Archives de Tag: mieux s’organiser

Webinaire Apprendre à se motiver

vendredi 25 novembre, de 12h45 à 13h45

Ce webinaire en détail

Si les obligations, les dates-limites et les contraintes de temps constituent des formes de motivation bien connues, il existe d’autres techniques, bien plus douces et efficaces pour se motiver à faire ce qu’on n’aime pas.

Ce webinaire pratico-pratique vous permet de découvrir et mettre en oeuvre ces techniques. Préparez une feuille et un stylo.

Programme

  • Repérer ce qui nous décourage… pour mieux y travailler
  • Comment créer de la motivation là où il n’y en a pas
  • 2 techniques à utiliser selon les enjeux

Les webinaires d’une heure sont payants (27 euros) et sont disponibles en replay pendant 7 jours.

A noter: nous prévoyons du temps après la fin de chaque webinaire pour échanger sur vos bonnes pratiques et répondre aux questions personnelles des participants qui y assistent « en live ».

Je vous invite à jeter un oeil sur les Informations Complémentaires en bas de page.


Webinaire Apprendre à se motiver

vendredi 25 novembre de 12h45 à 13h45

27,00 €

Informations complémentaires

Dès réception de votre règlement, vous recevrez, sur l’adresse mail de votre compte Paypal, un lien Zoom pour vous connecter. Si vous souhaitez que l’invitation soit envoyée à une autre adresse mail, dites-le moi: laurence.einfalt@agence-jara.com.

Le jour J, je vous propose de vous connecter quelques minutes avant le début du webinaire pour vérifier que tout se passe bien

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Faire une to-do list efficace et créer des habitudes productives: inscrivez-vous aux webinaires

Faire une to-do list efficace

mardi 15 mars 2022, de 12h45 à 13h45

Créer et maintenir des habitudes productives

jeudi 31 mars 2022, de 12h45 à 13h45

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Classé dans Apprendre à s'organiser, Astuces pour s'organiser, Bordélique?, Coach en organisation, Comment mieux s'organiser, Comment s'organiser au travail, Conseil en organisation personnelle, Webinaires

Merci

🙏🏻 Un grand merci à toutes les personnes qui, en 2021,

  • m’ont fait confiance lors des 37 sessions de formation et nombreux webinaires animés cette année
  • ont lu et commenté avec pertinence et humour les 25 nouveaux articles de S’organiser, c’est facile
  • se sont abonnées à ce blog pour rejoindre les 5300 lecteurs qui composent la sympathique équipe des organisonautes
  • ont acheté la nouvelle édition de Savoir s’organiser (ou prévoient de le faire, on n’est pas pressé 😁)

Je vous souhaite de très belles fêtes de fin d’année.

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L’art de la to-do list vraiment utile

On sait tous plus ou moins faire ce qu’on appelle une to-do list (liste des choses à faire). Mais pourquoi est-ce que cela ne marche pas mieux que ça? Pourquoi nous fait-elle peur quand elle est conséquente, pourquoi ne parvient-on à en éliminer qu’une partie  et comment faire pour penser aux choses à faire au bon moment, au bon endroit, ni avant ni après?

Parce que, Messieurs-dames, une to-do list est pleine de pièges. Je vous montre?

Note: cet article constitue une réponse aux commentaires des articles « Il faut que je me bloque du temps pour… » et « Comment trop planifier vous fait perdre du temps« .

PIEGE NUMERO 1: il y a to-do et to-do

En anglais, ça veut bien dire « à faire » (en français, ça sonne comme Doudou Liste, mais on n’est pas un peu hors sujet, là?). Or, je vous le demande, qu’est-ce qui est « à faire »?

