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La contrainte: vraie motivation ou leurre?

Photo by Andrew Neel

Je ne compte plus les fois où on me dit:

  • « je rêvais d’être à mon compte. Et maintenant que j’y suis, pas moyen de me mettre au boulot. Je ne travaille que si mes clients m’imposent une date-limite de rendu.
  • le ménage, ce n’est pas mon fort. J’attends qu’une visite se dessine à l’horizon pour envisager de sortir chiffon et aspirateur. Disons, ma belle-mère, au hasard.
  • les régimes, je n’en fais que si je suis motivée par une date-limite:  la perspective de la plage, par exemple. Ou du mariage d’une amie. Le reste du temps, je dévore.
  • j’ai besoin d’une date-limite pour m’organiser dans mon travail de salarié(e), sinon, comment gérer mon temps? »

Laurence, on a bien lu votre article sur comment se motiver (ça me fait plaisir de voir que ce blog vous sert à quelque chose). Mais, au fond, pourquoi avons-nous tout le temps besoin de contraintes extérieures à nous pour nous mettre en branle? »

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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

  • Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J:

  • Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.
  • Messagerie: limiter les bombes à retardement
  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.
  • Deux bonnes résolutions de la rentrée
  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Vous ne rangez pas? Il y a forcément une bonne raison

cuisine a ranger

  • Je ne comprends pas: j’ai mis en place un classement de mes papiers à la maison, mais ils s’entassent toujours!
  • J’ai plus ou moins rangé mes vêtements; n’empêche qu’en quelques jours, c’est de nouveau une zone de guerre!
  • J’ai expliqué à toute ma famille comment ranger les choses dans la cuisine, mais on dirait qu’ils n’ont pas compris, parce que le bazar revient encore et toujours!

Pourquoi? Si l’ordre ne tient pas dans la durée, c’est qu’il y a une bonne raison.

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Le pouvoir du Non

non

La semaine dernière, je vous parlai de trois outils ayant fait leurs preuves pour améliorer votre productivité. Le troisième, c’est dire « non ». Pas facile. Mais d’abord, à quoi dire « non » et pourquoi?

Vous pouvez dire « non » à:

1- la gentille vendeuse de la parapharmacie qui met d’emblée vos achats dans un mini sac plastique.

Pourquoi:

  • parce que c’est juste une habitude de sa part, pour des raisons de praticité et de confidentialité.
  • parce que, contrairement à ce que vous croyez, ce sac plastique ne sera pas réutilisé chez vous: il va vous encombrer, avec ses petits frères déjà nichés dans vos placards.

2- votre collègue, quand ça fait cinq fois en un mois qu’elle vous refile ses dossiers pour cause de RTT, enfant malade ou débarquement de belle-mère. Et son chien, il n’aurait pas grignoté le dossier, des fois?
Pourquoi:

  • parce que, nous aussi, on a une famille et un animal familier. On est serviable, certes, mais nous, on fait de notre mieux pour finir notre travail en autonomie. Et on y arrive. Alors, pourquoi pas elle?
  • si vous ne protestez pas, il y aura une sixième puis une septième fois. Et qui aura du mal à expliquer ses objectifs non atteints lors de son entretien annuel?

3- la voisine, qui vous fait un numéro de charme pour que vous deveniez secrétaire de l’association.
Pourquoi:

  • parce que ce n’est pas parce que vous avez un peu de temps libre qu’il faut le remplir avec les demandes des autres. Ce n’est pas vous qui parliez de reprendre le sport?
  • parce que, les réunions d’associations, on sait quand elles commencent, rarement quand elles finissent. Se coucher tard régulièrement, c’est pour les jeunes!

4- votre grand fils, quand il laisse traîner ses vêtements pour que vous les lui laviez, qu’il laisse derrière lui vaisselle et restes de repas parce qu’il n’a pas le temps etc…
Pourquoi:

  • parce que vous ne gagnerez pas de médaille de la mère courage. Et pas plus de reconnaissance.
  • parce qu’il est temps qu’il se prenne en charge, bon sang.

