Archives de Catégorie: Astuces pour s’organiser

Venez participer à mes trois ateliers pendant les journées Elle Zen des 25 et 26 mai

Vous rêvez de (re)devenir zen? Alors, ces deux jours, organisés par le magazine Elle, sont pour vous.

Lieu: Paris 13ème, 16-18 rue Vulpian (Le Cyclone)

Dates: vendredi 25 et samedi 26 mai 2018

Venez participer aux trois ateliers de thèmes différents que j’anime sur deux jours:

> Vendredi 25 mai

13h15-14h : S’organiser à la maison, c’est facile

> Samedi 26 mai

11h15-12h : Choisir ses outils pour mieux s’organiser

17h15-18h : Comment ne plus remettre à demain

Programme complet et inscriptions

Notez que je serai sur place samedi  entre les deux ateliers: nous pourrons donc échanger entre « organisonautes zen », si vous le souhaitez.

On s’y retrouve en tenue de yoga? Chiche?

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Mon meilleur conseil pour les révisions du bac

Depuis quelques jours, on me sollicite pour recueillir mes conseils pour les révisions du baccalauréat qui approche à grands pas. En somme, les vacances de printemps sont la dernière ligne droite pour réviser, n’est-ce pas? Alors, en plus de ce que pourraient préconiser les enseignants, voici ma meilleure recommandation, dite aussi « LA chose qui fâche ».

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Nouvelle page Facebook pour « S’organiser, c’est facile »

Quelques soucis techniques  sur Facebook (dont certains ont été témoins, ce me semble) + l’envie de mieux communiquer avec vous, chers lecteurs = une nouvelle page Facebook pour « S’organiser, c’est facile ».

  • Si vous êtes déjà abonnés à la page « historique », il vous faudra vous abonner à la nouvelle (ce qui serait très sympa, merci beaucoup). Pour cela, vous avez juste à cliquer sur le lien FB dans la colonne de gauche de ce blog.
  • Si vous avez un doute « suis-je sur la vieille ou la nouvelle page? », une astuce: la nouvelle page s’appelle « S’organiser (virgule) c’est facile. L’ancienne n’avait pas cette virgule.
  • Et puis, si nous sommes déjà amis, vous recevrez évidemment une invitation. Vous connaissez le principe.

A bientôt.

 

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Triez, respirez…

Un article bien printanier paru dans le Pélerin.

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Désencombrement express: la guerre des boutons

Voyons ce que cette photo vous inspire:

1/ mais quelle maniaque, cette Laurence!

2/ ah bon? Il y a des gens qui classent les boutons?

3/ je veux faire ça avec mes boutons, moi aussi.

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Et en rythme, s’il vous plaît (ou Comment tirer parti de ses propres capacités)

Aujourd’hui, parlons rythme, si vous voulez bien. Et voilà, c’est reparti, vous dites-vous à mi-voix. Qu’est-ce qu’elle a encore été chercher, la dame du blog, pour nous amener une de ses idées saugrenues? On va danser, maintenant? Non, chers lecteurs (encore que, si on en croit La Fontaine,…).

En fait, je vous propose de scruter de près votre niveau d’énergie dans une journée. Avec quel rythme vous vous mettez en route le matin, démarrez l’après-midi ou encore pétillez le soir.

Etre organisé (je rappelle que c’est tout de même un peu l’objectif de ce blog et non pas réviser vos fables ou apprendre à jouer à saute-mouton), c’est atteindre ses objectifs avec un minimum d’efforts. S’organiser, c’est, par conséquent

  • être capable de profiter de son énergie pour attaquer en pleine forme ce qui nous demande un effort. Car il ne sert à rien de « se mettre des coups de pied aux fesses » pour faire une tâche alors qu’on est tout simplement épuisé.
  • réserver exprès les tâches peu gourmandes en capacité mentale pour nos heures creuses. Ainsi, même un peu « mou du genou », on arrive tout de même à faire des choses.

C’est ce qu’on appelle optimiser son temps, tout simplement.

Etape 1: repérer son rythme quotidien naturel

Suis-je « du matin » ou « du soir »?

Quand je demande à mes étudiants s’ils pensent être « du matin » ou « du soir », à 95% ils me répondent comme une évidence: du soir! Oui, je sais, jeunes gens fougueux, vous préférez commencer votre journée à 14h, à cause des fêtes bien arrosées, des web séries que vous suivez et des jeux videos.