Des Actions, pardi. En aucun cas « Dossier Cherclient » ou « Anniversaire Bastien » ne sont des actions. Ce sont tout au plus des mots-clefs,  « pour vous faire penser à… » (là! le piège!). Si votre to-do list contient de ces mots-clefs, ne soyez pas surpris(e) d’avoir du mal à passer l’action. C’est trop flou, trop compliqué, trop gros… bref, ingérable. Vous avez sûrement remarqué que les seuls items que vous parvenez à  cocher avec satisfaction sont les actions.

Les autres  (les mots-clef) traînent, traînent…

Il vaut mieux réfléchir à ce que vous entendez, au juste, par « Dossier Cherclient »:

  • le rappeler?
  • aller voir Brigitte votre collègue pour qu’elle vous fasse un compte-rendu rapide de sa dernière conversation avec lui?
  • reprendre son dossier pour y voir plus clair?

Justement, à propos de clarté, voyez si vous êtes capable d’écrire clairement quelle est l’action que vous feriez si vous deviez vous y mettre maintenant.Et c’est cette action qui devra figurer sur votre Doudou liste, pardon To-do list.

Ca n’a l’air de rien, mais remplacez donc » Dossier Cherclient » par l’action précise que vous avez l’intention de faire en premier. Vous verrez, ce sera bien plus facile de jongler avec votre emploi du temps. Et les actions qui suivent la première? Soit vous pouvez vous en occuper dans la foulée, et c’est très bien. Soit vous ne pouvez pas et il vous faudra alors noter la deuxième action à la suite de votre liste, etc.

PIEGE NUMERO 2: je confonds ma liste avec mon agenda

Honorine nous l’illustrait magnifiquement. Elle nous dit

  • qu’elle fait en effet une liste d’actions
  • puis qu’elle répartit ces actions sur son agenda, en fonction de ce qu’elle prévoit de sa disponibilité.

Piégée, notre Honorine. Tout se décale, les journées ne se déroulent pas comme prévu. Résultat: sensation de ne rien maîtriser, d’être insatisfaite.

Pourquoi? Parce qu’il y a en réalité deux types d’actions.

  • Celles qui ont une date butoir impérative: zou, à écrire directement sur l’agenda.
  • Celles qui sont à faire dès que possible: sur une liste continue, non limitée dans le temps.

Comme nos journées sont pleines d’imprévus, il nous faut d’abord réaliser les actions à date-limite (prioritaires, par définition), puis remplir le temps qui nous reste avec les actions de la liste continue. Parfois, on a le temps + l’énergie et on « dépote ». Parfois, ce n’est pas le cas et on n’arrivera à faire que quelques unes des actions listées. Pas grave, pourvu qu’on avance tout de même.

PIEGE NUMERO 3: je crois que ma liste suffit

Lesanimauxdumercredi nous en parlait savamment. Elle nous dit

  • que sa liste d’actions est bien pleine
  • qu’elle aimerait savoir comment s’en servir pour penser aux choses quand c’est le moment de les faire.

Il lui manque un système de codage qui lui permette, dans un contexte donné, de repérer super vite tout ce qu’elle a l’intention de faire dans ce contexte. Ainsi,  non seulement elle ne se fera pas polluer par la vue des autres actions (là! le piège!), mais elle est aussi sûre de pouvoir regrouper intelligemment ses actions, et donc de gagner du temps.

Prenons un exemple de codage des actions (il figure entre parenthèses, avec sa signification):

  • vider le premier carton de la chambre d’ami (Δ  = maison)
  • appeler plombier pour réparation (W = au travail)
  • demander à (JB = personne) où il en est du Dossier Cherclient

Je vous ai mis entre parenthèses un exemple de code/pictogramme/signe, que vous devrez inventer pour vous-même, et qui vous indique soit un lieu (maison), soit un moment (travail) soit une personne (JB) dont vous avez besoin pour passer à l’action. Ainsi, une fois à la maison, par exemple, vous n’avez plus qu’à parcourir des yeux votre liste et vous concentrer sur les actions qui portent le logo « maison ». Si votre liste est numérique (gestionnaire de tâches), utilisez donc de la couleur ou placez un caractère spécial devant les actions pour faciliter le tri.

