Archives de Catégorie: Apprendre à s’organiser

Question des lecteurs: comment m’organiser dans mon travail?

Valérie me dit: « Comme beaucoup, je découvre votre blog et le trouve hyper intéressant (merci, comme c’est gentil!). Je l’ai découvert en recherchant des méthodes d’organisation au travail.
Pourriez-vous m’aider ? Je travaille en bibliothèque et je gère plusieurs dossiers en même temps : les animations actuelles, les animations futures, les dossiers de ddes de subventions… en outre, je dois prévenir la hiérarchie, les collègues (TP, 80%, 50% sans compter les absences en arrêt maladie) in situ et celles dans les annexes. Bref, beaucoup d’infos à transmettre, à demander l’avis de… Et me souvenir de l’avoir fait !
Jusqu’à présent je fonctionne avec des papiers volants mais ça vole… et ça se disperse. J’ai essayé le classeur avec onglets, pas pratique à transporter…
Quel type d’organisation vous inspire mon travail ?
Bien cordialement,
Valérie »

Pour schématiser, Valérie, vous avez trois types de choses à « gérer »: les informations relatives à vos projets, vos actions et les informations « transversales ».

Les informations liées à vos projets

Exemple de projet: l’animation du 22 janvier prochain.

Exemple d’informations liées à ce projet: les échanges par mail que vous avez eu avec deux intervenants potentiels pour cette date-là.

Votre organisation: dès qu’un projet se dessine (suite à une réunion, à une idée que vous avez eue, etc.), créez immédiatement

  1. Une chemise cartonnée avec le nom du projet écrit en gros
  2. Un dossier dans vos mails, portant le même nom
  3. Eventuellement un dossier sur votre disque dur, portant le même nom (si vous savez que vous créerez ou enregistrerez différents documents Word, Excel, Powerpoint ou autre)

Ainsi, vous  avez maintenant vos emplacements tout prêts à recevoir les différentes informations sous forme papier ou numérique.

Vos actions

A chaque étape de vos projets, vous avez des actions à faire.

Exemple: informer Brigitte que vous avez choisi tel intervenant et lui transmettre son devis.

Pour ne rien oublier, je vous recommande de posséder deux outils, au format papier ou numérique, à votre guise. Ces deux outils sont

  1. un agenda
  2. une liste d’actions. Elles ne sont pas liées à une date-limite impérative mais il faut quand même les faire dès que possible.

Vous avez raison de noter un maximum de choses. Encore faut-il les noter sur l’un ou l’autre de ces outils, si ce sont bien des actions. Et cocher, une fois que c’est fait: c’est tellement jouissif!

Je vous recommande de vous déplacer avec votre agenda et votre cahier lorsque vous allez voir un(e) collègue.

Les informations « transversales » ou « de référence »

Une information transversale n’est pas liée à un seul projet mais, au contraire,  elle sert  à plusieurs d’entre eux.

Exemple d’information transversale: l’emploi du temps de Carole, qui est en temps partiel. Or Carole est impliquée dans quelques uns de vos projets. Ou encore le planning des animations du 1er trimestre, tel qu’on l’a décidé en réunion.

Ce type d’informations doit être placé dans un endroit spécifique, facile d’accès: une chemise, un affichage sur votre mur, un porte-vue, un dossier sur votre disque dur… où vous voulez, mais pas mélangé avec le reste.

Si j’étais vous, je placerais au même endroit toutes les informations transversales, avec mes contacts, mes codes d’accès, bref tout ce dont quelqu’un qui prendrait mon poste aurait besoin pour s’y retrouver.

Feuilles volantes et autres Post-it

Je n’ai rien contre les notes adhésives et les feuilles volantes. A condition de les identifier comme appartenant à l’une des trois catégories ci-dessus. Et donc, plusieurs fois par jour, il s’agit de les placer (ou de les transcrire si ce sont des actions) au bon endroit.

Ce qui nous amène au…

Rangement du bureau

Cet article à base de métaphore ovine est toujours d’actualités. A vos moutons, Valérie!

