Archives de Catégorie: Apprendre à s’organiser

Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list

Votre boîte de réception n’est pas une bonne to-do list parce que:

  • vos actions à faire sont mélangées avec d’autres informations, ce qui rend difficile leur identification,
  • malheureusement, les objets des mails reflètent rarement leur contenu: il vous faut alors vous souvenir de ce que vous deviez faire au juste pour chacun d’entre eux, ce qui vous oblige à fournir un effort de mémoire supplémentaire,
  • vous êtes distraits par les nouveaux mails qui arrivent pendant que vous vous débattez avec les anciens.

Mais alors, que faire?

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Question des lecteurs: comment faire un retro-planning?

Brice me dit

« Je voudrais vous demander conseil dans la planification en elle même : comment faire un planning ou retro/planning efficace par projet ?
Et comment calculer efficacement et au plus juste le temps nécessaire à la réalisation d’un/e projet/tâche/action ??

Cette année gros challenge pour moi, mon supérieur me demande de planifier au mieux, au plus juste, au plus réaliste et en même temps productif ; mes projets de l’année (qui sont très nombreux ! des projets de 1 jour, 2 semaines ou parfois 2 mois !) en tenant évidemment compte des urgences, des petits à côté, etc… Comment planifier tout çà !??

Et une autre question me vient en tête… La liste d’actions, c’est super !
Mais en notant l’action, faudrait-il noter le temps qu’on estime nécessaire pour l’effectuer ?

J’espère ne pas m’être enflammé avec toutes ces questions !
Bonne journée Laurence ! Et un grand merci pour vos réponses.
Brice »

Brice, vous êtes prêt? C’est parti.

Phase de réflexion et recherche

Avant de démarrer quoi que soit sur un projet, il faut y réfléchir. Pour ça, le couple papier/crayon convient bien. On va écrire tout ce à quoi on pense au sujet de ce projet.

Voici les principales questions à se poser (ou à voir avec votre supérieur avant de commencer):

  • à quoi ce projet va-t’il servir?
  • quel est le résultat souhaité, exactement?
  • quelle est la date-limite (s’il y en a une)?
  • de qui vais-je avoir besoin pour travailler sur ce projet?
  • est-ce que quelqu’un l’a déjà fait? Aurai-je besoin de son expérience à un moment? Quand?
  • comment et quand vais-je communiquer à mon  supérieur où j’en suis?
  • ai-je toutes les compétences pour faire? Sinon, comment procéder?
  • ai-je bien toutes les informations nécessaires? Qui peut me les fournir? Quand?
  • puis-je prendre toutes les décisions jusqu’au bout du projet ou dois-je les demander? A qui?

Chacune de ces questions est importante. Vous voyez déjà ce qui se dessine.

Soit vous avez toutes les réponses à vos questions et vous n’avez plus qu’à trouver l’action de démarrage qui va vous lancer puis vous pencher directement sur la planification (voir ci-dessous).

Soit il y a des questions pour lesquelles vous n’avez pas de réponse et il vous faut les trouver dès que possible (avec l’aide de votre supérieur, au besoin). Dans ce cas, votre action de démarrage est quelque chose comme « aller voir Jean-Pierre dès que possible pour lui demander comment il a fait ».

Repérage d’emploi du temps

Muni de toutes les informations nécessaires à votre projet, prenez votre agenda et partez de votre date-limite. Repérez les événements placés entre aujourd’hui et votre date-limite. Certains vont avoir un effet sur votre emploi du temps: les vacances scolaires, les salons professionnels, formations, réunions, d’autres projets déjà planifiés… Ce sont des jours sur lesquels vous ne pouvez pas compter pour « produire ».

Découpage et planification des étapes

Pour arriver au résultat souhaité, il va y avoir des étapes -clefs, qui doivent se dérouler dans l’ordre. Placez la date-limite de chaque étape-clef sur votre agenda.

Chaque étape-clef se compose d’un certain nombre de sous-étapes. Listons-les  et attribuons-leur un temps.

