Archives de Tag: classer papiers

Vous ne rangez pas? Il y a forcément une bonne raison

cuisine a ranger

  • Je ne comprends pas: j’ai mis en place un classement de mes papiers à la maison, mais ils s’entassent toujours!
  • J’ai plus ou moins rangé mes vêtements; n’empêche qu’en quelques jours, c’est de nouveau une zone de guerre!
  • J’ai expliqué à toute ma famille comment ranger les choses dans la cuisine, mais on dirait qu’ils n’ont pas compris, parce que le bazar revient encore et toujours!

Pourquoi? Si l’ordre ne tient pas dans la durée, c’est qu’il y a une bonne raison.

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Les FBI de l’organisation: les enveloppes

Il y avait longtemps que je n’avais pas dit du mal d’une Fausse Bonne Idée (FBI). Avouez, ça vous manquait.

Bon, les enveloppes. Qu’est-ce qu’elle peut bien encore y trouver à redire, la dame du blog?

Comme un médecin pourrait remarquer machinalement acné, rosacée ou psoriasis, sur le visage des personnes autour de lui, moi je porte mon regard sur l’intérieur des sacs à main, quand la situation s’y prête.

Ce qui me frappe souvent, dans l’examen des sacs à main (et des bureaux à la maison), c’est l’usage d’enveloppes comme contenant.

Certain(e)s regroupent les papiers dans des enveloppes usagées. C’est écolo… si on veut. Si c’est pratique? Bof.

Pourquoi c’est une FBI?

  1. Parce que, sous son air bien pratique, l’enveloppe est sournoise. Elle porte le tampon d’une administration, mettons, mais vous vous retrouvez à y stocker un peu de tout, parce que « comme ça, au moins, je sais que c’est là ».
  2. Parce que, dans votre naïveté bonne volonté, vous imaginez que ce sera un stockage temporaire, évidemment.
    Or, des mois plus tard, on retrouve un papier, qui « n’avait rien à faire là », dans l’enveloppe « Impôts » ou « Caisse d’Allocations Familiales » ou « Litige avec voisin ».
  3. Parce que, les papiers étant forcément pliés pour tenir dans l’enveloppe (d’ailleurs, c’est souvent pour ça que vous l’aimez), on les voit mal.
    Du coup, on se souvient, on imagine, on croit que…  et on se trompe. Bref, c’est un faux classement.
  4. Parce que, en plus, vous écrivez des choses dessus: des numéros de téléphone ou des dates, souvent. Et après, bernique pour vous souvenir à quoi ça correspond!

Essayez plutôt ceci, pour traiter votre courrier.

Et ajoutez cette FBI à celles qui sont expliquées, ici (mes préférées)

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Désencombrement express: les articles découpés

pile magazinesAu fil du temps, vous avez découpé et stocké des articles « intéressants » dans l’espoir:

1- d’y revenir plus tard

2- de les classer de façon à pouvoir les retrouver

Les journalistes, auteurs de ces merveilles, vous remercient de l’honneur que vous leur faites.

Et l’organisatrice professionnelle que je suis vous remercie de lui fournir un sujet d’article.

Maintenant, regardons les choses objectivement.

Avez-vous le temps de relire tous ces articles? Savez-vous seulement où vous les avez mis?

Et si vous aviez la possibilité de les relire, ne seraient-ils pas devenus obsolètes, depuis le temps? (Petit bonus pour Isabelle M. de Bordeaux, qui se reconnaîtra: les recettes de cuisine, vous les feuilletez vraiment? Ou bien vous faites comme tout le monde quand vous cherchez l’inspiration: cap sur internet?)

Donc, désencombrons.

Non pas parce que vos articles découpés dans les magazines et les journaux sont encombrants.

Mais parce qu’ils représentent un outil supplémentaire d’auto- flagellation: je devrais (les lire, les classer, les apprendre,…), il faut que je (les passe à ma belle-soeur, les mette dans des classeurs par catégorie, aïe aïe…). Déjà que vous avez à peine le temps de faire du sport, ranger les papiers administratifs, classer vos photos… ce n’est pas pour vous transformer en archiviste.