5-votre chef, quand il imagine que vous passez toute la journée à vous tourner les pouces en attendant qu’il déboule dans votre bureau avec ses demandes urgentes.
Pourquoi:

  • parce qu’il est bon de lui rafraîchir la mémoire: dans le feu de l’action, il oublie un peu qu’avec tout ce que vous traitez, vous êtes déjà bien débordé(e).
  • parce que… cf point 2 du cas de la collègue ci-dessus.

Reste la façon: comment dire non? Fermement et courtoisement. Vous pouvez sourire, mais juste une fois. Remercier. Répéter que non malgré l’intérêt/l’envie de faire plaisir/l’empathie bien naturelle/l’obéissance évidente. Et pensez à pratiquer au début sur des cas sans trop d’enjeu, si vous avez peur qu’on ne vous aime plus.

Qu’est-ce qu’on gagne à dire non?

  • récupérer son temps pour ce qui est important pour nous
  • freiner l’arrivé des objets dans notre sweet home et donc ranger plus facilement
  • mettre en valeur ce à quoi on dit oui
  • le respect des autres qui ne nous marcheront plus sur la queue
  • le respect de soi-même en constatant que notre point de vue est aussi valable que celui des autres

On s’entraînait déjà ici à résister avec diplomatie.

Et vous, avez-vous dû apprendre à dire non? Dans quelles circonstances?

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Rangement esthétique des livres: jusqu’où aller? (+ Télématin!)

Après le rangement des livres par couleur, le rangement par l’anonymat. Mmoui…

Oh, et voici comme promis le sujet de Télématin Santé « Besoin de tout planifier« .

via Bookshelf Porn

via Bookshelf Porn

 

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Quel est votre seuil de tolérance au bazar?

linge canapéLes participants à ma dernière session de formation discutent de leur vision de l’ordre, du rangement, de l’organisation.

Il se rendent compte que:

  • ces sujets sont souvent abordés sous l’angle normatif: « il FAUT faire comme ci », « moi, je ne me vois pas faire comme ça »;
  • nous avons tous un seuil différent de tolérance au bazar. Là où certains ont du mal à penser clairement dès qu’un objet n’est pas à sa place, d’autres ne voient aucun problème à voir trôner des pièces de moteur et de vieilles tétines sur la table basse du salon;
  • et accessoirement, vivre avec quelqu’un qui n’a pas le même seuil de tolérance est très compliqué;

Tout se passe comme si on possédait (ou pas) un détecteur à « incongruité ». Pour moi, par exemple, un tas de linge sur un canapé, c’est incongru. Bizarre. Pas prévu pour. Forcément temporaire. Et donc, je le détecte instantanément: ça déclenche une envie de rangement.

Mais pour vous, qu’est-ce qui déclenche un réflexe de rangement (autre que: « j’ai pas le choix, il y a du monde qui débarque », évidemment)?

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Organisation et confiance: quel est le rapport?

Je vois d’ici vos sourcils se soulever en signe d’interrogation. Encore un de vos rapprochements capillotractés, Laurence? Quel est le rapport entre la confiance et l’organisation? vous dites-vous.

Voici comment je vois les choses:

1- Désencombrement

Lorsque je m’autorise à laisser partir un objet de chez moi, c’est parce que j’ai confiance dans ma capacité à pouvoir, plus tard, acheter, emprunter, fabriquer, bref (re)trouver, au cas où j’en aurais besoin, un objet similaire;

2- Rangement

Lorsque je range quelque chose, et que je ne le vois plus, j’ai confiance dans ma logique (pas ma mémoire, notez) pour retrouver l’endroit où je l’ai entreposé. C’est pour cela que je n’ai pas besoin de l’avoir en permanence sous les yeux;

3- Corvées ménagères

Lorsque je partage les corvées ménagères avec mes proches, j’ai confiance dans leur capacité à mener à bien leur part. Au besoin, je vérifie à intervalle régulier (je ne vérifie qu’avec mes enfants; et encore, de moins en moins au fur et à mesure que leur autonomie augmente; Ecureuil 1er, très cher, cette remarque ne te concernait pas, évidemment*);

4- Trucs à faire

Ma combinaison d’agenda et de liste d’actions me permet d’avoir entièrement confiance dans mon système d’organisation, laissant ainsi mon cerveau disponible pour des trucs plus marrants que « faut pas que j’oublie de … »

En somme, pour être organisé, je propose que nous paraphrasions un homme très célèbre*: « Ayez confiance ».