Pour ce faire, tenez compte de votre vitesse de travail et de votre emploi du temps pour ce qui vous concerne.

Au premier paragraphe, il y avait cette question « est-ce que quelqu’un l’a déjà fait? Aurai-je besoin de son expérience à un moment? Quand? ». Si vous éprouvez des difficultés à allouer un temps à certaines sous-étapes (parce que vous ne les avez jamais réalisées, par exemple), l’expérience des autres peut vous être utile à ce moment-là.

Comme il va y avoir des imprévus, des modifications de dernière minute et que vous n’avez pas qu’un seul projet à mener à bien, prévoyez large. Si vous pensez mettre deux heures pour réaliser une certaine tâche, notez plutôt quatre heures.

Si vous devez faire appel à un collègue pour l’une ou plusieurs de vos sous-étapes, ajoutez 30% de temps en plus par rapport au temps que vous mettriez. Pourquoi? Parce que vos collègues n’attendent pas les bras croisés que vous daigniez leur donner du travail. Ils en ont déjà, merci bien.

Si vous devez faire appel à un prestataire extérieur, ajoutez 50% de temps en plus. Pourquoi? Pour la même raison que vos collègues mais, en plus, on suppose qu’il y aura des allers-retours de validation qui allongent les délais.

Tenez compte aussi de l’agenda de votre supérieur et indiquez-lui les jours où vous souhaitez faire des points avec lui.

Gérer son temps

Maintenant, vous avez votre rétro-planning. Il est composé des dates-limite des étapes-clefs, des sous-étapes et du temps alloué à chacune.

Ce qui vous donne la date de démarrage. C’est à ce jour-là que vous devez entamer votre première action. Chaque jour ou chaque semaine, vous reprenez votre rétro-planning et vous demandez quelle est l’action que vous pouvez au moins faire pour faire avancer votre projet. Il en faut au moins une par jour, en tout cas. Mais il peut y en avoir bien plus, évidemment. Ici, l’objectif est de pouvoir mener de front plusieurs projets, d’où l’intérêt d’avancer action par action, sur chaque projet, et pas forcément de façon séquentielle. Ceci pour vous permettre de lisser votre charge de travail.

Pour répondre à votre deuxième question, Brice, il n’est pas nécessaire de chronométrer les actions proprement dites.

Ce qui est important, c’est de prévenir dès que possible toutes les autres personnes impliquées, même si vous n’avez prévu leur implication que dans un mois.

Un projet qui se déroule absolument comme prévu, c’est rare…

Mon expérience et celle de nombreux autres chefs de projet, me fait dire qu’on se trompe souvent sur les temps alloués à certaines tâches, à moins qu’elles soient vraiment très standardisées. C’est normal. Au fur et à mesure du déroulement du projet, on ajuste, on ajoute, on enlève, on décale…

A la fin du projet, il est bon de se poser et de réfléchir à comment capitaliser sur ce nouveau savoir-faire. On appelle ça le retour d’expérience et c’est bien utile.

Pour compléter cet article, il y a quelque temps, j’expliquai comment s’organiser avec de multiples projets à Mamiouche. Vous aimerez peut-être y jeter un coup d’oeil.

Chers lecteurs,  sans doute avez-vous d’autres astuces ou techniques pour aider Brice? A vos claviers.

 

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Question des lecteurs: où mettre toutes les informations que je reçois?

Lyvia me dit

« ... J’ai cependant une petite question : j’ai un agenda et un Cahier d’actions.
J’ai trouvé intéressant d’utiliser mon Cahier d’actions de la manière suivante :
– page de GAUCHE la liste en continu pour le PERSO
– page de DROITE la liste en continu pour le PRO
Comme çà j’ai une vue d’ensemble, le pro et le perso, mais aussi je ne peux regarder que le pro ou que le perso !

