Question des lecteurs: comment m’organiser dans mon travail?

Valérie me dit: « Comme beaucoup, je découvre votre blog et le trouve hyper intéressant (merci, comme c’est gentil!). Je l’ai découvert en recherchant des méthodes d’organisation au travail.
Pourriez-vous m’aider ? Je travaille en bibliothèque et je gère plusieurs dossiers en même temps : les animations actuelles, les animations futures, les dossiers de ddes de subventions… en outre, je dois prévenir la hiérarchie, les collègues (TP, 80%, 50% sans compter les absences en arrêt maladie) in situ et celles dans les annexes. Bref, beaucoup d’infos à transmettre, à demander l’avis de… Et me souvenir de l’avoir fait !
Jusqu’à présent je fonctionne avec des papiers volants mais ça vole… et ça se disperse. J’ai essayé le classeur avec onglets, pas pratique à transporter…
Quel type d’organisation vous inspire mon travail ?
Bien cordialement,
Valérie »

Pour schématiser, Valérie, vous avez trois types de choses à « gérer »: les informations relatives à vos projets, vos actions et les informations « transversales ».

Les informations liées à vos projets

Exemple de projet: l’animation du 22 janvier prochain.

Exemple d’informations liées à ce projet: les échanges par mail que vous avez eu avec deux intervenants potentiels pour cette date-là.

Votre organisation: dès qu’un projet se dessine (suite à une réunion, à une idée que vous avez eue, etc.), créez immédiatement

  1. Une chemise cartonnée avec le nom du projet écrit en gros
  2. Un dossier dans vos mails, portant le même nom
  3. Eventuellement un dossier sur votre disque dur, portant le même nom (si vous savez que vous créerez ou enregistrerez différents documents Word, Excel, Powerpoint ou autre)

Ainsi, vous  avez maintenant vos emplacements tout prêts à recevoir les différentes informations sous forme papier ou numérique.

Vos actions

A chaque étape de vos projets, vous avez des actions à faire.

Exemple: informer Brigitte que vous avez choisi tel intervenant et lui transmettre son devis.

Pour ne rien oublier, je vous recommande de posséder deux outils, au format papier ou numérique, à votre guise. Ces deux outils sont

  1. un agenda
  2. une liste d’actions. Elles ne sont pas liées à une date-limite impérative mais il faut quand même les faire dès que possible.

Vous avez raison de noter un maximum de choses. Encore faut-il les noter sur l’un ou l’autre de ces outils, si ce sont bien des actions. Et cocher, une fois que c’est fait: c’est tellement jouissif!

Je vous recommande de vous déplacer avec votre agenda et votre cahier lorsque vous allez voir un(e) collègue.

Les informations « transversales » ou « de référence »

Une information transversale n’est pas liée à un seul projet mais, au contraire,  elle sert  à plusieurs d’entre eux.

Exemple d’information transversale: l’emploi du temps de Carole, qui est en temps partiel. Or Carole est impliquée dans quelques uns de vos projets. Ou encore le planning des animations du 1er trimestre, tel qu’on l’a décidé en réunion.

Ce type d’informations doit être placé dans un endroit spécifique, facile d’accès: une chemise, un affichage sur votre mur, un porte-vue, un dossier sur votre disque dur… où vous voulez, mais pas mélangé avec le reste.

Si j’étais vous, je placerais au même endroit toutes les informations transversales, avec mes contacts, mes codes d’accès, bref tout ce dont quelqu’un qui prendrait mon poste aurait besoin pour s’y retrouver.

Feuilles volantes et autres Post-it

Je n’ai rien contre les notes adhésives et les feuilles volantes. A condition de les identifier comme appartenant à l’une des trois catégories ci-dessus. Et donc, plusieurs fois par jour, il s’agit de les placer (ou de les transcrire si ce sont des actions) au bon endroit.

Ce qui nous amène au…

Rangement du bureau

Cet article à base de métaphore ovine est toujours d’actualités. A vos moutons, Valérie!

