Archives de Catégorie: Apprendre à s’organiser

Quand Outlook vous félicite (parce que vous êtes super organisé.e)

Perrine a grandement illuminé ma journée quand j’ai reçu son mail.

Elle me dit :

« Chère Laurence, 
Depuis de nombreuses années que je vous lis en ligne et sur papier, j’ai appliqué avec succès certains de vos conseils et m’en réjouis : désencombrement, vêtements, courses, budget… j’en ai pioché un peu partout surtout avec l’arrivée des 2 enfants et progresse gentiment.
Restait le boulot, j’avais bien tenté de suivre l’idée de bien garder sa boîte mail toujours vide mais ça n’a jamais tenu bien longtemps. A l’occasion d’un changement de poste, je m’y colle avec application depuis 2 semaines. Et là, pour ma première après-midi de télétravail, je découvre en triant mes mails que l’application Outlook en ligne me félicite pour ma boite toute vide ! Ce que n’a jamais fait mon bon vieil Outlook de bureau…Alors, j’ai tout de suite pensé à vous et je ne résiste pas à partager ma fierté ! 
Bonne rentrée Laurence, continuez de nous coacher tout en humour et bon sens! Bien à vous,
Lectrice Perrine »

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5 conseils d’organisation pour une rentrée réussie

Nous avons certes tous envie de profiter des derniers jours du mois d’août. Mais comme mon métier est de vous aider à vous organiser sans stress inutile,  j’anticipe la rentrée pour vous et je vous « mâche » le travail.

Lecteur.trice  de ce blog préparé(e)

=

lecteur.trice bien organisé (e)

=

lecteur.trice zen

(ça ne rime pas mais bon, je fais déjà l’effort de l’écriture inclusive, … vous apprécierez)

Ce qui nous donne une « listounette » de 5 conseils pour rentrer du bon pied.

Conseil N° 1: soigner notre sommeil

Tout s’aggrave et se complique quand on manque de sommeil. Nos enfants sont grognons au réveil, on oublie des affaires (mince, les maasques!), on bouscule tout le monde, on râle, c’est pénible.

Par conséquent, utilisons cette dernière semaine pour « remettre les pendules à l’heure ». Entraînons tout le monde à se lever une demi-heure plus tôt chaque jour.

Oui, je sais bien, on adore le rythme des vacances, passer un temps fou au petit déjeuner, ne pas devoir habiller les petits… mais le choc de la rentrée risque d’être trop brutal pour toute la famille si on n’anticipe pas tranquillement le changement de rythme inévitable.

Conseil N° 1 bis: préparer notre sommeil

On le sait: l’enchaînement entre le confinement et les vacances nous a presque tous conduits à décaler notre horaire de coucher. Le réveil n’en est que plus tardif, évidemment. Ce qui peut rendre  mon premier conseil ci-dessus compliqué à appliquer.

Pour se coucher plus tôt (ou en tout cas, respecter notre rythme biologique et se recaler pour septembre), pas de recette miracle: activité physique dans la journée et extinction des écrans 2 heures avant d’aller se coucher.

Pour tout le monde: jeux de société, câlins et lecture. Faites comme si il y avait une panne d’électricité, pourquoi pas?

Bonus: se remettre au sport dès la rentrée.

Conseil N° 2: anticiper les repas

En vacances, on aime faire ses courses au marché du coin, avec des produits frais qu’on a le temps de cuisiner. Les salades composées font le bonheur de toute la famille. Et puis, on mange à n’importe quelle heure, entre l’apéro qui s’étire en longueur et la glace sur le port en fin de soirée. Ca nous ferait presque une bouffée de nostalgie en évoquant ces plaisirs tout simples…

Oui mais, en septembre, tout change. Plus autant de temps pour cuisiner, un peu marre des concombres/tomates, les enfants doivent manger à des heures raisonnables parce que « y’a école demain ». Bref.

Cette dernière semaine d’août pourrait bien être l’occasion de réfléchir à votre organisation des repas si elle n’est pas tout à fait au point.