Ma question est la suivante : J’ai plein d’infos qui arrivent au fur et à mesure de la journée (en général au travail, mais ce peut être pour les 2), si ce sont des choses à faire, je les notes dans ma liste d’action, cependant des fois ce ne sont que des informations, des notes à garder, etc… Que dois-je en faire ?! Où les noter pour les conserver, toujours les avoir à porté de main si besoin ??

Et deuxième question : Ces mêmes informations au fur et à mesure de la journée, elles peuvent se rapporter à différents projets/dossiers que je traite.
Alors jusque là, je les notais sur un carnet, puis un post it, puis là, etc… donc pas efficace du tout ; et je suis un peu perdue sur la manière de fonctionner pour tout çà ! »

 

D’abord, Lyvia, votre découpage de cahier  Gauche/Droite  Perso/Pro me semble une bonne idée.

D’autres solutions sont possibles, mais si celle-là vous convient bien, on garde.

Ensuite, oui, trois fois oui, pour l’écriture des actions à faire à partir d’une information reçue.

Pour votre question concernant les informations qui vont servir (ou pas) à différents projets/dossiers, voici ce que je vous propose:

Quand une information tombe entre vos mains expertes, posez-vous la question magique

A quelle occasion en aurai-je besoin? Pour faire quoi?

Cas N° 1: Pff, aucune idée

Si vous ne savez pas répondre, cette information peut être tranquillement jetée.

En effet, si vous la gardez mais ne savez pas à quoi elle va vous servir, vous allez, au choix:

  1. la laisser traîner sur votre bureau, au risque de créer un bazar inutile ou
  2. la ranger n’importe où, au risque de ne pas la retrouver ou
  3. la dupliquer frénétiquement en vous disant « au cas où… », ce qui créera, n’en doutez pas, la même situation qu’au N°1 ci-dessus.

Cas N° 2: Dossier X uniquement

Si vous savez répondre à ma question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X », elle est évidemment à placer dans le dossier X (que celui-ci soit numérique ou papier, peu importe, même combat).

Cas N° 3: Dossier X et Y et Z et ….

Si vous savez répondre, par exemple ainsi: « cette information me servira pour le dossier X et pourrait aussi me servir pour le dossier Y, voire pour le dossier Z qui démarrera dans 3 mois », cela signifie que vous devez créer un Dossier de Référence dans lequel vous mettrez cette information aussi longtemps que vous pensez qu’elle vous sera utile.

Voici quelques exemples de documents de référence, selon votre métier: votre planning d’opérations, les coordonnées de vos collègues, les conditions générales de vente, votre modèle de diapos PPT ou de lettre-type, des procédures, le calendrier des vacances scolaires, les coordonnées des fournisseurs avec lesquels vous travaillez régulièrement, les dates de congés des uns et des autres si ce n’est pas régulier, vos check-lists d’événements récurrents etc…

Cas N° 4: Juste une fois

Si vous savez répondre à ma fameuse question magique, par exemple ainsi: « cette information me servira juste le temps que je rappelle M. Durant », elle peut être écrite sur votre cahier à la suite de votre action « Appeler M. Durant » ou, si elle est plus conséquente (gros dossier, chemise bien pleine, contrat…), placez-la dans une bannette Action  uniquement destinée à cela, juste sous votre nez, à côté de votre cahier. Elle y restera jusqu’à ce que vous ayez eu M. Durant au téléphone.

En conclusion, pour mémoire, la question magique: A quelle occasion vais-je avoir besoin de cette information?

Pour aller plus loin, vous aimerez peut-être vous (re)plonger dans ces articles:

 

 

 

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2018: vers la sérénité?

Je voudrais vous souhaiter une année 2018 sereine, à ma façon.

La sérénité, je la conçois ainsi*, en plusieurs étapes:

Réfléchir seul ou à plusieurs à nos objectifs dans les 3 à 6 mois à venir

Sans objectif, on risque d’être perpétuellement déçu des événements ou de nos (absences d’) actions. Tendance à papillonner et procrastination nous guettent d’autant plus qu’on ne sait pas où on veut aller.

