Pour s’organiser au travail, on a tous essayé plusieurs méthodes spontanées. L’une d’entre elles repose principalement sur notre vue.
Si vous êtes du genre à utiliser vos yeux pour vous organiser, peut-être faites-vous ceci:
- des guirlandes de post-it autour de votre écran, sous votre clavier, sur votre cahier… partout,
- vous repassez en gras (non lus) les emails une fois que vous les avez lus, pour vous faire penser qu’il faudra faire quelque chose avec eux,
- variante: vous placez des couleurs ou des drapeaux sur les emails nécessitant une action,
- vous faites des piles de documents par genre. Par exemple, Pile n°1:“ce que je dois faire aujourd’hui”, Pile n°2: “les pas très urgents mais il ne faudra pas que je les oublie” et Pile n°3: « les quand j’aurai le temps”…
Certes, ces techniques fonctionnent… jusqu’à un certain point. Hélas, plus vous gérez d’informations moins cela marche.
Tout se passe comme si vous aviez la certitude que « Si je le vois, j’y pense et si j’y pense, je vais le faire« . Or, non.
Parce que:
1- Sans pour autant passer à l’action, vous augmentez votre »tourbillon mental« : « ah, oui, j’avais dit qu’il fallait que je le fasse! Oh mince, ça aussi! »
2- Les priorités changent tout le temps. Et c’est normal.
3- Vous n’avez qu’une vision partielle de ce qui vous attend: ce qui est sous votre nez. Le reste, parfois tout aussi important, est ailleurs: sur des listes, dans votre tête, sur une carte de visite, parmi vos notes de réunion…
4- Vous vous redites plusieurs fois les mêmes choses au sujet des mêmes informations: cela finit par être épuisant.
5- Vous savez bien que tous ces signaux finissent par devenir invisibles.
Soit parce qu’ils sont là depuis trop longtemps (ou disparaissent mécaniquement, chassés par les nouveaux messages), soit parce que vous ne pouvez pas (ou n’avez pas envie de) passer à l’action. Mais le pense-bête visuel, lui, reste là.
SOLUTION
- Extrayez une action de chaque email ou papier tant que vous l’avez sous les yeux.
- Notez-la sur votre cahier ou votre gestionnaire de tâches si vous ne voulez pas/ne pouvez pas la faire immédiatement.
- Puis sortez l’email ou le papier de son emplacement de départ.
- Vous aurez maintenant sous les yeux une liste unique des choses à faire, quelle qu’en soit la provenance.
AVANTAGES
- Plus besoin d’avoir les informations d’origine à la vue pendant des jours et des jours. Votre environnement redevient clair, vos idées aussi.
- Cette liste unique vous permet d’avoir une vision complète de tout ce que vous avez à faire. Vous pouvez maintenant choisir quoi faire en toute connaissance de cause et selon les priorités du moment.
- Vous voici l’heureux propriétaire d’une boîte de réception qui contient seulement les messages que vous n’avez pas encore lus: quel soulagement!
Pour aller plus loin:
- Je règle leur compte aux Post-it (même si je les aime bien)
- « Laurence, on voit bien que vous n’avez jamais vu ma messagerie! » Je crois que si.
- La technique infaillible, en détail, pour gérer vos mails.
- Comment éviter les bombes à retardement (horreur! elles ressemblent à des mails)
- La (désormais) célèbre parabole des chaussettes ou quand accepter de perdre du temps.
- Pour ceux qui manipulent encore beaucoup de papiers: comment gérer les papiers au bureau.
Gérer ses priorités: un mythe?
J’interviens en entreprise, vous le savez. Parfois, le titre de ma formation à l’organisation personnelle devient quelque chose comme « S’organiser et gérer ses priorités ». Parce que c’est ainsi que s’expriment les participants ou, plus souvent, les managers des participants.
De même que je suis persuadée qu’on ne gère pas son temps, je leur montre qu’on ne gère pas ses priorités. A l’issue de la formation, tout le monde est d’accord avec ça.
Pourquoi ne gère-t-on ni son temps ni ses priorités? Parce que, la seule chose que vous pouvez manipuler à votre guise, ce sont vos actions. Or, pour jongler avec vos actions et être sûr(e) de toujours faire ce qu’il faut, quand il faut, sans rien oublier, ce sont d’abord vos projets qu’il faut définir. On part de votre description de poste si vous êtes salarié(e) ou de votre vision de l’avenir si vous êtes à votre compte, et on commence d’abord par identifier ceci: « à quoi suis-je payé(e)/qu’est-ce que je veux accomplir? »
Les priorités (à ne pas confondre avec les urgences) déterminent ce qui est important pour vous.
Mais attention, il se peut qu’elles changent et c’est bien normal. En revanche, si vous avez du mal à choisir vos priorités, vous risquez d’avoir du mal à agir.
Je vais vous montrer à l’aide d’un exemple de vie privée comment cela se passe.
Mon projet (ou objectif): nourrir ma famille ce soir.
Mon choix de priorités:
Dans tous les cas, je m’y engage, ma famille sera nourrie: objectif atteint.
Mais il faudra que j’accepte que je ne pourrai peut-être pas tout avoir à la fois: une cuisine propre en permanence, un porte monnaie bien plein et un repas prêt en 10 minutes.
Parfois, parce que d’autres projets viennent s’ajouter (réunion de parents d’élèves ce soir-là, mettons), les priorités devront être modifiées. Le repas sera nécessairement moins économique ou moins équilibré.
En tout cas, ce sont les actions, « passées au filtre » de mes priorités, que je pourrai gérer, c’est-à-dire décider de réaliser à tel moment, de telle façon, avec tel outil etc.
Exemples d’actions possibles selon mes priorités: jeter un oeil dans ma réserve pour cuisiner exclusivement à partir des produits qu’elle contient, commander une pizza, recycler des restes d’hier,…
A retenir de cet article: Ce ne sont pas les priorités que l’on gère, mais les actions.
Encore faut-il, me direz-vous, avoir une vision claire et complète des actions possibles pour tous les projets de façon à pouvoir choisir quoi faire et quand le faire. Vous trouverez astuces et méthodes dans cet article (comment je gère tout ce que j’ai à faire) et celui-ci.
Pour compléter votre lecture:
On parlait déjà ici de ce qu’il faut faire quand les projets s’accumulent.
Et si l’idée de vous former à une méthode d’organisation solide vous titille, regardez par ici. Ou bien, procurez-vous la « bible » de l’organisation.
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