* on ne sait jamais, des fois qu’il lise ce blog, l’Ecureuil, hein, pas le pape…

On parlait de confiance, aussi, dans cet article sur l’importance des dates-limite.

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L’art du désencombrement

Ah tout ça, ça vous gêne, ça vous encombre, vous voudriez bien vous en débarrasser! Mais le désencombrement est un art, Messieurs-dames. On ne devient pas Meilleur  Ouvrier Désencombreur de France en une nuit. Certes pas.

Voyons, si vous vouliez devenir champion en une certaine discipline, que vous faudrait-il?

  • Apprendre la technique avec quelqu’un qui sait. Vous êtes sur ce blog: et d’une.
  • Pratiquer en commençant modeste. Chaque chose en son temps.
  • Progresser là où vous êtes un peu plus faible et maintenir là où vous êtes le plus fort.

1- La technique

Facile. Je vous l’explique depuis 5 ans dans la rubrique « désencombrement express » (cf moteur de recherche)

2- La pratique

La ruse est là: minimiser les obstacles pour pouvoir pratiquer régulièrement. Quels sont-ils?

  • les obstacles matériels. Exemple: ne commencez pas à désencombrer les objets pour lesquels il vous faut l’avis de quelqu’un ou sa coopération.
  • les obstacles émotionnels. Exemple: refusez de vous attaquer d’emblée aux lettres d’amour et photos. Les médicaments, les stylos promotionnels, voire les chaussures, c’est plus facile.
  • les obstacles mentaux. Exemple: interdisez-vous de désencombrer pendant plus d’une heure. Seuls les maniaques pros tiennent le coup.

3- Vos forces et faiblesses

  • vous prenez facilement des décisions, vous avez confiance en vous (et dans votre capacité à retrouver/racheter les objets): ce sont des points forts qui vous seront bien utiles pour désencombrer.
  • vous attribuez des pouvoirs qu’ils n’ont pas toujours aux objets (symboles, souvenirs, aucazous…), vous pensez que ranger c’est cacher: ce sont des points faibles sur lesquels il vous faudra travailler, en relisant par exemple cet article et celui-là.

Et un jour, on créera la Ligue des Désencombreurs de France (et de Belgique et du Canada, évidemment) et ce sera très drôle. Parce que nous, on n’aura pas besoin de pot-de-vin ni de dopage.

 

 

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Gérer ses priorités: un mythe?

J’interviens en entreprise, vous le savez. Parfois, le titre de ma formation à l’organisation personnelle devient quelque chose comme « S’organiser et gérer ses priorités ». Parce que c’est ainsi que s’expriment les participants ou, plus souvent, les managers des participants.

De même que je suis persuadée qu’on ne gère pas son temps, je leur montre qu’on ne gère pas ses priorités. A l’issue de la formation, tout le monde est d’accord avec ça.

Pourquoi ne gère-t-on ni son temps ni ses priorités? Parce que, la seule chose que vous pouvez manipuler à votre guise, ce sont vos actions. Or, pour jongler avec vos actions et être sûr(e) de toujours faire ce qu’il faut, quand il faut, sans rien oublier, ce sont d’abord vos projets qu’il faut définir. On part de votre description de poste si vous êtes salarié(e) ou de votre vision de l’avenir si vous êtes à votre compte, et on commence d’abord par identifier ceci: « à quoi suis-je payé(e)/qu’est-ce que je veux accomplir? »

Les priorités (à ne pas confondre avec les urgences) déterminent ce qui est important pour vous.