Choisir ses priorités, ça veut aussi dire « non » aux autres sollicitations: mais si, c’est possible. C’est même indispensable.

Repérer ce qui pourrait freiner l’atteinte de ces objectifs et tenter d’en venir à bout

Des papiers en désordre, des emails qu’on ne retrouve plus, des occasions ratées, un peu trop de Fausses Bonnes Idées dans votre environnement, une difficulté à passer à l’action, des croyances bizarres… en voilà des freins!

Repérer ce qui pourrait faciliter l’atteinte de ces objectifs et trouver les actions qui vont dans le bon sens

Couper l’herbe sous le pied de sa procrastination, mettre en place un système de classement qui nous permet de tout retrouver,  acheter l’un de ces excellents guides écrits tout exprès, comprendre que tout repose sur des petites actions quotidiennes, s’organiser enfin, voire s’inscrire à une formation

Fédérer les personnes qui pourraient nous aider à atteindre ces objectifs

Vos proches, bien sûr. Commençons par eux. Un écureuil se cache (façon de parler) parmi eux? C’est tout de même jouable.

Rester souple pour pouvoir tenir compte des inévitables imprévus

Ce n’est pas en décrétant « je me bloque trois heures pour m’occuper du dossier X » ou « il faut absolument … » que tout se passera comme prévu.  Alors, il vaut mieux se tourner vers la to-do list continue.

… Et se faire confiance

Vous avez remarqué qu’une année sereine ne veut pas dire une année mollassonne, à ne rien faire. En tout cas, de mon point de vue. Et justement, chers lecteurs, ce serait quoi, pour vous, une année sereine?

* bien entendu, rien ne vous empêche de vous mettre à la méditation, au yoga , aux quatre accords toltèques de Miguel Ruiz et à la communication non violente: ça aussi, ça aide à la sérénité.

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Avec ces nouveautés, on se sent enfin compris

Le lien entre le papier et le numérique: enfin!

Quand Oxford (vous savez, les cahiers, les agendas?) m’a parlé de son appli gratuite Scribzee, j’ai tout de suite été séduite.

Ca faisait longtemps que les organisonautes de ce pays (et sans doute d’ailleurs) cherchaient à réconcilier l’aspect spontané de l’écriture sur papier et l’ubiquité de l’accès aux informations numériques. Conserver ses écrits, les lire de n’importe où, les trier, les partager? Avec mon téléphone portable? Eh oui.

Je vous laisse découvrir ce dont il s’agit en vous dirigeant sur le blog de Scribzee (sur lequel j’interviens, vous l’aurez remarqué).

Les organisations pro et perso dans un même outil: enfin!

On en a toutes assez  de jongler entre vie privée et vie professionnelle. Des deux côtés, on a besoin d’une organisation en béton. Sixtine l’a bien compris et m’a envoyé sa dernière création: « Mon petit organisateur de vie« .  Elle a gentiment accepté de me laisser l’évaluer et de lui donner mon avis. Alors, c’est parti.

Ca ressemble à un agenda, à première vue. Joli, l’agenda. Ni « fifille-j’aime-les-licornes », ni « je suis une Maman-et-seule-ma-famille-compte », ni « je suis une killeuse-en-open-space ». Montrable en toutes circonstances, donc.

Couverture souple et plastifiée, avé l’élastique qui va bien. Mais ce n’est pas un agenda tout bête.

On y trouve, dans l’ordre:

Un agenda par trimestre (hello les commerciales), avec numéro de semaine (hello les industrielles), puis un planning au mois, puis (attention: génie), agenda à la semaine dont chaque jour est coupé en deux verticalement: à gauche le perso, à droite le pro. Plus un espace dans le bas pour les tâches du jour, sans heure.

A la fin du mois, on trouve une rubrique Dépenses/recettes, là encore pro/perso. Puis une page de notes et un suivi d’objectifs très visuel.

