mercredi 11 mai 2022, de 12h45 à 13h45
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Les FBI de l’organisation: le crayon à papier
Oh non, qu’est-ce qu’elle trouve encore à redire, la dame du blog, à ces innocents crayons à papier? C’est tout de même bien pratique: on écrit sur l’étiquette et puis on efface après, si on veut. C’est économique, en somme.
Vous voulez savoir combien de pochettes cartonnées, dos de classeurs, étiquettes de dossiers suspendus, corbeilles, range-revues, trieurs devenus illisibles au fil du temps j’ai rencontré dans ma carrière? Combien de « qu’est-ce que j’ai mis dedans, déjà? » j’ai affronté, impuissante?
Eh bien moi, je n’en peux plus, voyez-vous.
J’en appelle à votre bon sens (et à votre vue qui baisse, si ça se trouve): bannissez donc de vos gestes de classement le crayon à papier. Promettez-moi que vous n’écrirez plus jamais d’étiquette au crayon.
Ce que je recommande plutôt est ici. Et là.
Lorsque je me prends pour une prédicatrice, ça donne ça, aussi.
Classer ses papiers en 6 principes et 5 questions
On respire un bon coup. C’est parti pour le classement des papiers!
D’abord, précisons le contexte. Si je parle de classer les papiers, c’est que j’ai déjà fait ce qu’il y avait à faire avec eux. Par exemple: lire, pointer, vérifier, montrer à mon conjoint…
Je suis alors placée devant une pile de papiers à mettre « dans les bonnes cases » pour pouvoir les retrouver quand j’en aurai besoin.
Les principes
- Quand je garde un papier, je sais pourquoi je le garde. Ce n’est pas une solution par défaut, parce que je n’aurais pas osé le jeter ou parce que je n’aurais pas encore décidé quoi en faire
- Chaque papier a un emplacement possible et un seul (ça fait peur, quand c’est dit comme ça, non? Restez avec moi, c’est plus simple qu’il n’y paraît)
- Pas de rubrique « divers », « je ne sais pas », « autres », « je verrai plus tard (sans savoir quand arrivera ce « plus tard »)
- Chaque chemise cartonnée doit avoir un nom. Je ne me fie pas uniquement à sa couleur.
- Le nom de la chemise correspond exactement à ce qu’elle contient. Je n’hésite pas à bien préciser le titre. On n’est pas limité en nombre de caractères.
- Si j’ai suffisamment de chemises d’une même catégorie, je les place dans un porte-revue avec une étiquette (vous dormez avec votre étiqueteuse depuis que vous avez trouvé ce blog, je le sais) qui reprend le titre des chemises.
Exemples de catégories
Les catégories de documents respectent votre logique. Il faudra vous mettre d’accord avec la personne qui partage votre vie pour que chacun puisse classer et retrouver les documents de façon autonome. Ca pourrait donner quelque chose comme ça:
Porte-revue HABITATION
A l’intérieur, des chemises cartonnées portant le nom des catégories ci-dessous:
- énergie
- eau
- électricité
- propriété ou location (contrat et quittances)
- entretien (ramonage, copropriété, jardin, chaudière…)
- etc (selon votre foyer)
Porte-revue PERSONNES DU FOYER
Prendre une chemise cartonnée par personne et y placer les sous-chemises (souples) suivantes, selon l’âge et l’activité des membres de la famille:
- identité (copie des papiers d’identité)
- santé (carnet de santé, ordonnances en cours, …)
- scolaire/travail (bulletins de notes de l’année en cours, contrat de travail et bulletins de salaire de l’année en cours)
- cantine
- transport
- activités/hobbies (cartes d’abonnement, adhésions de club,…)
- etc
Chemise TRANSPORTS (pas assez de sous-catégories pour créer un porte-revue)
- une sous-chemise Véhicule (propriété, entretien)
- une sous-chemise Abonnement transports, ….
A vous de créer les autres rubriques en fonction de votre vie.
Voici les questions les plus fréquentes au sujet du classement:
Q1: Je ne suis pas sûre que mon classement soit le meilleur.
Exemple: l’assurance voiture doit-elle être dans le dossier « transport » ou dans le dossier « assurance »?
Cela dépend de votre logique et de votre situation. Imaginons que tous vos contrats d’assurance soient chez la même compagnie (habitation/responsabilité civile, véhicule,…). Vous avez tout intérêt à créer une chemise Assurance et placer les quittances et échanges de courrier dans cette chemise. En revanche, si vous avez des contrats avec de multiples compagnies, classez
- ce qui concerne l’assurance de votre véhicule dans votre chemise « transport »,
- ce qui concerne l’assurance de votre maison dans le porte-revue « maison » etc.
