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Les FBI de l’organisation: cloisonner vie privée et vie professionnelle

« Laurence, me disent parfois les jeunes femmes que je forme à l’organisation personnelle, je ne veux pas que ma vie professionnelle déborde sur ma vie privée. J’adore mon job mais je veux cloisonner. Avez-vous des astuces pour réussir à bien séparer l’une de l’autre? »

Comme je les comprends! Et comme j’y croyais moi aussi!

Jusqu’à ce que les situations ci-dessous se reproduisent un peu trop souvent:

– vous pensez qu’il faut rappeler Mme Durant de la société MonFournisseur  pendant que vous faites les courses. Arrivée au parking, pour récupérer votre voiture, hop, c’est sorti de votre tête. Rien ne garantit que vous vous en souviendrez demain.

– ça fait une semaine que vous vous dites qu’il faut prendre rendez-vous chez le pédiatre mais ça se fait aux heures de bureau et justement, vous n’avez rien pour vous le rappeler quand vous êtes au travail,  puisque c’est privé. Tous les soirs, lorsque vous retrouvez votre famille, vous vous dites « et zut, j’ai encore oublié d’appeler! ».

– vous aviez dit à votre belle-soeur que vous la rappelleriez ce week-end mais tout s’est bousculé et vous avez oublié. Vous vous dites que vous l’appellerez à l’heure du déjeuner lundi. Mais comment y penser au bon moment?

Vous avez remarqué? Qu’on le veuille ou non, notre cerveau ne fait pas la différence entre « c’est privé » et « c’est professionnel ». Pour lui, il s’agit de « choses à faire« , point. Et il s’en moque que ce soit le bon moment ou pas.

En somme,  l’étanchéité vie pro/vie privée est une FBI. Alors, que faire?

La solution (paradoxale, mais essayez tout de même, vous m’en direz des nouvelles):

En plus de votre agenda, il vous faut une liste unique de choses à faire.

Le mot-clef, c’est UNIQUE.

Oui, allez-y, mélangez tout, comme ça vous vient dans la tête, au fur et à mesure que ça arrive dans votre vie. Ne vous occupez pas de savoir l’origine (privé? pro?) du « truc à faire ». Notez-le, c’est tout.

Veillez cependant  à bien noter de vraies actions (voir cet article) et non des projets.

Exemple: Noter « cuisine » (= sa rénovation est un projet en soi) ne sera pas utile si, ce que vous voulez dire vraiment, c’est « chercher des fournisseurs pour rénover ma cuisine » (= action).

Pour faire cette liste, il vous faut un outil fiable, toujours sur vous. Votre smartphone? Un petit cahier? un grand cahier? Qu’importe, pourvu que vous puissiez noter super vite.

D’accord, Laurence, me disent mes stagiaires, mais comment faire le tri dans cette (longue) liste?

Pour faire le tri dans les choses à faire, vous allez inventer un petit code pour désigner les choses à faire à la maison, le soir par exemple. Et puis un autre pour les choses à faire seulement le week-end. Vous indiquez ce code devant chaque tâche.

Ces codes, ça peut être:

  • pour la maison: une petite maison stylisée ou un M pour signifier  « à la Maison », …
  • pour le week-end: WE, par exemple.
  • et pour le bureau? Comme nous y passons beaucoup de temps, je considère que c’est un contexte par défaut: pas besoin de code.

Ainsi, lorsque vous serez dans l’un ou l’autre de ces contextes, il vous suffira de regarder les tâches qui comportent le code correspondant et de choisir celles que vous voulez faire. Vous négligerez exprès les autres.
Note: Si vous utilisez la fonction liste de votre smartphone, vous ferez un tri sur la première lettre pour ne voir apparaître que les tâches que vous pouvez faire ici et maintenant.

Exemple: WE appeler Jeanne (ma belle-soeur)

Alors, allez-vous essayer ma solution paradoxale?

Je tiens à re-préciser ici que je suis une fervente partisane du cloisonnement dès lors qu’il s’agit d’empêcher les appels/mails/sms  professionnels de venir polluer notre temps privé.  Réfléchissez toujours au pourcentage de vous-même que vous voulez rendre disponible aux uns et aux autres. Un job, ce n’est pas forcément un sacerdoce, vous savez. C’est plutôt un échange: votre temps contre une rémunération. Cela doit rester équilibré, juste.

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Comment gérer mes mails?

Vous en recevez, des mails, pas vrai?  Et de plus en plus, comme nous tous. Heureux les privilégiés que le chat professionnel n’a pas encore envahi!