Mais attention, il se peut qu’elles changent et c’est bien normal. En revanche, si vous avez du mal à choisir vos priorités, vous risquez d’avoir du mal à agir.

Je vais vous montrer à l’aide d’un exemple de vie privée comment cela se passe.

Mon projet (ou objectif): nourrir ma famille ce soir.

Mon choix de priorités:

  • faire un repas équilibré
  • faire un repas rapide à préparer
  • faire un repas qui entraîne peu de nettoyage après
  • faire un repas économique

Dans tous les cas, je m’y engage, ma famille sera nourrie: objectif atteint.

Mais il faudra que j’accepte que je ne pourrai peut-être pas tout avoir à la fois: une cuisine propre en permanence, un porte monnaie bien plein et un repas prêt en 10 minutes.

Parfois, parce que d’autres projets viennent s’ajouter (réunion de parents d’élèves ce soir-là, mettons), les priorités devront être modifiées. Le repas sera nécessairement moins économique ou moins équilibré.

En tout cas, ce sont les actions, « passées au filtre » de mes priorités, que je pourrai gérer, c’est-à-dire décider de réaliser à tel moment, de telle façon, avec tel outil etc.

Exemples d’actions possibles selon mes priorités: jeter un oeil dans ma réserve pour cuisiner exclusivement à partir des produits qu’elle contient, commander une pizza, recycler des restes d’hier,…

A retenir de cet article: Ce ne sont pas les priorités que l’on gère, mais les actions.

Encore faut-il, me direz-vous, avoir une vision claire et complète des actions possibles pour tous les projets de façon à pouvoir choisir quoi faire et quand le faire. Vous trouverez astuces et méthodes dans cet article (comment je gère tout ce que j’ai à faire) et celui-ci.

Pour compléter votre lecture:

On parlait déjà ici de ce qu’il faut faire quand les projets s’accumulent.

Et si l’idée de vous former à une méthode d’organisation solide vous titille, regardez par ici. Ou bien, procurez-vous la « bible » de l’organisation.

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Quand votre « bordélisme » vous coûte votre job

bureau paperasseJe commente rarement l’actualité, parce que ce n’est pas l’objet de ce blog.

Voici cependant l’exception.

Je lis sur le Monde.fr:

« « J’ai toujours été bordélique dans ma vie privée, tous ceux qui me connaissent le savent, mais je n’ai jamais été malhonnête. Seulement, j’ai une phobie administrative… », a déclaré Thomas Thévenoud, député, au Canard enchaîné, lundi 8 septembre.

Les amis de longue date de Thomas Thévenoud se souviennent d’avoir vu, quand il était jeune militant, des paquets de factures encore fermées dans sa voiture et des PV pliés en vrac entre les dossiers.

Il est arrivé que l’eau de son local soit coupée, pour cause d’impayés. « Ecoute, c’est simple, j’ai toujours détesté la paperasse. Je n’ouvre pas les enveloppes… », avait-il lâché un jour …

Depuis le passage éclair de Thomas Thévenoud au gouvernement, les révélations s’enchaînent : jeudi 4 septembre, on apprend d’abord que le couple a fait l’objet d’une procédure de recouvrement forcé, devant 12 593 euros de pénalités au fisc.

Puis Le Canard enchaîné détaille que les Thévenoud ont omis de payer leur loyer pendant trois ans. Jusqu’au kinésithérapeute de leurs filles, qui a dû recourir à un huissier pour obtenir le paiement de deux années de soins non réglés, raconte, jeudi 11 septembre, Le Bien public. »

Cette « phobie administrative » n’est rien d’autre que de la procrastination (tendance à repousser à plus tard). Souffrez-vous, vous aussi, de ce type particulier de procrastination aux conséquences douloureuses? Vous pouvez témoigner sans tabou dans les commentaires, car je sais que ce couple n’est pas le seul à détester la paperasse…

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