Archives de Catégorie: Apprendre à s’organiser

Allégeons dès maintenant notre rentrée!

Mouton2SauteOh je sais, vous n’êtes sans doute pas pressé(e)s de m’entendre parler de rentrée des classes ni de reprise du travail.*

Mais justement, avec quelques astuces bien testées dans la vraie vie, ça devrait être plus léger.

*sauf Lesanimauxdumercredi, bizarrement…

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S’organiser pour être (encore) plus efficace au travail

 

 

Gaston

via gastonlagaffe.com

En ce moment, vous êtes peut-être dans l’une des situations suivantes:

  • vous avez récupéré la charge de travail d’un(e) collègue mais la vôtre n’a pas diminué pour autant;
  • votre équipe s’est agrandie;
  • l’organisation de votre entreprise a changé: vous avez maintenant trois personnes à qui vous rapportez;
  • vous recevez largement plus de 120 mails par jour, sans parler des sms;
  • vous avez plusieurs « casquettes » et il faut répartir votre temps au mieux entre toutes ces missions;
  • entre vos multiples réunions et vos déplacements: quand pouvez-vous travailler?
  • vous rapportez du travail à la maison. Tout le temps.

Vous ne croyez pas qu’il est temps d’investir dans votre organisation personnelle pour retrouver contrôle et sérénité?

A la rentrée, ma session de formation inter-entreprise sur Paris a lieu chez CCM Benchmark Institut les 5 et 6 septembre prochains.  Je vous y attends.

Parce que, si vous croyez que cette bonne vieille FBI va vous aider…

Ou cette habitude si répandue…

En fait, il faudrait sans doute commencer par éradiquer celle-ci

 

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La transparence en cuisine, ça change tout

Des contenants pour l’épicerie qu’on peut faire facilement coulisser, c’est bien. Mais trans-pa-rents. Et avec des étiquettes (regardez celle qui est sur les spaghettis). Vous entendez mes glapissements de joie? Ca fait ce bruit-là, une organisatrice professionnelle qui jubile.

Transparence

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Plus je m’en sers souvent…

… plus ça doit être facile à prendre et à remettre à sa place. C’est l’une de mes règles de base pour conserver un intérieur rangé. Du coup, dans un placard, on peut très bien arriver à un rangement qui ressemble à ça. Quoi? des assiettes et des casques dans le même placard? Pourquoi pas, si ça convient à votre vie surtout si vous jouez au base ball tous les jours. Je rappelle que, sur ce blog, je vous propose des photos susceptibles de vous inspirer. Pour  celle-ci en tout cas,  n’allez pas imaginer que c’est une incitation à stocker vos baskets en plein milieu de votre vaisselle quotidienne. C’est l’idée qui compte, on est bien d’accord.



Hétérogène

 

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Comment trier rapidement le contenu d’une pièce en désordre

Moutons2_noirJe garde? Je jette? Je vends? Comment faire rapidement le tri des objets accumulés au garage, au grenier, dans le cagibi du fond, dans la pièce maudite? Facile: les gommettes viennent encore une fois à la rescousse.

Phase 1: la technique

Il vous faut trois couleurs de gommette. Vous les collerez sur les objets ainsi:

  • rouge: sur les objets que je veux jeter (sales, sans valeur, cassés…)
  • jaune: sur les objets que je veux vendre (propres, en bon état, utiles,…)
  • vert: sur les objets que je veux garder.

Phase 2: la suite

Après, il n’y a plus qu’à les regrouper  par couleur et… procéder à « l’évacuation ».

Poser les gommettes peut se faire en solo, mais le regroupement et l’évacuation peuvent se faire en équipe, si on veut.

Bonus: vous n’êtes pas obligés de tout trier/marquer en une fois. Après un arrêt, même de plusieurs semaines, le code couleur vous aidera à vous y retrouver quand vous vous y remettrez.

Phase 3: appliquons la technique à d’autres situations de tri

La technique des gommettes peut se décliner dans d’autres situations.

Par exemple:

Phase 4: on se calme

Attention: comme toujours, le mieux est l’ennemi du bien. Trois catégories, c’est suffisant. Ne vous lancez pas dans un coloriage effréné de toutes vos possessions. Vous risquez de vous y perdre et de confondre coloriage et action (oh, le bel exemple de procrastination « élégante »!).

Vous aimerez peut-être voir d’autres astuces?

