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Les FBI de l’organisation: le crayon à papier

Oh non, qu’est-ce qu’elle trouve encore à redire, la dame du blog, à ces innocents crayons à papier? C’est tout de même bien pratique: on écrit sur l’étiquette et puis on efface après, si on veut. C’est économique, en somme.

Vous voulez savoir combien de pochettes cartonnées, dos de classeurs, étiquettes de dossiers suspendus,  corbeilles, range-revues, trieurs devenus illisibles au fil du temps j’ai rencontré dans ma carrière? Combien de « qu’est-ce que j’ai mis dedans, déjà? » j’ai affronté, impuissante?

Eh bien moi, je n’en peux plus, voyez-vous.

J’en appelle à votre bon sens (et à votre vue qui baisse, si ça se trouve): bannissez donc de vos gestes de classement le crayon à papier. Promettez-moi que vous n’écrirez plus jamais d’étiquette au crayon.

Ce que je recommande plutôt est ici. Et .

Lorsque je me prends pour une prédicatrice, ça donne ça, aussi.

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Classé dans Comment s'organiser au travail, FBI (Fausses Bonnes Idées)

Classer ses papiers en 6 principes et 5 questions

On respire un bon coup. C’est parti pour le classement des papiers!

D’abord, précisons le contexte. Si je parle de classer les papiers, c’est que j’ai déjà fait ce qu’il y avait à faire avec eux. Par exemple: lire, pointer, vérifier, montrer à mon conjoint…

Je suis alors placée devant une pile de papiers à mettre « dans les bonnes cases » pour pouvoir les retrouver quand j’en aurai besoin.

Les principes

  • Quand je garde un papier, je sais pourquoi je le garde. Ce n’est pas une solution par défaut, parce que je n’aurais pas osé le jeter ou parce que je n’aurais pas encore décidé quoi en faire
  • Chaque papier a un emplacement possible et un seul (ça fait peur, quand c’est dit comme ça, non? Restez avec moi, c’est plus simple qu’il n’y paraît)
  • Pas de rubrique « divers », « je ne sais pas », « autres », « je verrai plus tard (sans savoir quand arrivera ce « plus tard »)
  • Chaque chemise cartonnée doit avoir un nom. Je ne me fie pas uniquement à sa couleur.
  • Le nom de la chemise correspond exactement à ce qu’elle contient. Je n’hésite pas à bien préciser le titre. On n’est pas limité en nombre de caractères.
  • Si j’ai suffisamment de chemises d’une même catégorie, je les place dans un porte-revue avec une étiquette (vous dormez avec votre étiqueteuse depuis que vous avez trouvé ce blog, je le sais) qui reprend le titre des chemises.

Exemples de catégories

Les catégories de documents respectent votre logique. Il faudra vous mettre d’accord avec la personne qui partage votre vie pour que chacun puisse classer et retrouver les documents de façon autonome. Ca pourrait donner quelque chose comme ça:

Porte-revue HABITATION

A l’intérieur, des chemises cartonnées portant le nom des catégories ci-dessous:

  • énergie
  • eau
  • électricité
  • propriété ou location (contrat et quittances)
  • entretien (ramonage, copropriété, jardin, chaudière…)
  • etc (selon votre foyer)

Porte-revue PERSONNES DU FOYER

Prendre une chemise cartonnée par personne et y placer les sous-chemises (souples) suivantes, selon l’âge et l’activité des membres de la famille:

  • identité (copie des papiers d’identité)
  • santé (carnet de santé, ordonnances en cours, …)
  • scolaire/travail (bulletins de notes de l’année en cours, contrat de travail et bulletins de salaire de l’année en cours)
  • cantine
  • transport
  • activités/hobbies (cartes d’abonnement, adhésions de club,…)
  • etc

Chemise TRANSPORTS (pas assez de sous-catégories pour créer un porte-revue)

  • une sous-chemise Véhicule (propriété, entretien)
  • une sous-chemise Abonnement transports, ….

A vous de créer les autres rubriques en fonction de votre vie.

Voici les questions les plus fréquentes au sujet du classement:

Q1: Je ne suis pas sûre que mon classement soit le meilleur.
Exemple: l’assurance voiture doit-elle être dans le dossier « transport » ou dans le dossier « assurance »?

Cela dépend de votre logique et de votre situation. Imaginons que tous vos contrats d’assurance soient chez la même compagnie (habitation/responsabilité civile, véhicule,…). Vous avez tout intérêt à créer une chemise Assurance et placer les quittances et échanges de courrier dans cette chemise. En revanche, si vous avez des contrats avec de multiples compagnies, classez

  • ce qui concerne l’assurance de votre véhicule dans votre chemise « transport »,
  • ce qui concerne l’assurance de votre maison dans le porte-revue « maison » etc.

