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Désencombrement express: les articles découpés

pile magazinesAu fil du temps, vous avez découpé et stocké des articles « intéressants » dans l’espoir:

1- d’y revenir plus tard

2- de les classer de façon à pouvoir les retrouver

Les journalistes, auteurs de ces merveilles, vous remercient de l’honneur que vous leur faites.

Et l’organisatrice professionnelle que je suis vous remercie de lui fournir un sujet d’article.

Maintenant, regardons les choses objectivement.

Avez-vous le temps de relire tous ces articles? Savez-vous seulement où vous les avez mis?

Et si vous aviez la possibilité de les relire, ne seraient-ils pas devenus obsolètes, depuis le temps? (Petit bonus pour Isabelle M. de Bordeaux, qui se reconnaîtra: les recettes de cuisine, vous les feuilletez vraiment? Ou bien vous faites comme tout le monde quand vous cherchez l’inspiration: cap sur internet?)

Donc, désencombrons.

Non pas parce que vos articles découpés dans les magazines et les journaux sont encombrants.

Mais parce qu’ils représentent un outil supplémentaire d’auto- flagellation: je devrais (les lire, les classer, les apprendre,…), il faut que je (les passe à ma belle-soeur, les mette dans des classeurs par catégorie, aïe aïe…). Déjà que vous avez à peine le temps de faire du sport, ranger les papiers administratifs, classer vos photos… ce n’est pas pour vous transformer en archiviste.

Il s’agit là encore d’un fantasme de notre vie rêvée: posséder le savoir en toute circonstance.

Alors, en personnes réalistes, faisons un essai:

1- Empoignez une pilounette d’articles découpés, sans les lire.

Quoi, Laurence, sans les lire?! vous insurgez-vous. Mais c’est absurde! Si je les ai gardés, c’est bien parce que….

Tut tut, stop aux prétextes et excuses. Si vous ne les avez pas lu avant, tant pis. Au demeurant, n’ayez crainte, une simple recherche sur le net vous fournirait les mêmes renseignements.

2- Déposez la pilounette à l’endroit où vous jetez d’habitude les papiers.

3- Respirez.

4- Observez ce qu’il se passe.

Exact.

Rien.

Le monde ne s’écroule pas, Diderot ne sort pas de sa tombe pour venir vous tirer les oreilles, les journalistes ne vous envoient pas de sms rageurs, votre belle-soeur ne vous en veut même pas. Ces articles non lus ne vous manquent pas.

Essayez, vous m’en direz des nouvelles en commentaire.

  • Je vous propose ici une méthode pour arriver à lire tout ce qui vous intéresse.
  • Décidément, vous avez trop de choses à lire: la solution est (lisez aussi les commentaires)
  • Et pour classer vos magazines entiers (merci Christian de m’y avoir fait penser): ceci.

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Les FBI de l’organisation: les corbeilles à courrier dangereuses

Il ne faut tout de même pas dramatiser, Laurence: comment une corbeille à courrier pourrait-elle être dangereuse?

Ce n’est pas qu’elle vous fasse courir un danger physique, chers bergers lecteurs (je vous recommande d’ailleurs la lecture de  cet article avant d’aller plus avant).

Mais avec les FBI (Fausses Bonnes Idées) que je vous propose ci-dessous, c’est de danger plus sournois que je parle. Regardez plutôt.

1- Le mouroir

Le mouroir… comme elle y va, la coach en organisation! Et pourquoi cette appellation mortifère?

Parce que, en ce qui concerne la corbeille du milieu et surtout celle du dessous, je ne vous donne pas un mois pour que vous ne sachiez plus du tout ce qu’elles contiennent. Parce que vous savez bien que si vous entassez les papiers dans des banettes superposées, vous finissez toujours par oublier à quoi correspondent vos trois catégories de départ.

Ca démarre toujours bien, ces choses-là, puis ça dérape. De plus, elles « brandouillent », ces banettes en métal. Papier stocké là-dedans = papier oublié. Il MEURT.

Tant qu’à utiliser des banettes, je préfère celles-là. Côte à côte. Oui, ça prend plus de place. Mais s’il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes, j’aime mieux que vous puissiez attraper facilement les papiers et que l’ordre des corbeilles vous semble logique et leur destination claire.