Si vous laissez tous vos mails dans votre boîte de réception, voici ce qu’il se passe:

  • vous les parcourez
  • vous les laissez là en attendant de vous en occuper
  • vous les repassez en « non lu » pour vous faire penser qu’il y a une action à faire
  • il se peut que vous leur mettiez un drapeau/une couleur/une priorité
  • vous continuez à parcourir vos mails au fur et à mesure qu’ils arrivent
  • vous avez tendance à ne traiter que ceux qui prennent moins de 5 minutes (les autres « traînent »)
  • vous continuez à accumulez mails lus (mais rien n’est encore fait) et mails « inconnus » qui viennent d’arriver, ce qui vous oblige à  relire les connus (« ah oui, c’est vrai, il fallait que je … »)
  • sans arrêt, vous tentez de réattribuer une priorité aux mails déjà lus, à la lumière des nouveaux entrants
  • mais comme il n’y a pas que les mails qui soient sources de « choses à faire », ça se complique!
  • vous croulez sous l’overdose de mails et votre messagerie ralentit, ralentit…

Epuisant. C’est normal, vous les lisez deux fois, y pensez deux fois, tentez de décider deux fois.

Ce n’est pas une fatalité. Voici une technique qui a fait ses preuves:

  • consultez votre messagerie quand vous le décidez (bye bye, l’alarme)
  • attrapez votre cahier (ou gestionnaire de tâches)  pour être prêt à noter les actions à faire
  • pour chaque mail, l’un après l’autre, sans tricher, sans trier, décidez ce qu’il y a à faire (action en vue)
  • si l’action prend moins de deux minutes, répondez de suite puis classez ou jetez le mail
  • si elle prend plus de temps ou qu’il vous manque des informations ou encore que vous ne voulez pas vous en occuper de suite, notez l’action à faire sur votre cahier (ou gestionnaire de tâches)
  • glissez le mail dans un répertoire Action, que vous avez créé (ainsi, le message sort de votre inbox)
  • s’il n’y a pas d’action à faire, classez ou jetez directement le mail
  • passez au mail suivant
  • tous les mails donnant lieu à action sont maintenant sortis de votre boîte de réception (les autres aussi, remarquez)
  • à la fin de votre consultation, il vous reste simplement une liste d’actions à faire
  • vous les avez toutes sous les yeux (sur votre cahier ou gestionnaire de tâches)
  • là, enfin, vous pouvez « gérer » votre temps et vos actions.

Question: Et qu’est-ce que je fais des vieux mails qui sont là depuis des mois?  Il faudra que je dégage du temps pour faire le ménage (soupir).

Réponse: Patience, petit scarabée (oui, j’ose, je vous connais depuis longtemps, maintenant).Vous allez voir qu’on peut faire plus simple qu’un grand ménage et que cela vous prendra 2 minutes, pas plus.

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Comment utiliser mon gestionnaire de tâches?

Si vous utilisez Outlook , vous possédez un gestionnaire de tâches.

Il se peut qu’il vous couine dessus pour vous rappeler les choses à faire, il passe en rouge toutes les date-limites que vous avez ratées, vous pouvez attribuer des couleurs à certaines tâches, attribuer celles-ci à des projets.

Bref, un superbe outil d’organisation au premier abord. Sauf que:

  1. c’est parfois difficile de l’articuler avec les mails et l’agenda
  2. il a beau devenir tout rouge, il arrive un moment où vous ne l’écoutez plus
  3. cette longue liste de to-do vous déprime, vous craignez d’en rajouter
  4. c’est sûr, ce serait bien de la synchroniser avec votre smartphone, mais…

bref, peu nombreux sont les élus à qui leur gestionnaire de tâches sert vraiment.

Pour que ça marche, il faut les mêmes précautions d’usage que pour utiliser un cahier de tâches à faire.

A savoir:

  • quel que soit l’élément déclencheur (mail, appel téléphonique, idée de génie…) ne noter que la toute première tâche à réaliser, la plus petite
  • noter uniquement ce qui n’a pas de date-limite (sinon, c’est pour l’agenda)
  • ne noter que les tâches que vous vous engagez à faire, pas les « ce serait bien si… »
  • noter tout, tout, … tout, en somme

Utilisez les codes couleur disponibles mais pas forcément de la façon suggérée par l’outil.

Utilisez-les plutôt pour définir des contextes dans lesquels vous passerez à l’action. Exemple: rouge = à faire à la maison. Vert= à faire avec mon chef. Ce ne sont que des exemples, à vous de les adapter à votre propre vie.

Ceci vous permettra de faire le tri dans une loonnguue liste d’actions.

J’attends avec impatience (et je ne suis pas la seule, croyez-moi) les commentaires et conseils de ceux d’entre vous qui utilisent leur gestionnaire de tâche intensivement.

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