 

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Comment s’organiser avec de nombreux projets

Mouton2TonteC’est Mamiouche qui m’a donné l’idée de cet article. Elle me dit: « Comment organisez -vous les grands projets, sur papier ou/et support numérique? A quelle fréquence les mettre à jour? Comment les enrichir? ».

Schématiquement, il y a deux types de projets: ceux dont on connaît déjà plus ou moins le déroulement et les autres.

Pour compléter cet article, vous trouverez de nombreuses informations sur ce sujet dans Le Grand Livre pour s’organiser.

1- Les Projets dont on connaît déjà plus ou moins le déroulement

Exemples:

  • le déroulement de la préparation d’une formation (un cas que je connais bien)
  • la promotion d’un nouveau produit
  • le circuit qualité en interne avant livraison
  • la préparation d’un anniversaire d’enfant (quand ce n’est pas le premier)
  • la préparation d’une randonnée (quand ce n’est pas première)
  • etc

Ils se rapprochent d’une procédure, d’un process. Oui, je sais, c’est un peu bizarre de parler de process pour un anniversaire d’enfant.

Les actions ont un ordre séquentiel et on ne peut faire l’action N+1 tant qu’on n’a pas fait l’action N.

Personnellement, je me sers d’un gestionnaire de tâches que j’aime bien, Omnifocus. J’ai créé des déroulements-types pour ceux de mes projets qui me sont déjà connus. Les tâches sont programmées avec une date-limite et se déroulent en ordre chronologique. Il m’est bien sûr possible d’intercaler de nouvelles tâches au milieu de celles qui existent déjà.

En entreprise, selon les secteurs d’activité, on pourra utiliser Trello ou Azendoo pour le travail en équipe voire MS Project ou des versions libres de ce genre de logiciels de suivi de projet. On y paramètre, entre autres, les dates-limite et les ressources.

2- Les tout nouveaux projets, ceux qui demandent un « brainstorming » avant de passer à l’action

Ce sont mes préférés, j’avoue. Ils sont nouveaux, il y a plein de paramètres, parfois même, on ne sait pas d’emblée où on va… de quoi utiliser son cerveau à plein (et celui de nos collègues/proches).

Exemples:

  • un nouveau guide pratique à écrire
  • réfléchir à la réorganisation d’un service
  • faire des propositions à la prochaine AG de mon association
  • préparer une présentation orale ou écrite
  • etc

Là, j’ai besoin d’une mind map (ou carte heuristique) sur papier. Pourquoi sur papier? Parce que je vais utiliser toute ma créativité, dans un premier temps, sans rien trier. Et ça, ça va très vite. J’ai donc besoin d’un outil qui aille le plus vite possible entre mon cerveau et le support.

Voici comment je procède:

  • je fais très attention à ce que je mets au centre de la mind map. J’y place mon objectif, ce que je veux obtenir.
  • je gribouille autour du centre tout ce à quoi je pense quand j’évoque cet objectif, que ça me fasse peur ou pas, que je sache le résoudre ou non, que ça dépende de moi ou pas
  • quand je pense que j’ai complètement « vidé » mon cerveau, je mets la mind map de côté. Et j’y reviens régulièrement dès qu’une idée supplémentaire me vient.
  • au bout de quelques jours, je sens que j’ai fait le tour, en tout cas de ce que j’entrevois à ce jour. A ce moment-là, je refais une mind map plus « organisée », pour aboutir à un plan d’action.
  • ce plan d’action, je le rentre dans Omnifocus.
  • je me garde la possibilité de réviser ma mind map autant de fois que nécessaire (et donc de modifier les actions en conséquence).

3- Le suivi des projets

Selon la complexité des projets -Pauline le faisait remarquer en commentaire l’autre jour- c’est bien d’avoir deux niveaux de visualisation:

  • l’un, qui reprend les grandes lignes du projet, assorties de dates-limite si ça s’y prête (mind map ou simple liste, voire logiciel de suivi de projet), pour pouvoir suivre l’avancement.
  • l’autre, votre liste d’actions (pour moi, Omnifocus), qui vous montre vos actions tout projet confondu, pour gérer votre activité au quotidien.
  • On veille à avoir toujours (au moins) une action prévue par projet, parce qu’on ne veut en oublier aucun. On peut vérifier ça tous les jours ou toutes les semaines.
  • On modifie le déroulement-type des projets si nécessaire (pour la prochaine fois).

