gérer les papiers | S'organiser c'est facile

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5 décembre 2011 · 07:30

Question des lecteurs: comment se débarrasser des Post it?

Rares sont les bureaux que je croise qui n’affichent pas leur collection de Post it autour de l’écran ou sur le plan de travail. Normal: ils sont colorés, faciles à attraper et à positionner où on le souhaite. Ca devrait être un véritable outil d’organisation, non? Non.

Qu’est-ce qui rate? Comment se fait-il que les Post it finissent par devenir invisibles, donc inutiles, malgré leurs couleurs flashy? Est-ce qu’on s’en servirait mal? Serait-ce – horreur- une FBI ?

Voyons ça de plus près:

le service informatique me donne mon nouveau code d’accès => Post it près de mon PC
je prends connaissance d’un message sur ma messagerie vocale => Post it sur le bord du clavier
je veux me souvenir d’acheter « Le quai de Ouistreham » pour mon neveu => Post it dans mon sac à main
je prends des notes pendant que mon client me parle au téléphone => Post it sur mon cahier
je veux me souvenir de remplir ce questionnaire => Post it sur ledit questionnaire

Vous les voyez arriver, les guirlandes?

Moi, je les aime bien, ces notes colorées. Mais il ne faut pas les laisser comme ça. Vous pouvez faire deux choses avec vos Post it:

soit il s’agit d’une action à faire et je ferais mieux de noter cette action dans mon cahier ou mon gestionnaire de tâches. Je peux alors jeter mon Post it.
soit il s’agit d’un document auquel je vais devoir me référer (numéro de téléphone, codes d’accès, information diverse) sans action à prévoir. Ce Post-it peut rejoindre ses camarades « Documents de référence ».
Pour les contenir, un porte-vue (dit aussi lutin ou protège-document) fait bien l’affaire.
Les feuilles (ordinaires ou Post-it) y sont sous pochette plastique, faciles à consulter.
Je peux aussi, si je veux, recopier les informations sur papier ou sur mon PC et m’autoriser à jeter le Post it d’origine.

Donc, vous l’avez compris, pour ne pas se noyer sous les Post-it, retenez que c’est un support de « il faut que… » mais qu’il doit absolument rester temporaire.

7 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail, FBI (Fausses Bonnes Idées)

Tagué FBI, gérer les choses à faire, gérer les informations, gérer les papiers

26 octobre 2011 · 07:30

Gérer facilement les papiers au bureau (2/2)

Cet article est la suite de celui-ci.

Une manipulation = une place

Si on ne doit manipuler chaque document qu’une seule fois, il nous faut donc assigner une place à chaque document qu’on décide de garder.

D’où l’importance du système de classement sur votre bureau.

Matériel: chemises cartonnées et corbeilles

1. Corbeille “Action”

Cela concerne les documents qui nécessitent une action de plus de deux minutes.

Technique:

vous notez l’action sur votre liste d’actions (on y reviendra).
puis vous placez le papier dans la corbeille Action jusqu’à ce que vous soyez prêt à vous en occuper

2. Chemises “Projet”

Elles sont destinées aux projets qui se déroulent en plusieurs étapes, sur lesquels vous travaillez en ce moment. Tout papier qui se rapporte au projet X (et qui ne nécessite pas d’action de votre part) est placé dans la chemise baptisée Projet X. Vous aurez vraisemblablement plusieurs chemises de ce genre sur votre bureau.
Vous remarquerez que ça simplifie la tâche de vos collègues en votre absence qui passeront moins de temps à chercher sur votre bureau les documents du dossier X .

3. Chemise ou corbeille “ à lire” (aucune urgence)

Elle peut contenir des articles, des journaux professionnels, des études …

Note 1: Essayez de ne pas garder la revue professionnelle en entier, mais de découper seulement le ou les articles qui vous intéressent. Ca prend moins de place à stocker et c’est plus léger à transporter.
Note 2: Un article complet « Comment arriver à lire tout ça? » est prévu juste après celui-ci.

J’ai déjà parlé à plusieurs reprises (ici par exemple) de la liste des choses à faire.

C’est le point le plus important de l’organisation.
Pour rester en phase avec nos priorités, on a besoin d’un outil qui

nous empêche de nous disperser
nous permet de constater l’avancement de notre travail
nous rappelle ce qu’on doit faire au bon moment.

C’est la liste de vos actions. Appelons-la CAHIER, mais il est bien entendu qu’il peut s’agir d’un smartphone, de votre gestionnaire de tâches Outlook, ce qui vous convient à vous. Pas de feuilles volantes, toutefois, ni de Post-it ®.

Le CAHIER

Sur cette liste d’actions, on ne note, comme son nom l’indique que des tâches à faire, celles qui n’ont pas de date-limite.

Les gribouillis de réunion ou de conversation téléphonique doivent être effectués sur un autre support (ou dans une partie à part de votre cahier).

Tout comme vos idées géniales. Si elles ne sont pas encore au stade de “tâche à faire”, vous devriez les noter ailleurs.

Chaque item est bien séparé des autres.

Repérer les urgences

Un simple coup de surligneur devant la tâche à faire suffit amplement pour vous signaler “c’est une urgence ».
Quelque chose qui était « juste à faire » ce matin peut devenir une urgence dans l’après-midi. Selon les métiers, les urgences bougent beaucoup dans une journée.

Toute tâche effectuée est cochée. Ca permet de mesurer l’avancement et ça donne du courage.
Attention, cochée ne signifie pas rayée. Si vous rayez toutes les tâches au fur et à mesure de leur exécution, votre liste devient illisible, peu confortable à l’oeil et pour tout dire … de moins en moins engageante.

La tâche à faire doit être précise et aussi unitaire que possible. Exemple : vous prévoyez un déplacement.

Je ne noterais pas “préparer déplacement”, simplement, car c’est trop vague.

Ma liste ressemblerait plutôt à ça :