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Pourquoi mon collègue comptable, la délicieuse assistante de mon chef et ma belle-mère arrivent-ils à ranger tous leurs documents, tout de suite, dans des classeurs?

Pourquoi, malgré mes bonnes résolutions, ne suis-je capable que de faire des tas de papiers en attente d’être « trouillotés » sur un coin de mon bureau?

Ah ah, ça vous intrigue, pas vrai? Quelle est la différence entre eux et moi (ou vous, disons)?

Leur discipline? Leur faible charge de travail? L’attention démesurée (et quasi pathologique) qu’ils portent à cette tâche inintéressante qu’est le classement? Fi donc, pas de mesquinerie sur ce blog, gentes dames et messieurs!

La vérité toute nue: ils se sont entraînés à « ranger tout de suite ». Et pas vous. Et cet entraînement a fait qu’ils ne se sentent plus soumis à la règle, pourtant universelle, dite des « 5 niveaux ».

Je vous décompose le truc pour mettre en évidence cette règle.

Imaginons que je veuille ranger cette unique feuille dans un classeur. Voici ce qu’il se passe si je compte le nombre de gestes nécessaires:

UN: j’attrape le classeur

DEUX: je l’ouvre

TROIS: je manipule le levier qui tient le classeur fermé

QUATRE: je manipule les intercalaires jusqu’à trouver celui qui me concerne

CINQ: j’empoigne la perforatrice (si je sais où elle est – sinon, ajoutez N gestes)

SIX: je perfore (comme je peux, si on ne m’a pas  montré comment faire des trous bien centrés)

C’est déjà pénible, hein?

SEPT je re-manipule les intercalaires

HUIT: je re-manipule le levier

NEUF: je ferme le classeur

DIX: je le re-mets à sa place

Soit DIX (DIX!) gestes pour une simple feuille de papier!  N’est-ce pas énorme? Ridicule, presque? Et encore, je vous épargne le nombre de gestes phénoménal qu’il faudrait effectuer pour faire rentrer cette **** de feuille dans cette **** de pochette transparente perforée si je me suis mis en tête qu’il fallait protéger toutes les feuilles du classeur.

Vous commencez à apercevoir où je veux en venir?

A chaque fois que vous devrez faire plus de 4 ou 5 gestes pour prendre ou ranger quelque chose, au quotidien, vous ne le ferez pas. C’est simple: ça ne vaut pas le coup (l’effort)  pour le commun des mortels.

C’est ça, la REGLE DES 5 NIVEAUX.

Ca ressemble à la gravité: on la subit quotidiennement sans s’en rendre compte. Cette règle est valable pour tout, tout le temps. Dans l’arborescence de votre disque dur, dans vos placards, à la maison comme au travail. D’aucuns disent même que les enfants et les hommes y sont encore plus sensibles, hm, hm.

D’où l’intérêt de simplifier vos rangements et classements pour augmenter les chances qu’ils perdurent dans le temps. Il s’agit de faire le moins de gestes possibles  (déplacement, manipulation, clic de souris, …) pour les objets ou documents du quotidien.

Evidemment, elle ne s’applique plus s’il y a un enjeu particulier (conservation de documents contractuels, protection particulière d’un objet…) ou si vous êtes super entraîné. Comme nos comptables, assistantes et belles-mères.