Et pour finir, ceci, pour qu’on ne médise plus jamais des moutons.

 

 

 

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Un slasheur sachant slasher….

… a intérêt à s’organiser. Démonstration sur le site Slasheurs.fr sur lequel je me suis posée cette semaine. Merci Héloïse!

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Comment se servir efficacement d’un agenda?

C’est le commentaire de Cathie qui m’a interpellé sur ce sujet. Elle dit, fort justement, que si on inscrit la date-limite sur son agenda et qu’il nous arrive un imprévu, par exemple, on se retrouve obligé de faire les choses au dernier moment.  Pour palier cette difficulté, que peut-on faire?

1- Tricher sur la date-limite

Au lieu d’indiquer le 23 octobre (vraie date-limite), on note l’événement quelques jours avant.

Avantage de cette technique: ça laisse de la marge, c’est prudent

Inconvénient: si on a besoin d’un suivi quelconque, impossible de de se souvenir de la date exacte, puisqu’on a triché

Conclusion: je ne recommande pas cette technique.

2- Noter à plusieurs endroits, au besoin en recopiant

On note la date-limite sur son agenda, puis on la gribouille sur un Post-it et on se la re-note sur le cahier quand la date approche. Ou tout ça, mais dans un ordre différent.

Avantage de cette technique: ah ça, on ne risque pas d’oublier! A force d’écrire et ré-écrire, ça finit par être bien inscrit dans notre mémoire

Inconvénient: augmentation du stress et perte de temps (recopiages incessants)

Conclusion: stress + perte de temps = où sont l’efficacité et la sérénité, là-dedans, je vous le demande?

3- Distinguer l’événement proprement dit des actions nécessaires

Prenons l’exemple des fêtes de fin d’année (qui approchent, je ne voudrais pas vous stresser, chers lecteurs, mais… tout de même… ça approche. Bref).

Si vous indiquez sur votre agenda, au 24 décembre: « Noël », c’est très bien. Mais ça ne suffit pas pour obtenir un Noël réussi. Parce que la question se pose alors: que faire de toutes les actions menant à Noël? Exemples: invitations? Où? Qui apporte quoi? Cadeaux? Menu? Courses? Et j’en passe…

Considérons que « Noël Réussi » est un projet (plus à ce sujet ici). Quelle est la première action que je dois faire pour entamer ce projet? Celle qui « débloquera » tout le reste? Après réflexion, je découvre qu’il faut avant tout que j’appelle Marie-Claire pour connaître ses dates de disponibilité parce qu’elle est commerçante et qu’elle travaille pendant les fêtes de fin d’année. Nous devrons donc choisir la date du repas familial en fonction d’elle.

Cette action « Appeler Marie Claire » doit-elle être faite à une date précise (sous peine de faire rater mon projet)?

Si oui, je vais la noter sur mon agenda. Mettons au 24 novembre.

Pourquoi ai-je choisi le 24 novembre (me demande Phèdre en commentaire)? Parce qu’appeler Marie-Claire avant cette date ne sert à rien (elle n’aura pas encore son planning).  Et puis, à partir du 25 novembre, entre mes propres emplois du temps professionnel et familial, c’est moi qui n’aurai plus le temps de l’appeler! De plus, si je veux pouvoir planifier tout le reste du « projet » et prévenir toute ma smala dans des délais raisonnables, la date idéale, par rapport à toutes ces contraintes, est le 24 novembre.

Donc, on se retrouve avec deux choses notées sur l’agenda: l’événement « final » et l’action nécessaire au démarrage.

En revanche, si je ne suis pas à quelques jours près, pour l’appeler, je vais alors noter l’action « Appeler Marie-Claire » sur mon cahier d’actions.

Avantage de cette technique: les choses ne sont notées qu’une seule fois et à un seul endroit (cahier ou agenda)

Inconvénient: réfléchir en termes d’action et relire tous les jours agenda et cahier (discipline!)