2- Les trieurs verticaux

De la bonne FBI pur jus, pur fruit. Dites-moi un peu ce que vous mettriez dedans si je vous en donnais un:

  • les courriers à poster?
  • les factures à payer?
  • les cartes de voeux reçues auxquelles il faudrait bien répondre (trop tard!)?
  • la nouvelle carte verte à mettre dans la voiture?
  • la description de la kermesse de Petit Dernier?
  • et quoi d’autre? Ah oui, les menus de Pizza Tut, bien sûr!

Vous voyez où je veux en venir? Un peu de tout, en désordre. Je me trompe?

3- Le trieur vertical niveau advanced

Comme ça a l’air rusé, vu comme ça!

Sept intercalaires, comme… les 7 nains? Non, essayez encore.

Comme les 7 jours de la semaine? Peut-être.

Hélas, c’est un piège. Cette merveille n’est faite que pour les super-organisés, niveau Advanced ++.

Autrement dit, ni vous, ni moi. Nous, on va passer notre temps à passer les papiers d’une zone à l’autre, en croyant s’organiser. Et on en fait quoi, des  papiers, quand on est au bout, hein? Et si on a besoin de 8 zones? Et c’était quoi, déjà, dans la zone 2?

4- Mon pire cauchemar

Ils sont très rares les gens qui savent se servir de ce bloc tiroir correctement chez eux. Et même au bureau, pas facile d’utiliser convenablement tous les tiroirs. Je ne les recommande pas d’emblée. Ca peut très vite virer mouroir ++.

Mon écureuil préféré, celui qui vient d’entrer dans mon bureau, précise que dans son cas, lorsque ces tiroirs-ci se sont retrouvés pleins, les papiers ont glissé au fond, et là, …bref, il paraît qu’un écureuil qui perd ses noisettes, c’est pas beau à voir.

Pourtant, comme ils ont l’air utiles ces tiroirs: les papiers y seraient bien rangés (lire « cachés »)… Soupir.

                                                         

Allez, ce n’est pas pour vous, c’est tout. C’est comme Brad Pitt ou Monica Belucci: ils ne sont pas pour vous. Résignez-vous.

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Ranger mon bureau… comme un berger

En matière de rangement de papiers sur le bureau, avouons-le, nous manquons de logique. On fait des piles de ci et des piles de ça. Des « en attente que je me décide », des « je verrai ça plus tard », des « à classer quand j’aurai le temps », des « oh, ça, faut-pas-que-j’oublie ». Et ça se mélange à qui mieux mieux, comme un énorme troupeau de moutons.

En fait, sur notre bureau, pour traiter les papiers, sans rien perdre ni rien oublier, on n’a besoin que de 4 piles. Pas plus. Amateurs de jolies fournitures, vous pouvez marquer nettement vos piles en utilisant des banettes (ou corbeilles à courrier). Ca évite les débordements et c’est plus facile de s’y retrouver.

Pour vous faire comprendre la logique, chers lecteurs, je vous transforme en bergers, aujourd’hui.

Règle du jeu: On va partir de la gauche vers la droite. Vous allez imaginer que vos papiers sont des moutons qui jouent… à saute-mouton, bien sûr. Le mouton doit toujours être dans un enclos (une pile/une corbeille). Jamais en dehors. Vous êtes le berger: votre métier, c’est de prendre soin des moutons (autrement dit: traiter vos papiers sans stress et sans retard). Notez, s’il vous plaît, que le mouton n’a pas vocation à moisir dans les piles. Ca va finir par sentir, sinon.

