aucune idée

Si vous ne savez pas répondre, cette information peut être tranquillement jetée.

En effet, si vous la gardez mais ne savez pas à quoi elle va vous servir, vous allez, au choix:

  1. la laisser traîner sur votre bureau, au risque de créer un bazar inutile ou
  2. la ranger n’importe où, au risque de ne pas la retrouver ou
  3. la dupliquer frénétiquement en vous disant « au cas où… », ce qui créera, n’en doutez pas, la même situation qu’au N°1 ci-dessus.

Cas N° 2: Dossier X uniquement

Si vous savez répondre à ma question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X », elle est évidemment à placer dans le dossier X (que celui-ci soit numérique ou papier, peu importe, même combat).

Cas N° 3: Dossier X et Y et Z et ….

Si vous savez répondre, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X et pourrait aussi me servir pour le dossier Y, voire pour le dossier Z qui démarrera dans 3 mois », cela signifie que vous devez créer un Dossier de Référence dans lequel vous mettrez cette information aussi longtemps que vous pensez qu’elle vous sera utile.

Voici quelques exemples de documents de référence, selon votre métier: votre planning d’opérations, les coordonnées de vos collègues, les conditions générales de vente, votre modèle de diapos PPT ou de lettre-type, des procédures, le calendrier des vacances scolaires, les coordonnées des fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement, les dates de congés des uns et des autres si ce n’est pas régulier, vos check-lists d’événements récurrents etc…

Cas N° 4: Juste une fois

Si vous savez répondre à ma fameuse question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira juste le temps que je rappelle M. Durant », elle peut être écrite sur votre cahier à la suite de votre action « Appeler M. Durant » ou, si elle est plus conséquente (gros dossier, chemise bien pleine, contrat…), placez-la dans une bannette Action  uniquement destinée à cela, juste sous votre nez, à côté de votre cahier. Elle y restera jusqu’à ce que vous ayez eu M. Durant au téléphone.

En conclusion, pour mémoire, la question magique: A quelle occasion vais-je avoir besoin de cette information?

Pour aller plus loin, vous aimerez peut-être vous (re)plonger dans ces articles:

 

 

 

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2018: vers la sérénité?

Je voudrais vous souhaiter une année 2018 sereine, à ma façon.

La sérénité, je la conçois ainsi*, en plusieurs étapes:

Réfléchir seul ou à plusieurs à nos objectifs dans les 3 à 6 mois à venir

Sans objectif, on risque d’être perpétuellement déçu des événements ou de nos (absences d’) actions. Tendance à papillonner et procrastination nous guettent d’autant plus qu’on ne sait pas où on veut aller.

Choisir ses priorités, ça veut aussi dire « non » aux autres sollicitations: mais si, c’est possible. C’est même indispensable.

Repérer ce qui pourrait freiner l’atteinte de ces objectifs et tenter d’en venir à bout

Des papiers en désordre, des emails qu’on ne retrouve plus, des occasions ratées, un peu trop de Fausses Bonnes Idées dans votre environnement, une difficulté à passer à l’action, des croyances bizarres… en voilà des freins!

Repérer ce qui pourrait faciliter l’atteinte de ces objectifs et trouver les actions qui vont dans le bon sens

Couper l’herbe sous le pied de sa procrastination, mettre en place un système de classement qui nous permet de tout retrouver,  acheter l’un de ces excellents guides écrits tout exprès, comprendre que tout repose sur des petites actions quotidiennes, s’organiser enfin, voire s’inscrire à une formation

Fédérer les personnes qui pourraient nous aider à atteindre ces objectifs

Vos proches, bien sûr. Commençons par eux. Un écureuil se cache (façon de parler) parmi eux? C’est tout de même jouable.

Rester souple pour pouvoir tenir compte des inévitables imprévus

Ce n’est pas en décrétant « je me bloque trois heures pour m’occuper du dossier X » ou « il faut absolument … » que tout se passera comme prévu.  Alors, il vaut mieux se tourner vers la to-do list continue.

… Et se faire confiance

Vous avez remarqué qu’une année sereine ne veut pas dire une année mollassonne, à ne rien faire. En tout cas, de mon point de vue. Et justement, chers lecteurs, ce serait quoi, pour vous, une année sereine?

* bien entendu, rien ne vous empêche de vous mettre à la méditation, au yoga , aux quatre accords toltèques de Miguel Ruiz et à la communication non violente: ça aussi, ça aide à la sérénité.

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Les articles de blog que j’ai aimés cette semaine

Pourquoi dire « non » au travail va peut-être vous faire détester, mais permettra en même temps tellement de retombées positives…

Coup de coeur pour ce magazine en ligne (hélas, Femme majuscule ne paraît plus). Une gynéco qui a de l’humour? Je suis fan.

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