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Désencombrement express: le PC

répertoiresNe fuyez pas, chers lecteurs! Je sais que la tâche de mettre de l’ordre dans votre ordinateur vous semble insurmontable. Mais c’est mon métier de vous la rendre légère et facile. On essaie?

Mettons que vos documents soient stockés un peu n’importe où, avec une logique de départ qui n’a pas tenu dans le temps.

Vous hésitez à les passer tous en revue. Mais, en même temps, on ne se sent pas de jeter tout brutalement à la corbeille sans vérifier, n’est-ce pas?

Méthode dite de l’Ardoise Magique:

  1. Créez un répertoire qui s’appelle « AVANT LE – date d’aujourd’hui -« 
  2. Faites glisser TOUS vos documents dedans
  3. A part, et au fur et à mesure de vos besoins en classement, créez les répertoires qu’il vous faut désormais. Donnez-leur des noms très clairs
  4. Seulement si nécessaire, quand vous en avez besoin, allez chercher le document qui est dans votre répertoire « AVANT LE … » et placez-le (ne le copiez pas!) à l’endroit, nouvellement créé, qui lui convient
  5. Au bout de quelque temps (mois? années?) votre répertoire « AVANT LE … » sera rempli de vieilleries dont vous pouvez constater que vous n’avez pas l’usage.
    Archivez-le, jetez-le, comme vous voulez.
  6. Temps passé: 1 minute 30. Max.
  7. Maintenance: placer chaque nouveau document au bon endroit dès sa création, évidemment.

Justement, à propos d’ordinateur, je voudrais bien d’autres pistes pour mieux m’organiser:

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Comment organiser ses documents informatiques

File Cabinet by d o l f iCamille me dit: « J’ai une question concernant l’organisation … virtuelle!

Comment faire pour ranger tous ses documents Word, de notes, ainsi que tous ses dossiers ?

Je commence souvent des documents Word comme notes pour des projets. Ou bien ´je crée des dossiers pour mettre ces documents, pour les ordonner … et au final, j’oublie où sont les choses, je n’arrive pas à vite trouver le document qui m’intéresse, et surtout, impossible de synthétiser et traiter ces notes !

J’espère que vous pourrez m’éclairer. »

Camille, il y a plusieurs questions dans votre question:

  • Question N° 1: le classement des notes et dossiers pour les retrouver.
  • Question N°2: l’exploitation des notes.

Question N°1: comment classer pour retrouver

Le premier conseil que je vais vous donner est valable pour tous les classements, physique ou numérique.

Au moment de classer un document, posez-vous la question suivante:

A quelle occasion en aurai-je besoin? Pour faire quoi?

Et non pas « avec quoi ça va? »,
Pas plus que « je le mets là, à la va-comme-je-te-pousse-et-inch’Allah-je-me-souviendrai-bien-de-ce-qu’il-y-a-dedans-et-où-je-l’ai-mis ».

Dès que vous vous posez cette question « à quelle occasion en aurai-je besoin?« , cela donne une réponse du style:

  • « j’en aurai besoin pour faire XXXX » ou
  • « j’en aurai besoin au moment où XXXXX »

Et voici vos titres de document et de dossiers qui se dessinent

Exemple: plus de dossier « Communication » fourre-tout. Mais plutôt un dossier qui s’appellerait « Pour faire mes présentations » et un autre dossier qui s’appellerait « Pour réaliser les opérations de communication ».

Ainsi, vos titres sont plus spécifiques et indiquent une intention: à quoi ça sert, dans quel but je le garde.

Le mot « pour », que je vous propose d’utiliser abondamment dans vos titres, indique cette intention et vous oblige à réfléchir à l’usage que vous voulez faire de ces documents.

Deuxième conseil pour le classement des documents: votre arborescence ne doit pas contenir plus de 4 à 5 niveaux de profondeur. Au-delà, on se perd.

Question N°2: comment exploiter mes notes

Premier conseil: pour exploiter vos notes numériques, il vous faut des mots clés (et/ou des étiquettes). Soit vous les indiquez dans les caractéristiques de vos documents Word, soit vous utilisez un système comme Evernote, dont on me dit grand bien.

Deuxième conseil: tous vos titres de notes doivent contenir

  • le nom du projet auxquelles elles se rapportent,
  • une date (de création du document, par défaut)
  • cette notion d’intention: je prends des notes dans quel but? Pour préparer quoi?

Donc, par exemple un titre de document Word pourrait avoir cette forme là:

« Salon Entrepreneurs (projet); mai 2012 (date); notes pour préparer le salon (intention). doc »

On s’en moque que le nom semble un peu long.

Je le préfère long et explicite que court et ambigu.

Cet article sur le classement complète bien celui-ci.

Voici également 6 conseils pour mieux classer ses documents.

Comme d’hab’, chers Lecteurs Organisonautes (trademark Olivier), partagez donc vos techniques dans les commentaires.

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