Et pour finir, ceci, pour qu’on ne médise plus jamais des moutons.

 

 

 

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Comment se servir efficacement d’un agenda?

C’est le commentaire de Cathie qui m’a interpellé sur ce sujet. Elle dit, fort justement, que si on inscrit la date-limite sur son agenda et qu’il nous arrive un imprévu, par exemple, on se retrouve obligé de faire les choses au dernier moment.  Pour palier cette difficulté, que peut-on faire?

1- Tricher sur la date-limite

Au lieu d’indiquer le 23 octobre (vraie date-limite), on note l’événement quelques jours avant.

Avantage de cette technique: ça laisse de la marge, c’est prudent

Inconvénient: si on a besoin d’un suivi quelconque, impossible de de se souvenir de la date exacte, puisqu’on a triché

Conclusion: je ne recommande pas cette technique.

2- Noter à plusieurs endroits, au besoin en recopiant

On note la date-limite sur son agenda, puis on la gribouille sur un Post-it et on se la re-note sur le cahier quand la date approche. Ou tout ça, mais dans un ordre différent.

Avantage de cette technique: ah ça, on ne risque pas d’oublier! A force d’écrire et ré-écrire, ça finit par être bien inscrit dans notre mémoire

Inconvénient: augmentation du stress et perte de temps (recopiages incessants)

Conclusion: stress + perte de temps = où sont l’efficacité et la sérénité, là-dedans, je vous le demande?

3- Distinguer l’événement proprement dit des actions nécessaires

Prenons l’exemple des fêtes de fin d’année (qui approchent, je ne voudrais pas vous stresser, chers lecteurs, mais… tout de même… ça approche. Bref).

Si vous indiquez sur votre agenda, au 24 décembre: « Noël », c’est très bien. Mais ça ne suffit pas pour obtenir un Noël réussi. Parce que la question se pose alors: que faire de toutes les actions menant à Noël? Exemples: invitations? Où? Qui apporte quoi? Cadeaux? Menu? Courses? Et j’en passe…

Considérons que « Noël Réussi » est un projet (plus à ce sujet ici). Quelle est la première action que je dois faire pour entamer ce projet? Celle qui « débloquera » tout le reste? Après réflexion, je découvre qu’il faut avant tout que j’appelle Marie-Claire pour connaître ses dates de disponibilité parce qu’elle est commerçante et qu’elle travaille pendant les fêtes de fin d’année. Nous devrons donc choisir la date du repas familial en fonction d’elle.

Cette action « Appeler Marie Claire » doit-elle être faite à une date précise (sous peine de faire rater mon projet)?

Si oui, je vais la noter sur mon agenda. Mettons au 24 novembre.

Pourquoi ai-je choisi le 24 novembre (me demande Phèdre en commentaire)? Parce qu’appeler Marie-Claire avant cette date ne sert à rien (elle n’aura pas encore son planning).  Et puis, à partir du 25 novembre, entre mes propres emplois du temps professionnel et familial, c’est moi qui n’aurai plus le temps de l’appeler! De plus, si je veux pouvoir planifier tout le reste du « projet » et prévenir toute ma smala dans des délais raisonnables, la date idéale, par rapport à toutes ces contraintes, est le 24 novembre.

Donc, on se retrouve avec deux choses notées sur l’agenda: l’événement « final » et l’action nécessaire au démarrage.

En revanche, si je ne suis pas à quelques jours près, pour l’appeler, je vais alors noter l’action « Appeler Marie-Claire » sur mon cahier d’actions.

Avantage de cette technique: les choses ne sont notées qu’une seule fois et à un seul endroit (cahier ou agenda)

Inconvénient: réfléchir en termes d’action et relire tous les jours agenda et cahier (discipline!)

Conclusion: je suis partiale,  cette technique est précisément celle que je recommande dans mes formations et dans Apprendre à s’organiser, c’est facile

 

 

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On s’allège le quotidien

« Penser à tout, tout le temps, pour les autres, c’est épuisant. Conseils et astuces de pros pour mieux anticiper, impliquer et déléguer sans culpabiliser! » . A lire l’article d’ Isabelle Soing dans le numéro de novembre d’Avantages.