Si vous n’utilisez pas de gestionnaire de tâches, je vous recommande d’utiliser un cahier. Je conseille parfois de créer deux parties dans le cahier à l’aide d’un post-it par exemple. Une partie du cahier sera destinée à la planification « formelle ». Et l’autre partie ne contiendra que les actions, quelque soit le projet auxquelles elles sont rattachées.

Vous avez certainement votre propre technique pour venir à bout de vos projets, chers lecteurs. Vous partagez?

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S’organiser quand on suit un long parcours médical – article Invité: Pauline et la PMA)

Mouton2GrimpeAujourd’hui, j’ai le plaisir d’accueillir Pauline, du blog Devenir-parent.com, qui partage avec nous ses astuces d’organisation, bien utiles pour suivre au mieux son parcours de procréation médicalement assistée.

Il me semble que son expérience aidera aussi d’autres types de situations de santé compliquées.
« Je suis une incorrigible maniaque. L’organisation, le ménage, le rangement sont des sujets qui m’amusent et sur lesquels j’aime passer du temps. Par ailleurs, je me suis donné comme objectif de donner aux couples en parcours de PMA (procréation médicalement assistée) du concret, de l’utile, du réaliste.

Pourquoi parler organisation pour les couples infertiles?

  1. Parce que, l’organisation, on en a besoin pour tous ses projets. Un parcours en PMA ne fera pas exception.
  2. Parce que sur mon blog se trouvent des techniques à mettre en place qui nécessitent parfois un peu d’organisation et de motivation.
  3. Parce que s’organiser, ça veut dire investir du temps pour en dégager pour les VRAIS trucs importants. Ça ne veut pas dire passer tout son temps libre à classer ses papiers pour s’empêcher de penser aux résultats du dernier spermogramme.

Si vous vous sentez dépassés

Si vous sentez que vous êtes dépassés par la constitution des dossiers, les moult rendez-vous chez le gynéco, le labo d’analyse, le biologiste, l’échographiste, l’infirmière, le chirurgien, le gastro-entérologue, le psychologue, le dermatologue (si, si, c’est du vécu !), la pharmacie qui a commandé votre médoc… cet article est pour vous.Voici des conseils issus de mon expérience, des suggestions, des trucs qui ont marché pour moi:
Mettez en place un agenda partagé sur Google avec votre conjoint. Ça simplifiera beaucoup la gestion des rendez-vous à deux. Et un jour quand vous aurez des enfants [méthode Coué inside] vous me remercierez pour ce conseil.
Faites des listes de questions à poser aux médecins. Ils vous accordent 15 minutes tous les trois mois, donc ne loupez pas l’occasion de leur demander tout ce qui vous est passé par la tête pendant ces trois mois.

Constituer un dossier médical cohérent

Prenez deux heures de votre temps pour organiser votre dossier médical, avec les rubriques suivantes :

  • Infos pratiques avec les adresses et coordonnées de tous les praticiens
  • Une petite fiche de votre historique avec les dates qu’on vous demande tout le temps (chirurgies, FIV…)
  • Ordonnances
  • Papiers pour le prochain rendez-vous : résultats d’examens et liste de questions à poser
  • Résultats d’examens, échographies. L’idéal étant de les classer par « tentative »
  • Administratif : copie des papiers d’identité, consentements…

Utiliser tous les outils à votre portée

Scannez vos papiers. La plupart des praticiens sont passés à l’ère électronique et ça pourra vous sauver si vous oubliez un jour votre dossier médical.

Prenez l’habitude de prendre en photo tout papier qui passe entre vos mains. Puis profitez des salles d’attente pour les ranger dans un dossier spécial de votre téléphone.
Investissez un peu dans un outil d’organisation : un cahier ou une application de gestion de tâches + un agenda. Arrêtez de compter sur votre cerveau pour vous rappeler vos rendez-vous et l’heure de vos piqûres. Vous avez mieux à faire. Mon smartphone est mon deuxième cerveau, et il est hors de question que j’utilise mes précieux neurones pour me rappeler d’aller demain à la pharmacie chercher ma commande. Mes neurones me servent pour décider ce que j’ai envie de faire, et pour le faire. C’est tout.