Je devrais plutôt poser la question ainsi: si vous devez vous concentrer vite et bien, à quel moment cela est-il le plus facile pour vous?

La réponse vous donne le moment de la journée le plus favorable pour attaquer les tâches compliquées, celles qui vous demandent beaucoup d’énergie.

Pour certains, ce sera des tâches de vérification précise (tableaux de données, pointages); pour d’autres, des tâches de réflexion (réfléchir à une définition de poste, préparer les grandes lignes d’une présentation); pour d’autres enfin, des tâches à contenu émotionnel (appeler un client difficile, recadrer quelqu’un…).

On en déduit que les autres moments de la journée devront être destinés à d’autres types de tâches. Par exemple: faire ses notes de frais, chercher de l’information sur son CPF (comment? Vous ne savez pas que vous possédez un Compte Personnel de Formation?), ranger un peu son bureau, lire la dernière newsletter de l’entreprise, passer ses appels personnels (seulement les indispensables, OK?)…

Etape 2: repérer ses erreurs

Vous êtes peut-être victime, bien malgré vous, de ces deux erreurs:

  • Attendre que tout le monde soit parti pour vous mettre aux travaux de réflexion. Certes, vous êtes au calme, mais certainement pas au mieux de votre énergie. Et puis, même si on est très impliqué dans son travail, veut-on finir tous les soirs à 21h?
  • Gérer toutes les urgences dès l’arrivée au bureau, être obligé de zapper le déjeuner pour finir épuisé et en hypoglycémie vers 16 h. Où vous vous traînerez entre grignotage de paquets de biscuits et surfing sans but sur le net (selon la façon dont vous avez positionné votre écran par rapport à la porte d’entrée).

Etape 3: la solution, en rythme (et en couleur)

Je vous recommande de démarrer votre journée par les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées (une belle FBI pour vous convaincre). Si vous avez noté « en dur » sur votre agenda « Appeler Jean-Pierre du contrôle de gestion », ce n’est pas pour rien: c’est bien parce que c’est le BON jour pour appeler ce cher JP.  Faites un maximum de ces tâches-là avant d’aller regarder vos mails entrants (un article inspirant pour vous convaincre).

A présent, suivez le code couleur: en rose, pour ceux qui sont « du matin ». En bleu, pour ceux qui sont de l’après-midi ou du soir.

Après avoir travaillé le plus possible sur VOS priorités, comme indiqué ci-dessus, foncez sur cette messagerie que vous adorez et craignez en même temps. Démarrez maintenant les tâches à forte concentration/faciles.

Faites une courte/longue pause quand votre ventre commence à gargouiller.

Retournez travailler sur les tâches compliquées/faciles.

Déjeuner: personne ne zappe, même si on déjeune en solo.

Continuez le plus possible sur les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées, si vous n’avez pas tout coché ce matin. De préférence, placez maintenant les tâches faciles/tâches à forte concentration.

Retournez sur votre messagerie.

Faites une longue pause si vous sentez que votre concentration commence à s’effilocher. Si nécessaire, faites une courte pause.

Continuez à travailler comme vous le sentez jusqu’à la fin de votre journée de travail.

Puis, quittez votre travail et maintenant, zumba, et en rythme, s’il vous plaît!

 

 

 

 

 

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7 astuces pour faire le tri dans ses placards et choisir sa méthode pour ranger sa penderie

Sur le web, ce lundi:

Un article de Gaël Le Bellego sur le site de Biba. Une petite révision ne nuit pas en cette fin janvier, pas vrai?

Un article drôlement bien fait qui compare les différentes méthodes possibles pour ranger sa penderie, et ce de façon très détaillée et complète.

 

Pour aller plus loin, si vous débutez dans la lecture de ce blog et que le rangement vous interpelle:

 

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Allez, c’est ta dernière chance avant la sortie

Je manifeste parfois mon indulgence d’une façon étrange. J’ai tendance à vouloir donner une dernière chance aux choses avant de cesser notre relation, si je peux dire.

Dans ma penderie

Ainsi, comme beaucoup de femmes, j’ai plus de vêtements qu’il n’est absolument nécessaire (parce que ça compte, la variété, non?). Mais, à côté de ça, je déteste posséder des habits que je ne porte pas.

En effet, quel serait l’intérêt à garder des tenues non utilisées?

