Archives de Tag: gérer mails

30 octobre 2013 · 12:24

Les remèdes contre le technostress

Ce serait intéressant de noter, un jour, combien de temps exactement nous passons devant tous nos outils de connexion.

Et ce qui serait encore plus intéressant, selon moi, ce serait d’en profiter pour repérer tous les signaux internes qui sont liés à cette consultation frénétique: épaules contractées? Mâchoires crispées? Respiration accélérée?

Eh bien, le technostress, c’est ça.

C’est ce qui vous fait appréhender le retour de vacances parce que vous savez que votre messagerie déborde.
C’est ce qui vous fait répondre à toute vitesse au plus de messages possible, au risque de taper des bêtises.
Ce qui vous fait sursauter à chaque ping, couic, bêêê de vos différentes alarmes même si vous pensez ne plus vous en rendre compte.
C’est aussi ce qui vous fait devenir « nomophobe« : inquiet à l’idée de ne pas avoir votre téléphone portable.

Comment lutter?

Back to the roots! – 1
A chaque fois que possible, faisons dont les choses à l’ancienne. Vous vous souvenez du bon vieux duo papier/crayon pour réfléchir?
Back to the roots! -2
Et à propos de vieillerie, vous souvient-il d’un temps où les portables ne servaient qu’à… téléphoner? Pourrait-on imaginer de supprimer les alertes et réduire les apps pour ne plus être stimulé en permanence?
L’art de la pause pour rafraîchir notre cerveau
Toutes les une heure et demie, hop une pause. Une vraie. Loin d’un écran. Sans empoigner doudou-smartphone, pour une fois. Faisons un truc calme, seul(e) si possible.
Oh et sortons déjeuner, tiens. Et, soyons fous, osons utiliser toute la longueur de pause accordée par notre entreprise.
Qui sait si une idée de génie ne nous viendra pas pendant ces pauses? En tout cas, c’est rarement scotché/voûté sur un écran que les idées de génie arrivent.
Les temps d’attente
Vous en avez, des temps d’attente. Tout le monde en a. Par exemple: on attend Chef Vénéré pour commencer la réunion; la formatrice décrète une pause; on attend le métro.
Pourquoi, au nom du ciel, se précipiter sur doudou-smartphone au moindre ralentissement de rythme? Vous craignez quoi? L’ennui? D’avoir l’air inoccupé? Le qu’en dira-t-on? D’avoir l’air ringard? De regarder les gens dans les yeux et, peut-être, de leur sourire? De ne pas être au courant de ce qui se passe? Pour 10 minutes?
Utilisons notre cerveau pour penser, décider, envisager, imaginer, rêver, se souvenir, prévoir, créer… vous en voulez encore?
Faire une chose à la fois
Oh le conseil ringard! A l’ère du multitasking!
Essayez de vous rendre injoignable une demi-heure. Ou, audacieux technostressé que vous êtes, une heure. Vous risquez quoi? D’avancer sur vos projets et pas ceux des autres. Joli risque, ma foi.
Tentez le zen pour les nuls
Je ne suis pas forcément bien placée pour vous parler de philosophie orientale mais ce que je sais, c’est qu’être présent à ce que l’on fait nous rend heureux. Pas les distractions/interruptions.
Donc, ralentissons exprès. Avez-vous essayé de faire défiler vos mails lentement? De manger votre sandwich super doucement? De vous appliquer au lieu de vous précipiter? C’est dur à faire. Mais c’est intéressant. Essayez. A faire pour retrouver un peu de ce qui nous manque dernièrement: la concentration.
Sauvez votre estime de vous-même
Faut-il que vous soyez disponible 24h/24 et 7j/7? Le FAUT-IL ? Si la réponse est non, affirmez-le calmement en refusant de répondre dans les 10 secondes à un message qui ne le nécessite pas. N’encourageons pas les autres à piétiner nos plans et notre temps lorsqu’ils nous harcèlent de demandes en tout genre auxquelles nous nous sentons tenus de répondre à toute vitesse.
De la douceur dans ce monde de brutes
Et si vraiment vous ne voulez pas débrancher, sachez que changer sonneries et alarmes, en baisser le volume, peut aussi contribuer à diminuer votre stress. Ne vous en privez pas, c’est paramétrable.

Découvrez pourquoi la gestion du temps à l’ancienne ne fonctionne pas, elle.
Le technostress, c’est aussi une question de génération.
Si les alarmes vous sont devenues indispensables, utilisez-les plutôt comme ceci.
Fichus smartphones!
Oh, ces mails! Quelle corvée!

8 Commentaires

Classé dans Apprendre à s'organiser, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Les autres et moi, Mon avis, Se former à l'organisation personnelle

Tagué gérer mails, smartphone, stress

10 février 2012 · 08:30

Les FBI de l’organisation: ne pas faire de pause le midi

***** ANNONCE *****

Nouveauté sur S’organiser, c’est facile

Allez voir la toute nouvelle boutique, dans laquelle vous trouverez des livres et des produits sélectionnés par mes soins: tout sauf des FBI, évidemment!