Pour mémoire, on mange tous les soirs. Découvrir chaque jour à 18h30 qu’adultes et enfants  ont faim, … comment dire? Ce n’est pas une vraie surprise.

Donc on anticipe.

Avec le sacro-saint plan de menu . Essayez ça: on se pose quelques instants avec un planning sous les yeux. On compose des menus super simples avec la diététique qui nous convient. Idéalement, chaque repas devrait pouvoir être « fabriqué » par n’importe quelle personne du foyer qui a plus de 12 ans. Ces menus sont affichés dans la cuisine. La liste de courses en découle. Et on s’y tient.

Simple, économique, et allégeant la charge mentale: tout ce qu’on veut.

Un bonus économique? L’optimisation du contenu des placards de cuisine de retour de vacances.

Conseil N° 3: repérer les lieux

Peut-être que vos enfants font leur rentrée dans un nouvel établissement.

Il peut être intéressant cette semaine de:

  1. leur parler sécurité (en dehors de ce qui touche au COVID-19, parce que ça, ils sont au courant)
  2. faire le trajet jusqu’à l’école avec eux, d’abord ensemble puis en les suivant à quelques mètres pour vérifier que les réflexes de sécurité sont bien appris (regarder avant de traverser, descendre de la trottinette, monter et descendre du bus…)
  3. chronométrer ensemble le temps réel de déplacement.

Bonus: voici comment créer une organisation efficace pour les futurs collégiens.

Conseil N° 4: répartir les « corvées »

Politiquement correct ou pas, la répartition des corvées domestiques repose toujours en majorité sur les femmes dès qu’il y a des enfants. Je caressai l’espoir que le confinement créerait une opportunité de revoir ces stéréotypes mais ça n’a pas forcément été le cas partout.

Ce n’est pas pour autant qu’il faut laisser tomber. La rentrée est tout de même l’occasion de répartir les corvées domestiques en fonction des emplois du temps de chacun.

Il n’y a aucune raison que pour les membres de la famille ne ramassent pas leur chaussettes sales et ne passent pas l’éponge derrière eux.

De même, personne n’aime descendre la poubelle mais on ne peut pas  indéfiniment prétendre que des elfes à l’odorat peu développé s’en chargeront un jour.

Ici, pour obtenir la participation de vos proches et  faire respecter vos demandes, l’humour est votre meilleur allié.

Souvenez-vous: ce n’est pas quand tout le monde aura la « tête dans le guidon » que vous pourrez créer de bonnes habitudes.

Conseils N° 5: moins d’info

J’ai gardé ce conseil pour la fin parce que je le trouve crucial: prendre connaissances des informations deux fois par jour suffit largement. N’ayez crainte: vos collègues vous tiendront au courant dans la journée s’il se passe quelque chose dans le monde susceptible d’avoir un impact sur votre journée.

Les informations en continu, surtout quand elles sont contradictoires, nous dépriment et créent du stress. Peut-on consulter moins souvent  TrucFM, Fessebouc et Instakilo? Allez, c’est pour votre bien.

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8 nouvelles bonnes pratiques au travail que nous devons au confinement

Nous avons découvert (ou renforcé) un certain nombre de bonnes pratiques, lors du confinement dû au coronavirus.  J’en ai identifié 8.

Si vous en avez découvert d’autres, dites-les nous en commentaire.

La discipline en réunion (et avant)

Quand on se retrouve IRL, dans une salle de réunion, on peut parler presque tous en même temps, voire faire des apartés avec notre voisin. En visioconférence, c’est impossible: nos oreilles saturent.

J’ajoute qu’une réunion Zoom non préparée agace tout le monde: elle représente une perte de temps considérable, rendue plus apparente encore parce qu’on ne peut pas compenser cet inconvénient par les « micro-interactions compensatrices » de la « vraie vie ».

Nous avons donc appris les vertus de la discipline en réunion: heure de début, ordre du jour, tours de parole, règles pour poser les questions… tout ce qui était implicite en salle de réunion et donc sujet à interprétation a dû devenir explicite: par conséquent, les règles sont mieux respectées.

