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Quand votre « bordélisme » vous coûte votre job

bureau paperasseJe commente rarement l’actualité, parce que ce n’est pas l’objet de ce blog.

Voici cependant l’exception.

Je lis sur le Monde.fr:

« « J’ai toujours été bordélique dans ma vie privée, tous ceux qui me connaissent le savent, mais je n’ai jamais été malhonnête. Seulement, j’ai une phobie administrative… », a déclaré Thomas Thévenoud, député, au Canard enchaîné, lundi 8 septembre.

Les amis de longue date de Thomas Thévenoud se souviennent d’avoir vu, quand il était jeune militant, des paquets de factures encore fermées dans sa voiture et des PV pliés en vrac entre les dossiers.

Il est arrivé que l’eau de son local soit coupée, pour cause d’impayés. « Ecoute, c’est simple, j’ai toujours détesté la paperasse. Je n’ouvre pas les enveloppes… », avait-il lâché un jour …

Depuis le passage éclair de Thomas Thévenoud au gouvernement, les révélations s’enchaînent : jeudi 4 septembre, on apprend d’abord que le couple a fait l’objet d’une procédure de recouvrement forcé, devant 12 593 euros de pénalités au fisc.

Puis Le Canard enchaîné détaille que les Thévenoud ont omis de payer leur loyer pendant trois ans. Jusqu’au kinésithérapeute de leurs filles, qui a dû recourir à un huissier pour obtenir le paiement de deux années de soins non réglés, raconte, jeudi 11 septembre, Le Bien public. »

Cette « phobie administrative » n’est rien d’autre que de la procrastination (tendance à repousser à plus tard). Souffrez-vous, vous aussi, de ce type particulier de procrastination aux conséquences douloureuses? Vous pouvez témoigner sans tabou dans les commentaires, car je sais que ce couple n’est pas le seul à détester la paperasse…

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Désencombrement express: mon bureau au travail

bureau rangeLa fin de l’année approche. Un dernier sursaut d’énergie, c’est possible?

Si oui, lançons-nous dans le désencombrement express de votre bureau au travail. Voici comment procéder:

Matériel: 3 corbeilles*, un stylo, des chemises cartonnées, un porte-vue, une poubelle.

  1. Partez de la droite de votre bureau si vous êtes droitier **
  2. Attrapez chaque papier volant et demandez-vous à quel projet il est rattaché. Créez la chemise correspondante si elle n’existe pas déjà. Le nom du projet est à inscrire en majuscule en haut à droite, à l’encre.chemises
    Placez le papier volant dans la chemise.
    Vos collègues qui restent au bureau entre Noël et le jour de l’An vous diront merci.
  3. Attrapez chaque dossier/pochette plastique/chemise et retirez-en ce qui est en double, brouillon ou inutile. Décidez si vous voulez le garder à portée de main (= sur votre bureau) ou pas (= ailleurs).
  4. Raflez tous les post-it et jetez ceux qui n’ont pas (ou plus) de sens.
    post its
  5. Regroupez tous les post-it qui contiennent des informations de référence (codes, mot de passe etc…) dans un lutin (on dit porte-vues, ou protège-documents aussi).
    porte vue
  6. Enlevez de votre bureau tous les projets qui s’arrêtent fin 2012. Ne les jetez pas, sauf si vous n’en aurez plus besoin, mais enlevez-les de votre espace de travail.
  7. Archivez vos e-mails (jusqu’à moins 30 jours, mettons)
  8. Placez tout ce qui nécessitera votre attention dès le 2 janvier dans la première bannette.bannette bois
  9. Résultat: un espace de travail physique et numérique raisonnablement dégagé pour démarrer 2013 en douceur.

* pour vos « moutons professionnels« 

** droitiers, vous déplacez les documents de la gauche vers la droite. C’est pour cela que les documents les plus vieux se retrouvent assez souvent à votre droite. Bien entendu, c’est l’inverse pour les gauchers. Comme il est plus facile de prendre des décisions sur les « vieilleries », on commence par là.

