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Gérer ses priorités: un mythe?

J’interviens en entreprise, vous le savez. Parfois, le titre de ma formation à l’organisation personnelle devient quelque chose comme « S’organiser et gérer ses priorités ». Parce que c’est ainsi que s’expriment les participants ou, plus souvent, les managers des participants.

De même que je suis persuadée qu’on ne gère pas son temps, je leur montre qu’on ne gère pas ses priorités. A l’issue de la formation, tout le monde est d’accord avec ça.

Pourquoi ne gère-t-on ni son temps ni ses priorités? Parce que, la seule chose que vous pouvez manipuler à votre guise, ce sont vos actions. Or, pour jongler avec vos actions et être sûr(e) de toujours faire ce qu’il faut, quand il faut, sans rien oublier, ce sont d’abord vos projets qu’il faut définir. On part de votre description de poste si vous êtes salarié(e) ou de votre vision de l’avenir si vous êtes à votre compte, et on commence d’abord par identifier ceci: « à quoi suis-je payé(e)/qu’est-ce que je veux accomplir? »

Les priorités (à ne pas confondre avec les urgences) déterminent ce qui est important pour vous.

Mais attention, il se peut qu’elles changent et c’est bien normal. En revanche, si vous avez du mal à choisir vos priorités, vous risquez d’avoir du mal à agir.

Je vais vous montrer à l’aide d’un exemple de vie privée comment cela se passe.

Mon projet (ou objectif): nourrir ma famille ce soir.

Mon choix de priorités:

  • faire un repas équilibré
  • faire un repas rapide à préparer
  • faire un repas qui entraîne peu de nettoyage après
  • faire un repas économique

Dans tous les cas, je m’y engage, ma famille sera nourrie: objectif atteint.

Mais il faudra que j’accepte que je ne pourrai peut-être pas tout avoir à la fois: une cuisine propre en permanence, un porte monnaie bien plein et un repas prêt en 10 minutes.

Parfois, parce que d’autres projets viennent s’ajouter (réunion de parents d’élèves ce soir-là, mettons), les priorités devront être modifiées. Le repas sera nécessairement moins économique ou moins équilibré.

En tout cas, ce sont les actions, « passées au filtre » de mes priorités, que je pourrai gérer, c’est-à-dire décider de réaliser à tel moment, de telle façon, avec tel outil etc.

Exemples d’actions possibles selon mes priorités: jeter un oeil dans ma réserve pour cuisiner exclusivement à partir des produits qu’elle contient, commander une pizza, recycler des restes d’hier,…

A retenir de cet article: Ce ne sont pas les priorités que l’on gère, mais les actions.

Encore faut-il, me direz-vous, avoir une vision claire et complète des actions possibles pour tous les projets de façon à pouvoir choisir quoi faire et quand le faire. Vous trouverez astuces et méthodes dans cet article (comment je gère tout ce que j’ai à faire) et celui-ci.

Pour compléter votre lecture:

On parlait déjà ici de ce qu’il faut faire quand les projets s’accumulent.

Et si l’idée de vous former à une méthode d’organisation solide vous titille, regardez par ici. Ou bien, procurez-vous la « bible » de l’organisation.

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Les FBI de l’organisation: ne pas faire de pause le midi

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Nouveauté sur S’organiser, c’est facile

Allez voir la toute nouvelle boutique, dans laquelle vous trouverez des livres et des produits sélectionnés par mes soins: tout sauf des FBI, évidemment!

***** REPRENONS *****

Hélène me dit  » Laurence, j’ai tellement de choses à faire que j’ai pris l’habitude de manger un sandwich le midi, devant mon écran, pour « gagner du temps »en « gérant mes mails ». Je me doute que « c’est pas terrible » mais je ne sais pas comment faire autrement. »

Comme beaucoup de gens, Hélène est submergée par les choses à faire, les mails se présentant à elle, sans arrêt, comme des vagues successives. La parade qu’a trouvé Hélène? travailler plus, évidemment. Inutile de préciser qu’elle ne gagnera pas plus pour autant.

Sa hantise de la boîte de réception bourrée l’oblige à essayer de rester à flot à tout moment. Quel dévouement, n’est-ce pas? Hm, du conditionnement, plutôt.

Hélène, lorsque vous ne prenez aucune pause, c’est comme si vous obligiez votre corps à nager en continu contre les vagues (genre côte basque, vous voyez? Mais sans les surfeurs).

Sans pause, vous vous noyez. Et votre productivité baisse, baisse…

Si vous voulez tenir le rythme, votre pause déjeuner devient essentielle. Ne le vivez pas avec culpabilité (« je devrais être en train de … au lieu de profiter de mon repas ») mais prenez votre temps, au contraire. Exprès. Pour une fois.

Choisissez soigneusement le repas qui vous fait le plus plaisir ce jour-là et savourez-le sans arrière pensée. Laissez les mails tomber dans votre boîte de réception. Vous, vous serez loin de votre écran.

Oh et gardez un petit goûter pour 16 h 30. Avec une autre vraie pause. Loin de votre clavier, s’il vous plaît.

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Question des lecteurs: comment se débarrasser des Post it?

Rares sont les bureaux que je croise qui n’affichent pas leur collection de Post it autour de l’écran ou sur le plan de travail. Normal: ils sont colorés, faciles à attraper et à positionner où on le souhaite. Ca devrait être un véritable outil d’organisation, non? Non.

Qu’est-ce qui rate? Comment se fait-il que les Post it finissent par devenir invisibles, donc inutiles, malgré leurs couleurs flashy? Est-ce qu’on s’en servirait mal? Serait-ce – horreur- une FBI ?

Voyons ça de plus près:

  • le service informatique me donne mon nouveau code d’accès => Post it près de mon PC
  • je prends connaissance d’un message sur ma messagerie vocale => Post it sur le bord du clavier
  • je veux me souvenir d’acheter « Le quai de Ouistreham » pour mon neveu => Post it dans mon sac à main
  • je prends des notes pendant que mon client me parle au téléphone => Post it sur mon cahier
  • je veux me souvenir de remplir ce questionnaire => Post it sur ledit questionnaire

Vous les voyez arriver, les guirlandes?

Moi, je les aime bien, ces notes colorées. Mais il ne faut pas les laisser comme ça. Vous pouvez faire deux choses avec vos Post it:

  • soit il s’agit d’une action à faire et je ferais mieux de noter cette action dans mon cahier ou mon gestionnaire de tâches. Je peux alors jeter mon Post it.
  • soit il s’agit d’un document auquel je vais devoir me référer (numéro de téléphone, codes d’accès, information diverse) sans action à prévoir. Ce Post-it peut rejoindre ses camarades « Documents de référence ».
    Pour les contenir, un porte-vue (dit aussi lutin ou protège-document) fait bien l’affaire.
    Les feuilles (ordinaires ou Post-it) y sont sous pochette plastique, faciles à consulter.
    Je peux aussi, si je veux, recopier les informations sur papier ou sur mon PC et m’autoriser à jeter le Post it d’origine.

Donc, vous l’avez compris, pour ne pas se noyer sous les  Post-it, retenez que c’est un  support de « il faut que… » mais qu’il doit absolument rester temporaire.

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