A la fin de l’organisateur, on découvre un récapitulatif mensuel des dépenses et recettes, des emplacements tout prêts pour des listes à remplir et (non, elle y a pensé?), des listes de tâches ménagères hebdomadaires, un emplacement pour les routines, des listes pour les menus et juste en face,  des listes de courses à détacher (différents commerces), listes de départ en vacances, des emplois du temps (famille nombreuse? Mais oui).

Puis toute une section pro (y compris un emplacement pour vos statistiques si vous animez un blog, pour des sites web à retenir).

Enfin, la pochette plastique qui vous permettra de regrouper justificatifs et tickets en tout genre et une planche d’autocollants.

Elle a même pensé à nos sacs à main et propose donc son organisateur de vie au semestre, pour que ce ce ne soit pas trop lourd.

Mon bémol: la partie pro est très orientée blogueuse mais je pense qu’on peut l’utiliser en « slasheuse‘, tout court.

Si je devais résumer mon opinion sur ce joli objet, ce serait: le meilleur du kakebo + bullet journal +astuces d’organisation éprouvées. Combo gagnant.

 

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Pourquoi nos listes de tâches n’avancent-elles pas à la même vitesse?

Aurélie me faisait remarquer que ses listes de tâches au travail avancent (descendent? se font cocher?) plutôt vite et bien mais qu’il n’en va pas de même pour sa liste de tâches à faire à la maison. Mais pourquoi diable? Comment se fait-ce?

Plusieurs pistes possibles:

De l’art de s’accommoder des contraintes

En général, au travail, on évolue avec davantage de contraintes: date-limite, réunion, demande des clients, impératifs provenant d’autres services… Du coup, nous sommes en quelque sorte obligés d’avancer, de faire les choses. Ce qui maintient un rythme soutenu et régulier de « tiens, et encore une tâche cochée, YES! ». En revanche, moins de contraintes dans la vie privée = moins de tâches cochées. Après tout, qui va venir vous tirer les oreilles si vous n’êtes pas allée courir mardi soir ou si la serpillère n’est pas passée dimanche? Personne, j’espère.

Je trouve donc tout à fait normal que la liste « travail » soit cochée avec plus de diligence que la liste « maison ».

De cette manie qu’on a d’avoir les yeux plus gros que le ventre

Il se peut que, pleine de bonnes intentions (ah là là, vous aussi?), vous soyez un poil trop ambitieuse.

Autrement dit, vous notez plein de choses sur votre cahier, en étant persuadée que le simple fait de les écrire va les rendre plus probables. Bien sûr, puisque c’est écrit, c’est censé être motivant, non?

Eh non. Il faut un ingrédient supplémentaire, plus subtil: la notion d’engagement.

C’est-à-dire qu’au moment d’écrire une tâche, il faut être convaincu qu’elle est importante, qu’elle mérite d’être faite. Tiens, par exemple: jamais au grand jamais je ne noterais « perdre 3 kilos » sur ma liste. D’abord, c’est vrai que ce n’est pas tout à fait une « tâche ». C’est plus une intention. Et un peu vague en plus. Et à laquelle je ne crois guère, tout bien pesé (c’est le cas de le dire), vu qu’en plus, on approche des fêtes.

Donc, faites maigrir (mais qu’est-ce que j’ai avec ça, moi?) votre liste. N’y notez que des tâches sur lesquelles vous vous engagez vraiment.

De la technique des petits pois pas

Peut-être aussi, pour aller vite, notez-vous des tâches trop « dodues » (allez, encore un petit truc comme ça et j’arrête les métaphores nourricières). J’entends par là que « Acheter les cadeaux de Noël » ressemble à une tâche, c’est vrai. Mais pour pouvoir la réaliser, encore faut-il savoir ce qu’on va acheter. Et du coup, « Acheter les cadeaux de Noël » met du temps à être cochée. Parce qu’en réalité votre tâche devrait plutôt être « Appeler Pascale pour lui demander ce qui ferait plaisir à Bastien ».

Décortiquez, chers lecteurs (tiens, comme le homard ou les crevettes. Ok, je sors).