  • Occuper de la place sur une tringle?
  • Me flageller parce que cette robe m’a coûté cher?
  • M’entraîner au pliage à la japonaise?
  • Me donner une (illusoire) sensation d’abondance?
  • Représenter (sans pour autant me permettre de la vivre) ma vie rêvée?

Par conséquent, j’ai un coin de ma penderie qui est réservé aux « Dernière chance avant la sortie ». J’y dépose les vêtements que je n’ai pas portés depuis longtemps et m’oblige à trouver une façon de les utiliser.

Si, au bout de quelque temps (c’est variable, je ne suis pas pour les contraintes excessives, tout de même), je n’ai pas réussi à les combiner, les retoucher moi-même, bref, ils n’ont pas saisi cette dernière chance, tant pis. Ils sortent de chez moi (Ebay ou Relais, dans mon cas). Bien entendu, je suis de bonne foi: si je parviens à trouver un usage à ces vêtements, je me réjouis de les faire revenir avec leurs congénères portés.

Sur ma table de nuit

J’agis de même pour les livres. Les accumuler, comme ça, sans même y toucher, me semble du gâchis (et, en tout cas, de l’encombrement poussiéreux).

J’ai donc un tas des « A lire, sinon… ». Sinon, je vous rassure, rien de grave.

Simplement, je me rappelle qu’il s’agit là de leur dernière chance d’être lus et que si je la laisse passer, ça peut signifier qu’ils n’étaient peut-être pas si importants que ça, finalement. Alors, je les aiderai à partir (délicat euphémisme pour désigner un recyclage).

Ce tas me sert aussi à me discipliner: pas de nouveau livre tant que je n’ai pas donné d’abord leur chance à ceux qui sont empilés.

Ailleurs aussi?

Il me semble qu’on peut faire de même avec les livres de recette par exemple, les équipements de cuisine, le matériel de travaux manuels…

Qu’en pensez-vous, chers lecteurs? Utilisez-vous aussi une technique de ce genre pour maximiser vos possessions ou freiner vos acquisitions?

 

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Pourquoi nos listes de tâches n’avancent-elles pas à la même vitesse?

Aurélie me faisait remarquer que ses listes de tâches au travail avancent (descendent? se font cocher?) plutôt vite et bien mais qu’il n’en va pas de même pour sa liste de tâches à faire à la maison. Mais pourquoi diable? Comment se fait-ce?

Plusieurs pistes possibles:

De l’art de s’accommoder des contraintes

En général, au travail, on évolue avec davantage de contraintes: date-limite, réunion, demande des clients, impératifs provenant d’autres services… Du coup, nous sommes en quelque sorte obligés d’avancer, de faire les choses. Ce qui maintient un rythme soutenu et régulier de « tiens, et encore une tâche cochée, YES! ». En revanche, moins de contraintes dans la vie privée = moins de tâches cochées. Après tout, qui va venir vous tirer les oreilles si vous n’êtes pas allée courir mardi soir ou si la serpillère n’est pas passée dimanche? Personne, j’espère.

Je trouve donc tout à fait normal que la liste « travail » soit cochée avec plus de diligence que la liste « maison ».

De cette manie qu’on a d’avoir les yeux plus gros que le ventre

Il se peut que, pleine de bonnes intentions (ah là là, vous aussi?), vous soyez un poil trop ambitieuse.

Autrement dit, vous notez plein de choses sur votre cahier, en étant persuadée que le simple fait de les écrire va les rendre plus probables. Bien sûr, puisque c’est écrit, c’est censé être motivant, non?

Eh non. Il faut un ingrédient supplémentaire, plus subtil: la notion d’engagement.

C’est-à-dire qu’au moment d’écrire une tâche, il faut être convaincu qu’elle est importante, qu’elle mérite d’être faite. Tiens, par exemple: jamais au grand jamais je ne noterais « perdre 3 kilos » sur ma liste. D’abord, c’est vrai que ce n’est pas tout à fait une « tâche ». C’est plus une intention. Et un peu vague en plus. Et à laquelle je ne crois guère, tout bien pesé (c’est le cas de le dire), vu qu’en plus, on approche des fêtes.

Donc, faites maigrir (mais qu’est-ce que j’ai avec ça, moi?) votre liste. N’y notez que des tâches sur lesquelles vous vous engagez vraiment.