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Alors, on se voit samedi?

Que vous ayez envie de découvrir enfin ce qu’est le mind mapping ou que vous vouliez vous entraîner à convaincre en moins de deux minutes, venez donc assister à l’atelier  que j’anime

samedi 23 septembre, de 11h00 à 12h30

à la médiathèque François Mitterrand des Ulis (91), Esplanade de la République.

C’est gratuit, aucune réservation n’est demandée.

Est-ce que cet atelier est pour moi, vous demandez-vous? Oui, surtout si

  • vous êtes amené à expliquer des choses à des gens qui n’ont pas beaucoup de temps, au travail ou dans votre vie privée
  • vous perdez facilement le fil de vos pensées quand vous devez prendre la parole
  • vous vous rendez compte que vous pourriez être plus synthétique pour être plus percutant
  • vous avez prochainement un entretien important et vous voudriez « assurer ».

J’espère vous y voir nombreux.

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Organisation et plaisir: incompatible?

MoutonSauteMais, Laurence, quel plaisir pouvons-nous bien trouver à nous organiser? Pour nous, Bordéliques de fraîche date ou Bordéliques-nés, l’organisation est une contrainte. Et les contraintes, on n’aime pas ça. Allez, on vous lance un défi: essayez de nous convaincre qu’organisation et plaisir vont de pair.

Le plaisir simple du « ça, c’est fait ».

Tout le monde le connaît celui-là. Il suffit d’avoir, une fois dans sa vie, coché une liste de choses à faire, même toute petite, pour s’envoyer des bouffées de satisfaction qui font drôlement du bien à l’ego. La liste permet de bien visualiser ce qu’on a réussi à faire. Ca marche moins bien si c’est simplement dans notre tête.

Le plaisir du « ça roule tout seul »

Ce plaisir-là, on le trouve par exemple, quand on possède une ckeck-list et qu’on la passe en revue, item après item.

Prenons un exemple: vous êtes à peine revenus de vacances et vous souvenez encore bien de la difficulté que ça a représenté de préparer les affaires de tout le monde avant de partir. Sans parler des actions à effectuer (clefs, plantes vertes, animal, renouvellement de papiers d’identité…). Cela vous a occupé la tête pendant plusieurs jours, vous avez fini par boucler les valises à minuit alors que vous deviez partir le lendemain à 5 h du matin.  Et pour tout dire, vous avez embarqué quelques vêtements encore humides parce que vous aviez réalisé qu’il en restait dans le sèche-linge. Vous avez dû racheter des tongs et des paréos sur place parce que plus personne ne savait où ils étaient rangés.  Bref, vous êtes partis en vacances avec un niveau de stress phénoménal et vous êtes juré « plus jamais ça ». C’est vrai, quoi, il est où le plaisir, dans ces cas-là?

Pour vous éviter ces mauvaises expériences, et donc trouver du plaisir à  préparer vos vacances (pour poursuivre mon exemple),  il s’agit de séparer la phase de réflexion (stimulante, imaginative et donc plaisante) de la phase d’exécution pure.

On va d’abord constituer une check-list. Si les pilotes d’avion et les cuisiniers le font, on peut le faire aussi.

  • On démarre la liste sur un support qu’on aime bien, qu’on pourra retrouver à volonté  et qu’on peut déplacer (notes de votre téléphone portable, Evernote, cahier, voire, à ce stade, une feuille volante mais c’est risqué).
  • On inscrit tout ce à quoi on pense, en passant en revue mentalement une journée-type en vacances, par exemple.
  • Quand on pense qu’on a fait le tour, on laisse reposer.
  • Inévitablement, d’autres idées nous viendront en tête plus tard: il faudra bien sûr les ajouter à la liste. On peut modifier, enrichir, simplifier cette liste. A un moment, on sent qu’elle est aussi complète que possible.

