Archives de Tag: liste de tâches

Faire ses listes avec des mind maps – Article Invité

Lors de l’article Les FBI de l’organisation: cloisonner vie professionnelle et vie privée, Stéphane, l’auteur talentueux du blog Zen et Efficace nous avait expliqué, dans un commentaire, qu’il utilisait la technique du mind mapping pour ses listes de tâches qui, du coup, ne sont plus des listes, mais des cartes.

Vu l’intérêt des lecteurs de ce blog pour sa technique, Stéphane a gentiment proposé de nous détailler tout ça. Merci!

« Une mind map c’est…

Aussi appelé cartes heuristiques ou cartes mentales en français, les « mind maps » sont des outils vraiment puissants pour extraire, organiser et mémoriser l’information.

Je ne vais pas vous faire ici une leçon de méthodologie sur le mind mapping car mon utilisation est superficielle. Superficielle, mais partout: pour détailler les tâches d’un projet, pour la prise de notes en séances, pour aborder et comprendre un nouveau domaine et en organiser l’information.

Le mind mapping utilise le fait que notre cerveau ne travaille pas avec des listes, mais il fait des connexions entre les choses, selon différents critères. Un exemple: un enfant sachant ce qu’est un chien reconnaitra un Berger Allemand comme tel, même si c’est la première fois qu’il en voit un. C’est parce qu’il sait ce qui caractérise un chien. Il peut ainsi ranger ce qu’il voit dans la bonne case «chiens».

Ainsi lorsque vous faites une mind map avec pour sujet central le chien, libre à vous de démarrer en séparant les tailles de chiens, ou les chiens selon la longueur des poils. C’est vous qui décidez.

Ce qui est important est de trouver une manière de structurer l’information qui vous convienne. D’ailleurs, c’est pour cela que je fais des mind maps de manière digitale: je sais rarement la forme que prendra celle-ci en la démarrant et la voie informatique me permet de la réordonner tout au long du processus de création.

Couvrir vos besoins

J’insiste souvent sur le fait qu’un outil n’a pas de valeur intrinsèque: il n’est ni bon, ni mauvais en soi. Il se contente de couvrir vos besoins de façon plus ou moins adéquate. Un exemple: si je vous donne la meilleure fourchette du monde, mais que vous devez manger une soupe… cela ne vous aidera probablement pas.

Les mind maps ne font pas exception: tout dépend de vos besoins et ils doivent être clairs.

Moi,  je cherchais un logiciel pour mon iPad. Il devait être ergonomique, c’est-à-dire permettre la création, la personnalisation et l’édition facile des mind maps.

La sauvegarde était importante pour ne jamais perdre d’information.

J’ai trouvé mon bonheur: iThoughtsHD.

Bourré de possibilités graphiques, ergonomie excellente, sauvegarde automatique sur Dropbox dans un format choisi pour être lu sur mon ordinateur de travail par un logiciel adéquat. Autrement dit: si on me vole mon iPad, je peux continuer à utiliser mes cartes instantanément et sans le moindre problème.

J’étais donc paré pour faire mes mind maps, même si à cette époque, je n’imaginais pas m’en servir pour gérer mes tâches.

Listes de tâches

J’ai commencé à gérer des tâches de manière classique: en alignant les tâches, les unes en dessous des autres. D’abord dans un carnet avec un stylo, puis rapidement sur un fichier Word, à l’aide de simples listes à puces. Puis j’avais besoin de filtrer et d’ordonner : date d’échéance, projet, type de tâche… alors j’ai fait des tableaux et dès lors il était logique de passer sous Excel. Mais cela ne me convenait pas réellement.

J’ai ensuite testé beaucoup d’applications sans vraiment trouver mon bonheur pendant longtemps. Un des problèmes récurrents était la perte de la vision d’ensemble. Dès que vous commencez à avoir un certain nombre de tâches, il est impossible de tout conserver sous les yeux et d’être efficace, car la majorité des tâches deviennent alors des distracteurs. Comme mes journées n’ont que 24 heures, je passais mon temps à naviguer d’une liste à l’autre pour savoir où mettre les priorités. Je passais trop de temps à gérer mes listes de tâches et pas assez à effectuer les tâches elles-mêmes.

Puis un jour, j’ai décidé de transformer mes listes de tâches en carte de tâches.

Attention, outil puissant

iThoughtsHD est un puissant logiciel. De nombreuses mises en forme et mises en page sont possibles. On peut dessiner à main levée sur le iPad et transformer le résultat en image à utiliser dans une mind map, on peut mettre en gras, italique, souligner, justifier ou aligner à gauche ou droite, jouer sur la taille de la police, joindre des fichiers, écrire des compléments d’information pour les tâches, associer une ressource ou un taux de complétion à la tâche. Bref, tout ce qu’il faut pour faire de la gestion de projet ou des cartes artistiques.

C’est à la fois sa force, car cela permet d’évoluer dans ses pratiques et de s’adapter lorsque les besoins évoluent, mais c’est également un piège dans lequel il faut faire attention de ne pas tomber: lorsque «tout» est possible, on a tendance à s’éparpiller.

Ma ToDo Map

Moi j’aime la simplicité. Souvent, la simplicité est synonyme d’efficacité. Mes cartes sont donc simples.