Q2: Je n’ai pas de souci avec les documents administratifs. Ce sont les papiers « affectifs » que je ne sais pas où mettre. Ni retrouver, d’ailleurs.
Vous avez juste à vous poser la question « à quelle occasion en aurai-je besoin? ». Prenons les dessins de Petit Dernier. Faut-il faire une chemise « dessins de Petit Dernier » et tout mettre dedans? Pas forcément. Vous pouvez
- ouvrir une chemise « dessins de Petit Dernier pour moi ». Vous y mettrez ceux qu’il a créé spécialement pour vous, ceux qui vous émeuvent le plus. Vous pourrez vous y replonger, la larme à l’oeil, à volonté.
- ouvrir en plus une chemise « dessins de Petit Dernier pour lui ». Vous y mettrez le reste. Quand il quittera la maison, vous lui donnerez. C’est lui qui décidera s’il veut les conserver pour les montrer à ses futurs enfants. On peut faire la même chose pour les photos.
Q3: Que faire des documents qui m’inspirent, que je trouve beaux?
Là encore, une question toute simple « c’est pour faire quoi? » Pour vous servir de sources d’inspiration dans vos loisirs créatifs? Créez une chemise qui s’appelle comme ça: « Inspirations pour peinture ». Pour vous servir dans un projet particulier? Créez une chemise qui s’appelle « Idées de décoration de salle de bain ». L’objectif: chaque document doit appartenir à une chemise dont le titre lui correspond le mieux.
Q4: Que faire des documents qui pourraient m’aider dans l’élaboration de mes cours/projets/présentations?
D’abord être draconien(ne).
Pour garder un document de cette sorte, alors que l’on trouve de plus en plus d’informations à jour et originales sur internet, il faut être sûr(e) qu’il est exceptionnel. Si c’est bien le cas, tout va reposer sur votre capacité à inventer un titre explicite, qui vous parlera encore dans six mois ou un an.
Exemple de titre qui ne marche pas si vous êtes enseignant: « grammaire CE2 ». Exemple de titre plus utile « accord du participe passé – exercices simples ». Cette dernière chemise pouvant être dans un porte-revue « grammaire », d’ailleurs.
Q5: Comment faire lorsque je me retrouve avec des chemises contenant des sous-chemises, qui contiennent elles-mêmes des sous-sous-chemises, qui….? Au secours!
Avez-vous entendu parler de cet adage « le mieux est l’ennemi du bien? » On y est. Votre perfectionnisme a encore frappé. C’est bien simple, pour savoir si vous en avez fait un peu trop, comptez le nombre de gestes qu’il vous faut pour prendre ou ranger un document. Plus de 5 geste? C’est trop. Vous n’aurez pas le courage de maintenir une telle discipline. A mon avis, dans la vie quotidienne, trois niveaux de rangement suffisent largement.
Exemple:
- porte-revue Habitation (niveau 1)
- chemise Entretien (niveau 2)
- sous-chemise plus souple Entretien chaudière (niveau 3)
Ca ne m’étonnerait pas que vous ayez plein de questions au sujet de cette fichue paperasse. Lâchez-vous donc dans les commentaires ci-dessous. Si je n’ai pas la réponse, d’autres l’auront certainement.
MàJ le 19/02/16: des photos pour répondre aux questions de Ben:
Exemple de range-revue (les choisir solides et non en carton moche, type boîte d’archives):
Exemple de chemises cartonnées toutes simples:
6 conseils pour mieux classer vos documents
Six conseils tout simples, valables pour les papiers et sur votre ordinateur.
- au moment de nommer ou ranger un document, se demander si quelqu’un d’autre que moi pourrait s’y retrouver en mon absence (collègue, conjoint, chef ou assistante).
- ne pas créer de rubrique « divers » (ni laisser un document isolé hors du classement)
- se demander à quelle occasion j’aurai besoin de ce document (et non d’où il provient) et le placer en fonction de la réponse
- se rappeler qu’on n’est pas archiviste et que rien ne nous oblige à tout conserver en première intention… on peut aussi jeter
- ne pas faire des classements trop sophistiqués avec plus de 3 ou 4 niveaux de profondeur
- renommer documents, répertoires, pages web sauvegardées pour leur donner immédiatement un nom explicite
Etiquettes!
Je voudrais vous parler de mon amour immodéré des étiquettes proprettes.