J’attire votre attention sur le cas du plombier ci-dessus: même si elle est d’ordre privé, l’action doit comporter le logo (W) puisque vous appellerez cet homme de l’art aux heures ouvrables.

PIEGE NUMERO 4: je fais des listes… mais ne les relis pas

M’est avis que vous créez des listes un peu partout, sur toute sorte de supports (le piège!). Choisissez un seul et unique support, à votre goût (cahier, gestionnaire de tâches) et tenez-vous y.

Multiplier les listes de choses à faire, comme vous l’avez vous-même constaté, ne sert qu’à engendrer davantage de confusion.

Vous n’avez qu’une seule liste et ne la relisez jamais? Demandez-vous pourquoi:

  • vous n’arrivez pas à vous relire? Préférez les listes électroniques aux listes papier.
  • vous ne savez plus à quoi ces actions correspondent? Pensez à mettre un peu plus de détails pour ne plus vous y perdre.
  • vous détestez secrètement ces directives, même si vous en concevez l’intérêt? Tant qu’il n’y a pas trop de choses à faire, ma foi, … continuez à privilégier l’improvisation si c’est votre choix et que votre mémoire vous le permet.

D’autres lectures édifiantes sur le sujet?

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La contrainte: vraie motivation ou leurre?

Photo by Andrew Neel

Je ne compte plus les fois où on me dit:

  • « je rêvais d’être à mon compte. Et maintenant que j’y suis, pas moyen de me mettre au boulot. Je ne travaille que si mes clients m’imposent une date-limite de rendu.
  • le ménage, ce n’est pas mon fort. J’attends qu’une visite se dessine à l’horizon pour envisager de sortir chiffon et aspirateur. Disons, ma belle-mère, au hasard.
  • les régimes, je n’en fais que si je suis motivée par une date-limite:  la perspective de la plage, par exemple. Ou du mariage d’une amie. Le reste du temps, je dévore.
  • j’ai besoin d’une date-limite pour m’organiser dans mon travail de salarié(e), sinon, comment gérer mon temps? »

Laurence, on a bien lu votre article sur comment se motiver (ça me fait plaisir de voir que ce blog vous sert à quelque chose). Mais, au fond, pourquoi avons-nous tout le temps besoin de contraintes extérieures à nous pour nous mettre en branle? »

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Au bureau, une rentrée en douceur

MoutonSaute

Profiter de vos vacances jusqu’au dernier moment!

Je souffre à chaque fois que les cadres avec qui je travaille m’expliquent qu’ils rentrent de vacances plus tôt pour avoir le temps de prendre connaissance de leurs mails « parce que, sinon, je passe mon lundi de rentrée à éplucher ma messagerie ». Exact, comme TOUT LE MONDE!

Parcourir votre messagerie dimanche, avant votre retour officiel, en vous disant « il faut que je lise ça », « il faut que je fasse ça » ne vous avance à rien… sauf à stresser. Attendez donc d’être de retour pour de bon.

Conseils pratiques pour le jour J

Les êtres humains d’abord

Pour ne pas se noyer, éviter de se précipiter vers sa messagerie pour prendre connaissance des « urgences ». Car s’il y avait eu une vraie urgence,  soyez-en sûr, on vous aurait dérangé pendant votre apéro sur la terrasse.

Commencez plutôt par aller saluer vos collègues et échanger quelques mots sur les vacances: cela permet de reprendre contact en douceur avec les événements.

Puis, une fois à votre bureau, procédez comme suit:

  1. consultez d’abord votre agenda. De quoi les deux semaines à venir sont-elles faites?
  2. écoutez votre messagerie vocale. Notez les actions qui en découlent. Date-limite? Direct sur votre agenda. Pas de date-limite? A noter sur votre cahier ou gestionnaire de tâches.
  3. lisez votre messagerie.