  1. PILE N° 1: A votre gauche. Là où tous les papiers arrivent. Tout le monde pose à cet endroit  les papiers qu’il faudra traiter. Par exemple, à la maison: carnet scolaire à signer, catalogues à lire, factures, publicités, feuilles de soin à remplir… tout.
    Les moutons restent là, dans leur enclos, sagement, en attendant que vous soyez prêt à vous en occuper.Top chrono: ça y est, vous êtes prêt(e) à soigner vos moutons.
  2. PILE N°2: venus de la première pile, ce sont les papiers que vous avez lus, pour lesquels vous avez pris la décision de faire quelque chose. Par  exemple: remplir, signer, appeler pour vérifier, montrer à Chéri(e) ou à Chef…
    L’action que vous avez choisi de faire doit être notée (là-dessus), si vous n’avez pas envie de la faire tout de suite. Si cette action n’est pas notée, vous aurez juste déplacé les papiers de la Pile N° 1 à la Pile N°2. Et vous risquez d’oublier ce qu’il y a dans la pile et ce qu’il y a à faire pour chaque papier.
    Puis, je vous le demande, faire sauter le mouton d’un enclos à un autre sans avoir décidé quoi en faire au juste, quel serait l’intérêt?
    Là, dans cette deuxième pile, vous avez posé chaque mouton après avoir diagnostiqué de quoi il avait besoin. Pas le droit de le reposer dans l’enclos N° 1. Ni entre deux enclos, jeune berger débutant!
  3. PILE N°3: les papiers qui sont en attente d’une réponse. Exemples de réponse, chez vous: de la sécurité sociale, de la compagnie d’assurance, de la mutuelle, d’une livraison de la Resuisse…
    Dites-vous que cette pile concerne le mouton qui a besoin du vétérinaire. Vous l’avez appelé. Vous ne pouvez plus rien faire pour cette pauvre bête tant que l’homme de l’art n’arrive pas.
  4. PILE N° 4: Complètement à droite. La joyeuse pile des « à classer ». Je l’ai déjà dit et je le répèterai sûrement encore (c’est l’âge, chers lecteurs, vous verrez, vous aussi…): ce n’est pas grave si vous avez un énorme tas de « à classer », sans rien d’autre à faire que classer. Mais, par contre, c’est embêtant si, au milieu des « à classer », il y a des « faut encore que je fasse ça ».
    Ici, dans cet enclos N° 4, nous ne voulons que des moutons tondus, en bonne santé, sur lesquels il n’y a plus rien à faire.

Les papiers/moutons partent donc de la gauche (Pile N°1) et se trouvent répartis dans les 3 autres piles en fonction des décisions que vous prenez sur chacun.

Bien sûr, dès que l’action est faite, ou la livraison reçue, ou la réponse arrivée, le papier se déplace avec ses petites pattes vers la droite, la pile des « à classer ». Ou bien vous le jetez, si vous n’en avez plus besoin.
Oui, vous avez le droit de jeter des moutons, c’est pas des vrais.

Mais, Laurence, où je mets les papiers à garder comme

  • le planning des cours de tennis de Bastien, ou le planning de l’équipe au travail
  • les jours de livraison de mes paniers bio,
  • les numéros d’urgence ou de mes collègues…?

Vous avez un frigo, non? Je plaisante, bien sûr!

Vous pouvez soit les afficher (panneau de liège dans la cuisine, pan de mur au-dessus du bureau) ou les dissimuler joliment dans un porte-vue dans un tiroir. Faites en sorte que tout le monde autour de  vous sache où est le porte-vue.

Bergers, bergères, à vos  moutons… euh papiers.

Vous aimez jouer? Vous aimerez peut-être lire Les objets jouent aux chaises musicales

Le cahier: superbe remplaçant de mon cerveau ou FBI?

Vous aimez les paraboles? Vous devriez lire comment la chimie peut vous aider.

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Stockez vos papiers importants en sécurité

C’est sûr, une copie ne remplace pas l’original. Mais, il faut reconnaître que, lorsque vos papiers ont disparu (certainement pas parce que vous les avez triés avec hargne, ce n’est pas votre genre), produire un duplicata facilite les démarches.

Le site www.mon.service.public.fr propose le stockage gratuit et sécurisé des passeports, cartes d’identité, permis de conduire, etc…

A noter que la Société Générale propose un service de ce genre, inclus dans un pack.

Sinon, je ne saurais trop vous recommander de faire une copie des papiers importants de votre famille et de les stocker dans un endroit logique. Je n’ai pas dit un endroit secret, chers écureuils.

