Archives de Catégorie: Apprendre à s’organiser

Quand on essaie toutes les méthodes pour s’organiser…

Phase 1: prise de conscience qu’il faut un système

Phase 2: expérimentation dudit système

Phase 3: on sophistique le système parce qu’il y a trop d’informations à gérer

Phase 4: on tente de rester à flot mais on est débordé

Phase 5: on commet des erreurs, parce qu’on n’a pas le temps de tout lire

Phase 6: quelques conséquences désagréables…

Heureusement, on a fait mieux depuis (et sans intervention divine): comme par exemple, suivre une formation destinée justement aux personnes débordées, qui n’ont pas le temps de tâtonner et qui veulent être plus agiles, plus souples, … plus efficaces, en somme.

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La contrainte: vraie motivation ou leurre?

Photo by Andrew Neel

Je ne compte plus les fois où on me dit:

  • « je rêvais d’être à mon compte. Et maintenant que j’y suis, pas moyen de me mettre au boulot. Je ne travaille que si mes clients m’imposent une date-limite de rendu.
  • le ménage, ce n’est pas mon fort. J’attends qu’une visite se dessine à l’horizon pour envisager de sortir chiffon et aspirateur. Disons, ma belle-mère, au hasard.
  • les régimes, je n’en fais que si je suis motivée par une date-limite:  la perspective de la plage, par exemple. Ou du mariage d’une amie. Le reste du temps, je dévore.
  • j’ai besoin d’une date-limite pour m’organiser dans mon travail de salarié(e), sinon, comment gérer mon temps? »

Laurence, on a bien lu votre article sur comment se motiver (ça me fait plaisir de voir que ce blog vous sert à quelque chose). Mais, au fond, pourquoi avons-nous tout le temps besoin de contraintes extérieures à nous pour nous mettre en branle? »

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Aider un collégien à s’organiser, dès la rentrée

range revue personnaliséL’idée de cet article revient à Séverine. Son fils entre au collège, en sixième et, bien sûr, les questions de l’organisation de son bureau et de son travail se posent.

Voici quelques conseils:

  1.  Prévoir un emplacement au mur, au-dessus du bureau, pour l’affichage du sacro-saint emploi du temps (probablement le plus grand changement pour nos collégiens tout neufs)
  2. Prévoir d’autres emplacements pour ledit planning (les parents devraient en avoir un exemplaire, et peut-être aussi dans la cuisine? Ou sur l’agenda familial partagé?)
  3. Un éclairage du bureau du bon côté, c’est-à-dire à gauche si l’enfant est droitier et vice versa.
  4. Une chaise confortable, à hauteur réglable (on grandit très vite, au collège)
  5. Penser à des codes couleur par matière (le rouge pour les maths, le vert pour le français…). On assortit alors le code couleur indiqué sur le planning à la couleur du cahier ou du classeur de la matière correspondante. Surtout utile pour les étourdis!
  6. Pour le matériel (classeur, cahiers, livres), penser à des rangements à la verticale  (porte-revues à prévoir: cf photo) plutôt qu’en piles . En tout cas, tout doit être facile d’accès, avec le moins de gestes possible à faire pour prendre ou reposer quoi que ce soit. Une étagère robuste au-dessus du bureau convient bien.
  7. Un stock de fournitures toujours bien garni (pas forcément rangé dans la chambre, d’ailleurs).
  8. Un peu de discipline: le sac de cours se prépare la veille au soir, les leçons s’apprennent tous les jours, le cartable est vidé toutes les semaines et on en profite pour attribuer une place (classeur ou collées au bon endroit dans le bon cahier) aux  feuilles volantes que l’on retrouve au fond. On peut jeter les vieux emballages et les miettes de goûter, tant qu’on y est.
  9. J’ajoute que le téléphone portable et les consoles ou PC devraient être sortis de la chambre, au moment des devoirs puis du coucher, mais çà…

 

Parents de collégiens, enseignants, avez-vous d’autres conseils? Nous sommes tout ouïe.

