Que faire quand on est noyé sous les urgences et les priorités?
Chez Promologis, par exemple, les salariés ont de nombreux engagements à respecter mais sont aussi très attentifs au facteur humain.
Ils souhaitent avancer sur leur travail tout en restant disponibles.
A quoi ressemble l’une de leur journée de travail?
- Une messagerie Outlook pleine à craquer,
- des urgences à traiter,
- de nombreux intervenants internes et externes,
- des demandes provenant de locataires,
- des réunions avec des élus…
bref, un quotidien stimulant certes, mais aussi parfois source de stress.
Que peut-on faire?
Le service RH a fait appel à moi* pour fournir aux salariés une méthode d’organisation qu’ils pourraient s’approprier et qui conviendrait aux différents métiers de l’entreprise.
Je forme donc, en ce moment, les salariés de Promologis à ma méthode de Priorisation Agile.
Un peu plus qu’une formation standard
D’abord, chacun peut l’adapter à ses habitudes de travail.
Mais en plus, ils bénéficient également d’un module « bonus »: Comment ne plus procrastiner.
En effet, posséder une solide méthode d’organisation, c’est bien. Ne pas s’auto-saboter, c’est encore mieux, n’est-ce pas?
Quand une formation sert tout de suite
Voici ce qu’en dit le dernier groupe avec lequel j’ai eu le plaisir de travailler:
| ✅ Contenu de la formation très intéressant. Laurence captive l’attention et devient un accélérateur pour la mise en pratique des méthodes. Excellente formation. Merci Laurence. |
| ✅ Formation très enrichissante aussi bien pour le côté professionnel que personnel. Outils qui me permettront de (…) moins avoir le nez sur la messagerie. Formatrice très intéressante et qui permet de nous faire relativiser sur des choses sur lesquelles on peut se mettre la pression. |
| ✅ Formation très claire – De bons échanges – Avec possibilité de mise en application immédiate – Très enrichisssant. |
* via Formanova
Photo par Luis Villasmil via Unsplash
Nous avons découvert (ou renforcé) un certain nombre de bonnes pratiques, lors du confinement dû au coronavirus. J’en ai identifié 8.
Vous recevez 150 mails par jour. Vous êtes perpétuellement en réunion. Votre boîte de réception contient 2392 mails semi-traités (ou oubliés). Pas le temps de rappeler vos interlocuteurs sauf urgence. Des informations en pagaille, qu’il faudrait lire, comprendre, intégrer. Des outils de communication dans tous les sens: réseau social d’entreprise, intranet, groupes de travail, visio conférence, chat….
Il est toujours intéressant de comparer les méthodes de recrutement de plusieurs pays et le contenu des annonces. Adzuna a réalisé une étude sur les soft skills (les talents non mesurables mais indispensables aux salariés pour évoluer paisiblement et efficacement en entreprise).
S'organiser c'est facile 
Il faut que je me bloque du temps pour …
C’est ce que l’on me répond souvent, en formation, lorsque je demande « si vous deviez vous y mettre là, maintenant, à ce projet, que feriez-vous? » Or, si cela semble logique, « se bloquer du temps pour faire… » est peut-être une erreur.
Je vais tenter de vous en convaincre.
Si vous considérez vos journées comme une succession de « blocs de temps » à remplir, cela signifie que:
1– Vous croyez que votre niveau d’énergie est constant et que vous pourrez caser cette tâche, n’importe quand dans les trous que vous laissent les périodes contraintes (réunions, rendez-vous…).
Or, c’est faux. Si vous êtes « du matin », vous arrivez à vous concentrer vite et bien… le matin. Et, évidemment, c’est le contraire pour les personnes de « l’après-midi/soir ».
Autrement dit, se bloquer du temps l’après-midi pour un travail de réflexion, par exemple, est une mauvaise idée si vous êtes « du matin »: vous traînerez à vous y mettre, vous y passerez plus de temps, le résultat risque d’être moins bon.
2– Vous croyez que rien ni personne ne viendra vous déranger pendant ce créneau bien bloqué. Même pas vous-même. Ah bon?
Nous nous sommes tous faits avoir, au moins une fois, lorsque nos savantes planifications ont volé en éclat à cause d’un client, d’un collègue, d’un manager, d’un enfant… voire de notre propre cerveau récalcitrant. Procrastination, vous dites?
3– Vous croyez que tout devrait être planifié, même les tâches de loisir. Permettez-moi, à ce sujet, de vous raconter l’histoire des cookies de l’Ohio.
Selin Malkoc, professeur de marketing au Fisher College of Business de l’université de l’Ohio l’a mise au point.
Elle installe un stand sur le campus et distribue des bons aux étudiants leur offrant un cookie gratuit.
Aux uns, elle donne un créneau horaire large pour aller récupérer le cookie (entre 18h00 et 20h00) et à d’autres, elle explique que, pour des raisons évidentes de fabrication et de livraison, il faut qu’ils indiquent une heure précise à laquelle ils pensent aller chercher leur cookie.
Puis on leur fait passer un questionnaire évaluant, entre autres, leur satisfaction. Si les étudiants qui ont indiqué une heure précise ont montré une plus grande probabilité de venir, ceux qui n’avaient pas de contrainte de temps auto-imposée ont répondu avoir éprouvé 18% de plaisir en plus à la dégustation de leur cookie.
Qu’en penser, me direz-vous (en dehors du fait que les étudiants restent une matière première dont on ne saurait se passer pour les études psychologiques)?
Eh bien, que la planification des activités de loisirs les prive de leur charme: la spontanéité, par exemple.
Sur le même thème, la recherche montre que planifier de façon excessive notre temps nous donne l’impression… que nous en avons moins! Ce sera le sujet d’un prochain article.
Photo Aron Visuals via Unsplash
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Tagué hyperorganisation, hyperplanification, surplanification