De la technique des petits pois pas

Peut-être aussi, pour aller vite, notez-vous des tâches trop « dodues » (allez, encore un petit truc comme ça et j’arrête les métaphores nourricières). J’entends par là que « Acheter les cadeaux de Noël » ressemble à une tâche, c’est vrai. Mais pour pouvoir la réaliser, encore faut-il savoir ce qu’on va acheter. Et du coup, « Acheter les cadeaux de Noël » met du temps à être cochée. Parce qu’en réalité votre tâche devrait plutôt être « Appeler Pascale pour lui demander ce qui ferait plaisir à Bastien ».

Décortiquez, chers lecteurs (tiens, comme le homard ou les crevettes. Ok, je sors).

A propos de décortiquage, vous aimerez sans doute lire cet article sur les to-do lists vraiment utiles. Et celui-ci devrait vous aider également: on y parle de l’intérêt de décloisonner vie privée et vie pro.

 

 

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Question des lecteurs: étudiant, dois-je rechercher la méthode d’organisation parfaite?

Pedro me dit:

« Bonjour Laurence Einfalt, (vous pouvez m’appeler Laurence, vous savez)
Je suis étudiant en sciences sociales. Depuis tout jeune, je suis incapable de m’organiser. Le travail se faisait sur les derniers jours. Ma tête enregistre ce qu’il faut faire et les dates avec. Cependant, j’ai toujours tout rendu dans les temps. Ces dernières années, j’ai tenté de me renseigner sur des méthodes d’organisation diverses. J’ai essayé l’agenda, la gestion par priorité dans le but de finir mes travaux à l’avance et ne pas avoir à finir les choses la veille car c’est fatiguant. Pendant deux mois, j’ai tout noté sur l’agenda, les tâches que je devais faire. Malheureusement, tout dépasse et les imprévus viennent sans cesse. Au final, j’ai passé beaucoup de temps à réorganiser l’emploi du temps et je le ressens comme du temps perdu. Par conséquent, j’ai arrêté et repris les vieilles habitudes. Je ne procrastine pas véritablement puisque je travaille tous les jours mais mon travail est lent puisque je m’arrête régulièrement pour réfléchir, regarder autre chose, etc. C’est chaud. J’ai tenté les conseils auprès de collègues psychologues (on me parle de mettre en place des habitudes). La question que je me pose : avec tous ces conseils pour être plus productif, ne serais-je pas en train de trop me tourner la tête à la recherche d’une méthode parfaite et me convenant ? »

 

Pedro, je dois d’abord vous féliciter. En effet, il n’y a pas tant d’étudiants qui se posent des questions sur leur organisation. On en rencontre plus souvent qui flirtent avec la procrastination… sans jamais souhaiter y remédier.

Votre question appelle deux suggestions de ma part, l’une sur vos outils, l’autre sur votre comportement.

En ce qui concerne les outils, afin de pouvoir tenir compte des imprévus, et donc rester souple dans votre emploi du temps, il vous faut (en plus de votre agenda), soit la fonction Notes de votre téléphone portable, soit un cahier: vous y noterez toutes les tâches à faire dès que possible.

Exemples: réfléchir à un plan, étoffer une bibliographie, lire le chapitre 1 de tel livre etc…

Conservez votre agenda pour tout ce qui comporte une date-limite.

 

En ce qui concerne votre comportement, vous avez remarqué que vous avez tendance à rêver, à être distrait etc. Rien de grave, puisque c’est le propre des personnes créatives.

En revanche, je vous propose d’observer à quel moment de la journée et où votre distraction se manifeste le plus. Je ne serais pas surprise que vous découvriez des « patterns » riches d’enseignement: fatigue/faim-soif/bruit/trop de notifications… Si c’est le cas, veillez à supprimer la cause de ces micro interruptions et je parie que votre concentration s’en trouvera renforcée.

Vous pouvez également utiliser la méthode Pomodoro pour conserver votre concentration.

Enfin, pour répondre à votre dernière question: il est possible que vous soyez perfectionniste et que vous pensiez qu’il existe UNE méthode idéale pour réussir vos études. En réalité, on s’organise au mieux avec les outils les plus simples et en approfondissant sa connaissance de soi.

Pour aller plus loin:

Pour tous les étudiants, sachez que Stéphanie, ma co-auteure et moi, avons consacré un chapitre complet sur la question de votre organisation dans « Apprendre à s’organiser, c’est facile« .

 

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