Phase 1, dite de réflexion, terminée. Sans précipitation ni stress. Pas mal.

Phase 2: l’exécution.

Si vous avez déjà essayé de suivre une recette mal écrite, où vous découvrez en cours de route qu’il faut 50 grammes de beurre et de la farine,  alors que vous n’en avez pas, vous comprenez où je veux en venir. Le plaisir de la check-list vient de la possibilité de la suivre fidèlement, aveuglément, sans se poser de question, quel que soit votre état de fatigue ou (d’absence) de concentration.

Les valises vont se remplir presque toutes seules, le chat sera nourri en votre absence puisque vous y aurez pensé au bon moment, rien ne sera oublié, aucun enfant ne sera grondé et personne ne boudera dans la voiture jusqu’au péage de Saint Arnoult.

Le droit de s’accorder… du plaisir

Quand nous parlâmes de procrastination, sur le blog, je vous disais à quel point  les récompenses sont indispensables pour s’encourager à chaque fois qu’on choisit de passer à l’action au lieu de repousser à plus tard.

J’entends souvent « je ne m’autorise pas à faire quelque chose qui me ferait plaisir parce que je n’ai toujours pas rangé mon salon/trié mes vêtements/fait le ménage… ». Là encore, il est où, le plaisir? Non seulement vous avez reporté (encore) une activité que vous n’aimez guère, mais en plus vous vous sentez coupable et en plus vous vous punissez. Halte-là! Mon coeur tendre d’organisatrice supporte très mal ces souffrances morales. Jurez-vous la chose suivante: si, après la lecture de cet article, vous attaquez une « corvée » (attention: attaquer ne veut pas forcément dire « finir »), vous vous accorderez quelque chose qui vous fait plaisir:

  • si vous étiez dans le salon: regarder un film, écouter de la musique que vous aimez, lire un magazine
  • si vous étiez dans la cuisine: fabriquer un plat que vous aimez (mais pas forcément vos proches), inviter quelqu’un à prendre le café
  • si vous étiez dans votre salle de bain: se faire couler un bain moussant, se mettre du vernis sur les pieds
  • si vous étiez dans votre chambre: faire une petite sieste, lire au lit…

Choisissez un truc bien égoïste, régressif, qui signale « paresse, détente, voire gros péché ».

Le plaisir de se sentir progresser

J’ai la chance d’avoir des lecteurs qui me disent qu’ils font des progrès en organisation grâce à ce blog et mes livres. J’imagine que c’est parce que ça leur fait plaisir qu’ils m’en parlent.

Alors? Convaincus?

Pour aller plus loin:

  • Tiens, puisqu’on parle vacances et que, si ça trouve, vos valises ne sont pas encore tout à fait vidées… cet article va vous aider.
  • Ah! la check-list qui sauve le cerveau. C’est ici aussi.
  • Après « organisation et plaisir », pourquoi pas « organisation et confiance« ?
  • Enfin,  il me semble que « du Temps pour moi » et vos commentaires complètent bien  cet article du jour.

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A la rentrée, s’organiser c’est (encore plus) facile

Pour préparer la rentrée, j’ai quelques nouvelles à vous annoncer:

A la radio

Ma co-auteure Stéphanie et moi sommes invitées à l’émission de Sophie Nouaille sur Radio Notre Dame, en direct,  demain mercredi 30 août, de 9h à 10h.

Plus radiophoniques que nous, ça se peut pas. Enfin, je parle pour Stéphanie, qui a davantage l’habitude que moi…

Dans les librairies

« Le Grand Livre pour s’organiser » devient « Apprendre à s’organiser, c’est facile!« , tout beau, tout « relooké », comme on dit chez Eyrolles. En voici la couverture:

Apprendre à s'organiser c'est facile

On sent bien que cette jeune femme a besoin de ce guide, non? Notez toutefois que les conseils qu’il contient conviennent à tous les âges et tous les sexes, à l’école, au travail et à la maison. Et que, grâce à notre méthode, vous n’aurez plus jamais besoin de notes adhésives (sauf si ça vous fait plaisir, bien entendu).

