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Gérer facilement les papiers au bureau (2/2)

Cet article est la suite de celui-ci.

Une manipulation = une place

Si on ne doit manipuler chaque document qu’une seule fois, il nous faut donc assigner une place à chaque document qu’on décide de garder.

D’où l’importance du système de classement sur votre bureau.

Matériel: chemises cartonnées et corbeilles

1. Corbeille “Action”

Cela concerne les documents qui nécessitent une action de plus de deux minutes.

Technique:

  • vous notez l’action sur votre liste d’actions (on y reviendra).
  • puis vous placez le papier dans la corbeille Action jusqu’à ce que vous soyez prêt à vous en occuper

2. Chemises “Projet”

Elles sont destinées aux projets qui se déroulent en plusieurs étapes, sur lesquels vous travaillez en ce moment. Tout papier  qui se rapporte au projet X (et qui ne nécessite pas d’action de votre part) est placé dans la chemise baptisée Projet X. Vous aurez vraisemblablement plusieurs chemises de ce genre sur votre bureau.
Vous remarquerez que ça simplifie la tâche de vos collègues en votre absence qui passeront moins de temps à chercher sur votre bureau les documents du dossier X .

3. Chemise ou corbeille “ à lire” (aucune urgence)

Elle peut contenir des articles, des journaux professionnels, des études …

Note 1: Essayez de ne pas garder la revue professionnelle en entier, mais de découper seulement le ou les articles qui vous intéressent. Ca prend moins de place à stocker et c’est plus léger à transporter.
Note 2: Un article complet  « Comment arriver à lire tout ça? » est prévu juste après celui-ci.

J’ai déjà parlé à plusieurs reprises (ici par exemple) de la liste des choses à faire.

C’est le point le plus important de l’organisation.
Pour rester en phase avec nos priorités, on a besoin d’un outil  qui

  • nous empêche de nous disperser
  • nous permet de constater l’avancement de notre travail
  • nous rappelle ce qu’on doit faire au bon moment.

C’est la liste de vos actions. Appelons-la CAHIER, mais il est bien entendu qu’il peut s’agir  d’un smartphone, de votre gestionnaire de tâches Outlook, ce qui vous convient à vous. Pas de feuilles volantes, toutefois, ni de Post-it ®.

Le CAHIER

Sur cette liste d’actions, on ne note, comme son nom l’indique que des tâches à faire, celles qui n’ont pas de date-limite.

Les gribouillis de réunion ou de conversation téléphonique doivent être effectués sur un autre support (ou dans une partie à part de votre cahier).

Tout comme vos idées géniales. Si elles ne sont pas encore au stade de “tâche à faire”, vous devriez les noter ailleurs.

Chaque item est bien séparé des autres.


Repérer les urgences

Un simple coup de surligneur devant la tâche à faire suffit amplement pour vous signaler “c’est une urgence ».
Quelque chose qui était « juste à faire » ce matin peut devenir une urgence dans l’après-midi. Selon les métiers, les urgences bougent beaucoup dans une journée.

Toute tâche effectuée est cochée. Ca permet de mesurer l’avancement et ça donne du courage.
Attention
, cochée ne signifie pas rayée. Si vous rayez toutes les tâches au fur et à mesure de leur exécution, votre liste devient illisible, peu confortable à l’oeil et pour tout dire … de moins en moins engageante.

La tâche à faire doit être précise et aussi unitaire que possible. Exemple : vous prévoyez un déplacement.

Je ne noterais pas “préparer déplacement”, simplement, car c’est trop vague.

Ma liste ressemblerait plutôt à ça :

    • prévenir Smith de ma venue
    • demander à Fred de me réserver le même hôtel que la dernière fois
    • emporter le dossier Projet

et pourquoi pas également :

  • passer chez le teinturier!

Chaque soir, revoyez ce que vous avez fait dans la journée et remettez à jour les priorités pour le lendemain.

Comme ça, vous savez donc par quoi commencer en arrivant le matin.

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