Messagerie: limiter les bombes à retardement

  1. Passer quelques secondes à lire chaque mail, sans sélectionner a priori les plus « urgents », les plus « importants » … ni ceux dont vous estimez à vue de nez que votre réponse devrait être rapide.
  2. Vérifiez à chaque fois que vous pouvez lire les pièces jointes.
    Je sais, vous n’avez pas le temps! A mon avis, ce que vous ne pouvez pas vous permettre, plutôt, c’est de découvrir, au dernier moment, qu’il y avait une erreur dans les fichiers joints et qu’il faut maintenant rattraper le retard toutes affaires cessantes.
  3. Classez ou jetez tout de suite les « pour info » et répondez immédiatement à un mail seulement si sa réponse vous prend moins de 2 minutes.
  4. Pour tous les autres mails, notez l’action à faire au fur et à mesure: vous y reviendrez à la fin de la consultation de votre messagerie.
  5. Finissez tranquillement votre lecture, en veillant à faire sortir chaque mail lu (et décision prise) de votre boîte de réception.

Deux bonnes résolutions de la rentrée

  1. Mettre en place une communication plus efficace:
    demandez à vos interlocuteurs habituels qu’ils s’astreignent à traiter un seul (je répète: un seul) thème par mail. Faites-en de même. On a l’impression que cela va générer plus de mails (ce que personne ne veut) mais en réalité, cela accélère le traitement de chaque mail. Car on évite ainsi les aller-retours improductifs, les « tu as reçu mon mail? », les messages lus mais non traités, etc. Et donc, tout le monde gagne du temps.
  2. Prendre quelques instants en fin de journée pour ranger son bureau:
    jeter les Post-it devenus inutiles, regrouper les éléments d’un même dossier, jeter quelques vieux mails, mettre en évidence la priorité du lendemain… et découvrir chaque matin, en arrivant, le plaisir d’un bureau net, sans distraction visuelle inutile.

Bonne rentrée, chers lecteurs!

Article publié la première fois en 2013

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Vous ne rangez pas? Il y a forcément une bonne raison

cuisine a ranger

  • Je ne comprends pas: j’ai mis en place un classement de mes papiers à la maison, mais ils s’entassent toujours!
  • J’ai plus ou moins rangé mes vêtements; n’empêche qu’en quelques jours, c’est de nouveau une zone de guerre!
  • J’ai expliqué à toute ma famille comment ranger les choses dans la cuisine, mais on dirait qu’ils n’ont pas compris, parce que le bazar revient encore et toujours!

Pourquoi? Si l’ordre ne tient pas dans la durée, c’est qu’il y a une bonne raison.

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Le pouvoir du Non

non

La semaine dernière, je vous parlai de trois outils ayant fait leurs preuves pour améliorer votre productivité. Le troisième, c’est dire « non ». Pas facile. Mais d’abord, à quoi dire « non » et pourquoi?

Vous pouvez dire « non » à:

1- la gentille vendeuse de la parapharmacie qui met d’emblée vos achats dans un mini sac plastique.

Pourquoi:

  • parce que c’est juste une habitude de sa part, pour des raisons de praticité et de confidentialité.
  • parce que, contrairement à ce que vous croyez, ce sac plastique ne sera pas réutilisé chez vous: il va vous encombrer, avec ses petits frères déjà nichés dans vos placards.

2- votre collègue, quand ça fait cinq fois en un mois qu’elle vous refile ses dossiers pour cause de RTT, enfant malade ou débarquement de belle-mère. Et son chien, il n’aurait pas grignoté le dossier, des fois?
Pourquoi:

  • parce que, nous aussi, on a une famille et un animal familier. On est serviable, certes, mais nous, on fait de notre mieux pour finir notre travail en autonomie. Et on y arrive. Alors, pourquoi pas elle?
  • si vous ne protestez pas, il y aura une sixième puis une septième fois. Et qui aura du mal à expliquer ses objectifs non atteints lors de son entretien annuel?