Q2: Je n’ai pas de souci avec les documents administratifs. Ce sont les papiers « affectifs » que je ne sais pas où mettre. Ni retrouver, d’ailleurs.

Vous avez juste à vous poser la question « à quelle occasion en aurai-je besoin? ». Prenons les dessins de Petit Dernier. Faut-il faire une chemise « dessins de Petit Dernier » et tout mettre dedans? Pas forcément. Vous pouvez

  • ouvrir une chemise « dessins de Petit Dernier pour moi ». Vous y mettrez ceux qu’il a créé spécialement pour vous, ceux qui vous émeuvent le plus. Vous pourrez vous y replonger, la larme à l’oeil, à volonté.
  • ouvrir en plus une chemise « dessins de Petit Dernier pour lui ». Vous y mettrez le reste. Quand il quittera la maison, vous lui donnerez. C’est lui qui décidera s’il veut les conserver pour les montrer à ses futurs enfants. On peut faire la même chose pour les photos.

Q3: Que faire des documents qui m’inspirent, que je trouve beaux?

Là encore, une question toute simple « c’est pour faire quoi? »  Pour vous servir de sources d’inspiration dans vos loisirs créatifs? Créez une chemise qui s’appelle comme ça: « Inspirations pour peinture ». Pour vous servir dans un projet particulier? Créez une chemise qui s’appelle « Idées de décoration de salle de bain ».  L’objectif: chaque document doit appartenir à une chemise dont le titre lui correspond le mieux.

Q4: Que faire des documents qui pourraient m’aider dans l’élaboration de mes cours/projets/présentations?

D’abord être draconien(ne).

Pour garder un document de cette sorte, alors que l’on trouve de plus en plus d’informations à jour et originales sur internet, il faut être sûr(e) qu’il est exceptionnel. Si c’est bien le cas, tout va reposer sur votre capacité à inventer un titre explicite, qui vous parlera encore dans six mois ou un an.

Exemple de titre qui ne marche pas si vous êtes enseignant: « grammaire CE2 ». Exemple de titre plus utile « accord du participe passé – exercices simples ». Cette dernière chemise pouvant être dans un porte-revue « grammaire », d’ailleurs.

Q5: Comment faire lorsque je me retrouve avec des chemises contenant des sous-chemises, qui contiennent elles-mêmes des sous-sous-chemises, qui….? Au secours!

Avez-vous entendu parler de cet adage « le mieux est l’ennemi du bien? » On y est.  Votre perfectionnisme a encore frappé. C’est bien simple, pour savoir si vous en avez fait un peu trop, comptez le nombre de gestes qu’il vous faut pour prendre ou ranger un document. Plus de 5 geste? C’est trop. Vous n’aurez pas le courage de maintenir une telle discipline. A mon avis, dans la vie quotidienne, trois niveaux de rangement suffisent largement.

Exemple:

  • porte-revue Habitation (niveau 1)
  • chemise Entretien (niveau 2)
  • sous-chemise plus souple Entretien chaudière (niveau 3)

Ca ne m’étonnerait pas que vous ayez plein de questions au sujet de cette fichue paperasse. Lâchez-vous donc dans les commentaires ci-dessous. Si je n’ai pas la réponse, d’autres l’auront certainement.

MàJ le 19/02/16: des photos pour répondre aux questions de Ben:

Exemple de range-revue (les choisir solides et non en carton moche, type boîte d’archives):

range revue

Exemple de chemises cartonnées toutes simples:

chemises

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6 conseils pour mieux classer vos documents

Six conseils tout simples, valables pour les papiers et sur votre ordinateur.

  • au moment de nommer ou ranger un document, se demander si quelqu’un d’autre que moi pourrait s’y retrouver en mon absence (collègue, conjoint, chef ou assistante).
  • ne pas créer de rubrique « divers » (ni laisser un document isolé hors du classement)
  • se demander à quelle occasion j’aurai besoin de ce document (et non d’où il provient) et le placer en fonction de la réponse
  • se rappeler qu’on n’est pas archiviste et que rien ne nous oblige à tout conserver en première intention… on peut aussi jeter
  • ne pas faire des classements trop sophistiqués avec plus de 3 ou 4 niveaux de profondeur
  • renommer documents, répertoires, pages web sauvegardées pour leur donner immédiatement un nom explicite

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Etiquettes!

Je voudrais vous parler de mon amour immodéré des étiquettes proprettes.

Je vous accorde que la joie de l’étiquette nette et bien collée est un plaisir d’initiés. Il n’empêche que je recommande d’avoir une étiqueteuse, même basique, chez soi et au bureau.

Maniaque, vous trouvez?

 

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