Il s’agit là encore d’un fantasme de notre vie rêvée: posséder le savoir en toute circonstance.

Alors, en personnes réalistes, faisons un essai:

1- Empoignez une pilounette d’articles découpés, sans les lire.

Quoi, Laurence, sans les lire?! vous insurgez-vous. Mais c’est absurde! Si je les ai gardés, c’est bien parce que….

Tut tut, stop aux prétextes et excuses. Si vous ne les avez pas lu avant, tant pis. Au demeurant, n’ayez crainte, une simple recherche sur le net vous fournirait les mêmes renseignements.

2- Déposez la pilounette à l’endroit où vous jetez d’habitude les papiers.

3- Respirez.

4- Observez ce qu’il se passe.

Exact.

Rien.

Le monde ne s’écroule pas, Diderot ne sort pas de sa tombe pour venir vous tirer les oreilles, les journalistes ne vous envoient pas de sms rageurs, votre belle-soeur ne vous en veut même pas. Ces articles non lus ne vous manquent pas.

Essayez, vous m’en direz des nouvelles en commentaire.

  • Je vous propose ici une méthode pour arriver à lire tout ce qui vous intéresse.
  • Décidément, vous avez trop de choses à lire: la solution est (lisez aussi les commentaires)
  • Et pour classer vos magazines entiers (merci Christian de m’y avoir fait penser): ceci.

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Les Tables de la Loi (avec du latin dedans)

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LES ECRITS TU NE JETTERAS POINT

Parfois je me demande:  tout ce qui est écrit sur un support papier serait-il sacré?

Pour certains, on dirait que, si c’est écrit, on ne peut pas donner, on ne peut pas échanger, on ne peut pas (blasphème!)  jeter. On conserve et puis c’est tout. Ca ne se discute pas.

Ne nous méprenons pas. Cet article ne parle pas de religion: ce n’est pas ma spécialité, de toute façon.

Cependant, voici quelques exemples de l’intrusion du sacré parmi ceux que je rencontre le plus souvent:

  1. Les vieilles encyclopédies poussiéreuses, incompréhensibles tant elles sont détaillées, sur papier bible (tiens donc).
    « Oh non, impossible que cela sorte de chez moi! Mais tout de même (prononcé à mi-voix en reposant le N° 8 de ladite encyclopédie sur l’étagère) vous croyez que ça vaudrait combien, Laurence, si je la revendais? »
    Guère, hélas. Il me semble que vous m’avez dit que vous aviez peu de temps pour vous. Combien d’heures voulez-vous passer sur internet à essayer de les mettre en vente?
  2. Le catalogue en papier glacé ( voir  les commentaires de cet article).
    « Oh non, pas question qu’il disparaisse tout suite, comme ça, froidement. C’est de l’écrit, bon sang! ».
    Oui, enfin, c’est surtout du marketing destiné à vous faire acheter.
  3. Les cahiers d’école de tous mes enfants, à tous âges. Leurs gribouillages. Mes notes de fac. Mes pistes de réflexion lorsque je me cherchais une voie. Les cartes de voeux. Les articles découpés dans les magazines.
    « Mais Laurence, vous ne vous rendez pas compte? C’est de la matière grise, de la créativité, de l’héritage en puissance, de la mémoire externe, c’est de… l’ECRIT. Ca se garde. »

Oui… oui,oui (ton du psychanalyste)… ou pas (ton un poil plus ferme de l’organisatrice professionnelle).