En live

Le programme d’ateliers à la médiathèque François Mitterrand des Ulis (91) reprend et ça m’enchante.

On va pouvoir faire connaissance (ou se revoir pour certains d’entre vous).

J’y anime:

« Convaincre en deux minutes grâce au mind mapping »

samedi 23 septembre, de 11h00 à 12h30.

C’est gratuit, l’entrée est libre, la médiathèque fournit le matériel.

 

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Les VBI (vraies bonnes idées) de la semaine

Je suis allée piocher dans le catalogue Helline pour ces trois objets que je trouve bien utiles pour votre organisation à la maison:

 

L’égouttoir d’angle

Original et bien pratique dans une toute petite cuisine.

L’organiseur de bain (ou de WC)

Parce que c’est tout de même plus esthétique d’y stocker les produits d’hygiène féminine, par exemple. Ou encore le pschitt des toilettes, ou le papier, ou … à vous de voir.

Le vestiaire de porte

A placer par-dessus une porte (pas de trous à faire). On y met la veille au soir la tenue qu’on a l’intention de porter le lendemain ou les vêtements du jour, portés une fois et qu’on souhaite aérer avant de les ranger (note personnelle: Carol, j’ai pensé à vous pour celui-ci).

Et vous, chers lecteurs, possédez-vous des objets tout simples, comme ceux-ci, qui vous simplifient la vie? Vous nous en parlez?

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La chance que j’ai

Je considère que j’ai de la chance, dans la vie. Vous voulez des preuves? J’ai choisi de vous montrer le mail de Nelly, qui a la gentillesse de m’expliquer l’impact positif que ma modeste contribution a sur sa vie. Si ça, c’est pas une chance…

 

« Chère Laurence,

Comment vous dire ? Oui, comment vous dire MERCI ?

Depuis maintenant 4 ou 5 ans je crois, vous avez considérablement changé ma vie. Oui, je dis bien CONSI-DÉRA-BLE-MENT. J’étais complètement perdue et épuisée dans ma vie, à même pas 30 ans.

Un jour, ma meilleure amie m’a envoyé un lien vers votre blog, et tout a changé. J’ai pris ma vie en main, j’ai acheté 2 de vos livres (Savoir s’organiser, et j’aide mon enfant à s’organiser). Je n’ai pas encore réussi à tout mettre en place, on ne soigne pas des années (que dis-je, des décennies !) de procrastination du jour au lendemain, cela nécessite une sérieuse reprogrammation du cerveau, mais malgré tout… j’ ai fait d’énormes progrès, grâce à vous. Je ne perds plus mes clefs, je ne passe plus des heures à chercher des papiers, plus personne n’est en panne de chaussettes le matin (hum, je vous entends penser… le soir pour le lendemain, je veux dire ! « Ce soir prépare demain ! »).

Bref on s’y retrouve, et je respire, finalement. Donc je voudrais vraiment vous dire merci, MERCI infiniment pour tout ce que vous m’avez apporté. Même si vous, vous ne me connaissez pas, vous êtes comme une amie pour moi. Parfois, je me dis : « Ah, Laurence serait fière de moi ! » ou au contraire : « FBI ! ». Voilà. Et ce matin, j’ai pensé à vous en visitant le blog des « Fabuleuses au foyer » et je me suis dit qu’Hélène (la blogueuse) gagnerait à faire la rencontre de Laurence…

Et j’ai réalisé à quel point vous aviez été un tournant dans ma vie, ( j’en ai eu les larmes aux yeux) et que j’avais depuis trop longtemps remis à plus tard cet e-mail. Voilà qui est fait.

Je vous souhaite très sincèrement une bonne réussite dans la poursuite de votre vie.

Bien cordialement, Nelly »
Pfiou, que d’émotion, ce matin. Merci Nelly.

