Archives de Catégorie: Se former à l’organisation personnelle

Aujourd’hui, parlons rythme, si vous voulez bien. Et voilà, c’est reparti, vous dites-vous à mi-voix. Qu’est-ce qu’elle a encore été chercher, la dame du blog, pour nous amener une de ses idées saugrenues? On va danser, maintenant? Non, chers lecteurs (encore que, si on en croit La Fontaine,…).

En fait, je vous propose de scruter de près votre niveau d’énergie dans une journée. Avec quel rythme vous vous mettez en route le matin, démarrez l’après-midi ou encore pétillez le soir.

Etre organisé (je rappelle que c’est tout de même un peu l’objectif de ce blog et non pas réviser vos fables ou apprendre à jouer à saute-mouton), c’est atteindre ses objectifs avec un minimum d’efforts. S’organiser, c’est, par conséquent

• être capable de profiter de son énergie pour attaquer en pleine forme ce qui nous demande un effort. Car il ne sert à rien de « se mettre des coups de pied aux fesses » pour faire une tâche alors qu’on est tout simplement épuisé.
• réserver exprès les tâches peu gourmandes en capacité mentale pour nos heures creuses. Ainsi, même un peu « mou du genou », on arrive tout de même à faire des choses.

C’est ce qu’on appelle optimiser son temps, tout simplement.

Etape 1: repérer son rythme quotidien naturel

Suis-je « du matin » ou « du soir »?

Quand je demande à mes étudiants s’ils pensent être « du matin » ou « du soir », à 95% ils me répondent comme une évidence: du soir! Oui, je sais, jeunes gens fougueux, vous préférez commencer votre journée à 14h, à cause des fêtes bien arrosées, des web séries que vous suivez et des jeux videos.

Je devrais plutôt poser la question ainsi: si vous devez vous concentrer vite et bien, à quel moment cela est-il le plus facile pour vous?

La réponse vous donne le moment de la journée le plus favorable pour attaquer les tâches compliquées, celles qui vous demandent beaucoup d’énergie.

Pour certains, ce sera des tâches de vérification précise (tableaux de données, pointages); pour d’autres, des tâches de réflexion (réfléchir à une définition de poste, préparer les grandes lignes d’une présentation); pour d’autres enfin, des tâches à contenu émotionnel (appeler un client difficile, recadrer quelqu’un…).

On en déduit que les autres moments de la journée devront être destinés à d’autres types de tâches. Par exemple: faire ses notes de frais, chercher de l’information sur son CPF (comment? Vous ne savez pas que vous possédez un Compte Personnel de Formation?), ranger un peu son bureau, lire la dernière newsletter de l’entreprise, passer ses appels personnels (seulement les indispensables, OK?)…

Etape 2: repérer ses erreurs

Vous êtes peut-être victime, bien malgré vous, de ces deux erreurs:

• Attendre que tout le monde soit parti pour vous mettre aux travaux de réflexion. Certes, vous êtes au calme, mais certainement pas au mieux de votre énergie. Et puis, même si on est très impliqué dans son travail, veut-on finir tous les soirs à 21h?
• Gérer toutes les urgences dès l’arrivée au bureau, être obligé de zapper le déjeuner pour finir épuisé et en hypoglycémie vers 16 h. Où vous vous traînerez entre grignotage de paquets de biscuits et surfing sans but sur le net (selon la façon dont vous avez positionné votre écran par rapport à la porte d’entrée).

Etape 3: la solution, en rythme (et en couleur)

Je vous recommande de démarrer votre journée par les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées (une belle FBI pour vous convaincre). Si vous avez noté « en dur » sur votre agenda « Appeler Jean-Pierre du contrôle de gestion », ce n’est pas pour rien: c’est bien parce que c’est le BON jour pour appeler ce cher JP.  Faites un maximum de ces tâches-là avant d’aller regarder vos mails entrants (un article inspirant pour vous convaincre).

A présent, suivez le code couleur: en rose, pour ceux qui sont « du matin ». En bleu, pour ceux qui sont de l’après-midi ou du soir.

Après avoir travaillé le plus possible sur VOS priorités, comme indiqué ci-dessus, foncez sur cette messagerie que vous adorez et craignez en même temps. Démarrez maintenant les tâches à forte concentration/faciles.

Faites une courte/longue pause quand votre ventre commence à gargouiller.

Retournez travailler sur les tâches compliquées/faciles.

Déjeuner: personne ne zappe, même si on déjeune en solo.

Continuez le plus possible sur les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées, si vous n’avez pas tout coché ce matin. De préférence, placez maintenant les tâches faciles/tâches à forte concentration.

Retournez sur votre messagerie.

Faites une longue pause si vous sentez que votre concentration commence à s’effilocher. Si nécessaire, faites une courte pause.

Continuez à travailler comme vous le sentez jusqu’à la fin de votre journée de travail.

Puis, quittez votre travail et maintenant, zumba, et en rythme, s’il vous plaît!