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Et en rythme, s’il vous plaît (ou Comment tirer parti de ses propres capacités)

Aujourd’hui, parlons rythme, si vous voulez bien. Et voilà, c’est reparti, vous dites-vous à mi-voix. Qu’est-ce qu’elle a encore été chercher, la dame du blog, pour nous amener une de ses idées saugrenues? On va danser, maintenant? Non, chers lecteurs (encore que, si on en croit La Fontaine,…).

En fait, je vous propose de scruter de près votre niveau d’énergie dans une journée. Avec quel rythme vous vous mettez en route le matin, démarrez l’après-midi ou encore pétillez le soir.

Etre organisé (je rappelle que c’est tout de même un peu l’objectif de ce blog et non pas réviser vos fables ou apprendre à jouer à saute-mouton), c’est atteindre ses objectifs avec un minimum d’efforts. S’organiser, c’est, par conséquent

  • être capable de profiter de son énergie pour attaquer en pleine forme ce qui nous demande un effort. Car il ne sert à rien de « se mettre des coups de pied aux fesses » pour faire une tâche alors qu’on est tout simplement épuisé.
  • réserver exprès les tâches peu gourmandes en capacité mentale pour nos heures creuses. Ainsi, même un peu « mou du genou », on arrive tout de même à faire des choses.

C’est ce qu’on appelle optimiser son temps, tout simplement.

Etape 1: repérer son rythme quotidien naturel

Suis-je « du matin » ou « du soir »?

Quand je demande à mes étudiants s’ils pensent être « du matin » ou « du soir », à 95% ils me répondent comme une évidence: du soir! Oui, je sais, jeunes gens fougueux, vous préférez commencer votre journée à 14h, à cause des fêtes bien arrosées, des web séries que vous suivez et des jeux videos.

Je devrais plutôt poser la question ainsi: si vous devez vous concentrer vite et bien, à quel moment cela est-il le plus facile pour vous?

La réponse vous donne le moment de la journée le plus favorable pour attaquer les tâches compliquées, celles qui vous demandent beaucoup d’énergie.

Pour certains, ce sera des tâches de vérification précise (tableaux de données, pointages); pour d’autres, des tâches de réflexion (réfléchir à une définition de poste, préparer les grandes lignes d’une présentation); pour d’autres enfin, des tâches à contenu émotionnel (appeler un client difficile, recadrer quelqu’un…).

On en déduit que les autres moments de la journée devront être destinés à d’autres types de tâches. Par exemple: faire ses notes de frais, chercher de l’information sur son CPF (comment? Vous ne savez pas que vous possédez un Compte Personnel de Formation?), ranger un peu son bureau, lire la dernière newsletter de l’entreprise, passer ses appels personnels (seulement les indispensables, OK?)…

Etape 2: repérer ses erreurs

Vous êtes peut-être victime, bien malgré vous, de ces deux erreurs:

  • Attendre que tout le monde soit parti pour vous mettre aux travaux de réflexion. Certes, vous êtes au calme, mais certainement pas au mieux de votre énergie. Et puis, même si on est très impliqué dans son travail, veut-on finir tous les soirs à 21h?
  • Gérer toutes les urgences dès l’arrivée au bureau, être obligé de zapper le déjeuner pour finir épuisé et en hypoglycémie vers 16 h. Où vous vous traînerez entre grignotage de paquets de biscuits et surfing sans but sur le net (selon la façon dont vous avez positionné votre écran par rapport à la porte d’entrée).

Etape 3: la solution, en rythme (et en couleur)

Je vous recommande de démarrer votre journée par les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées (une belle FBI pour vous convaincre). Si vous avez noté « en dur » sur votre agenda « Appeler Jean-Pierre du contrôle de gestion », ce n’est pas pour rien: c’est bien parce que c’est le BON jour pour appeler ce cher JP.  Faites un maximum de ces tâches-là avant d’aller regarder vos mails entrants (un article inspirant pour vous convaincre).

A présent, suivez le code couleur: en rose, pour ceux qui sont « du matin ». En bleu, pour ceux qui sont de l’après-midi ou du soir.

Après avoir travaillé le plus possible sur VOS priorités, comme indiqué ci-dessus, foncez sur cette messagerie que vous adorez et craignez en même temps. Démarrez maintenant les tâches à forte concentration/faciles.

Faites une courte/longue pause quand votre ventre commence à gargouiller.

Retournez travailler sur les tâches compliquées/faciles.

Déjeuner: personne ne zappe, même si on déjeune en solo.

Continuez le plus possible sur les tâches que vous vous êtes vous-même planifiées, si vous n’avez pas tout coché ce matin. De préférence, placez maintenant les tâches faciles/tâches à forte concentration.

Retournez sur votre messagerie.

Faites une longue pause si vous sentez que votre concentration commence à s’effilocher. Si nécessaire, faites une courte pause.

Continuez à travailler comme vous le sentez jusqu’à la fin de votre journée de travail.

Puis, quittez votre travail et maintenant, zumba, et en rythme, s’il vous plaît!

 

 

 

 

 

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Le pouvoir du Non

non

La semaine dernière, je vous parlai de trois outils ayant fait leurs preuves pour améliorer votre productivité. Le troisième, c’est dire « non ». Pas facile. Mais d’abord, à quoi dire « non » et pourquoi?

Vous pouvez dire « non » à:

1- la gentille vendeuse de la parapharmacie qui met d’emblée vos achats dans un mini sac plastique.