Conclusion: je suis partiale,  cette technique est précisément celle que je recommande dans mes formations et dans Apprendre à s’organiser, c’est facile

 

 

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On s’allège le quotidien

« Penser à tout, tout le temps, pour les autres, c’est épuisant. Conseils et astuces de pros pour mieux anticiper, impliquer et déléguer sans culpabiliser! » . A lire l’article d’ Isabelle Soing dans le numéro de novembre d’Avantages.

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Les sujets que j’ai aimés cette semaine

Les participants à mes stages de formation sont de plus en plus nombreux à ne pas « s’autoriser » à se déconnecter pendant les vacances. Une forte conscience professionnelle (qui les honore, certes) mais aussi la peur de se retrouver submergés d’emails à leur retour et de devoir « perdre du temps » à tout lire pour se tenir au courant. Je vous invite à lire cet article pour en savoir plus.

Si vous n’avez pas vu ce magazine, c’est le moment de vous rattraper: Cash Investigation, Travail, ton univers impitoyable. Ma copine F. ,ergonome à l’hôpital, en côtoie tous les jours, des salariés « inaptes ».

Et vous, chers lecteurs, vous êtes bien au travail?

 

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Résultat du concours photo « le tiroir à machins »

moutons2_championAh ça, on peut dire que vous avez joué le jeu. Et que je t’envoie des photos compromettantes, et que je t’analyse les contenus des photos des autres et que je vote et que je commente… excellent, tout ça. En voilà des lecteurs de blog impliqués!

Quant à l’auteure dudit blog, je dois avouer que je frétillais grave. Quels tiroirs! Quels admirables laisser-allers, collections d’aucazous, absences complètes de logique! Je trouve que ça fait du bien, moi, de voir les tiroirs des autres.

Bref, voici le résultat de notre concours d’automne.

Chère photo N°5, c’est vous qui avez gagné. Bravo!

Contactez-moi à  laurence.einfalt@agence-jara.com et je vous enverrai le guide de votre choix.

Et bien sûr, un grand merci à tous les lecteurs qui ont participé à ce concours.

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Tiroir à machins: votez!

Vous allez vous régaler avec ce concours: rien que d’essayer de reconnaître les objets qui dorment dans les tiroirs… entre le casse-tête et la divination. Passionnant.

Je vous indique le titre de chaque photo, tel que les participants me le communiquent.

Votez jusqu’au vendredi 29 septembre à minuit pour la photo qui vous parle le plus.

Et surtout, expliquez-nous votre choix en commentaire.

Note: Je présente mes excuses à tous les lecteurs qui surfent depuis leur portable. Mais il faut absolument voir les photos en grand pour mieux en profiter.

 

Photo N°1: « Tentative de rangeage ayant lamentablement échoué »

 

Photo N°2: « Sous mon lit »

 

Photo N°3: « Mon tiroir à machins »

 

Photo N° 4: « Non, je ne souffre pas du syndrome de Diogène »

 

Photo N° 5: « Mon tiroir bordélique »

 

Photo N°6: « Le tiroir à machins exporté au bureau »

 

Photo N°7 « Ma participation au concours »

 

Photo N°8: « Ma photo pour participer au concours »

 

Photo N°9: « Le plus beau: le tiroir à machins électroniques »

 

Photo N° 10: « J’ai regretté de ne pas avoir participé par le passé alors que j’avais toutes mes chances »

 

Photo N° 11: « Qui n’essaye rien n’a rien »

 

Photo N°12: « C’est la première fois que je participe »

 

 

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Concours d’automne: le tiroir à machins

C’est l’automne, ce qui me donne bizarrement envie de concours. Pas de champignons ni de feuilles mortes, mais un concours spécial Bordéliques* comme on les aime.

