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Camille me dit: « J’ai une question concernant l’organisation … virtuelle!

Comment faire pour ranger tous ses documents Word, de notes, ainsi que tous ses dossiers ?

Je commence souvent des documents Word comme notes pour des projets. Ou bien ´je crée des dossiers pour mettre ces documents, pour les ordonner … et au final, j’oublie où sont les choses, je n’arrive pas à vite trouver le document qui m’intéresse, et surtout, impossible de synthétiser et traiter ces notes !

J’espère que vous pourrez m’éclairer. »

Camille, il y a plusieurs questions dans votre question:

• Question N° 1: le classement des notes et dossiers pour les retrouver.
• Question N°2: l’exploitation des notes.

Question N°1: comment classer pour retrouver

Le premier conseil que je vais vous donner est valable pour tous les classements, physique ou numérique.

Au moment de classer un document, posez-vous la question suivante:

Et non pas « avec quoi ça va? »,
Pas plus que « je le mets là, à la va-comme-je-te-pousse-et-inch’Allah-je-me-souviendrai-bien-de-ce-qu’il-y-a-dedans-et-où-je-l’ai-mis ».

Dès que vous vous posez cette question « à quelle occasion en aurai-je besoin?« , cela donne une réponse du style:

• « j’en aurai besoin pour faire XXXX » ou
• « j’en aurai besoin au moment où XXXXX »

Et voici vos titres de document et de dossiers qui se dessinent…

Exemple: plus de dossier « Communication » fourre-tout. Mais plutôt un dossier qui s’appellerait « Pour faire mes présentations » et un autre dossier qui s’appellerait « Pour réaliser les opérations de communication ».

Ainsi, vos titres sont plus spécifiques et indiquent une intention: à quoi ça sert, dans quel but je le garde.

Le mot « pour », que je vous propose d’utiliser abondamment dans vos titres, indique cette intention et vous oblige à réfléchir à l’usage que vous voulez faire de ces documents.

Deuxième conseil pour le classement des documents: votre arborescence ne doit pas contenir plus de 4 à 5 niveaux de profondeur. Au-delà, on se perd.

Question N°2: comment exploiter mes notes

Premier conseil: pour exploiter vos notes numériques, il vous faut des mots clés (et/ou des étiquettes). Soit vous les indiquez dans les caractéristiques de vos documents Word, soit vous utilisez un système comme Evernote, dont on me dit grand bien.

Deuxième conseil: tous vos titres de notes doivent contenir

• le nom du projet auxquelles elles se rapportent,
• une date (de création du document, par défaut)
• cette notion d’intention: je prends des notes dans quel but? Pour préparer quoi?

Donc, par exemple un titre de document Word pourrait avoir cette forme là:

« Salon Entrepreneurs (projet); mai 2012 (date); notes pour préparer le salon (intention). doc »

On s’en moque que le nom semble un peu long.

Je le préfère long et explicite que court et ambigu.

Cet article sur le classement complète bien celui-ci.

Voici également 6 conseils pour mieux classer ses documents.

Comme d’hab’, chers Lecteurs Organisonautes (trademark Olivier), partagez donc vos techniques dans les commentaires.