A propos de décortiquage, vous aimerez sans doute lire cet article sur les to-do lists vraiment utiles. Et celui-ci devrait vous aider également: on y parle de l’intérêt de décloisonner vie privée et vie pro.

 

 

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Question des lecteurs: étudiant, dois-je rechercher la méthode d’organisation parfaite?

Pedro me dit:

« Bonjour Laurence Einfalt, (vous pouvez m’appeler Laurence, vous savez)
Je suis étudiant en sciences sociales. Depuis tout jeune, je suis incapable de m’organiser. Le travail se faisait sur les derniers jours. Ma tête enregistre ce qu’il faut faire et les dates avec. Cependant, j’ai toujours tout rendu dans les temps. Ces dernières années, j’ai tenté de me renseigner sur des méthodes d’organisation diverses. J’ai essayé l’agenda, la gestion par priorité dans le but de finir mes travaux à l’avance et ne pas avoir à finir les choses la veille car c’est fatiguant. Pendant deux mois, j’ai tout noté sur l’agenda, les tâches que je devais faire. Malheureusement, tout dépasse et les imprévus viennent sans cesse. Au final, j’ai passé beaucoup de temps à réorganiser l’emploi du temps et je le ressens comme du temps perdu. Par conséquent, j’ai arrêté et repris les vieilles habitudes. Je ne procrastine pas véritablement puisque je travaille tous les jours mais mon travail est lent puisque je m’arrête régulièrement pour réfléchir, regarder autre chose, etc. C’est chaud. J’ai tenté les conseils auprès de collègues psychologues (on me parle de mettre en place des habitudes). La question que je me pose : avec tous ces conseils pour être plus productif, ne serais-je pas en train de trop me tourner la tête à la recherche d’une méthode parfaite et me convenant ? »

 

Pedro, je dois d’abord vous féliciter. En effet, il n’y a pas tant d’étudiants qui se posent des questions sur leur organisation. On en rencontre plus souvent qui flirtent avec la procrastination… sans jamais souhaiter y remédier.

Votre question appelle deux suggestions de ma part, l’une sur vos outils, l’autre sur votre comportement.

En ce qui concerne les outils, afin de pouvoir tenir compte des imprévus, et donc rester souple dans votre emploi du temps, il vous faut (en plus de votre agenda), soit la fonction Notes de votre téléphone portable, soit un cahier: vous y noterez toutes les tâches à faire dès que possible.

Exemples: réfléchir à un plan, étoffer une bibliographie, lire le chapitre 1 de tel livre etc…

Conservez votre agenda pour tout ce qui comporte une date-limite.

 

En ce qui concerne votre comportement, vous avez remarqué que vous avez tendance à rêver, à être distrait etc. Rien de grave, puisque c’est le propre des personnes créatives.

En revanche, je vous propose d’observer à quel moment de la journée et où votre distraction se manifeste le plus. Je ne serais pas surprise que vous découvriez des « patterns » riches d’enseignement: fatigue/faim-soif/bruit/trop de notifications… Si c’est le cas, veillez à supprimer la cause de ces micro interruptions et je parie que votre concentration s’en trouvera renforcée.

Vous pouvez également utiliser la méthode Pomodoro pour conserver votre concentration.

Enfin, pour répondre à votre dernière question: il est possible que vous soyez perfectionniste et que vous pensiez qu’il existe UNE méthode idéale pour réussir vos études. En réalité, on s’organise au mieux avec les outils les plus simples et en approfondissant sa connaissance de soi.

Pour aller plus loin:

Pour tous les étudiants, sachez que Stéphanie, ma co-auteure et moi, avons consacré un chapitre complet sur la question de votre organisation dans « Apprendre à s’organiser, c’est facile« .

 

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Question des lecteurs: comment m’organiser dans mon travail?