Pourquoi:

  • parce que c’est juste une habitude de sa part, pour des raisons de praticité et de confidentialité.
  • parce que, contrairement à ce que vous croyez, ce sac plastique ne sera pas réutilisé chez vous: il va vous encombrer, avec ses petits frères déjà nichés dans vos placards.

2- votre collègue, quand ça fait cinq fois en un mois qu’elle vous refile ses dossiers pour cause de RTT, enfant malade ou débarquement de belle-mère. Et son chien, il n’aurait pas grignoté le dossier, des fois?
Pourquoi:

  • parce que, nous aussi, on a une famille et un animal familier. On est serviable, certes, mais nous, on fait de notre mieux pour finir notre travail en autonomie. Et on y arrive. Alors, pourquoi pas elle?
  • si vous ne protestez pas, il y aura une sixième puis une septième fois. Et qui aura du mal à expliquer ses objectifs non atteints lors de son entretien annuel?

3- la voisine, qui vous fait un numéro de charme pour que vous deveniez secrétaire de l’association.
Pourquoi:

  • parce que ce n’est pas parce que vous avez un peu de temps libre qu’il faut le remplir avec les demandes des autres. Ce n’est pas vous qui parliez de reprendre le sport?
  • parce que, les réunions d’associations, on sait quand elles commencent, rarement quand elles finissent. Se coucher tard régulièrement, c’est pour les jeunes!

4- votre grand fils, quand il laisse traîner ses vêtements pour que vous les lui laviez, qu’il laisse derrière lui vaisselle et restes de repas parce qu’il n’a pas le temps etc…
Pourquoi:

  • parce que vous ne gagnerez pas de médaille de la mère courage. Et pas plus de reconnaissance.
  • parce qu’il est temps qu’il se prenne en charge, bon sang.

5-votre chef, quand il imagine que vous passez toute la journée à vous tourner les pouces en attendant qu’il déboule dans votre bureau avec ses demandes urgentes.
Pourquoi:

  • parce qu’il est bon de lui rafraîchir la mémoire: dans le feu de l’action, il oublie un peu qu’avec tout ce que vous traitez, vous êtes déjà bien débordé(e).
  • parce que… cf point 2 du cas de la collègue ci-dessus.

Reste la façon: comment dire non? Fermement et courtoisement. Vous pouvez sourire, mais juste une fois. Remercier. Répéter que non malgré l’intérêt/l’envie de faire plaisir/l’empathie bien naturelle/l’obéissance évidente. Et pensez à pratiquer au début sur des cas sans trop d’enjeu, si vous avez peur qu’on ne vous aime plus.

Qu’est-ce qu’on gagne à dire non?

  • récupérer son temps pour ce qui est important pour nous
  • freiner l’arrivé des objets dans notre sweet home et donc ranger plus facilement
  • mettre en valeur ce à quoi on dit oui
  • le respect des autres qui ne nous marcheront plus sur la queue
  • le respect de soi-même en constatant que notre point de vue est aussi valable que celui des autres

On s’entraînait déjà ici à résister avec diplomatie.

Et vous, avez-vous dû apprendre à dire non? Dans quelles circonstances?

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Les FBI de la gestion du temps: les tranches de temps

La première fois que j’ai lu un livre sur la gestion du temps, je suis tombée sur  la révélation: il fallait tout simplement allouer à l’avance un temps défini pour faire une tâche. Cette brillante suggestion s’appuyait sur les lois de Pareto et de Parkinson, les piliers de… la productivité à l’ancienne, disons.

Et bon. Vous me connaissez, moi, j’essaye tout ce qui pourrait me simplifier la vie. Mais là, catastrophe. Ca n’a pas marché. Jamais.

Ainsi, je prévois de:

  • passer une heure à repasser MAIS au bout d’une demi-heure, mes enfants rentrent de l’école et Fille Aînée a un gros chagrin d’amour.
    Je plante (avec joie) mes fringues fripées pour consoler la prunelle de mes yeux. Raté.
  • finir ma préparation pour le rendez-vous de demain, à tête reposée vers 18 h 30, MAIS mon distributeur américain m’appelle pour qu’on résolve un problème de documentation. Raté.
  • passer 10 minutes à revoir ma présentation Powerpoint, MAIS mon PC me meurt dans les bras, je n’ai pas de sauvegarde.
    Je dois tout recommencer. Raté.
  • ne passer que 20 minutes à surfer sur internet pour -enfin- me coucher de bonne heure MAIS une chose en entraînant une autre, à 1 h 00 du matin, j’y suis encore. Raté.

Alors, oui, j’avais bien vu qu’en plus d’allouer du temps fixe, il fallait que je prévoie du temps (30%, 40%, selon les auteurs)  pour… les imprévus! Elle est bien bonne! Il ne m’a jamais été possible d’être aussi imaginative que la vraie vie. La gastro de Bastien, vous l’aviez envisagée, vous? La réunion toutes affaires cessantes exigée par votre supérieur, vous l’aviez anticipée? Et ma flemme, ma fatigue, mon « non, j’ai pas envie, là », comment étais-je censée gérer ça? A grand coup de coup de pied au derrière? Par la force de ma volonté surhumaine? Hm.

Je me faisais l’effet du coyote dans le dessin animé. Plein de plans, et jamais une réussite. C’était moi, ou …? (voix séraphique : une FBI, peut-être, Laurence?)

Au bout d’un moment, j’ai fini par comprendre que le problème n’était pas entre le clavier et la chaise, comme disaient élégamment mes collègues informaticiens du service support.

Le problème, c’est que le temps ne se découpe pas en tranches, même si on exige d’être productif.

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