Et un grand merci aussi à toutes celles qui m’envoient des mails adorables que je ne publie pas mais que je garde soigneusement.Sans parler des personnes qui ont fait de nombreux kilomètres samedi après-midi pour venir assister à mon atelier « l’efficacité au travail, sans le stress ». Ca me touche et je me sens privilégiée.

 

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Prochain atelier gratuit: le 25 mars à 15h00 – « L’efficacité au travail, sans le stress »

Mouton2TonteDu 13 au 26 mars, c’est la semaine d’information sur la santé mentale.

A cette occasion, j’interviens le samedi 25 mars à la médiathèque des Ulis, sur le thème:   « L’EFFICACITÉ AU TRAVAIL, SANS LE STRESS »

  • Endroit: médiathèque François Mitterrand, Esplanade de la République, Les Ulis
  • Quand: samedi 25 mars 2017
  • Horaires: de 15h00 à 16h30
  • Pour qui: adultes
  • Prix: gratuit, aucune réservation n’est nécessaire

On se voit le 25?

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Dans la tête d’un jeune Ecureuil Sentimental

Moutons2_bebesNe reculant devant aucune expérience de psychologie comportementale, j’utilise souvent parfois mes enfants comme sujets. Après tout, l’illustre Piaget en faisait autant et on ne le lui a jamais reproché.

J’ai donc interviewé Fille Aînée au sujet de son grand tri de vêtements, l’autre jour.

Objectif: comprendre et partager sur le blog le point de vue d’un jeune Ecureuil Sentimental de 24 ans. Volontaire, je le précise.

Extraits du dialogue, façon pièce de théâtre

La mère: Qu’est-ce qui t’a donné envie de faire le tri?

La fille: Je commence une nouvelle vie: j’avais besoin de préparer une nouvelle garde robe « d’adulte ». Travail oblige! On a tout de même retrouvé des vêtements qui dataient du début du lycée.

La mère: Quel effet ça fait de retrouver et trier ces vêtements-là?

La fille: Ca m’a fait me rendre compte que j’avais grandi, et que leur heure était arrivée. Mais je les ai remerciés pour leur loyaux services (commentaire de la mère: tiens donc, ma fille est shintoîste?).

La mère: Comment se fait-il que tu gardes des vêtements aussi longtemps?

La fille: Ca me rassure de posséder beaucoup de vêtements car j’aime bien avoir le choix et pouvoir les mélanger. Je sais que jeter est nécessaire mais je n’aime pas ça. J’ai peur qu’ils ne soient pas remplacés. Il y a des vêtements qui sont plus difficiles à jeter que d’autres: ceux qu’on a beaucoup portés et qu’on aime. Parfois on n’est pas prêt à jeter mais il faut se faire violence. Je ne me souviens pas d’avoir jamais fait un tri de vêtements comme ça!

La mère: Est-ce que tu as ressenti quelques pincements au coeur?

La fille: Oui et non. Oui parce que ça faisait longtemps que je les avais et non parce que je sais qu’ils vont être remplacés par d’autres qui me correspondront mieux. Je vais essayer de faire dans la qualité et plus dans la quantité comme avant. Mais il faut dire qu’ il y avait dans l’armoire autant de vêtements qu’on m’avait donnés que de vêtements achetés!

La mère: Qu’éprouves-tu en voyant partir ces vêtements?

La fille: Voir un gros sac poubelle rempli m’a fait du bien parce que ça signifie que je démarre une nouvelle vie et que ce que je vais racheter sera plus en accord avec mon âge.

La mère: Aurais-tu fait cette démarche toute seule?

La fille: Je n’aurais pas fait ce tri toute seule, pas à ce point, en tout cas. Je me serais dit « celui-là peut encore me servir… ». D’avoir quelqu’un qui te montre les raisons pourquoi tu ne les portes plus (trou, tâche, forme qui ne met pas en valeur…), ça aide. Ca prouve que les vêtements ne sont pas uniques et irremplaçables.

Chers Ecureuils lecteurs de ce blog, que vous inspire cet échange?

 

 

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