On peut aussi considérer que:

  • les livres sont des produits manufacturés comme les autres. Qui fournissent leur lot de plaisir et de déception.
    Si vous êtes déçu, c’est-à-dire que vous n’éprouvez jamais le besoin de les (re)lire, pourquoi diable s’en encombrer ad vitam aeternam?*
  • vous n’avez plus les mêmes aspirations, goûts, aptitudes qu’il y a 10 ou 20 ans. Vos notes de fac ou de développement personnel avaient beaucoup de valeur à l’époque où vous les avez écrits.
    Mais maintenant, est-ce toujours vrai?
  • vos enfants, s’ils devaient quitter la maison, prendraient leur téléphone portable leurs vêtements et leur mp3. Probablement pas  tous les dessins de Maternelle que vous avez conservés.

Je vous assure: on peut jeter/donner/vendre des écrits, si on le souhaite et s’ils nous encombrent. Aucune malédiction ne s’ensuivra.

Je me demande combien de convertis cet article fera… A vos commentaires!

* un peu de latin dans cet article me semble bienvenu. Il y avait aussi verba volant, scripta manent (les paroles s’envolent, les écrits restent), mais, évidemment, ça servait nettement moins bien mon propos.

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Astuce de lecteur: comment retrouver vite un mode d’emploi ou une garantie

Nathalie nous dit:

« Très grande lectrice de votre blog, je vous livre une solution pour classer les modes d’emploi et les garanties de tous les ustensiles ou appareils.
Cela fait 20 ans que j’utilise ce système et çà marche!

Je m’explique : je classe tous ces documents dans des classeurs de type professionnel, j’en ai 3 à l’heure actuelle. Je prends des pochettes en plastique perforées et j’y mets la garantie et/ou le mode d’emploi.

Si le mode d’emploi est trop épais et risque de glisser de la pochette, je ferme le haut par trois attaches parisiennes.

J’y mets également une page de garde, pré-imprimée, où j’inscris en gros le type d’appareil (montre, tv, mixeur, skis, sèche cheveux…) j’y note également la date d’achat, et la date de validité de la garantie. Toutes ces pochettes sont classées par ordre alphabétique à l’aide d’intercalaire alpha.
Si un appareil ne marche plus ou a été vendu, je jette le tout pour ne pas encombrer les classeurs avec des documents qui ne servent plus. »

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Les FBI de l’organisation: le crayon à papier

Oh non, qu’est-ce qu’elle trouve encore à redire, la dame du blog, à ces innocents crayons à papier? C’est tout de même bien pratique: on écrit sur l’étiquette et puis on efface après, si on veut. C’est économique, en somme.

Vous voulez savoir combien de pochettes cartonnées, dos de classeurs, étiquettes de dossiers suspendus,  corbeilles, range-revues, trieurs devenus illisibles au fil du temps j’ai rencontré dans ma carrière? Combien de « qu’est-ce que j’ai mis dedans, déjà? » j’ai affronté, impuissante?

Eh bien moi, je n’en peux plus, voyez-vous.

J’en appelle à votre bon sens (et à votre vue qui baisse, si ça se trouve): bannissez donc de vos gestes de classement le crayon à papier. Promettez-moi que vous n’écrirez plus jamais d’étiquette au crayon.

Ce que je recommande plutôt est ici. Et .

Lorsque je me prends pour une prédicatrice, ça donne ça, aussi.

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Classer ses papiers en 6 principes et 5 questions

On respire un bon coup. C’est parti pour le classement des papiers!

D’abord, précisons le contexte. Si je parle de classer les papiers, c’est que j’ai déjà fait ce qu’il y avait à faire avec eux. Par exemple: lire, pointer, vérifier, montrer à mon conjoint…

Je suis alors placée devant une pile de papiers à mettre « dans les bonnes cases » pour pouvoir les retrouver quand j’en aurai besoin.