Valérie me dit: « Comme beaucoup, je découvre votre blog et le trouve hyper intéressant (merci, comme c’est gentil!). Je l’ai découvert en recherchant des méthodes d’organisation au travail.
Pourriez-vous m’aider ? Je travaille en bibliothèque et je gère plusieurs dossiers en même temps : les animations actuelles, les animations futures, les dossiers de ddes de subventions… en outre, je dois prévenir la hiérarchie, les collègues (TP, 80%, 50% sans compter les absences en arrêt maladie) in situ et celles dans les annexes. Bref, beaucoup d’infos à transmettre, à demander l’avis de… Et me souvenir de l’avoir fait !
Jusqu’à présent je fonctionne avec des papiers volants mais ça vole… et ça se disperse. J’ai essayé le classeur avec onglets, pas pratique à transporter…
Quel type d’organisation vous inspire mon travail ?
Bien cordialement,
Valérie »

Pour schématiser, Valérie, vous avez trois types de choses à « gérer »: les informations relatives à vos projets, vos actions et les informations « transversales ».

Les informations liées à vos projets

Exemple de projet: l’animation du 22 janvier prochain.

Exemple d’informations liées à ce projet: les échanges par mail que vous avez eu avec deux intervenants potentiels pour cette date-là.

Votre organisation: dès qu’un projet se dessine (suite à une réunion, à une idée que vous avez eue, etc.), créez immédiatement

  1. Une chemise cartonnée avec le nom du projet écrit en gros
  2. Un dossier dans vos mails, portant le même nom
  3. Eventuellement un dossier sur votre disque dur, portant le même nom (si vous savez que vous créerez ou enregistrerez différents documents Word, Excel, Powerpoint ou autre)

Ainsi, vous  avez maintenant vos emplacements tout prêts à recevoir les différentes informations sous forme papier ou numérique.

Vos actions

A chaque étape de vos projets, vous avez des actions à faire.

Exemple: informer Brigitte que vous avez choisi tel intervenant et lui transmettre son devis.

Pour ne rien oublier, je vous recommande de posséder deux outils, au format papier ou numérique, à votre guise. Ces deux outils sont

  1. un agenda
  2. une liste d’actions. Elles ne sont pas liées à une date-limite impérative mais il faut quand même les faire dès que possible.

Vous avez raison de noter un maximum de choses. Encore faut-il les noter sur l’un ou l’autre de ces outils, si ce sont bien des actions. Et cocher, une fois que c’est fait: c’est tellement jouissif!

Je vous recommande de vous déplacer avec votre agenda et votre cahier lorsque vous allez voir un(e) collègue.

Les informations « transversales » ou « de référence »

Une information transversale n’est pas liée à un seul projet mais, au contraire,  elle sert  à plusieurs d’entre eux.

Exemple d’information transversale: l’emploi du temps de Carole, qui est en temps partiel. Or Carole est impliquée dans quelques uns de vos projets. Ou encore le planning des animations du 1er trimestre, tel qu’on l’a décidé en réunion.

Ce type d’informations doit être placé dans un endroit spécifique, facile d’accès: une chemise, un affichage sur votre mur, un porte-vue, un dossier sur votre disque dur… où vous voulez, mais pas mélangé avec le reste.

Si j’étais vous, je placerais au même endroit toutes les informations transversales, avec mes contacts, mes codes d’accès, bref tout ce dont quelqu’un qui prendrait mon poste aurait besoin pour s’y retrouver.

Feuilles volantes et autres Post-it

Je n’ai rien contre les notes adhésives et les feuilles volantes. A condition de les identifier comme appartenant à l’une des trois catégories ci-dessus. Et donc, plusieurs fois par jour, il s’agit de les placer (ou de les transcrire si ce sont des actions) au bon endroit.

Ce qui nous amène au…

Rangement du bureau

Cet article à base de métaphore ovine est toujours d’actualités. A vos moutons, Valérie!

Et pour finir, ceci, pour qu’on ne médise plus jamais des moutons.

 

 

 

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Comment se servir efficacement d’un agenda?