Quant à envoyer des mails pendant les réunions, on le faisait déjà avant, alors rien n’a changé, ce me semble…

Revoir les rythmes de réunions d’équipe

Ha la sacro sainte réunion du lundi! Le télétravail pour (presque) tous nous a permis de repérer ce  qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en termes de communication d’équipe. On garde la réunion hebdo? Ou on préfère 15 minutes en fin de matinée et 20 minutes vers 17h?

S’améliorer en communication non face à face

Regarder sa caméra et non sa propre image sur l’écran quand on s’adresse à nos collègues: on a aussi appris ça. Si on ne le fait pas, nos interlocuteurs décrochent.

Et les présentations Powerpoint alors? Eh bien elles ne nous emballaient déjà pas avant la pandémie… mais depuis, l’accent est mis encore davantage sur nos talents d’orateurs et, franchement, ce n’est pas plus mal.

Convaincre que le télétravail, ça fonctionne

Il paraît que les dirigeants d’entreprise, relayés parfois par les RH, en doutaient.

Eh bien, il s’avère que notre productivité n’a pas baissé. Elle a même sérieusement augmenté pour tous ceux dont les temps de transport se sont trouvés réduits à néant. Une source de fatigue en moins.

Le télétravail fonctionne et la preuve en est faite. On peut en augmenter l’usage, surtout dans les PME.

Et la confiance alors?

Pendant le confinement, on n’a pas vraiment eu le choix:  les managers ont dû faire confiance à leurs équipes, sans « filet ». C’est-à-dire sans présentéisme.

Le monde (de l’entreprise) ne s’est pas écroulé. Tous ceux qui pouvaient matériellement atteindre leurs objectifs l’ont fait, en organisant leur temps comme ils ont pu/voulu.

Peut-être que nous y gagnerons collectivement en termes de management à l’issue de l’épidémie.

Ré-évaluer nos méthodes de travail

Il y a eu sans conteste un vent de panique au sein de certaines équipes: comme on ne se voit plus, accentuons tous les canaux de communication pour conserver le sens de notre appartenance et éviter l’isolement.

Sauf que ça a assez vite conduit à des abus: des mails échangés à toute heure du jour et de la nuit, en passant par la multiplication des boucles Whatsapp et l’enchaînement interminable de visioconférences.

Il a fallu donc (j’adore ça, évidemment): s’organiser.

Autrement dit, constater une bonne fois pour toute que, par exemple:

  • lire ses mails au fur et à mesure qu’ils arrivent est une grosse source de stress
  • ne jamais mettre ses notifications en sourdine, tout outil de communication confondu, est une grave erreur…

et ainsi repenser notre façon d’absorber et traiter l’information.

L’un de mes webinaires qui a le plus de succès, s’intitule « 60 minutes pour maîtriser – enfin- sa messagerie« . J’y vois un signe encourageant.

Du rythme, du rythme

Ce qui nous amène directement au bénéfice suivant.

Il se peut que ces nouvelles conditions de travail nous aient permis de mieux repérer notre propre productivité sur une journée.

Sommes-nous plus du matin? Ou du soir?  En décidant de choisir nos activités en fonction de cette découverte, nous sommes devenus, somme toute, plus efficaces.

Bien sûr, ces découvertes ne valent que si

  • vous avez réussi à « gérer » vos enfants pendant votre journée officielle de travail
  • vous n’avez pas cherché à compenser votre (éventuelle) moindre présence pendant les heures « officielles » par une surreprésentation en ligne le matin et le soir.

Choisir nos applications en fonction de leurs usages

Si vous avez créé pendant le confinement autant de groupes privés et professionnels que vous avez de groupes de travail, amis et famille, je vous plains.