User et abuser des listes

Quelques exemples personnels :

  • liste de tâches-à-faire-tous-les-soirs-en-rentrant-du-boulot-sans-quoi-c’est-l’anarchie-à-la-maison. Très utiles quand j’ai dû m’absenter pour les ponctions.
  • liste de trucs à emporter en voyage, à laquelle j’ai ajouté bouillotte, huile essentielle de basilic, antalgiques de base…
  • liste de valise spéciale hôpital, avec bouchons d’oreille, lingettes déodorantes, shampooing sec, mouchoirs,… Je m’en suis peu servi mais bon sang que j’ai apprécié pouvoir la copier-coller dans un mail à mon chéri quand j’ai été emmenée aux urgences.
  • liste des étapes basiques pour lancer le lave-linge.
  • liste de tout ce que vous voulez faire avant qu’un enfant débarque dans votre vie.
  • liste des choses qui vous enthousiasment à l’idée d’être parent

S’appuyer sur ses proches et anticiper

Envisagez de répartir autrement les tâches ménagères dans le couple, surtout si l’un de vous est souvent fatigué ou hors service. Décidez ensemble de comment déléguer occasionnellement, entre vous ou à une personne qui fait le ménage. Vos listes seront une aide précieuse.
Anticipez les situations désagréables en ayant ce qu’il faut sous la main. Vous détestez les salles d’attente ? Installez Kindle sur votre smartphone. Vous ne voulez pas vous mettre à pleurer ? Mettez un flacon de Rescue (fleurs de Bach) dans votre sac.
Prenez le plus possible vos rendez-vous en tout début de journée. Vous aurez moins de chance qu’il y ait du retard. Et quand c’est possible changez de praticien pour un plus ponctuel.

Après le rendez-vous, ce n’est pas fini

Dès votre retour à la maison après un rendez-vous, rangez, planifiez, prenez les prochains rendez-vous.

  • Passage à la pharmacie pour l’achat des médocs : planifié dans l’agenda.
  • L’ordonnance : dans le dossier à la bonne rubrique.
  • Sortez de votre TODO list les choses à faire à une date précise, et mettez-les plutôt dans votre agenda.
  • Sortez aussi de votre TODO list les tâches en attente (des prochaines règles, du coup de fil du médecin, des résultats du labo…). Mettez-les dans une liste à part que vous pouvez appeler « en attente de ». Mais bouclez toujours un rendez-vous de manière à ne plus avoir à y repenser sans arrêt dans les jours qui suivent.

Lutter contre la procrastination

Utilisez des techniques anti-procrastination. Prévoyez des récompenses pour chaque tâche désagréable (un petit café-gâteau dès que vous aurez trié votre dossier médical ?) ; faites des plans de 5 minutes (je mets le chrono sur mon smartphone et je prends 5 minutes pour écrire une liste de choses aidantes à demander) ; découpez les tâches désagréables en plusieurs petites tranches ; remplacez les obligations par des choix, dites « je choisis de faire telle tâche relou » plutôt que « faut encore que je fasse telle tâche relou » ; supprimez tout obstacle à votre motivation en commençant par rassembler le matériel nécessaire.
Partagez vos commentaires ! Pensez-vous que ces conseils sont applicables à votre vie ? Avez-vous des difficultés pour vous organiser? »

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Chez moi, je papillonne, j’ai l’impression de n’arriver au bout de rien

femmeordinateurcuisine.jpgZabelle me dit: « … Mon travail se fait en partie chez moi : j’ai du mal à gérer de multiples tâches qui correspondent à mon travail, aux tâches domestiques (faire le repas, étendre le linge, ranger, nettoyer), à mes affaires privées (répondre aux mails, ranger mes papiers, continuer une activité créative…), à ce qui concerne mes enfants (adolescents). J’ai l’impression de ne rien mener à bout et de perdre beaucoup de temps à papillonner d’un domaine à l’autre, sans compter qu’il y a beaucoup de mélange parmi le matériel destiné aux différents domaines : j’ai un bureau, et une table dans ma chambre pour mes affaires administratives, mais ma chambre est aussi l’endroit où je range ce qu’il me faut pour mes activités perso, le courrier s’entasse sur la table de la cuisine… Je sais qu’avec rigueur et volonté cela devrait pouvoir s’arranger, mais je n’y arrive pas de façon régulière : trop d’interférences et de dispersion au bout du compte.« 

Deux sujets à considérer, dans le commentaire de Zabelle: son organisation personnelle et le classement.

