Archives de Tag: ranger papiers

20 juin 2012 · 08:30

Les FBI de l’organisation: le crayon à papier

Oh non, qu’est-ce qu’elle trouve encore à redire, la dame du blog, à ces innocents crayons à papier? C’est tout de même bien pratique: on écrit sur l’étiquette et puis on efface après, si on veut. C’est économique, en somme.

Vous voulez savoir combien de pochettes cartonnées, dos de classeurs, étiquettes de dossiers suspendus,  corbeilles, range-revues, trieurs devenus illisibles au fil du temps j’ai rencontré dans ma carrière? Combien de « qu’est-ce que j’ai mis dedans, déjà? » j’ai affronté, impuissante?

Eh bien moi, je n’en peux plus, voyez-vous.

J’en appelle à votre bon sens (et à votre vue qui baisse, si ça se trouve): bannissez donc de vos gestes de classement le crayon à papier. Promettez-moi que vous n’écrirez plus jamais d’étiquette au crayon.

Ce que je recommande plutôt est ici. Et là.

Lorsque je me prends pour une prédicatrice, ça donne ça, aussi.

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6 avril 2012 · 08:39

Le philosophe et les gommettes

Vous en avez peut-être utilisé à l’école maternelle, des gommettes. Vous savez, ces petites formes découpées, colorées et adhésives?

Par ailleurs, figurez-vous que j’ai des clientes qui auraient été fort à leur aise au 18ème siècle. Je parle de leur délicieux savoir-vivre et de leur vocabulaire choisi, bien sûr.

Denis Diderot

Mais je parle aussi de leur tendance à se prendre pour des philosophes encyclopédistes. Elles conservent et collectionnent des tonnes de documentations « au cas où », « pour s’y référer », « pour se rafraîchir la mémoire », « pour se conforter dans leur avis », etc…

Bien entendu, pas question pour moi de leur faire jeter tout ce savoir. Celui-ci est plus imaginaire que réel, parce que plus vous entassez, moins vous retrouvez facilement. Elles en conviennent.

Au demeurant, 9 fois sur 10, leurs compétences de bonnes professionnelles ne nécessitent pas de support papier. Elles en conviennent également. Mais bon.

C’est là que mes gommettes entrent en jeu.

Voici la technique (en supposant que vos documentations soient peu ou prou rangées):

Dès qu’on attrape un dossier, un manuel, une revue, pour le consulter, on lui colle une gommette bien visible. Couleur et forme au choix, cher encyclopédiste.

Au bout d’un certain temps (un an? deux ans? comme vous voulez), il faudra bien constater que certaines informations n’ont pas reçu de gommettes. Du tout.

Ca veut dire qu’elles ne vous ont pas servi depuis tout ce temps-là.

Que vous n’en avez pas eu besoin.

Ou que vous ne saviez pas ce que vos dossiers contenaient, ce qui revient au même.

Informations inutiles, donc.

Et, je vous le demande, que fait-on des informations avérées inutiles? En choeur,  dans les commentaires…

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16 mars 2012 · 08:30

Devant ce papier, j’hésite. Mais pas le KGB

Vous recevez beaucoup de courrier. Autant vous savez quoi faire des pubs inutiles (poubelle, n’est-ce pas?), autant vous hésitez parfois: dois-je conserver ce papier? Dois-je en faire quelque chose? Si oui, quoi?

Alors, dans le doute, vous le posez dans une pile. En attendant d’y voir plus clair. En attendant de vous décider. Ce qui n’arrivera pas, parce qu’il sera tout doucement recouvert par d’autres, du même acabit.

Vous: Bon, qu’est-ce qu’on fait alors?

Moi: On utilise votre imagination.

1- Maintenez fermement le papier en question entre le pouce et l’index.

2- Regardez-le fixement et posez-lui les questions suivantes (genre interrogatoire du KGB):

  • qu’est-ce que je dois faire de toi, au juste?
    (Petit rappel pour les débutants au KGB: « faut que j’m’en occupe … », c’est trop flou.
    Soyez plus précis,  Serguei Papirov, пожалуйста*    !)
  • est-ce que je te veux vraiment? Est-ce que j’ai vraiment besoin de toi?
  • si je ne m’occupe pas de toi maintenant, suis-je prêt(e) à te consacrer de mon temps et de mon espace pour revenir m’occuper de toi?

3- Selon les réponses à ces questions,  vous lâchez le papier dans la poubelle (le plus souvent possible, c’est l’idéal), ou notez l’action à faire.  Ou bien encore, vous le posez sur une pile A Classer parce qu’il a bien répondu à votre interrogatoire et qu’il a donc mérité de rester avec vous.

* s’il vous plaît. On peut faire partie de mon KGB fictif et rester poli (je vais finir par me faire repérer, moi avec mes FBI et mes KGB…)

Si ce sujet des papiers vous fascine (allez, avouez!), vous aimerez jeter un oeil sur:

Où et comment classer mes papiers? Mes conseils et vos commentaires passionnants sur le sujet.

Pourquoi les gars du KGB auraient mieux fait de s’occuper de leurs… moutons.

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24 octobre 2011 · 07:30

Gérer facilement les papiers au bureau (1/2)

Où l’on se rend compte que tout repose sur la décision.

De toute façon, il n’y a que 5 choses à faire avec le papier.

1- En faire quelque chose ici et maintenant

2- Le placer dans une corbeille “Action” ou “Projet X” ou “à lire” pour en faire quelque chose plus tard

3- Le rediriger vers quelqu’un d’autre

4- Le classer

5 -Le jeter

Pour que ça fonctionne bien, sans accumulation, il faut prendre l’engagement de ne manipuler chaque feuille qu’une seule fois.  Refusez de le reposer tant que vous n’avez pas pris de décision à son sujet.

Pourquoi?

Les personnes qui ont beaucoup de documents sur leur bureau voient et manipulent le même papier des dizaines de fois, se redisent la même chose à son sujet plusieurs fois (souvent quelque chose comme : “il faudra que …”). C’ est très consommateur d’énergie. En fait, c’est littéralement épuisant. Sans que vous vous en rendiez compte, le désordre vous “pompe” votre énergie. Et même si personne ne venait rien ajouter à vos piles, vous auriez quand même l’impression d’être débordé.

L’astuce:  il s’agit de prendre des décisions, le plus vite possible dès réception du document. Difficile?  Dans 99 % des cas, vous savez quoi faire avec ce papier ; attendre quelques heures ou quelques jours de plus n’y changera rien.

Alors, voici une check-list pour décider que faire des papiers :

– Faut-il agir à propos de ce papier?

– Si c’est juste une information, dois-je le garder maintenant que je l’ai vue?

– Si je le jetais et découvrais que j’en ai besoin plus tard, pourrais-je facilement le remplacer?

– D’ici que j’en ai encore besoin, sera-t-il obsolète?

– Est-il assez récent pour être utile?

– Une version plus récente va-t-elle prochainement arriver sur mon bureau?

– Y-a-t-il une raison juridique à le garder?

Mais ce n’est pas tout. Une fois la décision prise, où mettre ledit papier pour le retrouver quand on en aura besoin? Je vous proposerai des astuces dans le prochain article, vous pouvez y compter.

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