Il s’agit d’un Désencombrement Express. Je vous fais donc grâce du premier tiroir de votre bureau, des notes qui figurent en vrac sur votre cahier, et des classements de votre armoire. Pour ce coup-là.

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Le philosophe et les gommettes

Vous en avez peut-être utilisé à l’école maternelle, des gommettes. Vous savez, ces petites formes découpées, colorées et adhésives?

Par ailleurs, figurez-vous que j’ai des clientes qui auraient été fort à leur aise au 18ème siècle. Je parle de leur délicieux savoir-vivre et de leur vocabulaire choisi, bien sûr.

Denis Diderot

Mais je parle aussi de leur tendance à se prendre pour des philosophes encyclopédistes. Elles conservent et collectionnent des tonnes de documentations « au cas où », « pour s’y référer », « pour se rafraîchir la mémoire », « pour se conforter dans leur avis », etc…

Bien entendu, pas question pour moi de leur faire jeter tout ce savoir. Celui-ci est plus imaginaire que réel, parce que plus vous entassez, moins vous retrouvez facilement. Elles en conviennent.

Au demeurant, 9 fois sur 10, leurs compétences de bonnes professionnelles ne nécessitent pas de support papier. Elles en conviennent également. Mais bon.

C’est là que mes gommettes entrent en jeu.

Voici la technique (en supposant que vos documentations soient peu ou prou rangées):

Dès qu’on attrape un dossier, un manuel, une revue, pour le consulter, on lui colle une gommette bien visible. Couleur et forme au choix, cher encyclopédiste.

Au bout d’un certain temps (un an? deux ans? comme vous voulez), il faudra bien constater que certaines informations n’ont pas reçu de gommettes. Du tout.

Ca veut dire qu’elles ne vous ont pas servi depuis tout ce temps-là.

Que vous n’en avez pas eu besoin.

Ou que vous ne saviez pas ce que vos dossiers contenaient, ce qui revient au même.

Informations inutiles, donc.

Et, je vous le demande, que fait-on des informations avérées inutiles? En choeur,  dans les commentaires…

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Les FBI de l’organisation: les corbeilles à courrier dangereuses

Il ne faut tout de même pas dramatiser, Laurence: comment une corbeille à courrier pourrait-elle être dangereuse?

Ce n’est pas qu’elle vous fasse courir un danger physique, chers bergers lecteurs (je vous recommande d’ailleurs la lecture de  cet article avant d’aller plus avant).

Mais avec les FBI (Fausses Bonnes Idées) que je vous propose ci-dessous, c’est de danger plus sournois que je parle. Regardez plutôt.

1- Le mouroir

Le mouroir… comme elle y va, la coach en organisation! Et pourquoi cette appellation mortifère?

Parce que, en ce qui concerne la corbeille du milieu et surtout celle du dessous, je ne vous donne pas un mois pour que vous ne sachiez plus du tout ce qu’elles contiennent. Parce que vous savez bien que si vous entassez les papiers dans des banettes superposées, vous finissez toujours par oublier à quoi correspondent vos trois catégories de départ.

Ca démarre toujours bien, ces choses-là, puis ça dérape. De plus, elles « brandouillent », ces banettes en métal. Papier stocké là-dedans = papier oublié. Il MEURT.

Tant qu’à utiliser des banettes, je préfère celles-là. Côte à côte. Oui, ça prend plus de place. Mais s’il s’agit d’acquérir de nouvelles habitudes, j’aime mieux que vous puissiez attraper facilement les papiers et que l’ordre des corbeilles vous semble logique et leur destination claire.

2- Les trieurs verticaux

De la bonne FBI pur jus, pur fruit. Dites-moi un peu ce que vous mettriez dedans si je vous en donnais un:

  • les courriers à poster?
  • les factures à payer?
  • les cartes de voeux reçues auxquelles il faudrait bien répondre (trop tard!)?
  • la nouvelle carte verte à mettre dans la voiture?
  • la description de la kermesse de Petit Dernier?
  • et quoi d’autre? Ah oui, les menus de Pizza Tut, bien sûr!