Son organisation personnelle

Appelons Projets toute série d’actions à mener pour arriver à un objectif. Certains projets sont à court terme (ex: rendre des copies, si on est enseignant), d’autres sont à long terme (ex: veiller à la santé des enfants). Certains sont agréables (ex: préparer ses vacances ou démarrer un nouvel objet créatif), d’autres le sont moins (ex: je vous laisse en trouver… une maison propre? OK, je blague). Comme de nombreuses femmes, Zabelle doit gérer de multiples Projets. Elle aimerait avancer sur chacun d’entre eux, de front, sans en oublier ni perdre le fil et si possible en n’ayant pas l’impression de crouler sous les obligations.

1- Identifier les Projets

On fait souvent les choses machinalement, parce qu’il faut les faire, parce que la corbeille à linge déborde, parce que la date-limite approche… En somme, on est en mode réactif. Et du coup, on se sent contraint, malmené d’une obligation à l’autre. On perd le fil de nos activités… Par ailleurs, quand un peu de temps libre se présente, le choix d’activités est tel (corvées? plaisir?) qu’on finit par ne rien faire du tout. Pour y voir plus clair, je propose à Zabelle d’identifier vraiment ses Projets personnels (en général, les projets professionnels sont plus clairs, on ne va pas les aborder ici). Exemples classiques:

  • Entretien maison
  • Travaux maison
  • Entretien véhicule
  • Fille Aînée (oui, c’est un Projet à elle toute seule)
  • Fils du Milieu (même chose)
  • Petit Dernier (oui, lui aussi)
  • Ma santé
  • Projet Couture N° 1
  • etc

On veille à rester réaliste. Un projet n’est pas un voeux pieux, une envie vague. Non, il y a vraiment une notion d’engagement, quand on parle de projet: « je m’engage à m’occuper activement de… (remplir) ».

gateau motivant

2- Décomposer les projets, mais pas n’importe comment

Attention. Il ne faut pas décomposer les projets en gros morceaux. Ca ne sert qu’à nous stresser encore plus. Au contraire, pour chaque projet, au lieu de vous demander quelle est la prochaine grosse étape, demandez-vous quelle est l’action la plus petite possible que vous feriez si vous étiez placée devant votre projet, prête à vous y mettre. Ca y est? Vous l’avez identifiée, cette action?

Deux cas de figure possibles:

  • Vous pouvez et avez envie de la faire tout de suite? Ne vous gênez pas, allez-y.
  • Vous ne pouvez ou ne voulez pas agir tout de suite? Notez l’action ( voir l’art de la to-do list vraiment utile) pour ne pas l’oublier et pouvoir y revenir plus tard.

3- Noter tout, absolument

Les actions à faire dès que possible, sur un cahier (ou un gestionnaire de tâches)

En mélangeant vie privée et vie professionnelle? Oui, puisque une partie de votre travail se fait de chez vous.

Papier ou numérique? Choisissez l’un ou l’autre mais ne panachez pas, au risque de ne plus savoir où vous avez noté telle ou telle action.

Bien sûr, dès que l’action est terminée, on raye ou on coche.Oui, ça fait du bien.

Et juste au moment où l’on fait cela, on se demande quelle va être l’action suivante, pour pouvoir, au choix, soit la faire dans la foulée, soit la noter pour plus tard.

C’est ainsi qu’on ne perd pas le fil,

  • même quand on doit gérer plusieurs projets en même temps
  • même quand on est tout le temps interrompu.

Les actions qui doivent être faites avant une certaine date, sur votre agenda

Voici comment procéder: « Et si vous regardiez vraiment votre agenda?« .

4- Choisir ses actions (avec plaisir)

Zabelle, êtes-vous gourmande comme moi? Si oui, vous apprécierez la comparaison entre vos journées et un millefeuille pour mieux organiser vos journées.

millefeuille

 

Son classement

J’ai envie de vous inviter à (re)lire cet article où je comparais les papiers qui s’entassent à des moutons dont vous seriez la bergère.

Et celui-ci, où je vous comparais à un agent du KGB.

Cet article-là vous donne des clés pour ne plus laisser les papiers envahir votre bureau. Bonus: valable pour les courriels, également.

