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Comment gérer mes mails?

Vous en recevez, des mails, pas vrai?  Et de plus en plus, comme nous tous. Heureux les privilégiés que le chat professionnel n’a pas encore envahi!

Si vous laissez tous vos mails dans votre boîte de réception, voici ce qu’il se passe:

  • vous les parcourez
  • vous les laissez là en attendant de vous en occuper
  • vous les repassez en « non lu » pour vous faire penser qu’il y a une action à faire
  • il se peut que vous leur mettiez un drapeau/une couleur/une priorité
  • vous continuez à parcourir vos mails au fur et à mesure qu’ils arrivent
  • vous avez tendance à ne traiter que ceux qui prennent moins de 5 minutes (les autres « traînent »)
  • vous continuez à accumulez mails lus (mais rien n’est encore fait) et mails « inconnus » qui viennent d’arriver, ce qui vous oblige à  relire les connus (« ah oui, c’est vrai, il fallait que je … »)
  • sans arrêt, vous tentez de réattribuer une priorité aux mails déjà lus, à la lumière des nouveaux entrants
  • mais comme il n’y a pas que les mails qui soient sources de « choses à faire », ça se complique!
  • vous croulez sous l’overdose de mails et votre messagerie ralentit, ralentit…

Epuisant. C’est normal, vous les lisez deux fois, y pensez deux fois, tentez de décider deux fois.

Ce n’est pas une fatalité. Voici une technique qui a fait ses preuves:

  • consultez votre messagerie quand vous le décidez (bye bye, l’alarme)
  • attrapez votre cahier (ou gestionnaire de tâches)  pour être prêt à noter les actions à faire
  • pour chaque mail, l’un après l’autre, sans tricher, sans trier, décidez ce qu’il y a à faire (action en vue)
  • si l’action prend moins de deux minutes, répondez de suite puis classez ou jetez le mail
  • si elle prend plus de temps ou qu’il vous manque des informations ou encore que vous ne voulez pas vous en occuper de suite, notez l’action à faire sur votre cahier (ou gestionnaire de tâches)
  • glissez le mail dans un répertoire Action, que vous avez créé (ainsi, le message sort de votre inbox)
  • s’il n’y a pas d’action à faire, classez ou jetez directement le mail
  • passez au mail suivant
  • tous les mails donnant lieu à action sont maintenant sortis de votre boîte de réception (les autres aussi, remarquez)
  • à la fin de votre consultation, il vous reste simplement une liste d’actions à faire
  • vous les avez toutes sous les yeux (sur votre cahier ou gestionnaire de tâches)
  • là, enfin, vous pouvez « gérer » votre temps et vos actions.

Question: Et qu’est-ce que je fais des vieux mails qui sont là depuis des mois?  Il faudra que je dégage du temps pour faire le ménage (soupir).

Réponse: Patience, petit scarabée (oui, j’ose, je vous connais depuis longtemps, maintenant).Vous allez voir qu’on peut faire plus simple qu’un grand ménage et que cela vous prendra 2 minutes, pas plus.

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Pavlov, ses chiens et la messagerie

Plus vous vérifiez souvent votre boîte de réception, plus vous envoyez de mails.
En effet, impossible de résister à la réponse rapide, à la validation « je le fais vite, comme ça je serai débarrassé », à la tentation de l’ultra-réactivité.

Or, plus vous envoyez de mails, plus vous en recevez.

Le gars de génie qui s’est amusé à compter ça mérite sa statue au Panthéon des organisateurs professionnels (mais c’est juste un « nerd » américain avec beaucoup d’humour). Il a compté un ratio de 1,75 à 2 mails reçus pour chaque mail envoyé. J’avoue que je n’ai pas corroboré ses chiffres par une étude sur échantillon représentatif. Mais mon expérience personnelle et les témoignages de personnes que je forme me font penser qu’il a raison.
Plus vous répondez à vos messages et plus vous le faites vite, plus le volume de mails s’accroît. Tout simplement parce que l’on bascule alors de la messagerie ordinaire à la messagerie instantanée, le chat.

Lorsque je conseille aux participants de mes formations de consulter leur messagerie 2 à 4 fois par demi-journée, à leur initiative, ils me disent parfois que c’est impossible. Que « tout le monde » s’attend à ce qu’ils répondent immédiatement. Il me faut alors leur rappeler que :

  • vous devez travailler selon votre propre emploi du temps (vous avez des objectifs à atteindre dans une année de travail).
  • Si vous-même ne respectez pas cet emploi du temps, quelqu’un d’autre décidera de votre temps.
  • Cette personne, qui que ce soit, contrôlera alors entièrement votre travail.
  • Enfin, nul ne souhaite être assimilé à l’un des chiens du physiologiste Pavlov, conditionné aux alertes de messagerie comme ces malheureuses bêtes le devenaient au son d’une clochette.

Si vous souhaitez vous concentrer sur votre travail et surtout le faire tenir pendant des heures raisonnables ( donc, pas le week-end) vérifiez votre messagerie quand vous le décidez. Pas quand on vous siffle.

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