Ma ToDo Map est organisée en semaines qui s’ouvrent sur des jours du lundi au vendredi (+week-end) dans lesquels j’ai des tâches :

ToDoMap1
Un code couleur simple sert à différencier et prioriser les tâches:ToDoMap2Notes: le crapaud est une technique de productivité de Brian Tracy.Quelques icônes me donnent des indications complémentaires sur la tâche :ToDoMap3En pratique, voilà ce que cela peut donner:ToDoMap4Mais bien sûr, en démarrant votre lundi 31, vous prendrez soin de «replier» les jours suivants de manière à ne pas être distraits par les tâches qui ne sont pas encore d’actualité:ToDoMap5Au fur et à mesure de vos journées, vous aurez le loisir d’effacer les tâches terminées, de les requalifier en changeant la couleur ou l’énoncé, ou encore de les faire glisser vers une date ultérieure si tout ne se déroule pas comme prévu (ce qui est souvent le cas).

Voilà comment je travaille. Tout ce que j’ai à faire est dans une unique carte: plus de 400 tâches. Professionnelles ou privées, court, moyen et long terme, idées, projets, rappels, tâches en attente… Tout est dedans! J’espère que cet article vous aura donné une ou deux idées intéressantes et je me réjouis de partager avec vous en commentaire. »

26 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail, S'organiser à la maison

Les FBI de l’organisation: cloisonner vie privée et vie professionnelle

« Laurence, me disent parfois les jeunes femmes que je forme à l’organisation personnelle, je ne veux pas que ma vie professionnelle déborde sur ma vie privée. J’adore mon job mais je veux cloisonner. Avez-vous des astuces pour réussir à bien séparer l’une de l’autre? »

Comme je les comprends! Et comme j’y croyais moi aussi!

Jusqu’à ce que les situations ci-dessous se reproduisent un peu trop souvent:

– vous pensez qu’il faut rappeler Mme Durant de la société MonFournisseur  pendant que vous faites les courses. Arrivée au parking, pour récupérer votre voiture, hop, c’est sorti de votre tête. Rien ne garantit que vous vous en souviendrez demain.

– ça fait une semaine que vous vous dites qu’il faut prendre rendez-vous chez le pédiatre mais ça se fait aux heures de bureau et justement, vous n’avez rien pour vous le rappeler quand vous êtes au travail,  puisque c’est privé. Tous les soirs, lorsque vous retrouvez votre famille, vous vous dites « et zut, j’ai encore oublié d’appeler! ».

– vous aviez dit à votre belle-soeur que vous la rappelleriez ce week-end mais tout s’est bousculé et vous avez oublié. Vous vous dites que vous l’appellerez à l’heure du déjeuner lundi. Mais comment y penser au bon moment?

Vous avez remarqué? Qu’on le veuille ou non, notre cerveau ne fait pas la différence entre « c’est privé » et « c’est professionnel ». Pour lui, il s’agit de « choses à faire« , point. Et il s’en moque que ce soit le bon moment ou pas.

En somme,  l’étanchéité vie pro/vie privée est une FBI. Alors, que faire?

La solution (paradoxale, mais essayez tout de même, vous m’en direz des nouvelles):

En plus de votre agenda, il vous faut une liste unique de choses à faire.

Le mot-clef, c’est UNIQUE.

Oui, allez-y, mélangez tout, comme ça vous vient dans la tête, au fur et à mesure que ça arrive dans votre vie. Ne vous occupez pas de savoir l’origine (privé? pro?) du « truc à faire ». Notez-le, c’est tout.

Veillez cependant  à bien noter de vraies actions (voir cet article) et non des projets.

Exemple: Noter « cuisine » (= sa rénovation est un projet en soi) ne sera pas utile si, ce que vous voulez dire vraiment, c’est « chercher des fournisseurs pour rénover ma cuisine » (= action).

Pour faire cette liste, il vous faut un outil fiable, toujours sur vous. Votre smartphone? Un petit cahier? un grand cahier? Qu’importe, pourvu que vous puissiez noter super vite.

D’accord, Laurence, me disent mes stagiaires, mais comment faire le tri dans cette (longue) liste?

Pour faire le tri dans les choses à faire, vous allez inventer un petit code pour désigner les choses à faire à la maison, le soir par exemple. Et puis un autre pour les choses à faire seulement le week-end. Vous indiquez ce code devant chaque tâche.

Ces codes, ça peut être:

  • pour la maison: une petite maison stylisée ou un M pour signifier  « à la Maison », …
  • pour le week-end: WE, par exemple.
  • et pour le bureau? Comme nous y passons beaucoup de temps, je considère que c’est un contexte par défaut: pas besoin de code.

Ainsi, lorsque vous serez dans l’un ou l’autre de ces contextes, il vous suffira de regarder les tâches qui comportent le code correspondant et de choisir celles que vous voulez faire. Vous négligerez exprès les autres.
Note: Si vous utilisez la fonction liste de votre smartphone, vous ferez un tri sur la première lettre pour ne voir apparaître que les tâches que vous pouvez faire ici et maintenant.

Exemple: WE appeler Jeanne (ma belle-soeur)

Alors, allez-vous essayer ma solution paradoxale?

Je tiens à re-préciser ici que je suis une fervente partisane du cloisonnement dès lors qu’il s’agit d’empêcher les appels/mails/sms  professionnels de venir polluer notre temps privé.  Réfléchissez toujours au pourcentage de vous-même que vous voulez rendre disponible aux uns et aux autres. Un job, ce n’est pas forcément un sacerdoce, vous savez. C’est plutôt un échange: votre temps contre une rémunération. Cela doit rester équilibré, juste.

18 Commentaires

Classé dans Comment s'organiser au travail, FBI (Fausses Bonnes Idées), S'organiser à la maison