Enfin, je propose à Zabelle qu’elle prenne conscience de cette règle impitoyable: la règle des 5 niveaux. Ceci pour lui permettre de revoir les emplacements et les contenants de vos documents.

 

 

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L’art de la to-do list vraiment utile

couv_bd_G55828_Savoir_s'organiser(1)On sait tous plus ou moins faire ce qu’on appelle une to-do list (liste des choses à faire). Mais pourquoi est-ce que cela ne marche pas mieux que ça? Pourquoi nous fait-elle peur quand elle est conséquente, pourquoi ne parvient-on à en éliminer qu’une partie  et comment faire pour penser aux choses à faire au bon moment, au bon endroit, ni avant ni après?

Parce que, Messieurs-dames, une to-do list est pleine de pièges. Je vous montre?

PIEGE NUMERO 1: il y a to-do et to-do

En anglais, ça veut bien dire « à faire » (en français, ça sonne comme Doudou Liste, mais on n’est pas un peu hors sujet, là?). Or, je vous le demande, qu’est-ce qui est « à faire »?

Des Actions, pardi. En aucun cas « Dossier Cherclient » ou « Anniversaire Bastien » ne sont des actions. Ce sont tout au plus des mots-clefs,  « pour vous faire penser à… » (là! le piège!). Si votre to-do list contient de ces mots-clefs, ne soyez pas surpris(e) d’avoir du mal à passer l’action. C’est trop flou, trop compliqué, trop gros… ingérable. Vous avez sûrement remarqué que les seuls items que vous parvenez à  cocher avec satisfaction sont les actions. Les autres  (les mots-clef) traînent, traînent… Il vaut mieux réfléchir à ce que vous entendez, au juste, par « Dossier Cherclient »:

  • le rappeler?
  • aller voir Brigitte votre collègue pour qu’elle vous fasse un compte-rendu rapide de sa dernière conversation avec lui?
  • reprendre son dossier pour y voir plus clair?

Justement, à propos de clarté, voyez si vous êtes capable d’écrire clairement quelle est l’action que vous feriez si vous deviez vous y mettre maintenant.Et c’est cette action qui devra figurer sur votre Doudou liste, pardon To-do list.

Ca n’a l’air de rien, mais remplacez donc » Dossier Cherclient » par l’action précise que vous avez l’intention de faire en premier. Vous verrez, ce sera bien plus facile de jongler avec votre emploi du temps. Et les actions qui suivent la première? Soit vous pouvez vous en occuper dans la foulée, et c’est très bien. Soit vous ne pouvez pas et il vous faudra alors noter la deuxième action à la suite de votre liste, etc.

PIEGE NUMERO 2: je confonds ma liste avec mon agenda

Honorine nous l’illustrait magnifiquement. Elle nous dit

  • qu’elle fait en effet une liste d’actions (avec une mind map, mais cela n’a pas d’importance pour ce piège)
  • puis qu’elle répartit ces actions sur son agenda, en fonction de ce qu’elle prévoit de sa disponibilité.

Piégée, notre Honorine. Tout se décale, les journées ne se déroulent pas comme prévu. Résultat: sensation de ne rien maîtriser, d’être insatisfaite.

Pourquoi? Parce qu’il y a en réalité deux types d’actions.

  • Celles qui ont une date butoir impérative: zou, à écrire directement sur l’agenda.
  • Celles qui sont à faire dès que possible: sur une liste continue, non limitée dans le temps.

Comme nos journées sont pleines d’imprévus, il nous faut d’abord réaliser les actions à date-limite (prioritaires, par définition), puis remplir le temps qui nous reste avec les actions de la liste continue. Parfois, on a le temps + l’énergie et on « dépote ». Parfois, ce n’est pas le cas et on n’arrivera à faire que quelques unes des actions listées. Pas grave, pourvu qu’on avance tout de même.

PIEGE NUMERO 3: je crois que ma liste suffit

Lesanimauxdumercredi nous en parlait savamment. Elle nous dit

  • que sa liste d’actions est bien pleine
  • qu’elle aimerait savoir comment s’en servir pour penser aux choses quand c’est le moment de les faire.

Il lui manque un système de codage qui lui permette, dans un contexte donné, de repérer super vite tout ce qu’elle a l’intention de faire dans ce contexte. Ainsi,  non seulement elle ne se fera pas polluer par la vue des autres actions (là! le piège!), mais elle est aussi sûre de pouvoir regrouper intelligemment ses actions, et donc de gagner du temps.