3- la voisine, qui vous fait un numéro de charme pour que vous deveniez secrétaire de l’association.
Pourquoi:

  • parce que ce n’est pas parce que vous avez un peu de temps libre qu’il faut le remplir avec les demandes des autres. Ce n’est pas vous qui parliez de reprendre le sport?
  • parce que, les réunions d’associations, on sait quand elles commencent, rarement quand elles finissent. Se coucher tard régulièrement, c’est pour les jeunes!

4- votre grand fils, quand il laisse traîner ses vêtements pour que vous les lui laviez, qu’il laisse derrière lui vaisselle et restes de repas parce qu’il n’a pas le temps etc…
Pourquoi:

  • parce que vous ne gagnerez pas de médaille de la mère courage. Et pas plus de reconnaissance.
  • parce qu’il est temps qu’il se prenne en charge, bon sang.

5-votre chef, quand il imagine que vous passez toute la journée à vous tourner les pouces en attendant qu’il déboule dans votre bureau avec ses demandes urgentes.
Pourquoi:

  • parce qu’il est bon de lui rafraîchir la mémoire: dans le feu de l’action, il oublie un peu qu’avec tout ce que vous traitez, vous êtes déjà bien débordé(e).
  • parce que… cf point 2 du cas de la collègue ci-dessus.

Reste la façon: comment dire non? Fermement et courtoisement. Vous pouvez sourire, mais juste une fois. Remercier. Répéter que non malgré l’intérêt/l’envie de faire plaisir/l’empathie bien naturelle/l’obéissance évidente. Et pensez à pratiquer au début sur des cas sans trop d’enjeu, si vous avez peur qu’on ne vous aime plus.

Qu’est-ce qu’on gagne à dire non?

  • récupérer son temps pour ce qui est important pour nous
  • freiner l’arrivé des objets dans notre sweet home et donc ranger plus facilement
  • mettre en valeur ce à quoi on dit oui
  • le respect des autres qui ne nous marcheront plus sur la queue
  • le respect de soi-même en constatant que notre point de vue est aussi valable que celui des autres

On s’entraînait déjà ici à résister avec diplomatie.

Et vous, avez-vous dû apprendre à dire non? Dans quelles circonstances?

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Rangement esthétique des livres: jusqu’où aller? (+ Télématin!)

Après le rangement des livres par couleur, le rangement par l’anonymat. Mmoui…

Oh, et voici comme promis le sujet de Télématin Santé « Besoin de tout planifier« .

via Bookshelf Porn

via Bookshelf Porn

 

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Quel est votre seuil de tolérance au bazar?

linge canapéLes participants à ma dernière session de formation discutent de leur vision de l’ordre, du rangement, de l’organisation.

Il se rendent compte que:

  • ces sujets sont souvent abordés sous l’angle normatif: « il FAUT faire comme ci », « moi, je ne me vois pas faire comme ça »;
  • nous avons tous un seuil différent de tolérance au bazar. Là où certains ont du mal à penser clairement dès qu’un objet n’est pas à sa place, d’autres ne voient aucun problème à voir trôner des pièces de moteur et de vieilles tétines sur la table basse du salon;
  • et accessoirement, vivre avec quelqu’un qui n’a pas le même seuil de tolérance est très compliqué;

Tout se passe comme si on possédait (ou pas) un détecteur à « incongruité ». Pour moi, par exemple, un tas de linge sur un canapé, c’est incongru. Bizarre. Pas prévu pour. Forcément temporaire. Et donc, je le détecte instantanément: ça déclenche une envie de rangement.

Mais pour vous, qu’est-ce qui déclenche un réflexe de rangement (autre que: « j’ai pas le choix, il y a du monde qui débarque », évidemment)?

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