Nous ressentons tous cette culture de l’urgence, cette habitude de travailler en « flux tendu »: ça fait « agile », « réactif », « moderne », » temps réel ». Bref, l’action semble valorisée. La réaction, plutôt. Et au détriment de la réflexion, ça c’est sûr.
Vous n’avez jamais reçu, vous, en réponse à l’un de vos mails, une réponse ultra-rapide, mais parfaitement inutilisable? Et n’avez-vous jamais reçu un coup de fil « t’as pas reçu mon mail? » de la part de l’agité du mulot qui n’arrive pas à comprendre que vous ne soyez pas branché en permanence sur la messagerie… enfin sur SES messages à lui? Moi si. Souvent (soupir).
Perception et réalité
En réalité, cette ambiance survoltée, dopée à l’urgence, est une arnaque. On ne travaille pas mieux dans l’urgence. Invariablement, le résultat d’un travail fait à la dernière minute est moins satisfaisant que celui qui a été réfléchi puis peaufiné. L’urgence devient plutôt une façon de prioriser ses actions, lorsque l’on sent qu’on est débordé.
Distinguer vraie et fausse urgence
Il y a les vraies urgences (problème imprévisible chez un client, accident du travail, retards imputables à des dysfonctionnements…). Là, on ne se pose pas de questions, on laisse tout tomber et on AGIT. Ca tombe bien, on est très nombreux à adorer ça, fonctionner en pompier.
Et puis il y a les fausses urgences: celles qui étaient de banales « choses à faire » il y a 1 semaine, trois jours ou hier. Celles-là, vous les avez vu venir. Mais vous avez choisi de ne pas leur accorder d’attention du tout puisque ce n’était pas des urgences au moment où vous en avez eu connaissance.
Ajoutons les pièces jointes pas lues, les mails survolés négligemment, les réunions non préparées qui s’éternisent et qui débordent sur le temps de travail de tout le monde… Toutes ces micro-négligences transforment la suite des actions en urgences.
C’est celles-là que nous pouvons limiter. En anticipant, évidemment.
Une petite habitude à prendre pour en finir avec les urgences qu’on aurait pu éviter
Prenons donc quelques instants, lorsqu’on nous informe de quelque chose, pour:
- lire complètement le document/mail
- réfléchir de suite aux situations de blocage possible (qui sera en congé? Ai-je bien tous les éléments? Qu’est-ce que ça implique?)
- poser immédiatement les questions complémentaires pour nous permettre d’agir en autonomie maximum
- être explicite du premier coup quand on transfère un mail: que doit faire exactement la personne qui le reçoit?
Vous pensez ne pas avoir le temps de le faire? Dans ce cas, demandez-vous si vous avez du temps à perdre plus tard… au moment de rattraper des bombes à retardement!
S'organiser c'est facile 
Messages : checker n’est pas jouer!
Comme tout bon formateur, je propose des pauses à chaque demi-journée pour permettre aux participants à mes stages de se détendre, fumer une cigarette (je suis une ancienne fumeuse, comme je les comprends!), boire un café…
Invariablement, la majorité d’entre eux se précipite sur leur téléphone portable, leur smartphone, voire trottent vigoureusement en direction de leur PC, si la formation a lieu en leurs locaux. Vous ai-je dit que les pauses durent une dizaine de minutes, rarement plus?
Ils reviennent de cette consultation le sourcil froncé, l’air soucieux.
Pourquoi? Parce qu’ils ont -je cite- « checké leurs mails ». Autrement dit vérifié, relevé, pris connaissance, parcouru.
Or, comme au jeu de dames lorsqu’on était petit, « souffler n’est pas jouer ». Que je transforme allègrement en « checker n’est pas jouer ».
Lorsque vous consultez vos messages, vous n’avez pas toujours la possibilité de passer à l’action immédiatement parce qu’il vous manque des informations ou que ce n’est ni le bon endroit (couloir, métro, salle de formation) ni le bon moment (pause courte, heure du déjeuner, fin de journée).
Vous pensez « jouer », c’est-à-dire travailler, avancer sur vos tâches. Vous caressez aussi l’espoir que répondre à deux ou trois messages rapidement, « sur le gaz » vous permettra de diminuer le tas de mails qui s’accumule pendant que vous vous formez. Il se peut même que vous attendiez une réponse urgente.
Pourtant, prendre connaissance d’un message, sans avoir de quoi noter l’action à faire dès qu’on aura fini ce qui est en cours, ne sert à rien. Sauf à augmenter votre niveau de stress car vous allez devoir:
Envie d’être purement réactif ou vraiment efficace?
Si vous choisissez d’être efficace, prenez de quoi noter avant de prendre connaissance de vos messages. Un cahier, quelqu’un ?
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