Archives de Tag: ranger les papiers

janvier 10, 2011 · 08:30

Qu’allez-vous faire de différent, cette année?

L’homme (même fantaisiste à ses heures) est un être d’habitude.

Tenez, je parie que vous buvez toujours votre café du matin dans la même tasse, à la même place dans la cuisine. Vous êtes fidèle à votre marque de céréales et faites toujours le même trajet (le plus court, certainement) pour aller travailler.

Les habitudes sont intéressantes en ce sens qu’elles nous évitent de nous poser des questions à tout bout de champ. C’est reposant, finalement.

En revanche, certaines de nos habitudes ne nous portent pas chance. Quelques exemples?

  • la tablette de chocolat croquée intégralement tous les soirs devant la télé (+ 5 kg en un an)
  • se garer le plus près possible de l’endroit où on se rend pour ne pas avoir à  marcher (+ 2 kg en un an)
  • poser ses vêtements en tas sur une chaise tous les soirs de la semaine (tri, rangement et découragement à prévoir le week-end- pourquoi ça rime, rangement et découragement, hein?)
  • se coucher systématiquement le plus tard possible et passer le samedi à dormir pour « récupérer » (hello, chère insomnie du dimanche soir)
  • se détendre en allant faire un tour au centre commercial (tentations! Aïe le compte en banque!)
  • ne pas ouvrir son courrier et entasser les enveloppes en attendant d’être motivé pour s’en occuper (+ 10% de pénalité à intervalle régulier)
  • commencer systématiquement sa journée de travail par l’ouverture de sa messagerie (et finir hagard(e) à l’heure du déjeuner « sans avoir rien fait »)

Je suis sûre que vous m’avez comprise.

Cherchez bien. Il y a une habitude, qui s’avère la plus néfaste pour vous, qu’il serait bénéfique de changer. Juste une.

C’est puissant, une habitude, vous savez. Or, une habitude (nouvelle) se crée en 30 jours environ. Il suffit donc de « faire exprès » d’échanger la vieille habitude contre la neuve pendant, quoi? Un petit mois. Et après, plus besoin de s’en occuper: elle est câblée à vie.

Alors, qu’allez-vous faire différemment cette année?

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octobre 27, 2010 · 08:30

Idée originale: classer les papiers dans le salon

Classement des papiers "vivants" dans un coffre

Nous sommes tout le temps à la recherche d’idées esthétiques pour ranger nos papiers dans le salon. Cette idée de coffre est sympa.

Il suffit d’acheter un ou deux systèmes de dossiers suspendus (voir photo ci-dessous), en veillant à ce que leur dimension leur permettent d’être glissés dans le coffre.

On n’est pas obligé de fabriquer les tiroirs du dessus.

Et… warning! Les étiquettes, messieurs/dames: indispensables!

Et… double warning! Que des papiers « vivants », là-dedans, hein, pas d’archives, on est d’accord?

Et… triple warning! Rien sur le coffre, vous savez bien pourquoi.

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octobre 22, 2010 · 08:30

Il vous faut un bureau, je crois- N°1/2

Ce sujet comporte deux articles. Celui-ci est le premier.

Nous sommes tous logés à même enseigne: qu’on le veuille ou non, nous avons des papiers à « traiter »: scolaires, liés à notre Cher Trésor, assurances, centres d’intérêts, factures fournisseurs, contrats, relevés de comptes bancaires etc.

Il nous faut un endroit pour « gérer » tout ça. C’est-à-dire, un emplacement dédié, pour

  • les poser
  • les jeter (corbeille à papier)
  • les aiguiller (ça c’est pour Paul, ça c’est pour moi…)
  • les vérifier (ordinateur, téléphone, …)
  • les remplir (questionnaires, demande de fonds,…)
  • les ranger (temporairement ou définitivement)

Pourquoi aurais-je besoin d’un « vrai bureau »?

Pourquoi ne pourrais-je pas me contenter de la table de la salle à manger + un petit bout du meuble de l’entrée + la table basse du salon + mon côté de lit? Parce que, sans endroit spécifique,  justement, on promène nos papiers du meuble de l’entrée à la table de la cuisine, en passant par la table basse du salon, le siège arrière de la voiture et j’en passe. On les ouvre ici, on les pose là, on les regarde un peu plus loin, on les pose de nouveau,…Et pendant qu’on les promène, on en perd en route, d’autres arrivent, et le bazar commence à s’installer tranquillement.

Quel bureau pour quel usage?

Pas de solution unique pour tout le monde, évidemment.