Un concours sur les tiroirs à machins. Vous savez ce tiroir qui contient… eh bien, c’est dur à définir… des… trucs, des morceaux, des papiers, des objets, un peu en vrac, un peu de tout…

Les règles du jeu

  1. vous m’envoyez une photo de votre propre tiroir à machins, tel qu’il se présente à vous quotidiennement. Suffisamment bien éclairée pour qu’on en savoure le contenu.
  2. vous votez pour le tiroir qui vous inspire le plus (sa créativité dans le bazar, sa ressemblance avec le vôtre…)
  3. je relève les compteurs
  4. le ou la gagnant(e) se voit offrir, au choix, un exemplaire de mon guide « Se simplifier la vie » ou du tout nouvellement relooké « Apprendre à s’organiser, c’est facile ».

Date limite d’envoi des photos: mercredi 27 septembre à 21h00.  A   laurence.einfalt@agence-jara.com

Date limite du vote: vendredi 29 à minuit

Annonce de la victoire: lundi 2 octobre

Je suis pressée de voir ce que ça va donner. Votre participation aux concours précédents était tellement sympa!

*je rappelle que le terme « bordélique » n’est en aucun cas une insulte sur ce blog. Au contraire.

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Alors, on se voit samedi?

Que vous ayez envie de découvrir enfin ce qu’est le mind mapping ou que vous vouliez vous entraîner à convaincre en moins de deux minutes, venez donc assister à l’atelier  que j’anime

samedi 23 septembre, de 11h00 à 12h30

à la médiathèque François Mitterrand des Ulis (91), Esplanade de la République.

C’est gratuit, aucune réservation n’est demandée.

Est-ce que cet atelier est pour moi, vous demandez-vous? Oui, surtout si

  • vous êtes amené à expliquer des choses à des gens qui n’ont pas beaucoup de temps, au travail ou dans votre vie privée
  • vous perdez facilement le fil de vos pensées quand vous devez prendre la parole
  • vous vous rendez compte que vous pourriez être plus synthétique pour être plus percutant
  • vous avez prochainement un entretien important et vous voudriez « assurer ».

J’espère vous y voir nombreux.

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Les perfectionnistes parlent aux perfectionnistes. Je répète…

Compagnons perfectionnistes, laissez-moi vous aider à mater votre procrastination. Allons bon, vous dites-vous en souriant (parce que vous êtes indulgents, je le sais bien), voilà la dame du blog qui se (re)met à prêcher.

Je voudrais en effet vous parler de perfection. Ah, la recherche de la perfection! Ce nirvana vers lequel vous et moi, chers compagnons de misère, tendons inlassablement sans jamais y arriver… Décortiquons-le donc ensemble, ce graal. Pourquoi? A cause de ce qu’il nous fait faire. Et de ce qu’il nous empêche de faire.

Si vous n’êtes pas perfectionniste, vous pouvez zapper cet article. Il y en a d’autres, très bien aussi, sur ce blog. Tiens, par exemple, celui-là.

Mais comment tu me parles?

Un perfectionniste, comme tout un chacun, se parle, dans sa tête. Il s’encourage (peu), se stimule (beaucoup), s’enguirlande (passionnément). Il s’enjoint à faire plus d’effort, à persévérer, à aller jusqu’au bout. Même si « le bout » n’est pas toujours très clair .

Plus fort, plus haut, plus loin, mieux: ça, c’est le monde du perfectionniste.

Donc, il se parle à lui -même, dans les termes qu’un coach sportif des pays de l’est ne répugnerait pas à utiliser.  C’est-à-dire non pas forcément en hongrois ni en polonais, mais pas gentiment, en tout cas.

Voici les termes qu’un bon perfectionniste emploie volontiers:

  • tout. Comme dans « je dois ranger (tout) mon garage »
  • en une seule fois. Comme dans « je dois ranger tout mon garage (en une seule fois) »
  • parfaitement. Comme dans « je dois ranger (parfaitement) tout mon garage en une seule fois ».

Eh bien quoi, Laurence, où est le problème?

Mais quel problème?