Entre ceux qui avaient du temps libres et ont considéré que s’envoyer des blagues étaient une mission de salut public, ceux qui demandaient des nouvelles de tout le monde tout le temps pour se rassurer et les échanges professionnels sur les projets forcément décalés, pour finir sur les informations scolaires en provenance de l’établissement de nos enfants …  je suis sûre que vous avez fini par comprendre que Whatsapp doit être réservé aux échanges privés et que l’on doit couper les notifications quand on travaille.

Vous n’avez pas besoin que je vous explique que le contenu de cet article est principalement destiné aux personnes qui travaillent dans le secteur tertiaire, qui ont été en bonne santé pendant le confinement etc…

 

 

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Découragé(e) face à l’ampleur de la tâche? Voici mes solutions

Claude me dit : « Bonjour Laurence,
Moi mon problème c’est le découragement face à l’ampleur de la tâche.
Quand toutes les pièces débordent, quand la liste de choses à faire s’allonge perpétuellement.
Par où commencer ? Comment trouver la motivation ?
Comment trouver le temps d’accomplir une tâche aussi énorme ? Le soir en semaine on a peu de temps, on est souvent fatigués et il y a d’autres priorités (le linge, le repas, les enfants, nos parents âgés …),
le week-end on voudrait tout faire y compris les travaux dans la maison, le jardin etc… mais on n’y arrive jamais. »

Claude, si vous saviez combien de lecteurs se retrouvent dans votre commentaire! Prenons le problème par morceaux (ce qu’il faut toujours faire quand quelque chose nous semble énorme, pas vrai?).

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Appel à contribution: enseignant + Ecureuil, équation compliquée?

Photo de Julia M Cameron

Klm79 me dit : « J’aimerais un article très spécifique concernant mon métier d’enseignant où travaillant beaucoup à la maison, mes archives, cours livres débordent sur le reste de mon espace vital…et depuis le temps il y a matière…
Comment faire pour dépasser ce coté « j’ai peur que ce doc me manque » ?, « et si j’en ai besoin? » ou « il y a des choses bien la dedans…, j’y ai travaillé, …. ce serait dommage de le jeter,….. ça pourrait encore me servir? » et tout s’empile, s’accumule depuis des années…
Merci pour vos messages qui me font avancer dans ma réflexion … »

Vous comprenez pourquoi je fais appel à vous, si vous êtes enseignant(es), chers lecteurs.*

Il y a quelque temps, Pistouche avait gentiment partagé avec nous son organisation de professeur (merci beaucoup). Elle y parlait entre autres de son rapport aux documents. Sans doute avez-vous vos propres astuces pour compléter celles de Pistouche afin de répondre à Klm79?

*Aparte grammatical: zut pour l’écriture inclusive. Je devrais écrire: lecteur.trice(s), mais je lis vite et les points plus les parenthèses au milieu des mots perturbent ma compréhension. Je suis la seule?

Aparte sémantique: comment ça, écureuil? Qu’est-ce qu’elle veut dire la dame du blog? se demandent les nouveaux venus…

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Attention: changement de date ! Je participe à l’émission « En quête de sens » mercredi prochain à 9h00 + votre avis?

sur Radio Notre Dame. Le thème:

« Le confinement nuit-il à la répartition des tâches ménagères?« 

Il y a un changement de date à l’instant. Mon intervention était prévue mardi, mais ce sera mercredi 22, finalement.

Justement, comment ça se passe pour vous, à la maison? Vous voulez nous en parler dans les commentaires?

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C’est l’occasion ou jamais de revoir notre organisation familiale, non?

<a href="https://fr.freepik.com/photos-vecteurs-libre/bebe">Bébé photo créé par freepik - fr.freepik.com</a>C’est la vision optimiste que j’ai partagée avec Alice Raybaud du Monde pour son article « Confinement et tâches domestiques: une augmentation des inégalités dans le couple est à craindre« .

Plus de temps de transport, plus de réunion au-delà de 18h, plus d ‘école pour dissimuler les enfants à notre vue (et à notre ouïe), plus de « ah bon, mais j’avais pas vu! », bref plus d’excuse pour réaliser que l’Entité Suprême du Foyer  (le pendant domestique de la Main Invisible du Marché, sans doute) n’existe pas.