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Il vous faut un bureau, je crois – N° 2/2

Le choix du bureau est évidemment lié à son futur emplacement dans la maison.  Voyons ce qu’il faut prendre en compte pour s’occuper de notre « administratif » dans les meilleures conditions.

Je vais mettre le bureau dans une pièce calme, à moi

Bureau dans une pièce sombre

Bonne idée. Mais seulement si vous aimez aller dans cette pièce. Si elle est suffisamment éclairée et chauffée. Combien de personnes se sont retrouvées à ne jamais fréquenter leur « bureau » parce que la pièce était excentrée, froide et au nord!

Je vais mettre le bureau dans le salon mais les rangements dans le cagibi

Bureau dans le salon sans rangement

On comprend que l’esthétique est importante pour vous. Mais, comme vous le savez bien, s’il vous faut vous lever avec la pile de papiers à classer à la main, faire quelques pas et tenter de tout fourrer dans les classeurs qui gisent dans le cagibi mal éclairé… vous ne rangerez pas.

Vous ferez des piles sur votre bureau « en attendant que ça vaille le coup d’aller ranger les papiers ».

En la matière, l’idéal est de réaliser que, si vous n’avez pas de pièce dédiée, votre bureau sera dans le salon. Et vos rangements de papiers aussi. Il faudra choisir ces derniers en tenant compte de votre sens esthétique, voilà tout.

Je veux bien un bureau dans le salon, mais super discret

Oui, je sais, on n’aime guère l’intrusion du matériel connoté « travail » dans notre environnement personnel. Mais si on a appris à tolérer PC et imprimantes, ma foi…on peut envisager également quelques porte-revues pas trop moches dans la pièce à vivre. Et côté discrétion, que pensez-vous de ceci?

Bureau fabriqué avec 2 étagères reliées par des charnières

Je vais mettre le bureau dans l’entrée

Bureau dans l'entrée

Si vous avez la place, pourquoi pas? Vérifiez bien que

  • votre plan de travail est suffisamment grand pour ce que vous avez à y faire
  • la surface plane de votre bureau ne se transforme pas en aimant à bazar (c’est si tentant, juste après la porte d’entrée!)

Je vais mettre le bureau dans la cuisine

Bureau dans la cuisine

Original mais tout à fait envisageable. Vous pourrez consulter les recettes sur internet et surveiller le temps de surf des enfants. Et puis, c’est une pièce conviviale. Vous n’aurez pas l’impression d’être exilé, puni à l’autre bout de la maison à devoir manipuler la paperasse.

Je vais mettre le bureau sous l’escalier/dans le cagibi/au bout du couloir

Bureau sous comble

Oui, bien sûr. Gare à la claustrophobie toutefois, le nez au mur et dominé par le plafond bas.

Je vais mettre le bureau dans ma chambre

Bureau simple dans la chambre

Dans l’exemple ci-dessus, on peut prévoir de réserver un peu de place pour les dossiers sur les étagères de l’armoire.

 

Bureau fonctionnel dans une chambre

Remarquez comme le mur de la chambre ci-dessus est bien utilisé comme espace de rangement.

A retenir: n’ayez pas peur d’être créatif quant à l’emplacement de votre bureau. Songez à l’agrément de son emplacement (lumière, activité des proches) et prévoyez des espaces de rangement adaptés à ce que vous devez ranger.

Cet article fait suite à celui-ci.

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6 conseils pour mieux classer vos documents

Six conseils tout simples, valables pour les papiers et sur votre ordinateur.

  • au moment de nommer ou ranger un document, se demander si quelqu’un d’autre que moi pourrait s’y retrouver en mon absence (collègue, conjoint, chef ou assistante).
  • ne pas créer de rubrique « divers » (ni laisser un document isolé hors du classement)
  • se demander à quelle occasion j’aurai besoin de ce document (et non d’où il provient) et le placer en fonction de la réponse
  • se rappeler qu’on n’est pas archiviste et que rien ne nous oblige à tout conserver en première intention… on peut aussi jeter
  • ne pas faire des classements trop sophistiqués avec plus de 3 ou 4 niveaux de profondeur
  • renommer documents, répertoires, pages web sauvegardées pour leur donner immédiatement un nom explicite

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