***** REPRENONS *****

Hélène me dit » Laurence, j’ai tellement de choses à faire que j’ai pris l’habitude de manger un sandwich le midi, devant mon écran, pour « gagner du temps »en « gérant mes mails ». Je me doute que « c’est pas terrible » mais je ne sais pas comment faire autrement. »

Comme beaucoup de gens, Hélène est submergée par les choses à faire, les mails se présentant à elle, sans arrêt, comme des vagues successives. La parade qu’a trouvé Hélène? travailler plus, évidemment. Inutile de préciser qu’elle ne gagnera pas plus pour autant.

Sa hantise de la boîte de réception bourrée l’oblige à essayer de rester à flot à tout moment. Quel dévouement, n’est-ce pas? Hm, du conditionnement, plutôt.

Hélène, lorsque vous ne prenez aucune pause, c’est comme si vous obligiez votre corps à nager en continu contre les vagues (genre côte basque, vous voyez? Mais sans les surfeurs).

Sans pause, vous vous noyez. Et votre productivité baisse, baisse…

Si vous voulez tenir le rythme, votre pause déjeuner devient essentielle. Ne le vivez pas avec culpabilité (« je devrais être en train de … au lieu de profiter de mon repas ») mais prenez votre temps, au contraire. Exprès. Pour une fois.

Choisissez soigneusement le repas qui vous fait le plus plaisir ce jour-là et savourez-le sans arrière pensée. Laissez les mails tomber dans votre boîte de réception. Vous, vous serez loin de votre écran.

Oh et gardez un petit goûter pour 16 h 30. Avec une autre vraie pause. Loin de votre clavier, s’il vous plaît.

Vous aimerez sûrement découvrir:

comment gérer vos mails
comment se débarrasser des 3425 mails restés dans votre boîte de réception depuis la nuit des temps
comment utiliser au mieux votre gestionnaire de tâches

14 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail, FBI (Fausses Bonnes Idées)

Tagué gérer les choses à faire, gérer mails, gérer priorités

21 mars 2011 · 08:30

Comment gérer mes mails?

Vous en recevez, des mails, pas vrai? Et de plus en plus, comme nous tous. Heureux les privilégiés que le chat professionnel n’a pas encore envahi!

Si vous laissez tous vos mails dans votre boîte de réception, voici ce qu’il se passe:

vous les parcourez
vous les laissez là en attendant de vous en occuper
vous les repassez en « non lu » pour vous faire penser qu’il y a une action à faire
il se peut que vous leur mettiez un drapeau/une couleur/une priorité
vous continuez à parcourir vos mails au fur et à mesure qu’ils arrivent
vous avez tendance à ne traiter que ceux qui prennent moins de 5 minutes (les autres « traînent »)
vous continuez à accumulez mails lus (mais rien n’est encore fait) et mails « inconnus » qui viennent d’arriver, ce qui vous oblige à relire les connus (« ah oui, c’est vrai, il fallait que je … »)
sans arrêt, vous tentez de réattribuer une priorité aux mails déjà lus, à la lumière des nouveaux entrants
mais comme il n’y a pas que les mails qui soient sources de « choses à faire », ça se complique!
vous croulez sous l’overdose de mails et votre messagerie ralentit, ralentit…

Epuisant. C’est normal, vous les lisez deux fois, y pensez deux fois, tentez de décider deux fois.

Ce n’est pas une fatalité. Voici une technique qui a fait ses preuves:

consultez votre messagerie quand vous le décidez (bye bye, l’alarme)
attrapez votre cahier (ou gestionnaire de tâches) pour être prêt à noter les actions à faire
pour chaque mail, l’un après l’autre, sans tricher, sans trier, décidez ce qu’il y a à faire (action en vue)
si l’action prend moins de deux minutes, répondez de suite puis classez ou jetez le mail
si elle prend plus de temps ou qu’il vous manque des informations ou encore que vous ne voulez pas vous en occuper de suite, notez l’action à faire sur votre cahier (ou gestionnaire de tâches)
glissez le mail dans un répertoire Action, que vous avez créé (ainsi, le message sort de votre inbox)
s’il n’y a pas d’action à faire, classez ou jetez directement le mail
passez au mail suivant
tous les mails donnant lieu à action sont maintenant sortis de votre boîte de réception (les autres aussi, remarquez)
à la fin de votre consultation, il vous reste simplement une liste d’actions à faire
vous les avez toutes sous les yeux (sur votre cahier ou gestionnaire de tâches)
là, enfin, vous pouvez « gérer » votre temps et vos actions.

Question: Et qu’est-ce que je fais des vieux mails qui sont là depuis des mois? Il faudra que je dégage du temps pour faire le ménage (soupir).

Réponse: Patience, petit scarabée (oui, j’ose, je vous connais depuis longtemps, maintenant).Vous allez voir qu’on peut faire plus simple qu’un grand ménage et que cela vous prendra 2 minutes, pas plus.