Prenons un exemple de codage des actions (il figure entre parenthèses, avec sa signification):

  • vider le premier carton de la chambre d’ami (Δ  = maison)
  • appeler plombier pour réparation (W = au travail)
  • demander à (JB = personne) où il en est du Dossier Cherclient

Je vous ai mis entre parenthèses un exemple de code/pictogramme/signe, que vous devrez inventer pour vous-même, et qui vous indique soit un lieu (maison), soit un moment (travail) soit une personne (JB) dont vous avez besoin pour passer à l’action. Ainsi, une fois à la maison, par exemple, vous n’avez plus qu’à parcourir des yeux votre liste et vous concentrer sur les actions qui portent le logo « maison ». Si votre liste est numérique (gestionnaire de tâches), utilisez donc de la couleur ou placez un caractère spécial devant les actions pour faciliter le tri.

J’attire votre attention sur le cas du plombier: même si elle est d’ordre privé, l’action doit comporter le logo(W) puisque vous appellerez cet homme de l’art aux heures ouvrables.

PIEGE NUMERO 4: je fais des listes… mais ne les relis pas

M’est avis que vous créez des listes un peu partout, sur toute sorte de supports (le piège!). Choisissez un seul et unique support, à votre goût (cahier, gestionnaire de tâches) et tenez-vous y. Multiplier les listes de choses à faire, comme vous l’avez vous-même constaté, ne sert qu’à engendrer davantage de confusion.

Vous n’avez qu’une seule liste et ne la relisez jamais? Demandez-vous pourquoi:

  • vous n’arrivez pas à vous relire? Préférez les listes électroniques aux listes papier.
  • vous ne savez plus à quoi ces actions correspondent? Pensez à mettre un peu plus de détails pour ne plus vous y perdre.
  • vous détestez secrètement ces directives, même si vous en concevez l’intérêt? Tant qu’il n’y a pas trop de choses à faire, ma foi, … continuez à privilégier l’improvisation si c’est votre choix et que votre mémoire vous le permet.

D’autres lectures édifiantes sur le sujet?

 

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Prof, voici comment je m’organise – Article Invité

cropped-cropped-img_0406.jpgPistouche, enseignante expérimentée, a gentiment proposé de partager ses astuces d’organisation sur ce blog. Quelle chance! Merci.

« Etre prof, ce n’est pas un boulot comme les autres.
Une partie du travail presté dans un lieu défini (l’école !) suivant un emploi du temps rigide, une autre partie à réaliser à domicile et dont l’organisation (ou la désorganisation !) repose entièrement sur nous.
Des tâches diverses et variées : préparation des cours et corrections bien sûr, mais aussi organisation des voyages scolaires, collecte de l’argent des photos, et j’en passe !
Quelques conseils d’une prof qui a survécu à sa première décennie dans l’enseignement, non sans en avoir tiré quelques leçons.

Leçon n°1 : je cloi-sonne !

  • délimiter clairement mon temps de travail à domicile, ne pas essayer de faire autre chose en même temps (même pas, surtout pas, le ménage !) au risque d’avoir constamment le sentiment de ne rien faire complètement.
  • prévoir dans mon emploi du temps des moments 100% garantis sans école, où je peux me consacrer à ma famille, mes amis, ma maison … sans culpabiliser parce qu’une pile de correction m’attend.
  • séparer tout ce qui concerne l’école du reste de ma paperasse personnelle.

Leçon n°2 : les listes

Ma « to do liste » de prof  – notez que j’ai aussi une « to do liste maison » mais vous vous rappelez ? Je décloisonne! – donc ma « to do liste » de prof (et rien que de prof !) reprend tout ce que je dois faire à domicile. Généralement je l’écris sur un post it que je colle dans mon agenda, ça me permet de la déplacer d’un jour à l’autre, de la remplacer si elle a été fortement modifiée (les imprévus, ça fait aussi partie du métier !), de l’enlever quand j’en viens enfin à bout.
J’y note les dates pour lesquelles ces tâches doivent absolument être terminées. Parfois je note même le temps que je suis à prête à y consacrer, car je sais que mon perfectionnisme peut me jouer de vilains tours.
Je fais souvent aussi une « to do liste » de ma journée à école avec des petites choses à ne pas oublier quand je serai sur place : vérifier que les copies sont prêtes pour la semaine prochaine, aller voir le directeur à propos de tel élève, participer à une réunion, etc.