Donc, tous les adultes doivent s’y coller, à ces fichues tâches domestiques et familiales.

A égalité. Quel que soit le salaire. Et s’il faut faire ensemble un Powerpoint et un retroplanning, qu’il en soit ainsi.

Oh et  je ne résiste pas à la tentation de vous montrer cette photo, pour ceux qui ne sont pas encore abonnés à ma page Facebook S’organiser c’est facile.

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A quoi le confinement peut nous servir (ranger n’en fait pas partie)

Photo par Toa Heftiba

Ce confinement dû au coronavirus donne lieu à de nombreuses inquiétudes et tensions (un exemple? Vos ados scotchés à la maison non-stop. Ou belle-maman hypocondriaque 12 fois par jour au téléphone).

Mais j’y vois aussi quelques belles opportunités… sauf une.

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Vos questions: ranger de petits espaces, les instruments de musique, le matériel créatif…

Photo Daria Shevtsova

Cool me dit  qu’elle aimerait des astuces pour « familles nombreuses dans petits espaces, instruments de musique, matériel de dessin / peinture, …« .

Comment tout ranger quand l’espace est compté?

Penser en 3D

Quand on a peu de place, il faut qu’on pense en 3D.

Autrement dit, exploiter au maximum:

Faire un tri régulier dans les affaires de chacun

Personne ne pense à faire le tri, dans les familles que je côtoie. Ou plutôt, tout le monde imagine que l’Entité Suprême du Foyer opère une de ces magies dont elle a le secret, à des moments hors de l’espace-temps, bref… tout le monde se moque éperdument du désordre (sauf ladite Entité) et entasse à qui mieux mieux.

Par conséquent, voici quelques astuces concernant le tri des objets en famille:

Aménager les placards

Aurore nous avait fourni un cas pratique d’aménagement de placard de l’entrée, endroit crucial pour les familles nombreuses: peut-être voudrez- vous vous en inspirer?

Je vous propose également de jeter un oeil sur cet article dédié à  l’organisation des placards dans la cuisine.

Et si c’est la profondeur disponible qui pose problème, ça peut se résoudre.

Ne pas se laisser piéger par les FBI

Méfiez-vous des Fausses Bonnes Idées :  d’abord celle que j’ai baptisé « la nature a horreur du vide« .

Et puis comment éviter les erreurs qu’on fait tous quand il s’agit de trouver les bons meubles à la bonne dimension.

Je pense aussi aux pièges des coffres et certains porte-manteaux, qu’il vaut mieux éviter sous peine d’augmenter le bazar à la maison.

Ranger les instruments de musique

Ma chère Cool, il y a 22 commentaires pour cet article concernant le rangement des instruments de musique: vous devriez y trouver votre bonheur.

Ranger le matériel créatif, les fournitures de dessin et de peinture

C’est un sujet sur lequel j’ai écrit pour le blog de Curver. Vous le trouverez ici.

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La méthode pour classer ses papiers sans se décourager

En manque d’inspi me dit:

« Pour ma part, le rangement des papiers se fait ainsi :
Boîtes d’archives étiquetés et par thème par année pour certains (banque 2012-2015 par exemple, etc).Mon problème est que je classe dans des pochettes assez régulièrement, mais « pas dans l’ordre ».
Les papiers les plus importants ont leur propre pochette (bulletin de paie de monsieur, bulletin de paie de madame, etc) et une pochette « factures diverses à classer » reprenant par exemple la facture reçue avec la livraison des capsules de café d’il y a 3 mois.
Bref, ces pochettes se remplissent, mais je ne trouve pas (plus ?) la force de les ranger par date (oui oui, par date : le bulletin de paie de janvier doit être sous le bulletin de paie de février)… Mes boîtes d’archives sont limite au bord de l’explosion et je n’ai malheureusement pas de place où les stocker (la minuscule cave est remplie aux 3/4 par les 2 malles « ma vie-mon œuvre » de nos 2 enfants)
J’admets être un peu désemparée ! »

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