C’est le commentaire de Cathie qui m’a interpellé sur ce sujet. Elle dit, fort justement, que si on inscrit la date-limite sur son agenda et qu’il nous arrive un imprévu, par exemple, on se retrouve obligé de faire les choses au dernier moment.  Pour palier cette difficulté, que peut-on faire?

1- Tricher sur la date-limite

Au lieu d’indiquer le 23 octobre (vraie date-limite), on note l’événement quelques jours avant.

Avantage de cette technique: ça laisse de la marge, c’est prudent

Inconvénient: si on a besoin d’un suivi quelconque, impossible de de se souvenir de la date exacte, puisqu’on a triché

Conclusion: je ne recommande pas cette technique.

2- Noter à plusieurs endroits, au besoin en recopiant

On note la date-limite sur son agenda, puis on la gribouille sur un Post-it et on se la re-note sur le cahier quand la date approche. Ou tout ça, mais dans un ordre différent.

Avantage de cette technique: ah ça, on ne risque pas d’oublier! A force d’écrire et ré-écrire, ça finit par être bien inscrit dans notre mémoire

Inconvénient: augmentation du stress et perte de temps (recopiages incessants)

Conclusion: stress + perte de temps = où sont l’efficacité et la sérénité, là-dedans, je vous le demande?

3- Distinguer l’événement proprement dit des actions nécessaires

Prenons l’exemple des fêtes de fin d’année (qui approchent, je ne voudrais pas vous stresser, chers lecteurs, mais… tout de même… ça approche. Bref).

Si vous indiquez sur votre agenda, au 24 décembre: « Noël », c’est très bien. Mais ça ne suffit pas pour obtenir un Noël réussi. Parce que la question se pose alors: que faire de toutes les actions menant à Noël? Exemples: invitations? Où? Qui apporte quoi? Cadeaux? Menu? Courses? Et j’en passe…

Considérons que « Noël Réussi » est un projet (plus à ce sujet ici). Quelle est la première action que je dois faire pour entamer ce projet? Celle qui « débloquera » tout le reste? Après réflexion, je découvre qu’il faut avant tout que j’appelle Marie-Claire pour connaître ses dates de disponibilité parce qu’elle est commerçante et qu’elle travaille pendant les fêtes de fin d’année. Nous devrons donc choisir la date du repas familial en fonction d’elle.

Cette action « Appeler Marie Claire » doit-elle être faite à une date précise (sous peine de faire rater mon projet)?

Si oui, je vais la noter sur mon agenda. Mettons au 24 novembre.

Pourquoi ai-je choisi le 24 novembre (me demande Phèdre en commentaire)? Parce qu’appeler Marie-Claire avant cette date ne sert à rien (elle n’aura pas encore son planning).  Et puis, à partir du 25 novembre, entre mes propres emplois du temps professionnel et familial, c’est moi qui n’aurai plus le temps de l’appeler! De plus, si je veux pouvoir planifier tout le reste du « projet » et prévenir toute ma smala dans des délais raisonnables, la date idéale, par rapport à toutes ces contraintes, est le 24 novembre.

Donc, on se retrouve avec deux choses notées sur l’agenda: l’événement « final » et l’action nécessaire au démarrage.

En revanche, si je ne suis pas à quelques jours près, pour l’appeler, je vais alors noter l’action « Appeler Marie-Claire » sur mon cahier d’actions.

Avantage de cette technique: les choses ne sont notées qu’une seule fois et à un seul endroit (cahier ou agenda)

Inconvénient: réfléchir en termes d’action et relire tous les jours agenda et cahier (discipline!)

Conclusion: je suis partiale,  cette technique est précisément celle que je recommande dans mes formations et dans Apprendre à s’organiser, c’est facile

 

 

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On s’allège le quotidien

« Penser à tout, tout le temps, pour les autres, c’est épuisant. Conseils et astuces de pros pour mieux anticiper, impliquer et déléguer sans culpabiliser! » . A lire l’article d’ Isabelle Soing dans le numéro de novembre d’Avantages.

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