Bureau "fait maison"

Pour commencer, on n’a besoin que d’une surface de travail.

Celle-ci doit être la plus spacieuse possible, selon l’espace dont vous disposez. En effet, que ce soit juste pour payer vos factures et pointer vos comptes sur internet ou bien que vous manipuliez énormément de dossiers, il faut avoir la place pour disposer téléphone, ordinateur, projets en cours, pot à stylo, sans compter corbeille à papier et chargeurs de portables…

Dois-je choisir un bureau « équipé »?

En dehors de la surface de travail proprement dite, tous les autres équipements que l’on vous propose d’emblée (tiroirs, tablettes coulissantes, sur-étagères etc) sont des « plus » dont on n’a pas forcément l’utilité.

Ils ont des dimensions standard et ne correspondent pas forcément à ce que VOUS voulez  y ranger. Ni à la configuration de votre pièce.

Questions à se poser pour choisir son bureau

  • quelles sont les activités que je vais faire à mon bureau? (listez-les par écrit)
  • vais-je devoir partager cet espace?*
  • de quel matériel vais-je avoir besoin pour ces activités? Devra-t-il être près du bureau ou pas forcément?

* ne partagez votre bureau (comprendre le PC familial) avec vos enfants que si vous ne pouvez absolument pas faire autrement.

Considérez la place que votre matériel occupe et dans quoi il serait le mieux placé.

Par exemple: on a tous constaté que les pochettes transparentes perforées, pour les classeurs, ne tiennent pas stockées à la verticale: elles glissent et gondolent. Il faudra donc une boîte à plat. En revanche, les chemises cartonnées tiennent bien dans des porte-revues, à la verticale.

Les espaces de rangement autour de votre surface de travail (dessus, en-dessous, à côté, sur des étagères…) devront tenir compte de ces contraintes.

N’oubliez pas également qu’avec une imprimante vient le rangement des ramettes de papier, des cartouches de rechange, du manuel d’utilisation…

J’ai hérité du bureau de mon grand-père, je m’en sers?

Bureau Louis XV

Il n’est pas évident d’utiliser de vieux bureaux ou vieilles armoires de style. Ils ne sont pas conçus pour tout ce matériel moderne et s’ils sont vraiment d’époque, ne sont pas adaptés à nos générations de grande taille. cette remarque vaut pour les fauteuils de style dont les accoudoirs ne passent pas sous le bureau et l’assise est bien trop basse…

Le prochain article concernant ce sujet répondra à la question: où placer mon bureau chez moi?

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mai 10, 2010 · 20:12

Ne plus crouler sous l’information : c’est possible

Allez, encore quelques questions  à se poser et bientôt vous ne serez plus envahi par les papiers, journaux, catalogues, flyers, dépliants, mails …

 

Penser au futur

– Imaginons que je n’aie jamais reçu cette information… que se passerait-il?

– Si je garde ce document pour le lire « à tête reposée », ai-je planifié ce « plus tard« ?

– Si je décide de conserver le document,

  • est-ce que je pense honnêtement en avoir besoin un jour?
  • à quelle occasion, précisément?
  • où vais-je le chercher, lorsque j’en aurai besoin?
  • sous quel nom?

Note : ce sont ces deux derniers points qui vous aideront à bâtir votre propre système de classement.

 

Privilégier ses objectifs

Puis-je qualifier ce que j’entends exactement par « information intéressante »? Intéressante pour faire quoi? Pour réaliser quel projet?

Distinguer information et souvenir de l’information

  • Qu’est-ce que j’apprends de nouveau en lisant ce document?
    Ne sert-il pas tout bêtement à me rafraîchir la mémoire, et ce, de façon non planifiée?
  • En quoi conserver un document sans pouvoir le retrouver facilement préserve-t-il ma mémoire?

Donner de la valeur à son (précieux) espace

  • Puis-je obtenir les mêmes informations, ailleurs, sous une forme moins encombrante, plus à jour, ou plus pratique?
  • Maintenant que j’ai pris connaissance de cette information, que se passerait-il de grave si je jetais ce document?
  • Faut-il absolument que j’ajoute ce document à mon désordre?

Evidemment, il ne s’agit pas de se poser toutes ces questions pour un seul document. Mais juste, en les relisant de temps à autre, de vous en approprier quelques unes pour parvenir à devenir plus sélectif.

Vous trouverez plus de techniques pour s’organiser face à l’afflux d’informations au travail ici

Et vous, quelles sont vos techniques pour ne pas vous noyer sous l’information ?

 

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