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L’analyse post mortem de la valise

Rassurez-vous. Pas d’autopsie de cadavres prévue aujourd’hui. Mais juste une astuce d’organisatrice professionnelle confrontée aux retours de vacances parfois chaotiques de certains (suivez mon regard). Cet article s’adresse aux personnes qui emportent dans leurs valises des dizaines de « aucazous’, vêtements, chaussures, accessoires etc.

OK, OK, emportez tout ça si ça vous fait du bien. Je reconnais que le minimalisme n’est pas la tasse de thé de tout le monde.

MAIS faites-moi plaisir: puisque de toute façon, vous n’aimez pas non plus vider votre valise au retour (ouh les lessives, le rangement!), cela nous donne donc le temps d’analyser ensemble le contenu de ladite valise avant de la vider complètement.

Déterminer 3 critères

Pour chaque vêtement ou accessoire que vous sortirez de la valise, attribuez-lui une couleur.

Par exemple:

  • vêtement pas mis: rouge
  • vêtement porté une fois: jaune
  • vêtement mis souvent: vert

Au besoin, faites 3 tas ou bien prenez des photos.

En tirer des leçons

Maintenant, vous savez  avec certitude quelles tenues

  • ont parfaitement correspondu à vos activités de vacances, répondu à vos attentes (les verts). Ils ont gagné le droit de repartir avec vous;
  • repartiront avec vous en vacances, mais seulement s’il reste de la place dans la valise (les jaunes);
  • se sont avérées inutiles, c’est-à-dire les « on-ne-sait-jamais »  et les « ça-ne-va-avec-rien » décidément importables en vrai (les rouges). Fini pour eux.

Lors de vos prochaines vacances, vous en tiendrez compte, j’en suis sûre.

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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Podcast: tout ce qu’une meilleure organisation peut vous apporter

KlerviYogaKlervi m’a invitée sur son blog, et m’a interrogée sur les bénéfices qu’on peut attendre d’une meilleure organisation.

Nous avons évoqué plein d’autres choses: comment s’organiser lorsqu’on est à son compte, pourquoi il ne faut pas avoir peur de « mélanger » les choses à faire, quels sont les outils d’organisation à privilégier, comment faire quand on a une surcharge de travail, comment dire non, mes futurs projets, etc.

https://klerviyoga.com/2019/07/03/episode-21-laurence-einfalt-apprendre-a-sorganiser/

J’ai bien envie de démarrer une série de podcasts sur ce blog. Qu’en pensez-vous?

 

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C’est comment chez vous? Préparatifs de vacances

Voici à quoi ressemblent les préparatifs d’un départ en vacances chez Einfalt Home.

En location, nous aurons besoin de produits d’entretien et de différents ustensiles. Visite guidée:

  • Pour limiter les produits jetables, pas d’essuie-tout, mais des serviettes de table en tissu (en haut à gauche) et une serviette à main + un torchon (en haut à droite).
  • Le liquide vaisselle et le détergent tout usage sont versés dans de petites bouteilles de récupération.
  • La lessive en poudre tient dans la boîte métallique de café soluble (récup’ encore).
  • Une éponge pour la vaisselle et une pour les sanitaires.
  • Une microfibre verte.
  • Le sac plastique en bas à gauche aura plusieurs usages durant les vacances puis servira à remporter les éponges humides au retour.
  • Rouleau de papier toilette et rouleau de sacs poubelle.
  • Une boîte de mouchoirs (on n’a pas encore réussi à s’en passer).
  • Une boîte en plastique qui servira pour emporter les goûters.

Pour gagner de la place dans la voiture,  je place un maximum des produits dans la boîte en plastique:

Et vous, chers lecteurs, les vacances déclenchent-elles vos talents d’organisateurs-trices?

Si ce n’est pas encore tout à fait le cas, malgré votre lecture assidue de ce blog voici un article qui vous propose 3 techniques pour organiser votre départ en vacances.