Les principes

  • Quand je garde un papier, je sais pourquoi je le garde. Ce n’est pas une solution par défaut, parce que je n’aurais pas osé le jeter ou parce que je n’aurais pas encore décidé quoi en faire
  • Chaque papier a un emplacement possible et un seul (ça fait peur, quand c’est dit comme ça, non? Restez avec moi, c’est plus simple qu’il n’y paraît)
  • Pas de rubrique « divers », « je ne sais pas », « autres », « je verrai plus tard (sans savoir quand arrivera ce « plus tard »)
  • Chaque chemise cartonnée doit avoir un nom. Je ne me fie pas uniquement à sa couleur.
  • Le nom de la chemise correspond exactement à ce qu’elle contient. Je n’hésite pas à bien préciser le titre. On n’est pas limité en nombre de caractères.
  • Si j’ai suffisamment de chemises d’une même catégorie, je les place dans un porte-revue avec une étiquette (vous dormez avec votre étiqueteuse depuis que vous avez trouvé ce blog, je le sais) qui reprend le titre des chemises.

Exemples de catégories

Les catégories de documents respectent votre logique. Il faudra vous mettre d’accord avec la personne qui partage votre vie pour que chacun puisse classer et retrouver les documents de façon autonome. Ca pourrait donner quelque chose comme ça:

Porte-revue HABITATION

A l’intérieur, des chemises cartonnées portant le nom des catégories ci-dessous:

  • énergie
  • eau
  • électricité
  • propriété ou location (contrat et quittances)
  • entretien (ramonage, copropriété, jardin, chaudière…)
  • etc (selon votre foyer)

Porte-revue PERSONNES DU FOYER

Prendre une chemise cartonnée par personne et y placer les sous-chemises (souples) suivantes, selon l’âge et l’activité des membres de la famille:

  • identité (copie des papiers d’identité)
  • santé (carnet de santé, ordonnances en cours, …)
  • scolaire/travail (bulletins de notes de l’année en cours, contrat de travail et bulletins de salaire de l’année en cours)
  • cantine
  • transport
  • activités/hobbies (cartes d’abonnement, adhésions de club,…)
  • etc

Chemise TRANSPORTS (pas assez de sous-catégories pour créer un porte-revue)

  • une sous-chemise Véhicule (propriété, entretien)
  • une sous-chemise Abonnement transports, ….

A vous de créer les autres rubriques en fonction de votre vie.

Voici les questions les plus fréquentes au sujet du classement:

Q1: Je ne suis pas sûre que mon classement soit le meilleur.
Exemple: l’assurance voiture doit-elle être dans le dossier « transport » ou dans le dossier « assurance »?

Cela dépend de votre logique et de votre situation. Imaginons que tous vos contrats d’assurance soient chez la même compagnie (habitation/responsabilité civile, véhicule,…). Vous avez tout intérêt à créer une chemise Assurance et placer les quittances et échanges de courrier dans cette chemise. En revanche, si vous avez des contrats avec de multiples compagnies, classez

  • ce qui concerne l’assurance de votre véhicule dans votre chemise « transport »,
  • ce qui concerne l’assurance de votre maison dans le porte-revue « maison » etc.

Q2: Je n’ai pas de souci avec les documents administratifs. Ce sont les papiers « affectifs » que je ne sais pas où mettre. Ni retrouver, d’ailleurs.

Vous avez juste à vous poser la question « à quelle occasion en aurai-je besoin? ». Prenons les dessins de Petit Dernier. Faut-il faire une chemise « dessins de Petit Dernier » et tout mettre dedans? Pas forcément. Vous pouvez

  • ouvrir une chemise « dessins de Petit Dernier pour moi ». Vous y mettrez ceux qu’il a créé spécialement pour vous, ceux qui vous émeuvent le plus. Vous pourrez vous y replonger, la larme à l’oeil, à volonté.
  • ouvrir en plus une chemise « dessins de Petit Dernier pour lui ». Vous y mettrez le reste. Quand il quittera la maison, vous lui donnerez. C’est lui qui décidera s’il veut les conserver pour les montrer à ses futurs enfants. On peut faire la même chose pour les photos.

Q3: Que faire des documents qui m’inspirent, que je trouve beaux?