Leçon n°3 : le « carnet de bord »

Chacun de mes cours est rangé dans un petit classeur. A l’avant se trouve une série de feuilles qui me servent de journal de classe ou plutôt de « carnet de bord », ça ressemble à ceci reproduit sur toute une page :

Date : Matière vue en classe :……………………………………………………………

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Préparation des élèves : …………………………………………………………

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Remarques : ………………………………………………………………………………

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Élèves absents:
Date : Matière vue en classe :……………………………………………………………

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Préparation des élèves : …………………………………………………………

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Remarques : ………………………………………………………………………………

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Élèves absents:
Date : Matière vue en classe :……………………………………………………………

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Préparation des élèves : …………………………………………………………

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Remarques : ………………………………………………………………………………

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Élèves absents:

 

Pour chaque heure de cours, je note donc ce que j’ai fait en classe et où je me suis arrêtée précisément, ce que les élèves devaient préparer, les noms des élèves absents et souvent des petites choses à ne pas oublier : ramasser des travaux, réclamer une punition, rappeler la date d’une interro,…
Cela me permet d’avoir directement toutes les infos dont j’ai besoin, je vois en un coup d’oeil ce qui s’est passé au cours précédent, ce que je dois prévoir pour le cours suivant.

Leçon n°4 : vivre avec mon temps : le prof du 21ème siècle a un ordinateur et s’en sert !

Voici comment je travaille.
La quasi-totalité de mes prépas sont sur ordinateur. Beaucoup plus pratique à stocker, à retrouver et à remanier d’année en année. J’en arrive à scanner les pages de manuels qui m’intéressent pour les retrouver plus facilement, ça n’en a pas l’air mais c’est un gain de temps.
Les prépas sont classées dans des dossiers (virtuels), un dossier par cours.
Dans chacun de ces dossiers, on trouve les préparations, les questions d’interros, mon carnet de points (informatisé) mais aussi un document intitulé « Notes pour telle manière, tel niveau, telle année scolaire » (par exemple « Notes Français 4ème 2015-2016). Toute mon organisation repose sur ce document. J’y note régulièrement mon feed-back sur une leçon : tel exercice était trop facile, il faudrait ajouter un schéma à telle page ou carrément « séquence à revoir de fond en comble pour telle et telle raison ».
A chaque rentrée scolaire, quand je reçois mes attributions, je me plonge dans ces notes rassemblées au cours de l’année précédente. Le document est renommé et devient un « planning pour tel cours, tel niveau, telle année scolaire » : après une série de copier-collers en tous sens, j’établis donc un planning pour toute l’année, il comporte le titre des séquences et sous chacune de celle-ci, une « to do liste » détaillée.
La question-piège : que faire des nombreuses ressources pédagogiques (document pêché sur le net, partagé par un collège, distribué lors d’une formation,…) ?
En début de carrière, je gardais précieusement tous ces « au cas où », « on ne sait jamais » et autres « ça peut toujours servir ». Ils s’entassaient dans divers classeurs et ne servaient jamais à rien. Au moment où ils auraient pu être utiles, soit j’avais tout simplement oublié leur existence, soit j’étais découragée à l’idée d’entamer de longues recherches dans mon fouillis.
Désormais, je réfléchis à deux fois avant de conserver un document. Je suis un peu plus tolérante avec les documents téléchargés sur l’ordi qui ne prennent pas trop de place mais assez sévère avec les documents papiers.
Je garde uniquement quand je vois clairement à quoi ce document pourrait m’être utile. Dans ce cas il est rangé dans un classeur (ou dans un dossier sur mon ordi). Ensuite j’ouvre mon fameux document « Notes… », j’y retrouve le nom de la séquence pour laquelle le document pourrait être utilisé, j’ajoute le titre du document (important pour le retrouver puisque classement par ordre alphabétique), j’explique brièvement ce que je pourrais en faire et je précise où je l’ai rangé. S’il peut servir pour plusieurs matières/niveaux, je n’ai qu’à faire un copier-coller. »

Intéressant, non? Si vous aussi, vous avez des astuces d’organisation qui pourraient servir aux lecteurs de ce blog, faites-le moi savoir. Rien de mieux que des points de vue variés et expérimentés pour se perfectionner.

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