Et comme les vacances nous fournissent l’occasion rêvée de dépenser notre argent, parfois un peu trop (coucou, prime de vacances!), l’article « Budget: nous et… les autres » vous permettra de garder en tête  quelques principes simples avant de vous conformer aux attentes (supposées) des personnes autour de vous.

Je réalise qu’un gros plan sur un rouleau de papier toilette rose peut sembler incongru sur un blog destiné à l’organisation personnelle, mais bon, ce blog parle de la vraie vie et on n’est pas sur Instagram, pas vrai?

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La capacité à s’organiser: un soft skill plébiscité partout

Il est toujours intéressant de comparer les méthodes de recrutement de plusieurs pays et le contenu des annonces. Adzuna a réalisé une étude sur les soft skills (les talents non mesurables mais indispensables aux salariés pour évoluer paisiblement et efficacement en entreprise).

On y trouve  – quelle surprise –  que la capacité à s’organiser est l’un des soft skills les plus demandés aux candidats.

Voici les résultats complets de l’étude:

https://www.adzuna.fr/blog/2019/01/22/%e2%80%89soft-skills%e2%80%89-les-competences-les-plus-demandees-par-les-recruteurs-en-2019/

 

 

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Bien choisir son gestionnaire de tâches

Pour bien s’organiser, il faut une méthode et des outils.

D’abord la méthode

Je vous expliquais dans cet article comment reconnaître et utiliser une bonne to-do list. C’est la base: car ce sont des actions que nous allons saisir dans notre futur gestionnaire de tâches.

Pa ailleurs, pour bien repérer le type d’informations afin de les retrouver au bon moment, je répondais à la question de Valérie « comment m’organiser dans mon travail?« .

Enfin, si le retro-planning n’est pas votre fort, vous aimerez peut-être relire ma réponse à Brice sur ce sujet.

Zabelle voulait savoir comment rester « sur les rails » et ne pas trop papillonner. Cet article lui donnait des pistes.

Pour mémoire, la méthode de traitement des informations et des « choses à faire » est expliquée en détail dans  mon guide « Apprendre à s’organiser, c’est facile« , paru chez Eyrolles, et bien sûr, lors de mes formations à l’organisation personnelle.

Puis les outils

Cherchons maintenant le gestionnaire de tâches (qui ne soit pas un agenda) pour noter et trier toutes ces actions qui ne sont pas assorties d’une date-limite impérative. En somme, elles sont à faire « sans mollir » mais pas à un jour près.

Comme vous le savez, un cahier fait fort bien l’affaire.

Mais si vous n’envisagez pas votre organisation sans outil numérique, voici les caractéristiques que doit posséder votre gestionnaire de tâches:

  • accessible de partout (maison, transports, travail), ou se synchronise comme qui rigole
  • il vous plaît (ergonomie, couleurs…)
  • vous pouvez attacher des notes aux actions (photo, page web, son…)
  • il vous permet de voir vos actions triées selon les critères suivants
    • par projet
    • par contexte (souvent appelé étiquette ou matérialisé par des couleurs)
    • une signalisation de type « urgence », mais une seule suffit, pas X niveaux de priorité, bon sang!
    • par date d’échéance (indicative, certes mais tout de même super utile)

Le hit-parade des gestionnaires de tâches

Aujourd’hui (ça change vite, leur business model aussi), les outils que je préfère sont:

Vous aurez remarqué que je n’inclus pas le gestionnaire de tâches d’Outlook ni les outils qui servent à collecter et catégoriser toutes vos notes.

Chers lecteurs, qu’utilisez-vous?

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Appel à témoignages: alors, c’était comment?

Léticia m’a contactée parce qu’elle envisage de venir suivre une formation à l’organisation personnelle dans un cadre professionnel, formation animée par l’auteure de ce blog.

Elle me dit:  « cette formation présente-t-elle vraiment un plus par rapport à la lecture de vos ouvrages ?
D’avance merci beaucoup pour votre réponse qui me permettra de considérer l’opportunité de demander à big boss la possibilité d’y participer. »
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