Vous voyez où je veux en venir? Un peu de tout, en désordre. Je me trompe?

3- Le trieur vertical niveau advanced

Comme ça a l’air rusé, vu comme ça!

Sept intercalaires, comme… les 7 nains? Non, essayez encore.

Comme les 7 jours de la semaine? Peut-être.

Hélas, c’est un piège. Cette merveille n’est faite que pour les super-organisés, niveau Advanced ++.

Autrement dit, ni vous, ni moi. Nous, on va passer notre temps à passer les papiers d’une zone à l’autre, en croyant s’organiser. Et on en fait quoi, des  papiers, quand on est au bout, hein? Et si on a besoin de 8 zones? Et c’était quoi, déjà, dans la zone 2?

4- Mon pire cauchemar

Ils sont très rares les gens qui savent se servir de ce bloc tiroir correctement chez eux. Et même au bureau, pas facile d’utiliser convenablement tous les tiroirs. Je ne les recommande pas d’emblée. Ca peut très vite virer mouroir ++.

Mon écureuil préféré, celui qui vient d’entrer dans mon bureau, précise que dans son cas, lorsque ces tiroirs-ci se sont retrouvés pleins, les papiers ont glissé au fond, et là, …bref, il paraît qu’un écureuil qui perd ses noisettes, c’est pas beau à voir.

Pourtant, comme ils ont l’air utiles ces tiroirs: les papiers y seraient bien rangés (lire « cachés »)… Soupir.

                                                         

Allez, ce n’est pas pour vous, c’est tout. C’est comme Brad Pitt ou Monica Belucci: ils ne sont pas pour vous. Résignez-vous.

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Idée originale: plateau tournant pour le bureau

Dans la catégorie « je détourne les objets de rangements de leur fonction d’origine », j’aime bien cette idée. Un peu de fun ne nuit pas.

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Avant/après: un bureau

Ce bureau est situé dans l’entrée. Il devenait progressivement un fourre-tout. Cependant, on voit ici que le système de rangement existait déjà. Nous en avons profité.
Nous en sommes à la deuxième session, je vous assure qu’on y voit déjà plus clair.

Plutôt sympa, le résultat. Ca donne envie de travailler, non ?

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Désencombrement express: le 1er tiroir

Vous avez un bureau? Vous avez des tiroirs en dessous? Vous êtes bon pour le désencombrement express du premier tiroir. Celui du haut.

Méthode:

  1. On sort tout. J’ai bien dit TOUT.
    Les connecteurs d’utilité inconnue, les sachets de tisane vieillots, les cartes de visite de gens dont on ne se souvient plus, les gommes mâchouillées, les stylos qui fuient, les taille-crayons rouillés, les limes à ongles abîmées, les calculettes qui ne fonctionnent plus, les piles déchargées, les objets publicitaires hideux….
  2. On jette ce qui ne marche plus (on enlève d’abord les piles boutons des calculatrices). Ce qui ne vous sert à rien. Ce qui est périmé, cassé et même… moche.
  3. On range ailleurs ce qui n’a rien à faire là. Notez que les doublons, triplons (?) aussi devraient être stockés ailleurs. Pas trop de « aucazous », s’il vous plaît. On n’est pas chez Bureau Dépôt, tout de même!
  4. On regroupe par usage en utilisant des séparateurs de tiroirs ou des boîtes en carton/en bois/en plastique.
  5. On pose les bonnes questions au geek de service: ce câble, là, c’est pour quoi, déjà?
  6. On se procure ce qui nous manque (les agrafes pour l’agrafeuse, de nouvelles cartes de visite, une règle en bon état…).
  7. On se souvient qu’on n’est pas obligé de conserver les boîtes d’origine (ex: trombones).

Ah, qui dira  le bonheur discret d’ouvrir son tiroir et d’y trouver exactement ce qu’on cherche, facilement?

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