Camille me dit: « J’ai une question concernant l’organisation … virtuelle!
Comment faire pour ranger tous ses documents Word, de notes, ainsi que tous ses dossiers ?
Je commence souvent des documents Word comme notes pour des projets. Ou bien ´je crée des dossiers pour mettre ces documents, pour les ordonner … et au final, j’oublie où sont les choses, je n’arrive pas à vite trouver le document qui m’intéresse, et surtout, impossible de synthétiser et traiter ces notes !
J’espère que vous pourrez m’éclairer. »
Camille, il y a plusieurs questions dans votre question:
- Question N° 1: le classement des notes et dossiers pour les retrouver.
- Question N°2: l’exploitation des notes.
Question N°1: comment classer pour retrouver
Le premier conseil que je vais vous donner est valable pour tous les classements, physique ou numérique.
Au moment de classer un document, posez-vous la question suivante:
Et non pas « avec quoi ça va? »,
Pas plus que « je le mets là, à la va-comme-je-te-pousse-et-inch’Allah-je-me-souviendrai-bien-de-ce-qu’il-y-a-dedans-et-où-je-l’ai-mis ».
Dès que vous vous posez cette question « à quelle occasion en aurai-je besoin?« , cela donne une réponse du style:
- « j’en aurai besoin pour faire XXXX » ou
- « j’en aurai besoin au moment où XXXXX »
Et voici vos titres de document et de dossiers qui se dessinent…
Exemple: plus de dossier « Communication » fourre-tout. Mais plutôt un dossier qui s’appellerait « Pour faire mes présentations » et un autre dossier qui s’appellerait « Pour réaliser les opérations de communication ».
Ainsi, vos titres sont plus spécifiques et indiquent une intention: à quoi ça sert, dans quel but je le garde.
Le mot « pour », que je vous propose d’utiliser abondamment dans vos titres, indique cette intention et vous oblige à réfléchir à l’usage que vous voulez faire de ces documents.
Deuxième conseil pour le classement des documents: votre arborescence ne doit pas contenir plus de 4 à 5 niveaux de profondeur. Au-delà, on se perd.
Question N°2: comment exploiter mes notes
Premier conseil: pour exploiter vos notes numériques, il vous faut des mots clés (et/ou des étiquettes). Soit vous les indiquez dans les caractéristiques de vos documents Word, soit vous utilisez un système comme Evernote, dont on me dit grand bien.
Deuxième conseil: tous vos titres de notes doivent contenir
- le nom du projet auxquelles elles se rapportent,
- une date (de création du document, par défaut)
- cette notion d’intention: je prends des notes dans quel but? Pour préparer quoi?
Donc, par exemple un titre de document Word pourrait avoir cette forme là:
« Salon Entrepreneurs (projet); mai 2012 (date); notes pour préparer le salon (intention). doc »
On s’en moque que le nom semble un peu long.
Je le préfère long et explicite que court et ambigu.
Cet article sur le classement complète bien celui-ci.
Voici également 6 conseils pour mieux classer ses documents.
Comme d’hab’, chers Lecteurs Organisonautes (trademark Olivier), partagez donc vos techniques dans les commentaires.
S'organiser c'est facile 
Désencombrement express: le PC
Mettons que vos documents soient stockés un peu n’importe où, avec une logique de départ qui n’a pas tenu dans le temps.
Vous hésitez à les passer tous en revue. Mais, en même temps, on ne se sent pas de jeter tout brutalement à la corbeille sans vérifier, n’est-ce pas?
Méthode dite de l’Ardoise Magique:
Archivez-le, jetez-le, comme vous voulez.
Justement, à propos d’ordinateur, je voudrais bien d’autres pistes pour mieux m’organiser:
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27 Commentaires
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