LES problèmes, cher perfectionniste.

Les voici:

  1. Personne – j’insiste: absolument personne – ne vous a demandé de transformer  cette simple intention : »je dois ranger mon garage » en « je dois ranger parfaitement tout mon garage en une seule fois ». Donc, vous n’êtes pas obligé de vous mettre une telle pression. D’ailleurs, j’aime autant vous le dire, personne ne vous donnera de médaille si vous y arrivez. Tout le monde s’en moque que vous finissiez épuisé parce que vous avez voulu trop en faire.
    Oh, je sais, vous considérez que si ce n’est pas pour faire parfait et complet, du premier coup, ce n’est même pas la peine de commencer.
    D’où le problème N°2.
  2. Ranger le garage, parfaitement et en une seule fois, demande:
    1. du temps (que vous n’avez pas)
    2. des boîtes comme ci et comme ça (que vous n’avez ni le temps ni l’envie de mesurer à l’avance)
    3. des décisions à prendre (je jette/ je garde/ j’emporte à la déchetterie/je garde pour mes enfants/je garde pour bricoler…)
  3. Il faut donc, d’après vous, que toutes les conditions ci-dessus soient réunies, les planètes alignées dans le bon ordre, les boîtes prêtes, l’énergie au top pour pouvoir prendre à bras-le-corps ce fichu projet de rangement de garage, du début à la fin, en une seule session.
  4. Comme ça n’arrive jamais, un tel concours de circonstance….devinez ce qu’il se passe? Comme vous ne vous autorisez pas à « laisser les choses en plan », comme vous pensez que que s’interrompre, c’est « ni fait ni à faire »….
  5. Vous ne rangez pas le garage. Et ça dure depuis 6 ans.

Vous venez donc de découvrir que votre perfectionnisme est la cause de votre procrastination. Et, horreur, qu’il s’applique dans votre vie privée et professionnelle (présentation Powerpoint, mise à jour d’un CV ou saisie de notes de frais, vous êtes là?).

C’est râlant, hein, quand on sait à quel point vous êtes capable de grandes choses. Et pire, se faire accuser de bordélisme alors qu’on rêve de perfection, quelle injustice!

Mais alors, que faire? Saucisson et dialogue intérieur

Vous vous souvenez de la fois où nous sommes partis pique-niquer tous ensemble? La technique du saucisson est l’une des meilleures astuces que je connaisse pour calmer le perfectionnisme procrastinateur. Vous pouvez m’en croire, je suis tous les jours obligée de me l’appliquer à moi-même*.

Souvenez-vous que « commencer » ne veut pas dire « finir dans la foulée ». Au contraire, délectez-vous des termes suivants: débuter – poursuivre – continuer – reprendre – commencer à en voir la fin – finir. Voire, pour le plaisir, mais seulement à la fin: perfectionner – fignoler.

Répétez-vous en boucle:  commencer est toujours mieux que ne rien faire (1 est supérieur à 0, si vous voyez ce que je veux dire).

En plus de ça, à chaque fois que vous vous prendrez en flagrant délit d’utiliser mentalement les mots tout/nickel/parfait/en une seule fois dans la même phrase, demandez-vous si quelqu’un vous force à raisonner ainsi. Pas de couteau sous la gorge, de menaces de morts, d’apocalypse en vue? Relax, alors. Une tranche de saucisson suffira bien pour aujourd’hui. Ou deux, allez, parce que c’est vous.

*Bon, sauf pour l’écriture de cet article, bien entendu. Et le ménage, ça va de soi. C’est comme mon repassage, maintenant que j’y pense… vous voyez, quelques zones de perfectionnisme font du bien aux gens comme nous.

Quelques autres court-circuits à procrastination:

https://sorganiser-facile.com/2010/08/16/piece-tres-tres-encombree-par-quoi-commencer/

https://sorganiser-facile.com/2011/03/25/desordre-procrastination-2-minutes/

 

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