Je vous accorde que la joie de l’étiquette nette et bien collée est un plaisir d’initiés. Il n’empêche que je recommande d’avoir une étiqueteuse, même basique, chez soi et au bureau.
Maniaque, vous trouvez?
S'organiser c'est facile 
Phobie administrative ou procrastination ordinaire?
Vraie ou fausse phobie
«La phobie administrative existe, mais elle est moins répandue que ce que l’on entend. De nombreuses personnes utilisent ce terme pour décrire un état ou une activité qui leur déplaît, or la phobie est quelque chose de particulier, avec des symptômes très forts, c’est une peur panique qui se déclenche soit lorsque l’on est en contact avec l’objet dont on a peur, soit quand on sait que l’on va devoir être en contact avec cet objet.» explique Charlotte Kayes, psychologue clinicienne, spécialisée dans le traitement des troubles anxieux à Julie Renson dans Libération du 17 mai 2022.
Il arrive qu’on renonce
L’article se poursuit: « Il n’existe cependant pas de données officielles sur les personnes atteintes de phobie administrative. Mais d’après une étude publiée en décembre par l’assureur Lovys et réalisée par l’institut de sondages YouGov, la gestion administrative serait source d’angoisse pour plus d’un tiers (37 %) des Français et près de 49 % des 18-34 ans. Des chiffres corroborés par l’Insee, selon lequel une personne sur trois déclare avoir renoncé au moins une fois à effectuer une démarche en ligne au cours de l’année 2021. Les raisons invoquées : «Délais d’attente, incompétence de l’interlocuteur, complexité de la procédure, manque de compétences numériques.» D’après l’institut, les personnes âgées et les plus défavorisées rencontrent davantage de difficultés à effectuer des démarches administratives, tout comme les jeunes moins expérimentés que leurs aînés. »
Mon expérience d’organisatrice professionnelle chez les particuliers
Je confirme: l’aversion pour « l’Administratif » (à prononcer avec une moue dégoûtée) est souvent cumulée avec de la peur. Peur de ne pas savoir s’y prendre ou peur de « perdre du temps », par exemple.
Mais le plus souvent, je rencontre des personnes ayant peur de perdre un document ou manquant tellement de confiance dans leur classement qu’elles finissent par dupliquer tout « au cas où », ce qui prend une place folle ou bien ne plus rien classer du tout. Ajoutez l’achat d’un scanner (ou l’usage du smartphone en guise de scanner) puis les environnements numériques dans le cloud et on est au summum de la panique et de l’agacement. La moindre recherche de documents devient alors digne des travaux de madame Desroches-Noblecourt. De quoi être découragé.e en effet.
Et chez les jeunes?
En ce qui concerne les jeunes, le problème vient également du vocabulaire employé par les différents organismes. Ainsi, comment deviner que la Sécu, la CPAM et la Caisse d’assurance maladie sont des synonymes? Comment repérer la différence entre ladite et une mutuelle? Pourquoi cette dernière est fournie par l’entreprise quand on est salarié.e et par… on ne sait qui quand on est auto entrepreneur? Et est-ce qu’un bailleur, c’est la même chose qu’un propriétaire et qu’une agence immobilière? Quid du syndic? Serait-ce une abréviation de syndicat (sic)? Que conserver? Comment classer des documents quand on a l’habitude de tout faire avec son smartphone?
Le classement, c’est pas sorcier
J’interviens souvent, chez les particuliers, pour les aider à mettre de l’ordre dans tous leurs documents, papiers et numériques. On crée ensemble un classement basé sur leur vie, facile à maintenir dans le temps, avec du matériel super simple et des techniques valables pour tous les documents. Pas besoin de scanner, ni de déchiqueter, ni de conserver des tas de documents ad vitam aeternam.
Si le classement est facile, l’aversion administrative diminue. Mais, hélas, je ne peux rien faire pour augmenter notre patience quand nous devons rester des heures en attente au téléphone avec des musiques suraigües en boucle (il y a des fans de Vivaldi, parmi vous, chers lecteurs?) ou des serveurs vocaux qui nous font miroiter l’accès à un humain pour nous raccrocher au nez au bout de 8 minutes.
Haut les coeurs, tout n’est pas perdu: vous trouverez des réponses dans cet article sur la méthode pour classer ses papiers sans se décourager.
« Ils » y arrivent, et pas vous? Découvrez pourquoi votre classement de documents ne fonctionne pas.
Dites-nous donc en commentaire comment ça se passe chez vous, l’Administratif.
Photos de Valentin Ciccarone et Sharon McCutcheon via Unsplash
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2 Commentaires
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