Là encore, une question toute simple « c’est pour faire quoi? »  Pour vous servir de sources d’inspiration dans vos loisirs créatifs? Créez une chemise qui s’appelle comme ça: « Inspirations pour peinture ». Pour vous servir dans un projet particulier? Créez une chemise qui s’appelle « Idées de décoration de salle de bain ».  L’objectif: chaque document doit appartenir à une chemise dont le titre lui correspond le mieux.

Q4: Que faire des documents qui pourraient m’aider dans l’élaboration de mes cours/projets/présentations?

D’abord être draconien(ne).

Pour garder un document de cette sorte, alors que l’on trouve de plus en plus d’informations à jour et originales sur internet, il faut être sûr(e) qu’il est exceptionnel. Si c’est bien le cas, tout va reposer sur votre capacité à inventer un titre explicite, qui vous parlera encore dans six mois ou un an.

Exemple de titre qui ne marche pas si vous êtes enseignant: « grammaire CE2 ». Exemple de titre plus utile « accord du participe passé – exercices simples ». Cette dernière chemise pouvant être dans un porte-revue « grammaire », d’ailleurs.

Q5: Comment faire lorsque je me retrouve avec des chemises contenant des sous-chemises, qui contiennent elles-mêmes des sous-sous-chemises, qui….? Au secours!

Avez-vous entendu parler de cet adage « le mieux est l’ennemi du bien? » On y est.  Votre perfectionnisme a encore frappé. C’est bien simple, pour savoir si vous en avez fait un peu trop, comptez le nombre de gestes qu’il vous faut pour prendre ou ranger un document. Plus de 5 geste? C’est trop. Vous n’aurez pas le courage de maintenir une telle discipline. A mon avis, dans la vie quotidienne, trois niveaux de rangement suffisent largement.

Exemple:

  • porte-revue Habitation (niveau 1)
  • chemise Entretien (niveau 2)
  • sous-chemise plus souple Entretien chaudière (niveau 3)

Ca ne m’étonnerait pas que vous ayez plein de questions au sujet de cette fichue paperasse. Lâchez-vous donc dans les commentaires ci-dessous. Si je n’ai pas la réponse, d’autres l’auront certainement.

MàJ le 19/02/16: des photos pour répondre aux questions de Ben:

Exemple de range-revue (les choisir solides et non en carton moche, type boîte d’archives):

range revue

Exemple de chemises cartonnées toutes simples:

chemises

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Idée originale: classer les papiers dans le salon

Classement des papiers "vivants" dans un coffre

Nous sommes tout le temps à la recherche d’idées esthétiques pour ranger nos papiers dans le salon. Cette idée de coffre est sympa.

Il suffit d’acheter un ou deux systèmes de dossiers suspendus (voir photo ci-dessous), en veillant à ce que leur dimension leur permettent d’être glissés dans le coffre.

On n’est pas obligé de fabriquer les tiroirs du dessus.

Et… warning! Les étiquettes, messieurs/dames: indispensables!

Et… double warning! Que des papiers « vivants », là-dedans, hein, pas d’archives, on est d’accord?

Et… triple warning! Rien sur le coffre, vous savez bien pourquoi.

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6 conseils pour mieux classer vos documents

Six conseils tout simples, valables pour les papiers et sur votre ordinateur.

  • au moment de nommer ou ranger un document, se demander si quelqu’un d’autre que moi pourrait s’y retrouver en mon absence (collègue, conjoint, chef ou assistante).
  • ne pas créer de rubrique « divers » (ni laisser un document isolé hors du classement)
  • se demander à quelle occasion j’aurai besoin de ce document (et non d’où il provient) et le placer en fonction de la réponse
  • se rappeler qu’on n’est pas archiviste et que rien ne nous oblige à tout conserver en première intention… on peut aussi jeter
  • ne pas faire des classements trop sophistiqués avec plus de 3 ou 4 niveaux de profondeur
  • renommer documents, répertoires, pages web sauvegardées pour leur donner immédiatement un nom explicite

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